Účtovné zápisy

Na čo slúžia Účtovné zápisy

Každé číslo v statycs je súčtom účtovných zápisov. Účtovné zápisy tento súčet otvárajú: z čísla vo výkaze sa dostanete k jednotlivým riadkom, ktoré ho vytvorili, hľadáte naraz naprieč všetkými účtami, zoskupujete podľa protistrany a necháte statycs preveriť hlavnú knihu a nájsť zápisy, ktoré vyzerajú ako chyby.

Sú súčasťou statycs, nie samostatným modulom, a sprístupníte si ich tým, že nahráte účtovné zápisy. Pripojte zdroj dát alebo nahrajte súbor pre spoločnosť a preklikanie sa do detailu, karta Účtovné zápisy aj stránka nastavení sa objavia naraz.

Čo Účtovné zápisy potrebujú

Obdobie sa napĺňa buď z predvahy, alebo z účtovných zápisov — nikdy z oboch. Za obdobia, za ktoré nahráte zápisy, tieto zápisy nahrádzajú predvahu a čísla vo vašich výkazoch sa už zo svojej podstaty stávajú súčtom vlastných zápisov.

Práve preto sa dá preklikaniu sa do detailu veriť: jedno číslo nemá dva zdroje, takže niet čo odsúhlasovať a panel sa nikdy nemôže rozísť s bunkou, ktorú ste otvorili.

Spoločnosť sa dá presunúť z jedného zdroja na druhý a statycs sa na to najprv spýta: ak nahráte predvahu na mesiace, ktoré už majú účtovné zápisy, importované zápisy aj skutočnosť z nich odvodená sa zmažú. Potvrdenie to povie skôr, než sa čokoľvek zapíše.

Šablóna

Použite šablónu účtovných zápisov, ktorú nájdete v Dáta → Nahrať údaje. Je to hárok so štrnástimi stĺpcami vo vašom vlastnom jazyku a o tom, či vám čísla nakoniec budú sedieť, rozhodujú dve veci:

• Jedno účtovné obdobie na súbor, začínajúce prvým dňom tohto obdobia. Prebiehajúci rok nevadí — nahrajte ho znova vždy, keď pribudnú ďalšie mesiace.
• Uveďte začiatočné zostatky — prevodové zápisy s dátumom prvého dňa obdobia (DATEV: Saldenvorträge). Bez nich každé číslo v súvahe ukazuje pohyb za rok namiesto zostatku.

Povinných je šesť stĺpcov — na hárku tyrkysové:

Dátum zápisu · Číslo účtu · Názov účtu · Popis · Suma (netto) · Obchodný partner

Jeden riadok na každý riadok zápisu, so znamienkom + pre má dať a − pre dal, bez DPH — rovnaká znamienková konvencia ako v šablóne predvahy.

Zvyšných osem stĺpcov je voliteľných a každý niečo prináša:

Nahratie vlastného exportu namiesto šablóny

Šablónu použiť nemusíte. Nahrajte export z vlastnej hlavnej knihy a pri prvom stretnutí s rozložením, ktoré statycs nepozná, vás požiada, aby ste priradili svoje stĺpce — jedenkrát. Každé povinné pole dostane stĺpec z vášho súboru, pri každej voľbe sa zobrazujú ukážkové hodnoty a to, čo nepriradíte, zostane pri zápise a zobrazí sa v paneli, namiesto toho, aby sa zahodilo.

Priradenie sa potom automaticky použije pri každom ďalšom nahratí toho istého rozloženia. Platí pre celú organizáciu, takže jedno priradenie obslúži každú spoločnosť, ktorá exportuje rovnako — čo zároveň znamená, že jeho zmena zmení to, čo importujú všetky. Uložené priradenia nájdete v Dátach, pod prehľadom spoločností, ako Mapovania stĺpcov účtovných zápisov, kde ich administrátor môže otvoriť a zmeniť. Zmena platí od ďalšieho nahratia; už importované zápisy si ponechajú stĺpce, s ktorými boli načítané.

Kde sa účtovné zápisy objavujú

Účtovné zápisy pridávajú tri miesta.

1 · Preklikanie sa z bunky vo Financiách

Vo Financiách dvojklikom na riadok úrovne 2, skupiny účtov alebo účtu — alebo kliknutím pravým tlačidlom a voľbou Zobraziť zápisy — otvoríte panel so zápismi za danou bunkou.

Preklikať sa do detailu možno v troch zobrazeniach:

• Mesačné — v ktoromkoľvek stĺpci mesačnej skutočnosti.
• Porovnanie (Δ) — v dvoch stĺpcoch hodnôt skutočnosti. Stĺpce odchýlky a percent sa neotvárajú: odchýlka je rozdiel dvoch čísel, nie množina zápisov. Neotvára sa ani porovnávací stĺpec — na základe plánu zápisy vôbec neexistujú a na základe minulého roka by panel vypísal tohtoročné zápisy pod vlaňajším číslom.
• Oddelenia — stĺpec oddelenia, teda zápisy daného účtu za dané oddelenie v období zobrazenia. Pripnutý stĺpec Celkom sa neotvára: je to číslo spoločnosti, dostupné z mesačného zobrazenia.

Ročné zobrazenie sa do detailu nepreklikáva. Ročná bunka súvahy je konečný zostatok k decembru, nie súčet dvanástich mesiacov, takže ročné preklikanie by sa muselo obmedziť len na tokové veličiny.

Riadky nad úrovňou 2 sa neotvárajú. V tejto výške bunka agreguje oveľa viac, než dokáže panel zobraziť — Priame náklady kumulatívne od začiatku roka majú v reálnom účtovníctve vyše 1 500 zápisov, kým na stranu sa ich zmestí 500 — takže sa možnosť vôbec neponúka, namiesto toho, aby sa ponúkla a vzápätí odmietla. Ani Peňažný tok sa nikdy neotvorí: nemá dimenziu účtu a odvodzuje sa zo zmien v súvahe a z VZS, takže sa naň nikdy nič neúčtuje. Konsolidovaný výkaz skupiny sa neotvorí, pretože jeho číslo nepatrí do hlavnej knihy žiadnej jednotlivej spoločnosti.

Tam, kde sa bunka otvoriť nedá, sa možnosť vôbec neponúka, namiesto toho, aby sa ponúkla a vzápätí odmietla. Jedinou výnimkou je dôverná položka: pokus vám povie, že je dôverná — inak by ten, kto tú bunku minulý týždeň otvoriť mohol, chýbajúcu možnosť považoval za poruchu.

Panel obsahuje:

• Číslo v hlavičke. Vo VZS je to hodnota bunky, ktorú ste otvorili, a pri filtrovaní ani stránkovaní sa nemení. V súvahe je to pohyb za dané obdobie — číslo, ktoré zoznam zápisov skutočne vysvetľuje, keďže konečný zostatok nie je súčtom zápisov daného mesiaca. Kurzový zvyšok dostane vlastný riadok Kurzové precenenie, namiesto toho, aby zostal nevysvetleným rozdielom.
• Pás Top s tromi najväčšími protistranami v bunke a štítok +N, ktorý prepne na zoskupenie podľa protistrany.
• Pole vyhľadávania s voľbami Rozlišovať veľkosť písmen a Celé slovo, ponuku zoradenia (dátum, suma, protistrana, oddelenie — vzostupne aj zostupne) a zoskupenie podľa protistrany, týždňa alebo oddelenia. Zoradenie a zoskupenie podľa oddelenia sa objavia len s doplnkom Oddelenia.
• Export do Excelu presne toho, čo máte na obrazovke, a v poradí, v akom to vidíte.
• Pilulku Zatiaľ neuzavreté, keď je mesiac ešte otvorený, pretože zápisy sú neúplné a budú sa meniť.
• Kopírovať odkaz na túto bunku — odkaz, ktorý v aplikácii otvorí ten istý panel presne tam, kde bol. Nenesie so sebou žiadny rozsah oddelení: príjemca vidí bunku cez svoj vlastný prístup, čo je jediná správna odpoveď.

Panel načíta naraz až 500 zápisov. Nad túto hranicu to povie a navrhne zúžiť vyhľadávanie alebo radšej zoskupiť.

2 · Analýza → Účtovné zápisy

Karta Účtovné zápisy je pohľadom naprieč účtami. Kým panel odpovedá na otázku „čo je v tejto bunke“, karta Účtovné zápisy odpovedá na otázku „kde v celej hlavnej knihe to je“.

3 · Dáta → Účtovné zápisy

Administrátorská stránka s dvoma kartami:

• Automatické kontroly — ktoré kontroly bežia a aký citlivý je prah rekordu.
• Dôverné položky — ktoré položky a účty skrývajú svoj detail pred používateľmi bez práv administrátora.

Na tej stránke sa počas klikania nič nezapisuje. Obe karty zdieľajú jeden koncept a hore sa objaví lišta — Máte nepotvrdené zmeny. — s tlačidlami Potvrdiť zmeny a Zahodiť zmeny. Prečo, vysvetľujú Automatické kontroly.

Karta Účtovné zápisy

Jedna mriežka v troch konfiguráciách nad rozsahom, ktorý si zvolíte:

• Všetko — každý zápis vo zvolenom rozsahu, s obmedzeným počtom, od najnovších.
• Protistrana — tá istá množina agregovaná pre každú protistranu. Pozri Protistrany.
• Označené — tá istá mriežka s vopred nastaveným filtrom dôvodu. Štítok na paneli nástrojov nesie počet otvorených zistení v danom období. Pozri Automatické kontroly a Označenia a komentáre.

Rozsah

Pilulka rozsahu ponúka obvyklé prednastavenia. Je obmedzená na mesiace, pre ktoré skutočne máte zápisy — pokrytie účtovnými zápismi býva kratšie než pokrytie predvahou, takže rozsah, ktorý by siahal pred vaše prvé nahraté dáta, sa stiahne späť, namiesto toho, aby mriežka zostala prázdna.

Stĺpce

Dátum · Cesta · Účet · Popis · Protistrana · Doklad · Odd. · Suma, pričom v označenom zobrazení pribudnú Dôvod a Doklad k označeniu.

• Cesta je navigačná stopa vaším návrhom účtovnej závierky až po úroveň 2. Filtrujte ju ako množinu — výberom EBITDA → Ostatné prevádzkové náklady teda vyberiete každý účet pod ňou. Odvodzuje sa až pri načítaní riadka a do samotného zápisu sa nikdy neukladá, takže sleduje každú zmenu, ktorú v návrhu závierky urobíte.
• Doklad je odkaz, keď zdrojové dáta obsahujú URL dokumentu, a obyčajný text, keď ju neobsahujú — čo pri exportoch z DATEV platí vždy, keďže hlavná kniha nesie len číslo dokladu a samotný dokument je uložený v DMS.
• Odd. sa objaví, len keď je aktívny doplnok Oddelenia.
• Suma sa zobrazuje v pôvodnom znamienku hlavnej knihy — má dať kladne, dal záporne — čo je konvencia, ktorú používa export účtovných zápisov. Do prezentácie výkazu sa neotáča.

Každý stĺpec vášho exportu, ktorý statycs nepriradil, zostáva pri zápise a dá sa zobraziť aj tu. Stĺpce, ktoré nepotrebujete, skryte v ponuke Stĺpce v kontextovej ponuke mriežky; voľba sa zapamätá.

Vyhľadávanie, filtre a súčet

Filtre nájdete v hlavičkách stĺpcov a všetky sa započítavajú do jediného odznaku Vymazať filtre (N) vedľa vyhľadávacieho poľa — máte tak jedno miesto, kde vidno, ako veľmi je zobrazenie zúžené, a jedno kliknutie na jeho zrušenie. Filter stĺpca sa použije až tlačidlom Použiť, nie pri každom zaškrtnutí: tieto filtre bežia na serveri a zasahujú celú hlavnú knihu, nielen načítanú stranu. Výberom riadkov sa zobrazí priebežný súčet výberu.

Päta poctivo priznáva, s čím pracujete: počet zápisov, či je zoznam obmedzený („Zobrazuje sa N najnovších z M, podľa dátumu“) a koľko automatických kontrol sa v tomto rozsahu dalo spustiť.

Export

Exportovať do Excelu v kontextovej ponuke mriežky zapíše journal-entries.xlsx so stĺpcami, poradím a filtrovaním, ktoré sú práve na obrazovke. Dátumy sa zapisujú ako skutočné dátumové bunky Excelu, aby ich príjemcovia mohli zoraďovať a použiť v kontingenčných tabuľkách, a sumy sa exportujú v plnej hodnote bez ohľadu na to, či pracujete v zobrazení v tisícoch alebo miliónoch.

Dôvernosť a prístup

To, čo používateľ vidí, obmedzujú dva rôzne mechanizmy a oplatí sa ich nezamieňať:

• Rozsah oddelenia (z doplnku Oddelenia). Používateľ, ktorému bola pridelená len časť oddelení, kartu Účtovné zápisy vôbec neotvorí — stránka to povie a odkáže ho na administrátora. Dôvod: súčet za protistranu alebo agregát účtu vypočítaný naprieč oddeleniami, ktoré vidieť nesmie, niečo prezradí bez toho, aby sa zobrazil čo i len jeden riadok, takže sa sekcia odmietne, namiesto toho, aby odpovedala napoly. Preklikanie sa z Financií mu v jeho rozsahu funguje ďalej.
• Dôverné položky skrývajú detail za konkrétnymi položkami a účtami pred používateľmi bez práv administrátora, pričom súčty vo výkazoch zostávajú nedotknuté.

Súvisiace

• Automatické kontroly — katalóg kontrol a ako ich doladiť
• Označenia a komentáre — ako zistenie vzniesť, vyriešiť a zamietnuť
• Protistrany — karta protistrany a zlučovanie variantov názvu
• Dôverné položky — skrytie detailu pred používateľmi bez práv administrátora
• Financie — odtiaľ sa preklikáva do detailu bunky
• Správa dát — nahrávania, šablóny a pokrytie