Správa dát

Sekcia Dáta slúži na správu finančných štruktúr a dát spoločností po onboardingu.

Oddeľuje zdieľanú finančnú štruktúru od dát špecifických pre spoločnosť, aby sa zabezpečila konzistentnosť naprieč jednotkami.

Delí sa na:

• Organizačné dáta — zdieľaný návrh účtovnej závierky, matica Oddelenia, kurzy FX, nastavenia účtovných zápisov
• Dáta spoločnosti — nahrávania, mapovania a finančné hodnoty pre jednotlivé jednotky

Organizačné dáta

Zmeny vykonané tu ovplyvňujú všetky spoločnosti v organizácii.

Návrh účtovnej závierky (FSD)

Čo robíte

• Spravujete zdieľaný návrh účtovnej závierky
• Zaisťujete konzistentné Súčty, Medzisúčty, pozície úrovne 1 a úrovne 2 naprieč jednotkami

Koncepty, dopad a publikovanie

• Všetky zmeny sa ukladajú ako koncepty
• Pred publikovaním môžete skontrolovať dopad zmien návrhu na financie
• Kliknutím na Potvrdiť uplatníte zmeny naprieč organizáciou

Preklady

• Pozície sa ukladajú v jazyku definovanom v nastaveniach používateľa
• Predvolené pozície sa prekladajú automaticky
• Vlastné pozície, ktoré ešte nie sú preložené, sú označené 🌍︎
• Na preklad vlastných pozícií prepnite jazyk a upravte návrh účtovnej závierky

Oddelenia

So zapnutým doplnkom Oddelenia karta Oddelenia v Organizačných dátach sprístupňuje maticu oddelení organizácie: riadky sú oddelenia organizácie, stĺpce sú spoločnosti, bunky obsahujú štítky surových nákladových stredísk, ktoré smerujú do každého oddelenia organizácie. Túto kartu použite na správu rozloženia oddelení naprieč spoločnosťami, ktoré poháňa každé zobrazenie s rozsahom oddelenia vo Financiách a Plánovaní.

Kurzy FX

Keď vaša organizácia používa viac ako jednu menu, stránka Kurzy FX uvádza mesačné referenčné kurzy ECB pre každú používanú menu. Zobrazenie je len na čítanie:

• Kurzy dodáva backend na konci každého mesiaca — neexistuje manuálne obnovenie.
• Zoznam mien sa automaticky odvodzuje z mien, ktoré sa skutočne používajú; nie je možné pridať / odstrániť.
• Sledujú sa dva paralelné typy kurzov: priemerný kurz (na prepočet VZS) a koncový kurz (na prepočet Súvahy).
• Najnovší mesiac je zvýraznený; odznak synchronizácie vám povie, kedy bola tabuľka naposledy obnovená.

Účtovné zápisy

Keď vaše spoločnosti nahrávajú účtovné zápisy namiesto predvahy, karta Účtovné zápisy v Organizačných dátach združuje nastavenia, ktoré ich riadia. Kartu vidia iba správcovia.

Automatické kontroly

Kontroly bežia po každom nahraní a označujú zápisy, ktoré vyzerajú ako chyby v účtovaní. Označenia nikdy nemenia dáta a kto vidí zápis, vidí aj jeho označenia. Hlavný prepínač vypne označovanie pre všetky spoločnosti v organizácii; opätovné zapnutie je okamžité, pretože kontroly sa nespúšťajú znova.

Kontroly pokrývajú možné duplicity, nezvyčajne vysoké zaúčtovania, nezvyčajne veľa zaúčtovaní, protistranu účtujúcu na účet, ktorý nikdy nepoužila, opakujúcu sa sumu, ktorá sa zmenila alebo chýba, súčty účtu mimo ich vlastnej histórie, posuny desatinnej čiarky a prehodené číslice a názvy protistrán, ktoré sa normalizujú na rovnakú identitu. Prahová hodnota rekordu určuje, o koľko musí zaúčtovanie prekročiť svoje doterajšie maximum, než ho kontroly založené na rekordoch nahlásia — zvýšte ju, ak začnú byť príliš hlučné.

Čo každá kontrola hľadá, nájdete v Automatických kontrolách.

Dôverné položky

Skryte zápisy pri položkách a účtoch, ktoré si vyberiete. Súčty vo výkazoch zostávajú viditeľné pre všetkých; skryté sú len zápisy pod nimi a správcovia vidia vždy všetko.

• Položky platia pre všetky spoločnosti v organizácii
• Účty sa vyberajú zvlášť pre každú spoločnosť, pretože čísla účtov sa medzi spoločnosťami líšia
• Označením účtu sa zároveň znemožní otvoriť zápisy celej jeho položky; ostatné účty tejto položky zostávajú prístupné

Ako to pôsobí na niekoho bez prístupu, popisujú Dôverné položky.

Mapovania stĺpcov účtovných zápisov

Jedno mapovanie na každý formát exportu, zdieľané všetkými spoločnosťami v organizácii. Keď príde nahranie vo formáte, ktorý statycs ešte nepozná, jednorazovo priradíte jeho stĺpce a mapovanie sa potom používa opakovane.

• Zmenou mapovania meníte, čo importuje každá spoločnosť v organizácii
• Zmena platí len pre neskoršie nahrania — už importované zápisy si ponechajú stĺpce, s ktorými boli načítané
• Mapovania dodávané so statycs sú len na čítanie; nahrajte vlastný export a vytvorte si mapovanie, ktoré možno meniť

Dáta spoločnosti

Dáta spoločnosti ovplyvňujú len vybranú spoločnosť.

Poskytujú centralizovaný prehľad všetkých spoločností a stavu ich dát.

Prehľad spoločnosti

Pre každú spoločnosť vidíte:

• Posledná synchronizácia — kedy boli finančné dáta naposledy aktualizované
• Nahraný časový rozsah — ktoré obdobia sú dostupné
• Stav mapovania — či existujú nenamapované účty

⚠️ Výstražný indikátor zvýrazňuje spoločnosti s nenamapovanými účtami.

Z tohto prehľadu môžete vykonať tri základné akcie.

Nahranie dát

• Kedykoľvek nahrajte alebo synchronizujte predvahy alebo účtovné zápisy
• Nové nahrávania prepíšu existujúce finančné hodnoty
• Proces nahrávania je identický ako pri onboardingu
• Ďalšie vstupné formáty a integrácie budú pribúdať priebežne

Prehľad spoločností uvádza pri každej spoločnosti jej zdroj, takže na prvý pohľad vidíte, ktoré bežia na ručnom importe zápisov a ktoré na predvahe.

Zmena zdroja pri spoločnosti

Spoločnosť beží vždy len na jednom zdroji. Nahranie toho druhého ho nahradí a odvodené čísla idú s ním:

• Nahradením predvahy účtovnými zápismi sa zmaže nahraná predvaha aj jej skutočnosť
• Nahradením účtovných zápisov predvahou sa zmažú importované zápisy aj skutočnosť z nich odvodená

Skôr než sa čokoľvek zapíše, uvidíte, ktorý z dvoch zdrojov sa chystáte nahradiť a čo sa odstráni.

Špecificky pre import zápisov

• Export hlavnej knihy sa najprv skontroluje a ešte pred zápisom uvidíte, čo nahradí
• Import sa týka celých účtovných období: opätovný import obdobia nahradí všetko, čo už preň bolo importované
• Súbor, ktorý nezodpovedá žiadnemu známemu formátu, nemožno spracovať, kým nepriradíte jeho stĺpce; ak súboru zodpovedá viac mapovaní, nemožno ho spracovať, kým výber nezúžite na jedno

Kontrola pred potvrdením

• Pred potvrdením uvidíte dopad prepísaných dát

Mapovanie

• Otvorte Mapovanie na úpravu mapovaní účtov v režime konceptu
• Rovnaká funkčnosť ako pri onboardingu
• Účty z nových nahrávaní sa vždy umiestnia do kategórie Nekategorizované
• Používatelia musia nové účty explicitne skontrolovať a namapovať
• Použite filtre ⚠️ na rýchle nájdenie nenamapovaných účtov
• Potvrďte alebo vráťte zmeny, aby ste ich publikovali naživo

So zapnutým doplnkom Oddelenia tá istá obrazovka mapovania sprístupňuje vyskakovacie okno Oddelenia vedľa každého účtu VZS, takže môžete pripojiť prepisy podľa oddelení tam, kde predvolené umiestnenie nie je správne.

Vymazanie dát

• Použite Vymazať dáta na odstránenie finančných hodnôt od posledného nahraného mesiaca ďalej
• Určené na opravy a opätovné nahrávania

Kontrola pred potvrdením

• Pred potvrdením uvidíte dopad vymazaných dát

Prečo je to dôležité

• Jasný prehľad o zdraví dát naprieč všetkými spoločnosťami
• Úplná transparentnosť pred vykonaním nezvratných akcií
• Úplná kontrola nad nahrávaniami, mapovaniami a finančnými hodnotami pre jednotlivé jednotky

Súvisiace

• Onboarding — počiatočný postup, ktorý končí v Správe dát
• Oddelenia — matica a prepisy podľa účtov
• Notifikácie — upozornenia na nenamapované účty sa objavujú tu
• Účtovné zápisy — zápisy za číslami, pre spoločnosti s importom zápisov