Onboarding

Każda nowa organizacja przechodzi ten sam proces onboardingu, aby zapewnić czyste dane, spójne sprawozdania finansowe i wiarygodną analitykę. Ta konfiguracja jest obowiązkowa i zajmuje zaledwie kilka minut.

1. Wgraj dane

Co robisz

• Wgrywasz swoje dane jako zestawienie obrotów i sald albo jako zapisy księgowe
• Definiujesz nazwę spółki, koniec roku obrotowego, branżę i walutę

Dlaczego to ważne

• Standaryzowane importy zapobiegają problemom z formatem i strukturą
• Jasne wskazówki gwarantują poprawne eksporty i szablony

Zestawienie obrotów i sald czy zapisy księgowe

Obie drogi prowadzą do tego samego: zmapowanych kont i działających sprawozdań. Różnią się tym, ile szczegółu zostaje pod spodem.

• Zestawienie obrotów i sald — jedno saldo na konto i okres. Najszybsza droga do gotowych sprawozdań.
• Zapisy księgowe — pojedyncze księgowania. Wykonanie jest z nich wyprowadzane, a wraz z nimi pojawiają się funkcje na poziomie zapisu: zakładka Zapisy księgowe, przejście z dowolnej liczby do księgowań, które ją utworzyły, kontrahenci i kontrole automatyczne.

Możesz później zmienić zdanie, ale nie łączyć obu źródeł. Wgranie jednego źródła dla spółki zastępuje drugie, a wykonanie wyprowadzone z zastąpionego źródła zostaje usunięte.

Szablon zapisów księgowych

W kroku wgrywania pobierz szablon zapisów księgowych statycs albo zmapuj kolumny własnego eksportu z księgi głównej.

• Jeden rok obrotowy na plik, począwszy od pierwszego dnia tego roku. Rok w toku jest w porządku — wgraj go ponownie, gdy się powiększy.
• Uwzględnij bilans otwarcia — księgowania przeniesienia z datą pierwszego dnia roku (DATEV: Saldenvorträge). Bez nich każda pozycja bilansu pokazuje zmianę w roku zamiast stanu.
• Wypełnij Data księgowania · Numer konta · Nazwa konta · Opis · Kwota (netto) · Nazwa kontrahenta — jeden wiersz na każdy wiersz księgowania.
• Użyj + (plus) dla strony Wn i − (minus) dla strony Ma, bez VAT. Ta sama konwencja co w szablonie zestawienia obrotów i sald.
• Kolumny opcjonalne odblokowują więcej: Numer kontrahenta i Nr dokumentu wyostrzają kontrole duplikatów, Rodzaj zapisu = OPENING trzyma wiersze przeniesienia poza wynikami, Dział łączy z miejscami powstawania kosztów.

Użycie własnego eksportu

Nie musisz przebudowywać eksportu ze swojego ERP. Gdy statycs po raz pierwszy zobaczy układ, którego nie rozpoznaje, poprosi o jednorazowe przypisanie kolumn — wybierz kolumnę dla każdego pola, a to mapowanie zostanie użyte przy każdym kolejnym wgraniu tego samego eksportu. Kolumny, których nie przypiszesz, pozostają przy zapisie i są widoczne w panelu szczegółów; nic nie jest odrzucane.

Mapowania są wspólne dla wszystkich spółek w organizacji, więc raz przypisany układ obsługuje je wszystkie. Są wymienione w Zarządzaniu danymi.

Walidacja

• Nieobsługiwane formaty wywołują błąd z jasnymi instrukcjami
• Eksport zapisów jest sprawdzany, zanim cokolwiek zostanie zapisane, i widzisz, co zastąpi
• Możesz przejść dalej dopiero po wykryciu prawidłowego wgrania

2. Zaprojektuj sprawozdania finansowe

Co robisz

• Definiujesz strukturę swojego RZiS, Bilansu i Przepływów pieniężnych
• Dodajesz i porządkujesz Sumy, Sumy częściowe oraz pozycje poziomu 1 i poziomu 2 metodą przeciągnij i upuść
• Zaczynasz od szablonów lub rozszerzasz predefiniowaną strukturę

Dlaczego to ważne

• Raportowanie odzwierciedla logikę Twojego biznesu, a nie plan kont
• Spójna struktura umożliwia klarowną analizę i planowanie we wszystkich spółkach

Pozycje poziomu 2 i grupy kont możesz dopracować później. Celem na tym etapie jest ustalenie solidnej, spójnej struktury.

Hierarchia danych finansowych

statycs porządkuje dane finansowe w przejrzystą, wielopoziomową hierarchię. Zapewnia to spójność, przejrzystość i wiarygodną analitykę we wszystkich raportach i modelach planowania.

• Sumy
  • Sumy częściowe (tylko BS i CF)
    • Pozycje poziomu 1
      • Pozycje poziomu 2
        • (Opcjonalnie) Grupy kont
          • Konta (zestawienie obrotów i sald)

Od góry do dołu hierarchia wygląda następująco:

Sumy Przykłady: EBITDA, Aktywa ogółem Agregacje najwyższego poziomu, które podsumowują wiele sum częściowych i pozycji.

Sumy częściowe (tylko Bilans i Przepływy pieniężne) Przykłady: Rezerwy, Aktywa obrotowe i rozliczenia międzyokresowe Pośrednie agregacje wykorzystywane w Bilansie i Przepływach pieniężnych do grupowania powiązanych pozycji.

Pozycje poziomu 1 Przykłady: Przychody, Aktywa trwałe Predefiniowane kategorie raportowe, które stanowią szkielet Twoich sprawozdań finansowych.

Pozycje poziomu 2 Przykłady: Koszty osobowe, PP&E Konfigurowalne pozycje, w których budujesz raportowanie dopasowane do specyfiki Twojego biznesu.

(Opcjonalnie) Grupy kont Opcjonalna warstwa grupująca między pozycjami poziomu 2 a pojedynczymi kontami. Służy lepszemu porządkowaniu, analizie oraz jako drivery w planowaniu.

Konta Importowane bezpośrednio z Twojego zestawienia obrotów i sald. To najniższy poziom danych w hierarchii.

Zasada mapowania

Konta są zawsze mapowane do pozycji poziomu 2. Mapowanie do Sum, Sum częściowych ani pozycji poziomu 1 nie jest możliwe.

Gwarantuje to spójną strukturę oraz umożliwia wiarygodną analizę i planowanie.

Predefiniowane pozycje poziomu 1

Pozycje poziomu 1 są predefiniowane, aby zapewnić ustandaryzowaną logikę finansową i wiarygodną analitykę. Tych pozycji nie można usunąć.

Rachunek zysków i strat

• Przychody
• Pozostała produkcja operacyjna
• Koszty bezpośrednie
• Koszty operacyjne
• Pozostałe przychody operacyjne
• Amortyzacja
• Odsetki netto
• Pozostałe przychody / straty
• Pozycje jednorazowe
• Podatek dochodowy

Bilans

• Aktywa trwałe
• Zapasy
• Należności handlowe
• Pozostałe aktywa
• Środki pieniężne i ekwiwalenty
• Kapitał własny
• Rezerwy
• Zobowiązania finansowe
• Zobowiązania handlowe
• Otrzymane zaliczki
• Pozostałe zobowiązania

Pozycje poziomu 2 i grupy kont są w pełni konfigurowalne w ramach tej struktury.

Automatyczna logika i pozycje stałe

Niektóre pozycje zawierają wbudowaną logikę zapewniającą spójne obliczenia finansowe.

• Pozycje poziomu 2 pod Aktywami trwałymi automatycznie generują zapisy Capex, amortyzacji i przepływów pieniężnych
• Pozycje pod EBITDA wypełniają zapisy „Pozostałych przepływów pieniężnych”

Pozycje stałe (nieedytowalne)

• EBITDA
• Zysk netto
• Aktywa ogółem
• Pasywa ogółem
• Środki pieniężne i ekwiwalenty
• Zysk zatrzymany / wynik przeniesiony z RZiS
• Nieskategoryzowane (miejsce na niezmapowane konta)

3. Zmapuj konta

Co robisz

• Mapujesz konta z zestawienia obrotów i sald do pozycji poziomu 2
• Tworzysz grupy kont jako pośrednią warstwę strukturalną między pozycjami poziomu 2 a pojedynczymi kontami
• Przeglądasz i korygujesz automatyczne mapowanie (obsługiwane plany kont są rozpoznawane)
• Oznaczasz konta długu netto i wewnątrzgrupowe
• Rozdzielasz salda Winien i Ma, jeśli to konieczne (np. ujemne należności traktowane jako zobowiązania)

Dlaczego to ważne

• Automatyczne mapowanie znacznie zmniejsza nakład pracy przy konfiguracji
• Wskaźniki ostrzeżeń natychmiast wyróżniają niezmapowane konta
• Poprawna struktura i oznaczenia przygotowują Twoje dane do analizy i planowania

Grupy kont

Grupy kont to warstwa strukturalna między pozycjami poziomu 2 a pojedynczymi kontami. Poprawiają grupowanie, umożliwiają czytelniejszą analizę i pełnią rolę driverów w planowaniu.

Grupy kont są konsekwentnie wykorzystywane w Finansach, Analizie i Planowaniu.

Automatyczne mapowanie i nowe importy

• Dla obsługiwanych schematów księgowych konta są mapowane automatycznie — dopasowanie działa po stronie serwera w ramach importu
• W przypadku wcześniej zmapowanych spółek nowe importy zawierające nowe lub nieznane konta automatycznie umieszczają te konta w Nieskategoryzowanych
• Pozwala to od razu zidentyfikować i poprawnie zmapować nowe konta bez wpływu na istniejące mapowania
• Zakres automatycznego mapowania będzie stale rozszerzany wraz z obsługą kolejnych schematów księgowych

Nadpisania per dział (dodatek Działy)

Przy włączonym dodatku Działy konta RZiS mogą mieć nadpisania per dział: to samo konto trafia do innej pozycji poziomu 2 w zależności od tego, który dział zaksięgował dany zapis w księdze głównej. Otwórz okienko Działy obok dowolnego konta RZiS, aby dodać lub edytować nadpisania — na przykład wspólne konto kosztów ogólnych, które dla Produkcji trafia do Kosztów bezpośrednich, a wszędzie indziej do Kosztów operacyjnych.