Onboarding

Každá nová organizace prochází stejným onboardingem, aby byla zajištěna čistá data, konzistentní účetní výkazy a spolehlivé analýzy. Toto nastavení je povinné a zabere jen pár minut.

1. Nahrání dat

Co uděláte

• Nahrajete svá čísla buď jako obratovou předvahu, nebo jako účetní zápisy
• Definujete název společnosti, konec fiskálního roku, obor a měnu

Proč na tom záleží

• Standardizované importy předcházejí problémům s formátem a strukturou
• Jasné pokyny zajišťují správné exporty a šablony

Obratová předvaha, nebo účetní zápisy

Obě cesty končí stejně: namapovanými účty a funkčními výkazy. Liší se tím, kolik detailu zůstává pod nimi.

• Obratová předvaha — jeden zůstatek na účet a období. Nejrychlejší cesta k hotovým výkazům.
• Účetní zápisy — jednotlivé zaúčtované řádky. Skutečnost se z nich odvozuje a spolu s nimi přicházejí funkce na úrovni zápisu: záložka Účetní zápisy, přechod z libovolného čísla na zápisy, které ho tvoří, protistrany a automatické kontroly.

Později můžete přejít na druhou variantu, ale nelze je kombinovat. Nahrání jednoho zdroje pro společnost ten druhý nahradí a skutečnost odvozená z nahrazeného zdroje se smaže.

Šablona pro účetní zápisy

V kroku nahrávání si stáhněte šablonu statycs pro účetní zápisy, nebo namapujte vlastní export hlavní knihy.

• Jedno účetní období na soubor, počínaje prvním dnem tohoto období. Probíhající období je v pořádku — nahrajte je znovu, jak poroste.
• Zahrňte počáteční zůstatky — převodové zápisy s datem prvního dne období (DATEV: Saldenvorträge). Bez nich každá položka rozvahy ukazuje pohyb za období místo zůstatku.
• Vyplňte Datum zaúčtování · Číslo účtu · Název účtu · Popis · Částka (bez DPH) · Název protistrany — jeden řádek na každý zaúčtovaný řádek.
• Použijte + (plus) pro má dáti a − (minus) pro dal, bez DPH. Stejná konvence jako u šablony obratové předvahy.
• Volitelné sloupce odemykají další možnosti: Číslo protistrany a Číslo dokladu zpřesňují kontroly duplicit, Typ zápisu = OPENING drží převodové řádky mimo vaše zjištění, Oddělení se váže na nákladová střediska.

Použití vlastního exportu

Svůj export z ERP nemusíte předělávat. Když statycs uvidí formát, který nezná, požádá vás, abyste jednorázově přiřadili sloupce — u každého pole vyberte odpovídající sloupec a toto mapování se použije při každém dalším nahrání téhož exportu. Sloupce, které nepřiřadíte, zůstanou u zápisu a zobrazí se v detailu; nic se nezahazuje.

Mapování jsou sdílená všemi společnostmi v organizaci, takže jednou přiřazený formát poslouží všem. Jsou uvedena ve Správě dat.

Validace

• Nepodporované formáty vyvolají chybu s jasnými pokyny
• Export zápisů se zkontroluje dříve, než se cokoli zapíše, a uvidíte, co nahradí
• Pokračovat lze až po rozpoznání platného souboru

2. Návrh účetních výkazů

Co uděláte

• Definujete strukturu svého VZZ, rozvahy a cash flow
• Přidáte a uspořádáte Součty, Mezisoučty, pozice úrovně 1 a úrovně 2 pomocí přetahování
• Začnete od šablon nebo rozšíříte předdefinovanou strukturu

Proč na tom záleží

• Reporting odráží vaši obchodní logiku — nikoli vaši účtovou osnovu
• Konzistentní struktura umožňuje čistou analýzu a plánování napříč všemi společnostmi

Pozice úrovně 2 a skupiny účtů můžete doladit později. Cílem v této fázi je vytvořit solidní, konzistentní strukturu.

Hierarchie finančních dat

statycs strukturuje finanční data do přehledné, víceúrovňové hierarchie. Ta zajišťuje konzistenci, transparentnost a spolehlivé analýzy napříč všemi reporty a plánovacími modely.

• Součty
  • Mezisoučty (pouze rozvaha a CF)
    • Pozice úrovně 1
      • Pozice úrovně 2
        • (Volitelné) Skupiny účtů
          • Účty (obratová předvaha)

Shora dolů hierarchie funguje takto:

Součty Příklady: EBITDA, Aktiva celkem Souhrnné agregace na vysoké úrovni, které shrnují více mezisoučtů a pozic.

Mezisoučty (pouze rozvaha a cash flow) Příklady: Rezervy, Oběžná aktiva a časové rozlišení Mezistupňové agregace používané v rozvaze a výkazu cash flow ke seskupení souvisejících pozic.

Pozice úrovně 1 Příklady: Výnosy, Dlouhodobá aktiva Předdefinované reportingové kategorie, které tvoří páteř vašich účetních výkazů.

Pozice úrovně 2 Příklady: Osobní náklady, PPE Přizpůsobitelné pozice, kde strukturujete svůj reporting specifický pro dané podnikání.

(Volitelné) Skupiny účtů Volitelná vrstva seskupení mezi pozicemi úrovně 2 a jednotlivými účty. Používá se pro lepší strukturování, analýzu a plánovací drivery.

Účty Importovány přímo z vaší obratové předvahy. Jde o nejnižší datové body v hierarchii.

Pravidlo mapování

Účty se vždy mapují na pozice úrovně 2. Mapování na Součty, Mezisoučty nebo pozice úrovně 1 není možné.

To zajišťuje konzistentní strukturu a umožňuje spolehlivou analýzu a plánování.

Předdefinované pozice úrovně 1

Pozice úrovně 1 jsou předdefinované, aby zajistily standardizovanou finanční logiku a spolehlivé analýzy. Tyto pozice nelze odstranit.

Výkaz zisku a ztráty

• Výnosy
• Ostatní provozní výkony
• Přímé náklady
• Provozní náklady
• Ostatní provozní výnosy
• Odpisy
• Čisté úroky
• Ostatní výnosy / ztráty
• Mimořádné položky
• Daňové náklady

Rozvaha

• Dlouhodobá aktiva
• Zásoby
• Obchodní pohledávky
• Ostatní aktiva
• Peníze a peněžní ekvivalenty
• Vlastní kapitál
• Rezervy
• Finanční závazky
• Obchodní závazky
• Přijaté zálohy
• Ostatní závazky

Pozice úrovně 2 a skupiny účtů jsou v rámci této struktury plně přizpůsobitelné.

Automatická logika a pevné pozice

Některé pozice zahrnují vestavěnou logiku, která zajišťuje konzistentní finanční výpočty.

• Pozice úrovně 2 pod Dlouhodobými aktivy automaticky generují záznamy Capex, odpisů a cash flow
• Pozice pod EBITDA naplňují záznamy „Ostatní cash flow“

Pevné (needitovatelné) pozice

• EBITDA
• Čistý zisk
• Aktiva celkem
• Pasiva celkem
• Peníze a peněžní ekvivalenty
• Nerozdělený zisk / převod výsledku hospodaření
• Nezařazené (zástupný prvek pro nenamapované účty)

3. Mapování účtů

Co uděláte

• Namapujete účty obratové předvahy na pozice úrovně 2
• Vytvoříte skupiny účtů jako mezistrukturální vrstvu mezi pozicemi úrovně 2 a jednotlivými účty
• Zkontrolujete a upravíte automatické mapování (podporované účtové osnovy jsou rozpoznány)
• Označíte čistý dluh a vnitropodnikové účty
• V případě potřeby rozdělíte debetní a kreditní zůstatky (např. záporné pohledávky se považují za závazky)

Proč na tom záleží

• Automatické mapování výrazně snižuje úsilí při nastavení
• Výstražné indikátory okamžitě zvýrazní nenamapované účty
• Správná struktura a označení připraví vaše data pro analýzu a plánování

Skupiny účtů

Skupiny účtů jsou strukturální vrstvou mezi pozicemi úrovně 2 a jednotlivými účty. Zlepšují seskupení, umožňují čistší analýzu a slouží jako drivery v plánování.

Skupiny účtů se konzistentně používají napříč Financemi, Analýzou a Plánováním.

Automatické mapování a nová nahrání

• Pro podporovaná účetní schémata se účty mapují automaticky — porovnávač běží na straně serveru jako součást nahrání
• Pro dříve namapované společnosti nová nahrání obsahující nové nebo neznámé účty tyto účty automaticky umístí do Nezařazené
• To vám umožňuje okamžitě identifikovat a správně namapovat nové účty, aniž by to ovlivnilo stávající mapování
• Pokrytí automatického mapování se bude průběžně rozšiřovat, jak budou podporována další účetní schémata

Přepisy po odděleních (doplněk Oddělení)

Se zapnutým doplňkem Oddělení mohou účty VZZ nést přepisy po odděleních: tentýž účet směřuje na jinou úroveň 2 podle toho, které oddělení zaúčtovalo daný řádek hlavní knihy. Otevřete vyskakovací okno Oddělení vedle libovolného účtu VZZ a přidejte nebo upravte přepisy — například sdílený režijní účet, který u Výroby spadá do Přímých nákladů, ale všude jinde do Provozních nákladů.