Správa dat

Sekce Data slouží ke správě finančních struktur a firemních dat po onboardingu.

Odděluje sdílenou finanční strukturu od dat specifických pro společnost, aby byla zajištěna konzistence napříč jednotkami.

Dělí se na:

• Data organizace — sdílený návrh účetní závěrky, matice Oddělení, směnné kurzy, nastavení účetních zápisů
• Data společnosti — nahrávání, mapování a finanční hodnoty pro každou jednotku

Data organizace

Zde provedené změny ovlivňují všechny společnosti v organizaci.

Návrh účetní závěrky (FSD)

Co uděláte

• Spravujete sdílený návrh účetní závěrky
• Zajišťujete konzistentní Součty, Mezisoučty, pozice úrovně 1 a úrovně 2 napříč jednotkami

Koncepty, dopad a publikování

• Všechny změny se ukládají jako koncepty
• Před publikováním si můžete prohlédnout dopad změn návrhu na finance
• Kliknutím na Potvrdit aplikujete změny napříč organizací

Překlady

• Pozice se ukládají v jazyce definovaném v nastavení uživatele
• Výchozí pozice se překládají automaticky
• Vlastní pozice, které dosud nebyly přeloženy, jsou označeny 🌍︎
• Chcete-li přeložit vlastní pozice, přepněte jazyk a upravte návrh účetní závěrky

Oddělení

Se zapnutým doplňkem Oddělení karta Oddělení na Datech organizace zpřístupňuje matici oddělení organizace: řádky jsou oddělení organizace, sloupce jsou společnosti a buňky obsahují surové štítky nákladových středisek, které směřují do jednotlivých oddělení organizace. Tuto kartu použijte ke správě rozvržení oddělení napříč společnostmi, které řídí každý pohled vymezený podle oddělení ve Financích a Plánování.

Směnné kurzy

Když vaše organizace používá více než jednu měnu, stránka Směnné kurzy uvádí měsíční referenční kurzy ECB pro každou používanou měnu. Pohled je pouze pro čtení:

• Kurzy vkládá backend na konci každého měsíce — neexistuje žádná ruční aktualizace.
• Seznam měn je automaticky odvozen z měn, které jsou skutečně používány; nelze přidávat ani odebírat.
• Sledují se dva paralelní typy kurzů: průměrný kurz (pro převod VZZ) a koncový kurz (pro převod rozvahy).
• Nejnovější měsíc je zvýrazněn; štítek synchronizace vám sdělí, kdy byla tabulka naposledy aktualizována.

Účetní zápisy

Pokud vaše společnosti nahrávají účetní zápisy místo obratové předvahy, karta Účetní zápisy v Datech organizace sdružuje nastavení, která je řídí. Kartu vidí pouze správci.

Automatické kontroly

Kontroly probíhají po každém nahrání a označují zápisy, které vypadají jako chyby v zaúčtování. Označení nikdy nemění data a kdo vidí zápis, vidí i jeho označení. Hlavní přepínač vypne označování pro všechny společnosti v organizaci; opětovné zapnutí je okamžité, protože se kontroly nespouštějí znovu.

Kontroly pokrývají možné duplicity, neobvykle vysoké zaúčtování, neobvykle mnoho zaúčtování, protistranu účtující na účet, který nikdy nepoužila, opakující se částku, která se změnila nebo chybí, součty účtu mimo jejich vlastní historii, posuny desetinné čárky a přehozené číslice a názvy protistran, které se normalizují na stejnou identitu. Prahová hodnota rekordu určuje, o kolik musí zaúčtování překročit své dosavadní maximum, než je kontroly založené na rekordech nahlásí — zvyšte ji, pokud začnou být příliš hlučné.

Co každá kontrola hledá, najdete v Automatických kontrolách.

Důvěrné položky

Skryjte zápisy u položek a účtů, které si vyberete. Součty ve výkazech zůstávají viditelné všem; skryté jsou pouze zápisy pod nimi a správci vidí vždy vše.

• Položky platí pro všechny společnosti v organizaci
• Účty se vybírají zvlášť pro každou společnost, protože čísla účtů se mezi společnostmi liší
• Označením účtu se zároveň znemožní otevřít zápisy celé jeho položky; ostatní účty této položky zůstávají přístupné

Jak to působí na někoho bez přístupu, popisují Důvěrné položky.

Mapování sloupců účetních zápisů

Jedno mapování na každý formát exportu, sdílené všemi společnostmi v organizaci. Když přijde nahrání ve formátu, který statycs ještě nezná, jednorázově přiřadíte jeho sloupce a mapování se pak používá opakovaně.

• Změnou mapování měníte, co importuje každá společnost v organizaci
• Změna platí jen pro pozdější nahrání — již importované zápisy si ponechají sloupce, se kterými byly načteny
• Mapování dodávaná se statycs jsou jen pro čtení; nahrajte vlastní export a vytvořte si mapování, které lze měnit

Data společnosti

Data společnosti ovlivňují pouze vybranou společnost.

Poskytují centralizovaný přehled o všech společnostech a stavu jejich dat.

Přehled společnosti

Pro každou společnost vidíte:

• Poslední synchronizace — kdy byla finanční data naposledy aktualizována
• Nahraný časový rozsah — která období jsou k dispozici
• Stav mapování — zda existují nenamapované účty

⚠️ Výstražný indikátor zvýrazní společnosti s nenamapovanými účty.

Z tohoto přehledu můžete provést tři základní akce.

Nahrání dat

• Kdykoli nahrajte nebo synchronizujte obratové předvahy nebo účetní zápisy
• Nová nahrání přepisují stávající finanční hodnoty
• Proces nahrávání je totožný s onboardingem
• Další vstupní formáty a integrace budou průběžně přibývat

Přehled společností uvádí u každé společnosti její zdroj, takže na první pohled vidíte, které běží na ručním importu zápisů a které na obratové předvaze.

Změna zdroje u společnosti

Společnost běží vždy jen na jednom zdroji. Nahrání toho druhého jej nahradí a odvozená čísla jdou s ním:

• Nahrazením obratové předvahy účetními zápisy se smaže nahraná předvaha i její skutečnost
• Nahrazením účetních zápisů obratovou předvahou se smažou importované zápisy i skutečnost z nich odvozená

Dříve než se cokoli zapíše, uvidíte, který ze dvou zdrojů se chystáte nahradit a co bude odstraněno.

Specificky pro import zápisů

• Export hlavní knihy se nejprve zkontroluje a ještě před zápisem uvidíte, co nahradí
• Import se týká celých účetních období: opětovný import období nahradí vše, co už pro ně bylo importováno
• Soubor, který neodpovídá žádnému známému formátu, nelze zpracovat, dokud nepřiřadíte jeho sloupce; pokud souboru odpovídá více mapování, nelze jej zpracovat, dokud výběr nezúžíte na jedno

Kontrola před potvrzením

• Před potvrzením uvidíte dopad přepsaných dat

Mapování

• Otevřete Mapování a upravte mapování účtů v režimu konceptu
• Stejná funkcionalita jako během onboardingu
• Účty z nových nahrání jsou vždy umístěny pod Nezařazené
• Uživatelé musí nové účty výslovně zkontrolovat a namapovat
• Pomocí filtrů ⚠️ rychle najdete nenamapované účty
• Změny publikujte živě potvrzením nebo vrácením

Se zapnutým doplňkem Oddělení tatáž obrazovka mapování zpřístupňuje vyskakovací okno Oddělení vedle každého účtu VZZ, takže tam, kde výchozí umístění není správné, můžete připojit přepisy po odděleních.

Mazání dat

• Pomocí Smazat data odstraníte finanční hodnoty od posledního nahraného měsíce dále
• Určeno pro opravy a opětovná nahrání

Kontrola před potvrzením

• Před potvrzením uvidíte dopad smazaných dat

Proč na tom záleží

• Jasný přehled o zdraví dat napříč všemi společnostmi
• Plná transparentnost před provedením nevratných akcí
• Plná kontrola nad nahráváním, mapováním a finančními hodnotami pro každou jednotku

Související

• Onboarding — první průchod, který končí ve Správě dat
• Oddělení — matice a přepisy pro jednotlivé účty
• Oznámení — upozornění na nenamapované účty se objevují zde
• Účetní zápisy — zápisy za čísly, pro společnosti s importem zápisů