Zarządzanie danymi

Sekcja Dane służy do zarządzania strukturami finansowymi i danymi spółek po onboardingu.

Oddziela wspólną strukturę finansową od danych właściwych dla poszczególnych spółek, aby zapewnić spójność między jednostkami.

Dzieli się na:

• Dane organizacji — wspólny projekt sprawozdań finansowych, macierz Działów, kursy FX, ustawienia zapisów księgowych
• Dane spółki — importy, mapowania i wartości finansowe w podziale na jednostki

Dane organizacji

Zmiany wprowadzone tutaj dotyczą wszystkich spółek w organizacji.

Projekt sprawozdań finansowych (FSD)

Co robisz

• Zarządzasz wspólnym projektem sprawozdań finansowych
• Dbasz o spójne Sumy, Sumy częściowe oraz pozycje poziomu 1 i poziomu 2 we wszystkich jednostkach

Wersje robocze, wpływ i publikacja

• Wszystkie zmiany są zapisywane jako wersje robocze
• Przed publikacją możesz przejrzeć wpływ zmian projektu na finanse
• Kliknij Potwierdź, aby zastosować zmiany w całej organizacji

Tłumaczenia

• Pozycje są przechowywane w języku zdefiniowanym w ustawieniach użytkownika
• Pozycje domyślne są tłumaczone automatycznie
• Własne pozycje jeszcze nieprzetłumaczone są oznaczone symbolem 🌍︎
• Aby przetłumaczyć własne pozycje, przełącz język i dostosuj projekt sprawozdań finansowych

Działy

Przy włączonym dodatku Działy karta Działy w Danych organizacji udostępnia macierz działów organizacji: wiersze to działy organizacji, kolumny to spółki, a komórki zawierają surowe chipy centrów kosztów przypisane do poszczególnych działów organizacji. Za pomocą tej karty utrzymujesz układ działów obejmujący wszystkie spółki, który zasila każdy widok w podziale na działy w Finansach i Planowaniu.

Kursy FX

Gdy Twoja organizacja korzysta z więcej niż jednej waluty, strona Kursy FX wyświetla miesięczne kursy referencyjne ECB dla każdej używanej waluty. Widok jest tylko do odczytu:

• Kursy są dostarczane przez backend na koniec każdego miesiąca — nie ma ręcznego odświeżania.
• Lista walut jest automatycznie wyprowadzana z faktycznie używanych walut; nie można ich dodawać ani usuwać.
• Śledzone są dwa równoległe typy kursów: kurs średni (do przeliczenia RZiS) oraz kurs zamknięcia (do przeliczenia Bilansu).
• Najnowszy miesiąc jest wyróżniony, a plakietka z datą synchronizacji informuje, kiedy tabela była ostatnio odświeżana.

Zapisy księgowe

Gdy Twoje spółki wgrywają zapisy księgowe zamiast zestawienia obrotów i sald, karta Zapisy księgowe w Danych organizacji zbiera ustawienia, które nimi rządzą. Kartę widzą wyłącznie administratorzy.

Kontrole automatyczne

Kontrole uruchamiają się po każdym wgraniu i oznaczają zapisy, które wyglądają na błędy księgowania. Oznaczenia nigdy nie zmieniają danych, a każdy, kto widzi zapis, widzi też jego oznaczenia. Przełącznik główny wyłącza oznaczanie dla wszystkich spółek w organizacji; ponowne włączenie działa natychmiast, ponieważ kontrole nie są uruchamiane od nowa.

Kontrole obejmują możliwe duplikaty, nietypowo duże księgowania, nietypowo wiele księgowań, kontrahenta księgującego na koncie, którego nigdy nie używał, kwotę cykliczną, która się zmieniła lub nie wystąpiła, sumy konta poza jego własną historią, przesunięcia przecinka i przestawione cyfry oraz nazwy kontrahentów normalizujące się do tej samej tożsamości. Próg rekordu określa, o ile księgowanie musi przekroczyć swoje dotychczasowe maksimum, zanim kontrole oparte na rekordach je zgłoszą — podnieś go, jeśli stają się zbyt hałaśliwe.

Czego szuka każda kontrola, opisano w Kontrolach automatycznych.

Pozycje poufne

Ukryj zapisy dla wybranych pozycji i kont. Sumy w sprawozdaniach pozostają widoczne dla wszystkich; ukrywane są tylko księgowania pod nimi, a administratorzy zawsze widzą wszystko.

• Pozycje obowiązują we wszystkich spółkach organizacji
• Konta wybiera się osobno dla każdej spółki, ponieważ numery kont różnią się między spółkami
• Oznaczenie konta uniemożliwia też otwarcie zapisów całej jego pozycji; pozostałe konta tej pozycji nadal są dostępne

Jak to wygląda dla kogoś bez dostępu, opisano w Pozycjach poufnych.

Mapowania kolumn zapisów księgowych

Jedno mapowanie na każdy układ eksportu, wspólne dla wszystkich spółek w organizacji. Gdy wgranie przychodzi w układzie, którego statycs jeszcze nie zna, raz przypisujesz jego kolumny, a mapowanie jest potem używane ponownie.

• Zmiana mapowania zmienia to, co importuje każda spółka w organizacji
• Zmiana dotyczy tylko późniejszych wgrań — już zaimportowane zapisy zachowują kolumny, z którymi zostały odczytane
• Mapowania dostarczane ze statycs są tylko do odczytu; wgraj własny eksport, aby utworzyć mapowanie, które możesz zmieniać

Dane spółki

Dane spółki dotyczą wyłącznie wybranej spółki.

Zapewniają scentralizowany przegląd wszystkich spółek i statusu ich danych.

Przegląd spółek

Dla każdej spółki widzisz:

• Ostatnia synchronizacja — kiedy dane finansowe były ostatnio aktualizowane
• Wgrany zakres czasowy — które okresy są dostępne
• Status mapowania — czy istnieją niezmapowane konta

⚠️ Wskaźnik ostrzeżenia wyróżnia spółki z niezmapowanymi kontami.

Z tego przeglądu możesz wykonać trzy podstawowe działania.

Wgraj dane

• Wgrywaj lub synchronizuj zestawienia obrotów i sald albo zapisy księgowe w dowolnym momencie
• Nowe importy nadpisują istniejące wartości finansowe
• Proces wgrywania jest identyczny jak w onboardingu
• Kolejne formaty wejściowe i integracje będą dodawane na bieżąco

Przegląd spółek wskazuje źródło każdego podmiotu, więc od razu widzisz, które działają na ręcznym imporcie zapisów, a które na zestawieniu obrotów i sald.

Zmiana źródła dla spółki

Spółka działa jednocześnie na jednym źródle. Wgranie drugiego zastępuje pierwsze, a dane pochodne idą razem z nim:

• Zastąpienie zestawienia obrotów i sald zapisami księgowymi usuwa wgrane zestawienie i jego wykonanie
• Zastąpienie zapisów księgowych zestawieniem obrotów i sald usuwa zaimportowane zapisy oraz wykonanie z nich wyprowadzone

Zanim cokolwiek zostanie zapisane, dowiesz się, które z dwóch źródeł zamierzasz zastąpić i co zostanie usunięte.

Szczególnie o imporcie zapisów

• Eksport z księgi głównej jest najpierw sprawdzany, a przed zapisem czegokolwiek widzisz, co zastąpi
• Import obejmuje całe lata obrotowe: ponowny import roku zastępuje wszystko, co już dla niego zaimportowano
• Pliku niepasującego do żadnego znanego układu nie można przetworzyć, dopóki nie przypiszesz jego kolumn; jeśli plik pasuje do więcej niż jednego mapowania, nie można go przetworzyć, dopóki nie zawęzisz wyboru do jednego

Sprawdź przed potwierdzeniem

• Przed potwierdzeniem zobaczysz wpływ nadpisanych danych

Mapowanie

• Otwórz Mapowanie, aby edytować mapowania kont w trybie wersji roboczej
• Ta sama funkcjonalność co podczas onboardingu
• Konta z nowych importów są zawsze umieszczane w Nieskategoryzowanych
• Użytkownicy muszą jawnie przejrzeć i zmapować nowe konta
• Użyj filtrów ⚠️, aby szybko odnaleźć niezmapowane konta
• Potwierdź lub cofnij zmiany, aby je opublikować

Przy włączonym dodatku Działy ten sam ekran mapowania udostępnia okienko Działy obok każdego konta RZiS, dzięki czemu możesz dodać nadpisania per dział tam, gdzie domyślne przypisanie nie jest właściwe.

Usuń dane

• Użyj Usuń dane, aby usunąć wartości finansowe od ostatniego wgranego miesiąca wzwyż
• Zaprojektowane z myślą o korektach i ponownych importach

Sprawdź przed potwierdzeniem

• Przed potwierdzeniem zobaczysz wpływ usuniętych danych

Dlaczego to ważne

• Przejrzysty wgląd w kondycję danych wszystkich spółek
• Pełna przejrzystość przed wykonaniem nieodwracalnych działań
• Pełna kontrola nad importami, mapowaniami i wartościami finansowymi w podziale na jednostki

Powiązane

• Onboarding — proces pierwszego uruchomienia kończący się w Zarządzaniu danymi
• Działy — macierz i nadpisania per konto
• Powiadomienia — tutaj pojawiają się alerty o niezmapowanych kontach
• Zapisy księgowe — księgowania stojące za liczbami, dla spółek z importem zapisów