Onboarding

Každá nová organizácia prechádza rovnakým onboardingom, aby sa zabezpečili čisté dáta, konzistentné účtovné výkazy a spoľahlivá analytika. Toto nastavenie je povinné a trvá len pár minút.

1. Nahranie dát

Čo robíte

• Nahráte svoje čísla buď ako predvahu, alebo ako účtovné zápisy
• Definujete názov spoločnosti, koniec fiškálneho roka, odvetvie a menu

Prečo je to dôležité

• Štandardizované importy predchádzajú problémom s formátom a štruktúrou
• Jasné pokyny zaisťujú správne exporty a šablóny

Predvaha alebo účtovné zápisy

Obe cesty vedú k rovnakému výsledku: namapovaným účtom a funkčným výkazom. Líšia sa tým, koľko detailu zostáva pod nimi.

• Predvaha — jeden zostatok na účet a obdobie. Najrýchlejšia cesta k hotovým výkazom.
• Účtovné zápisy — jednotlivé zaúčtované riadky. Skutočnosť sa z nich odvodzuje a spolu s nimi prichádzajú funkcie na úrovni zápisu: záložka Účtovné zápisy, prechod z ľubovoľného čísla na zápisy, ktoré ho vytvorili, protistrany a automatické kontroly.

Neskôr môžete prejsť na druhú možnosť, no kombinovať ich nemožno. Nahranie jedného zdroja pre spoločnosť ten druhý nahradí a skutočnosť odvodená z nahradeného zdroja sa zmaže.

Šablóna pre účtovné zápisy

V kroku nahrávania si stiahnite šablónu statycs pre účtovné zápisy alebo namapujte vlastný export hlavnej knihy.

• Jedno účtovné obdobie na súbor, počnúc prvým dňom tohto obdobia. Prebiehajúce obdobie je v poriadku — nahrajte ho znova, ako bude rásť.
• Zahrňte začiatočné zostatky — prevodové zápisy s dátumom prvého dňa obdobia (DATEV: Saldenvorträge). Bez nich každá položka súvahy ukazuje pohyb za obdobie namiesto zostatku.
• Vyplňte Dátum zaúčtovania · Číslo účtu · Názov účtu · Popis · Suma (bez DPH) · Názov protistrany — jeden riadok na každý zaúčtovaný riadok.
• Použite + (plus) pre má dať a − (mínus) pre dal, bez DPH. Rovnaká konvencia ako v šablóne predvahy.
• Voliteľné stĺpce odomykajú viac: Číslo protistrany a Číslo dokladu zostrujú kontroly duplicít, Typ zápisu = OPENING drží prevodové riadky mimo vašich zistení, Oddelenie sa viaže na nákladové strediská.

Použitie vlastného exportu

Svoj export z ERP nemusíte prerábať. Keď statycs uvidí formát, ktorý nepozná, požiada vás, aby ste jednorazovo priradili stĺpce — pri každom poli vyberte zodpovedajúci stĺpec a toto mapovanie sa použije pri každom ďalšom nahraní toho istého exportu. Stĺpce, ktoré nepriradíte, zostanú pri zápise a zobrazia sa v detaile; nič sa nezahadzuje.

Mapovania sú zdieľané všetkými spoločnosťami v organizácii, takže raz priradený formát poslúži všetkým. Sú uvedené v Správe dát.

Validácia

• Nepodporované formáty vyvolajú chybu s jasnými pokynmi
• Export zápisov sa skontroluje skôr, než sa čokoľvek zapíše, a uvidíte, čo nahradí
• Pokračovať môžete až po rozpoznaní platného súboru

2. Návrh účtovnej závierky

Čo robíte

• Definujete štruktúru svojho VZS, Súvahy a Peňažného toku
• Pridávate a usporadúvate Súčty, Medzisúčty, pozície úrovne 1 a úrovne 2 pomocou drag & drop
• Začnete zo šablón alebo rozšírite preddefinovanú štruktúru

Prečo je to dôležité

• Reporting odráža vašu obchodnú logiku — nie vašu účtovú osnovu
• Konzistentná štruktúra umožňuje čistú analýzu a plánovanie naprieč všetkými spoločnosťami

Pozície úrovne 2 a skupiny účtov môžete spresniť neskôr. Cieľom v tejto fáze je vytvoriť pevnú, konzistentnú štruktúru.

Hierarchia finančných dát

statycs štruktúruje finančné dáta do jasnej, viacúrovňovej hierarchie. To zaisťuje konzistentnosť, transparentnosť a spoľahlivú analytiku naprieč všetkými reportmi a plánovacími modelmi.

• Súčty
  • Medzisúčty (len Súvaha a Peňažný tok)
    • Pozície úrovne 1
      • Pozície úrovne 2
        • (Voliteľné) Skupiny účtov
          • Účty (predvaha)

Zhora nadol hierarchia funguje takto:

Súčty Príklady: EBITDA, Celkové aktíva Agregácie na vysokej úrovni, ktoré sumarizujú viacero medzisúčtov a pozícií.

Medzisúčty (len Súvaha a Peňažný tok) Príklady: Rezervy, Obežné aktíva a časové rozlíšenie Medziľahlé agregácie používané vo výkazoch Súvaha a Peňažný tok na zoskupenie súvisiacich pozícií.

Pozície úrovne 1 Príklady: Výnosy, Dlhodobý majetok Preddefinované reportovacie kategórie, ktoré tvoria kostru vašich účtovných výkazov.

Pozície úrovne 2 Príklady: Personálne náklady, PPE Prispôsobiteľné pozície, kde štruktúrujete svoj reporting špecifický pre vaše podnikanie.

(Voliteľné) Skupiny účtov Voliteľná zoskupovacia vrstva medzi pozíciami úrovne 2 a jednotlivými účtami. Používa sa na lepšie štruktúrovanie, analýzu a plánovacie drivery.

Účty Importované priamo z vašej predvahy. Sú to najnižšie dátové body v hierarchii.

Pravidlo mapovania

Účty sa vždy mapujú na pozície úrovne 2. Mapovanie na Súčty, Medzisúčty alebo pozície úrovne 1 nie je možné.

To zaisťuje konzistentnú štruktúru a umožňuje spoľahlivú analýzu a plánovanie.

Preddefinované pozície úrovne 1

Pozície úrovne 1 sú preddefinované, aby sa zabezpečila štandardizovaná finančná logika a spoľahlivá analytika. Tieto pozície nemožno odstrániť.

Výkaz ziskov a strát

• Výnosy
• Ostatný prevádzkový výkon
• Priame náklady
• Prevádzkové náklady
• Ostatné prevádzkové príjmy
• Odpisy a amortizácia
• Čisté úroky
• Ostatné príjmy / straty
• Mimoriadne položky
• Daňový náklad

Súvaha

• Dlhodobý majetok
• Zásoby
• Obchodné pohľadávky
• Ostatné aktíva
• Peňažné prostriedky a ekvivalenty
• Vlastné imanie
• Rezervy
• Finančné záväzky
• Obchodné záväzky
• Prijaté preddavky
• Ostatné záväzky

Pozície úrovne 2 a skupiny účtov sú v rámci tejto štruktúry plne prispôsobiteľné.

Automatická logika a pevné pozície

Niektoré pozície obsahujú vstavanú logiku, ktorá zaisťuje konzistentné finančné výpočty.

• Pozície úrovne 2 pod Dlhodobým majetkom automaticky generujú záznamy Capex, odpisov a peňažného toku
• Pozície pod EBITDA napĺňajú záznamy „Ostatný peňažný tok”

Pevné (neupraviteľné) pozície

• EBITDA
• Čistý zisk
• Celkové aktíva
• Celkové pasíva a vlastné imanie
• Peňažné prostriedky a ekvivalenty
• Nerozdelený zisk / Nerozdelený zisk/strata
• Nekategorizované (zástupca pre nenamapované účty)

3. Mapovanie účtov

Čo robíte

• Namapujete účty z predvahy na pozície úrovne 2
• Vytvoríte skupiny účtov ako medziľahlú štruktúrnu vrstvu medzi pozíciami úrovne 2 a jednotlivými účtami
• Skontrolujete a upravíte automatické mapovanie (podporované účtové osnovy sú rozpoznané)
• Označíte účty čistého dlhu a vnútroskupinové účty
• V prípade potreby rozdelíte debetné a kreditné zostatky (napr. záporné pohľadávky spracované ako záväzky)

Prečo je to dôležité

• Automatické mapovanie výrazne znižuje úsilie pri nastavení
• Výstražné indikátory okamžite zvýrazňujú nenamapované účty
• Správna štruktúra a označenie pripravia vaše dáta na analýzu a plánovanie

Skupiny účtov

Skupiny účtov sú štruktúrna vrstva medzi pozíciami úrovne 2 a jednotlivými účtami. Zlepšujú zoskupovanie, umožňujú čistejšiu analýzu a slúžia ako drivery v plánovaní.

Skupiny účtov sa konzistentne opätovne používajú naprieč Financiami, Analýzou a Plánovaním.

Automatické mapovanie a nové nahrávania

• Pri podporovaných účtovných schémach sa účty mapujú automaticky — matcher beží na strane servera ako súčasť nahrávania
• Pri predtým namapovaných spoločnostiach sa nové nahrávania obsahujúce nové alebo neznáme účty automaticky umiestnia do kategórie Nekategorizované
• To vám umožňuje okamžite identifikovať a správne namapovať nové účty bez ovplyvnenia existujúcich mapovaní
• Pokrytie automatického mapovania sa bude priebežne rozširovať s podporou ďalších účtovných schém

Prepisy podľa oddelení (doplnok Oddelenia)

So zapnutým doplnkom Oddelenia môžu účty VZS niesť prepisy podľa oddelení: ten istý účet smeruje do iného úrovne 2 podľa toho, ktoré oddelenie zaúčtovalo riadok hlavnej knihy. Otvorte vyskakovacie okno Oddelenia vedľa ľubovoľného účtu VZS a pridajte alebo upravte prepisy — napríklad zdieľaný režijný účet, ktorý patrí do Priamych nákladov pre Výrobu, ale do Prevádzkových nákladov všade inde.