Datahantering

Avsnittet Data används för att hantera finansiella strukturer och företagsdata efter onboardingen.

Det skiljer delad finansiell struktur från företagsspecifik data för att säkerställa konsekvens mellan enheter.

Det är uppdelat i:

• Organisationsdata — delad finansiell rapportdesign, Avdelningar-matris, FX-kurser, inställningar för verifikationsrader
• Företagsdata — uppladdningar, mappningar och finansiella värden per enhet

Organisationsdata

Ändringar som görs här påverkar alla företag i organisationen.

Finansiell rapportdesign (FSD)

Vad du gör

• Underhåll den delade finansiella rapportdesignen
• Säkerställ konsekventa Totaler, Delsummor, Nivå 1- och Nivå 2-positioner mellan enheter

Utkast, konsekvenser och publicering

• Alla ändringar sparas som utkast
• Du kan granska designändringars konsekvens för finanserna innan du publicerar
• Klicka på Bekräfta för att tillämpa ändringar över hela organisationen

Översättningar

• Positioner lagras på det språk som definieras i användarinställningarna
• Standardpositioner översätts automatiskt
• Anpassade positioner som ännu inte är översatta markeras med 🌍︎
• För att översätta anpassade positioner byter du språk och justerar den finansiella rapportdesignen

Avdelningar

Med tillägget Avdelningar påslaget visar kortet Avdelningar på Organisationsdata matrisen för organisationsavdelningar: rader är organisationsavdelningar, kolumner är företag, celler innehåller de råa kostnadsställeschipsen som styrs in i varje organisationsavdelning. Använd detta kort för att underhålla den företagsövergripande avdelningsstruktur som driver varje avdelningsavgränsad vy i Finanser och Planering.

FX-kurser

När din organisation använder mer än en valuta listar en sida med FX-kurser ECB

• Kurser pushas av backend vid varje månadsslut — det finns ingen manuell uppdatering.
• Valutalistan härleds automatiskt från de valutor som faktiskt används; det går inte att lägga till/ta bort.
• Två parallella kurstyper spåras: en genomsnittskurs (för RR-omräkning) och en balansdagskurs (för balansräkningsomräkning).
• Den senaste månaden är markerad; ett synkad-den-märke talar om när tabellen senast uppdaterades.

Verifikationsrader

När dina bolag laddar upp bokföringsposter i stället för en råbalans samlar kortet Verifikationsrader under Organisationsdata de inställningar som styr dem. Kortet visas bara för administratörer.

Automatiska kontroller

Kontrollerna körs efter varje uppladdning och flaggar poster som ser ut som bokföringsfel. Flaggor ändrar aldrig data, och alla som kan se en post ser även dess flaggor. En huvudbrytare stänger av flaggning för alla bolag i organisationen; att slå på den igen verkar direkt, eftersom kontrollerna inte körs om.

Kontrollerna täcker möjliga dubletter, ovanligt stora poster, ovanligt många poster, en motpart som bokför på ett konto den aldrig använt, ett återkommande belopp som ändrats eller uteblivit, kontosummor utanför sin egen historik, kommaförskjutningar och omkastade siffror samt motpartsnamn som normaliseras till samma identitet. En rekordtröskel styr hur långt över sin egen tidigare topp en post måste ligga innan de rekordbaserade kontrollerna rapporterar den — höj den om de blir för högljudda.

Vad varje kontroll letar efter står under Automatiska kontroller.

Konfidentiella poster

Dölj bokföringsposter för de poster och konton du väljer. Summorna i rapporterna är fortfarande synliga för alla; bara de underliggande posterna döljs, och administratörer ser alltid allt.

• Poster gäller för alla bolag i organisationen
• Konton väljs per bolag, eftersom kontonummer skiljer sig mellan bolag
• Markerar du ett konto går det heller inte att öppna hela dess post till bokföringsposter; övriga konton i posten är fortfarande åtkomliga

Hur det upplevs av någon utan behörighet står under Konfidentiella poster.

Kolumnmappningar för verifikationer

En mappning per utdragslayout, delad mellan alla bolag i organisationen. När en uppladdning kommer i en layout som statycs ännu inte känner till kopplar du dess kolumner en gång, och mappningen återanvänds sedan.

• Ändrar du en mappning ändrar du vad varje bolag i organisationen importerar
• Ändringen gäller bara senare uppladdningar — redan importerade poster behåller de kolumner de lästes med
• Mappningar som följer med statycs är skrivskyddade; ladda upp ditt eget utdrag för att skapa en du kan ändra

Företagsdata

Företagsdata påverkar endast det valda företaget.

Det ger en centraliserad översikt över alla företag och deras datastatus.

Företagsöversikt

För varje företag kan du se:

• Senaste synk — när finansiell data senast uppdaterades
• Uppladdat tidsintervall — vilka perioder som är tillgängliga
• Mappningsstatus — om det finns omappade konton

⚠️ En varningsindikator lyfter fram företag med omappade konton.

Från denna översikt kan du utföra tre kärnåtgärder.

Ladda upp data

• Ladda upp eller synkronisera råbalanser eller verifikationsrader när som helst
• Nya uppladdningar skriver över befintliga finansiella värden
• Uppladdningsprocessen är identisk med onboardingen
• Fler indataformat och integrationer läggs till löpande

Bolagsöversikten anger källan för varje bolag, så du ser direkt vilka som kör på en manuell verifikationsuppladdning och vilka som kör på en råbalans.

Byta källa för ett bolag

Ett bolag kör på en källa i taget. Laddar du upp den andra ersätter den den första, och de härledda siffrorna följer med:

• Ersätter du en råbalans med verifikationsrader raderas den uppladdade råbalansen och dess utfall
• Ersätter du verifikationsrader med en råbalans raderas de importerade posterna och utfallet som härletts ur dem

Innan något skrivs får du veta vilken av de två källorna du är på väg att ersätta och vad som tas bort.

Särskilt om verifikationsuppladdningar

• Ett huvudboksutdrag kontrolleras först, och du får se vad det ersätter innan något skrivs
• En import omfattar hela räkenskapsår: importerar du ett år igen ersätter det allt som redan importerats för det året
• En fil som inte matchar någon känd layout kan inte behandlas förrän du kopplar dess kolumner; matchar en fil fler än en mappning kan den inte behandlas förrän du avgränsar valet till en

Granska före bekräftelse

• Du ser konsekvensen av överskriven data innan du bekräftar

Mappning

• Öppna Mappning för att redigera kontomappningar i utkast-läge
• Samma funktionalitet som under onboardingen
• Konton från nya uppladdningar placeras alltid under Ej kategoriserat
• Användare måste uttryckligen granska och mappa nya konton
• Använd ⚠️-filter för att snabbt hitta omappade konton
• Bekräfta eller återställ ändringar för att publicera dem live

Med tillägget Avdelningar påslaget visar samma mappningsskärm popovern Avdelningar bredvid varje RR-konto så att du kan koppla åsidosättanden per avdelning där standardplaceringen inte är rätt.

Radera data

• Använd Radera data för att ta bort finansiella värden från den senast uppladdade månaden och framåt
• Utformat för korrigeringar och återuppladdningar

Granska före bekräftelse

• Du ser konsekvensen av raderad data innan du bekräftar

Varför det spelar roll

• Tydlig insyn i datahälsan över alla företag
• Full transparens innan oåterkalleliga åtgärder verkställs
• Full kontroll över uppladdningar, mappningar och finansiella värden per enhet

Relaterat

• Onboarding — förstagångsflödet som mynnar ut i Datahantering
• Avdelningar — matrisen och åsidosättanden per konto
• Notiser — varningar om omappade konton visas här
• Bokföringsposter — posterna bakom siffrorna, för bolag med verifikationsuppladdning