Bokföringsposter

Vad Bokföringsposter används till

Varje siffra i statycs är en summa av bokningar. Bokföringsposter öppnar den summan: du går från en siffra i en rapport ned till de enskilda rader som bildar den, söker över alla konton på en gång, grupperar per motpart och låter statycs granska huvudboken efter bokningar som ser ut som misstag.

Det är en del av statycs och ingen separat modul, och det är uppladdningen av bokföringsposter som låser upp det. Koppla in ett flöde eller ladda upp en fil för ett företag, så visas nedborrningen, fliken Bokföringsposter och inställningssidan på en gång.

Vad Bokföringsposter behöver

En period hämtas antingen från en råbalans eller från bokföringsposter — aldrig från båda. Där du laddar upp bokföringsposter träder de i stället för råbalansen för de perioderna, och siffrorna i dina rapporter blir per konstruktion summan av sina egna bokningar.

Det är det som gör nedborrningen tillförlitlig: det finns inte två källor till samma siffra, så det finns ingenting att stämma av och panelen kan aldrig säga emot cellen du öppnade.

Det går att flytta ett bolag från den ena källan till den andra, och statycs frågar först: laddar du upp en råbalans över månader som redan har verifikationsrader, raderas de importerade bokningarna och utfallet som härletts ur dem. Bekräftelsen säger det innan någonting alls skrivs.

Mallen

Använd mallen för verifikationsrader under Data → Ladda upp data. Det är ett blad med fjorton kolumner på ditt eget språk, och två saker avgör om siffrorna går ihop:

• Ett räkenskapsår per fil, med start på årets första dag. Ett pågående år går bra — ladda upp det på nytt allteftersom det växer.
• Ta med de ingående balanserna — de överförda bokningarna daterade årets första dag (DATEV: Saldenvorträge). Utan dem visar varje post i balansräkningen årets förändring i stället för saldot.

Sex kolumner är obligatoriska — de turkosa på bladet:

Bokföringsdatum · Kontonummer · Kontonamn · Text · Belopp (netto) · Motpart

En rad per bokföringsrad, med + för debet och − för kredit, exklusive moms — samma teckenkonvention som i råbalansmallen.

De övriga åtta kolumnerna är valfria, och var och en ger något:

Ladda upp din egen export i stället för mallen

Du måste inte använda mallen. Ladda upp exporten ur din egen huvudbok, och första gången statycs möter ett format den inte känner igen ber den dig koppla dina kolumner — en enda gång. Varje obligatoriskt fält får en kolumn ur din fil, exempelvärden visas bredvid varje val, och det du inte kopplar behålls på posten och visas i panelen i stället för att kastas.

Kopplingen återanvänds sedan automatiskt vid varje senare uppladdning av det formatet. Den gäller för hela organisationen, så en koppling betjänar alla bolag som exporterar likadant — vilket också betyder att en ändring ändrar vad de alla importerar. Sparade kopplingar finns under Data, under bolagsöversikten, som Kolumnmappningar för verifikationer, där en administratör kan öppna en och ändra en koppling. En ändring gäller från nästa uppladdning; redan importerade poster behåller de kolumner de lästes med.

Var bokföringsposter visas

Bokföringsposter lägger till tre ytor.

1 · Nedborrning från en cell i Finanser

I Finanser dubbelklickar du på en rad för nivå 2, kontogrupp eller konto — eller högerklickar och väljer Visa poster — för att öppna en panel med bokningarna bakom den cellen.

Tre vyer går att borra ned i:

• Månad — vilken kolumn som helst med månadsutfall.
• Jämförelse (Δ) — de två kolumnerna med utfallsvärden. Avvikelse- och procentkolumnerna öppnas inte: en avvikelse är skillnaden mellan två tal, inte en mängd bokningar. Jämförelsekolumnen öppnas inte heller — mot en budgetbas finns inga bokningar alls, och mot föregående år skulle panelen lista årets bokningar under fjolårets siffra.
• Avdelningar — en avdelningskolumn, alltså kontots bokningar för den avdelningen över vyns period. Den fästa kolumnen Totalt öppnas inte: det är bolagets siffra, som du når från månadsvyn.

År borrar inte ned. En årscell i balansräkningen är utgående saldo i december och inte en summa över tolv månader, så en årsnedborrning skulle behöva begränsas till flöden.

Rader ovanför nivå 2 öppnas inte. På den höjden aggregerar cellen långt mer än panelen kan visa — Direkta kostnader hittills i år landar i en verklig bokföring på över 1 500 bokningar mot en sida som rymmer 500 rader — så möjligheten finns inte alls, i stället för att erbjudas och nekas. Kassaflöde öppnas heller aldrig: det har ingen kontodimension och härleds från rörelser i balansräkningen och RR, så ingenting bokförs någonsin mot det. En konsoliderad koncernrapport öppnas inte, eftersom siffran inte hör hemma i någon enskild företagshuvudbok.

Där en cell inte går att öppna finns möjligheten inte alls, i stället för att erbjudas och sedan nekas. Det enda undantaget är en konfidentiell post: försöket talar om att den är konfidentiell — annars skulle någon som kunde öppna cellen förra veckan tolka den saknade möjligheten som ett fel.

Panelen innehåller:

• En siffra överst. I RR är det värdet i cellen du öppnade, och det ändras inte när du filtrerar eller bläddrar. I balansräkningen är det periodens förändring — den siffra som listan av bokningar faktiskt förklarar, eftersom ett utgående saldo inte är summan av månadens bokningar. En valutarest får en egen rad, Valutaomvärdering, i stället för att stå kvar som en oförklarad differens.
• En Top-rad med cellens tre största motparter och ett +N-chip som växlar till gruppering per motpart.
• En sökruta med Matcha versaler/gemener och Helt ord, en sorteringsmeny (datum, belopp, motpart, avdelning — stigande eller fallande) och gruppering per motpart, vecka eller avdelning. Sortering och gruppering per avdelning visas bara med tillägget Avdelningar.
• En Excel-export av exakt det som visas, i den ordning det visas.
• Pillen Ännu inte stängd när månaden fortfarande är öppen, eftersom posterna då är ofullständiga och kommer att ändras.
• Kopiera länk till den här cellen — en djuplänk som öppnar samma panel på plats, inne i appen. Den bär ingen avdelningsomfattning med sig: mottagaren ser cellen genom sin egen behörighet, vilket är det enda riktiga svaret.

Panelen hämtar upp till 500 bokningar åt gången. Över det säger den ifrån och föreslår att du smalnar av sökningen eller grupperar i stället.

2 · Analys → Bokföringsposter

Fliken Bokföringsposter är den kontoövergripande vyn. Där panelen svarar på ”vad ligger i den här cellen” svarar fliken på ”var i hela huvudboken finns det här”.

3 · Data → Bokföringsposter

En administratörssida med två kort:

• Automatiska kontroller — vilka kontroller som körs och hur känsliga rekordtrösklarna är.
• Konfidentiella poster — vilka poster och konton som håller sina detaljer stängda för icke-administratörer.

Inget på den sidan skrivs medan du klickar. Båda korten delar ett och samma utkast, och en list dyker upp — Du har obekräftade ändringar. — med Bekräfta ändringar och Förkasta ändringar. Varför står under Automatiska kontroller.

Fliken Bokföringsposter

En och samma tabell i tre lägen, över ett datumintervall du väljer:

• Alla — varje bokning i intervallet, med tak på antalet rader, senaste först.
• Motpart — samma population aggregerad per part. Se Motparter.
• Flaggat — samma tabell med orsaksfiltret förvalt. Pillen i verktygsfältet visar antalet öppna fynd i perioden. Se Automatiska kontroller och Flaggor och kommentarer.

Intervall

Intervall-pillen har de vanliga förvalen. Den är begränsad till de månader du faktiskt har poster för — bokföringsposterna täcker ofta en kortare period än råbalansen, så ett intervall som sträcker sig bortom din första uppladdning dras tillbaka i stället för att ge en tom tabell.

Kolumner

Datum · Sökväg · Konto · Beskrivning · Motpart · Dokument · Avd. · Belopp, med Orsak och Underlag tillagda i den flaggade vyn.

• Sökväg är brödsmulan genom din finansiella rapportdesign, ned till nivå 2. Den filtreras som en mängd, så att ett val av EBITDA → Övriga rörelsekostnader tar med alla konton under den. Sökvägen härleds när raden läses och stämplas aldrig på bokningen, så den följer varje ändring du gör i rapportdesignen.
• Dokument är en länk när källan levererar en dokument-URL och vanlig text när den inte gör det — vilket för DATEV-exporter alltid är fallet, eftersom huvudboken bara innehåller ett dokumentnummer medan själva dokumentet ligger i ett DMS.
• Avd. visas bara när tillägget Avdelningar är aktivt.
• Belopp visas med huvudbokens egna tecken — debet positivt, kredit negativt — vilket är den konvention en verifikationsexport använder. Det vänds inte till rapporternas presentation.

Varje kolumn i din export som statycs inte kopplat behålls på posten och kan visas även här. Dölj de kolumner du inte behöver i menyn Kolumner i tabellens högerklicksmeny; valet sparas.

Sök, filter och summan

Filtren sitter i kolumnrubrikerna och räknas ihop i en gemensam Rensa filter (N)-knapp bredvid sökrutan: ett ställe att se hur avgränsad vyn är, och ett klick för att ångra det. Ett kolumnfilter träder i kraft med knappen Använd och inte vid varje ibockning: filtren körs på servern och når hela huvudboken, inte bara den hämtade sidan. Markerar du rader visas en löpande summa av markeringen.

Sidfoten redovisar populationen ärligt: antalet bokningar, om listan är kapad (”Visar de N senaste av M, efter datum”) och hur många av de automatiska kontrollerna som kunde köras över intervallet.

Export

Exportera till Excel i tabellens kontextmeny skriver journal-entries.xlsx med de kolumner, den ordning och den filtrering som just då visas på skärmen. Datum skrivs som riktiga Excel-datumceller så att mottagaren kan sortera och pivotera på dem, och beloppen exporteras i full skala oavsett om du tittar i tusental eller miljoner.

Konfidentialitet och åtkomst

Två olika mekanismer begränsar vad en person ser, och det är värt att hålla isär dem:

• Avdelningsomfattning (från tillägget Avdelningar). En användare som bara tilldelats vissa avdelningar kan inte öppna fliken Bokföringsposter alls — sidan säger det och hänvisar till en administratör. Skälet: en motpartssumma eller ett kontoaggregat beräknat över avdelningar användaren inte får se avslöjar något utan att någonsin visa en enda rad, så avsnittet nekas i stället för att besvaras till hälften. Nedborrningen från Finanser fungerar fortfarande inom den egna omfattningen.
• Konfidentiella poster döljer detaljerna bakom vissa poster och konton för icke-administratörer, men lämnar summorna i rapporterna orörda.

Relaterat

• Automatiska kontroller — katalogen över kontroller och hur du finjusterar dem
• Flaggor och kommentarer — att sätta, lösa och avfärda flaggor
• Motparter — motpartskortet och att slå ihop stavningar
• Konfidentiella poster — att dölja detaljer för icke-administratörer
• Finanser — där nedborrningen från en cell börjar
• Datahantering — uppladdningar, mallar och täckning