Dôverné položky

Na čo dôverné položky slúžia

Kto otvorí účtovné zápisy, otvorí všetko, čo je v nich. Osobné náklady sú zrejmým prípadom: súčet do VZS patrí a má ho vidieť každý, ale jednotlivé mzdové riadky za ním nepatria na obrazovku, ktorú niekto premieta na porade.

Dôverné položky túto hranicu vytyčujú. Označíte položky a účty, ktorých detail má zostať zatvorený, a pre každého bez práv administrátora potom platí:

  • preklikanie sa do detailu z bunky vo Financiách sa odmietne,
  • tieto zápisy sa na karte Účtovné zápisy vôbec neobjavia,
  • riadok, ktorý by niektorý z nich niesol, sa zobrazuje ako Obmedzené a nedá sa ani označiť, ani okomentovať,
  • a export, ktorý by sa ich dotkol, sa odmietne.

Súčty sa nemenia. Každé číslo vo VZS, súvahe a peňažnom toku zostáva presne také, aké bolo, pre všetkých. Skryjú sa len zápisy pod nimi a administrátori vidia vždy všetko.

Pravidlo vynucuje server: pre používateľa bez práv administrátora tieto zápisy chýbajú v každom čítaní denníka — nenačítajú sa a neskryjú až na obrazovke. Odmietnutia v aplikácii sú rozhranie, ktoré sa so serverom zhoduje, nie celá ochrana.

Stále to nie je riadenie prístupu

Udrží mzdy mimo zdieľanej obrazovky. Nie je to model oprávnení a nenahrádza ho: kto tie dáta nemá mať vôbec, potrebuje rolu, ktorá ich neudeľuje, nie položku označenú ako dôvernú. Používajte ju pre diskrétnosť, nie na plnenie regulatórnych požiadaviek.

Dáta → Účtovné zápisy → Dôverné položky — zapnutá funkcia, štítky vybraných položiek a pod nimi výber účtov pre jednotlivé spoločnosti

Kde sa to nastavuje

Dáta → Účtovné zápisy → Dôverné položky, druhá karta na tejto stránke. Len pre administrátorov — na čítanie aj na zápis.

Funkcia sa dodáva vypnutá. Kým ju nezapnete, nie je skryté nič.

Počas klikania sa nič nezapisuje. Lišta Potvrdiť zmeny na tejto stránke použije túto kartu a Automatické kontroly naraz, takže z rozrobeného výberu sa nikdy nestane pravidlo.

Dve úrovne a prečo vyzerajú odlišne

ÚroveňRozsahPrečo
PoložkyCelá organizáciaPoložky pochádzajú z vášho návrhu účtovnej závierky, ktorý platí pre celú organizáciu, takže ich vyberáte raz
ÚčtyPre každú spoločnosťČíslo účtu je číslom z účtovej osnovy — 6010 sú v jednej spoločnosti mzdy a v druhej poštovné — takže táto polovica má aj výber spoločnosti

Položky

Vyberte položky úrovne 2 zo svojho návrhu účtovnej závierky. Označenie položky zatvorí zápisy za každým účtom pod ňou.

Keď funkciu zapnete prvý raz, statycs vopred zaškrtne položky, ktorých názvy vyzerajú ako osobné náklady. Ide o pohodlie, nie o záruku — pre mzdovú položku neexistuje univerzálny identifikátor, takže je to odhad urobený z identifikátorov vo vašom vlastnom návrhu závierky. Výsledný zoznam sa zobrazuje vedľa prepínača práve preto, aby ste ho mohli skontrolovať skôr, než sa naň niekto začne spoliehať.

Účty

Vyberajte vždy jednu spoločnosť a potom z jej osnovy vyberte čísla účtov. Dve veci sa pritom oplatí vedieť:

  • Označenie účtu zabráni aj otvoreniu zápisov celej jeho položky. Ostatné účty tejto položky možno naďalej otvoriť jednotlivo.
  • Účty sa vyberajú pre každú spoločnosť zvlášť, takže aj skupina, ktorá má všade rovnakú osnovu, musí výber urobiť v každej spoločnosti znova.

Keď sa návrh závierky zmení

Položky sa ukladajú podľa svojej identity vo vašom návrhu účtovnej závierky. Ak sa označená položka neskôr odstráni alebo prestrukturuje, karta to povie — „N vybraných položiek už v štruktúre vašich výkazov neexistuje. Ich zápisy sú opäť viditeľné.“

Práve na túto správu treba reagovať. Znamená, že detail, ktorý ste mali zatvorený, je opäť otvorený a výber treba urobiť nanovo podľa nového návrhu.

Súvisiace