Důvěrné položky

K čemu důvěrné položky slouží

Otevřít hlavní knihu znamená otevřít všechno, co v ní je. Osobní náklady jsou učebnicový příklad: souhrn patří do VZZ všem, ale jednotlivé mzdové řádky za ním nepatří na obrazovku, kterou někdo sdílí na poradě.

Právě tuhle hranici vytyčují Důvěrné položky. Označíte položky a účty, jejichž detail má zůstat uzavřený, a pro každého, kdo není správce, pak platí:

  • rozklikávání z buňky ve Financích se odmítne,
  • dané zápisy na kartě Účetní zápisy vůbec nejsou,
  • řádek, který by některý z nich nesl, se zobrazuje jako Omezeno a nelze jej označit ani okomentovat,
  • a export, který by se jich dotkl, neprojde.

Součty se nemění. Každé číslo ve VZZ, rozvaze a cash flow zůstává přesně takové, jaké bylo, a to pro všechny. Skryté jsou pouze zápisy pod nimi a správci vidí vždy vše.

Pravidlo vynucuje server: pro uživatele bez práv správce dané zápisy chybí v každém čtení deníku — nenačtou se a neskryjí až na obrazovce. Odmítnutí v aplikaci jsou rozhraní, které se se serverem shoduje, ne celá ochrana.

Pořád to není řízení přístupu

Udrží mzdy mimo sdílenou obrazovku. Není to model oprávnění a nenahrazuje jej: kdo ta data nemá mít vůbec, potřebuje roli, která je nedává, ne položku označenou jako důvěrnou. Používejte to pro diskrétnost, ne kvůli compliance.

Data → Účetní zápisy → Důvěrné položky — zapnutá funkce, štítky vybraných položek a pod nimi výběr účtů pro jednotlivé společnosti

Kde to nastavit

Data → Účetní zápisy → Důvěrné položky, druhá karta na té stránce. Pouze pro správce — ke čtení i k zápisu.

Funkce se dodává vypnutá. Dokud ji nezapnete, není skryté nic.

Během klikání se nic nezapisuje. Lišta Potvrdit změny na té stránce použije tuto kartu i Automatické kontroly společně, takže z rozdělaného výběru se nikdy nestane pravidlo.

Dvě úrovně a proč vypadají odlišně

ÚroveňRozsahProč
PoložkyCelá organizacePoložky pocházejí z vašeho návrhu účetní závěrky, který platí pro celou organizaci, takže je vyberete jednou
ÚčtyPro každou společnostČíslo účtu je číslo z účtové osnovy — 6010 jsou mzdy u jedné společnosti a poštovné u druhé — proto má tato polovina navíc výběr společnosti

Položky

Vyberte položky úrovně 2 ze svého návrhu účetní závěrky. Označení položky uzavře zápisy za každým účtem pod ní.

Když funkci poprvé zapnete, statycs předem zaškrtne položky, jejichž názvy vypadají jako osobní náklady. Je to zjednodušení, ne záruka — pro mzdovou položku neexistuje univerzální identifikátor, takže jde o odhad z identifikátorů ve vašem vlastním návrhu účetní závěrky. Výsledný seznam se zobrazuje hned vedle přepínače právě proto, abyste si jej mohli zkontrolovat dřív, než se na něj někdo spolehne.

Účty

Zvolte vždy jednu společnost a pak vyberte čísla účtů z její osnovy. Stojí za to znát dvě věci:

  • Označení účtu zabrání také otevření zápisů celé jeho položky. Ostatní účty této položky lze i nadále otevřít jednotlivě.
  • Účty se vybírají pro každou společnost zvlášť, takže i skupina, která má všude stejnou osnovu, musí výběr udělat zvlášť pro každou společnost.

Když se změní návrh účetní závěrky

Položky se ukládají podle své identity ve vašem návrhu účetní závěrky. Pokud označenou položku později odstraníte nebo přestrukturujete, karta to řekne — „N vybraných položek už ve struktuře vašich výkazů neexistuje. Jejich zápisy jsou opět viditelné.“

Právě na tuto zprávu je potřeba reagovat. Znamená, že detail, který jste měli uzavřený, je zase otevřený a výběr je nutné udělat znovu podle nového návrhu.

Související