Konfidentiella poster

Vad konfidentiella poster är till för

Att öppna bokföringen öppnar allt som ligger i den. Personalkostnader är det uppenbara fallet: summan hör hemma i RR för alla, medan de enskilda löneraderna bakom den inte hör hemma på en skärm som någon delar i ett möte.

Konfidentiella poster drar den gränsen. Du markerar de poster och konton vars detaljer ska förbli stängda, och för alla som inte är administratörer gäller att:

  • nedborrningen från en cell i Finanser stoppas,
  • de bokningarna saknas i fliken Bokföringsposter,
  • en rad som skulle bära en av dem visas som Begränsad och går varken att flagga eller kommentera,
  • och en export som skulle beröra dem stoppas.

Summorna ändras inte. Varje siffra i RR, balansräkningen och kassaflödet står kvar exakt som förut, för alla. Det är bara bokföringsposterna under som döljs, och administratörer ser alltid allt.

Regeln upprätthålls av servern: för den som inte är administratör saknas de bokningarna i varje läsning av journalen i stället för att hämtas och sedan döljas på skärmen. Nekandena i appen är gränssnittet som håller med servern, inte hela skyddet.

Det är fortfarande inte behörighetsstyrning

Det håller löner borta från en delad skärm. Det är ingen behörighetsmodell och ersätter inte en: den som inte alls ska ha uppgifterna behöver en roll som inte ger dem, inte en post märkt som konfidentiell. Använd det för diskretion, inte för regelefterlevnad.

Data → Bokföringsposter → Konfidentiella poster — funktionen påslagen, valda poster som chips och kontoväljaren per företag nedanför

Var du ställer in det

Data → Bokföringsposter → Konfidentiella poster, det andra kortet på sidan. Endast för administratörer — både att läsa och att ändra.

Funktionen är avstängd från början. Inget döljs förrän du slår på den.

Inget skrivs medan du klickar. Sidans Bekräfta ändringar-list tillämpar det här kortet och Automatiska kontroller tillsammans, så ett halvfärdigt val blir aldrig policy.

Två nivåer, och varför de ser olika ut

NivåOmfattningVarför
PosterHela organisationenPosterna kommer från din finansiella rapportdesign, som är gemensam för hela organisationen, så du väljer dem en gång
KontonPer företagEtt kontonummer är ett nummer i en kontoplan — 6010 är löner hos ett företag och porto hos nästa — så den här halvan har en företagsväljare

Poster

Välj poster på nivå 2 ur din finansiella rapportdesign. Att markera en post stänger bokföringsposterna bakom varje konto under den.

När du slår på funktionen första gången förkryssar statycs de poster vars namn ser ut som personalkostnader. Det är en bekvämlighet, ingen garanti — det finns ingen universell identifierare för en lönepost, så det är en gissning utifrån beteckningarna i din egen rapportdesign. Den framräknade listan visas bredvid reglaget just för att du ska kunna kontrollera den innan någon börjar lita på den.

Konton

Välj ett företag i taget och plocka sedan kontonummer ur dess kontoplan. Två beteenden är värda att känna till:

  • Om du markerar ett konto går det inte heller att öppna posterna för hela dess post. Övriga konton i posten går fortfarande att öppna var för sig.
  • Konton väljs per företag, så en koncern med samma kontoplan överallt måste ändå göra valet en gång per företag.

När rapportdesignen ändras

Poster lagras med sin identitet i din finansiella rapportdesign. Om en markerad post senare tas bort eller struktureras om säger kortet ifrån — ”N valda poster finns inte längre i din rapportstruktur. Deras bokföringsposter är synliga igen.”

Det meddelandet ska du agera på. Det betyder att detaljer du hade stängt är öppna igen, och att valet behöver göras om mot den nya designen.

Relaterat