Integração

Todas as novas organizações seguem o mesmo fluxo de integração para garantir dados limpos, demonstrações financeiras consistentes e análises fiáveis. Esta configuração é obrigatória e demora apenas alguns minutos.

1. Carregar dados

O que faz

• Carregue os seus valores como balancete ou como lançamentos contabilísticos
• Defina o nome da empresa, o fim do exercício, o setor e a moeda

Porque é importante

• As importações padronizadas evitam problemas de formato e estrutura
• Uma orientação clara garante exportações e modelos corretos

Balancete ou lançamentos contabilísticos

Ambos os caminhos chegam ao mesmo resultado: contas mapeadas e demonstrações financeiras prontas. Diferem na quantidade de detalhe que fica por baixo.

• Balancete — um saldo por conta e por período. A via mais rápida para ter demonstrações.
• Lançamentos contabilísticos — os movimentos individuais. Os seus valores reais derivam deles, e as funcionalidades ao nível do lançamento vêm junto: o separador Lançamentos, o acesso direto de qualquer valor aos movimentos que o produziram, as contrapartes e as verificações automáticas.

Pode mudar de ideias mais tarde, mas não misturar as duas fontes. Carregar uma fonte para uma empresa substitui a outra, e os valores reais derivados dela são eliminados.

O modelo de lançamentos contabilísticos

Descarregue o modelo de lançamentos contabilísticos da statycs no passo de carregamento, ou mapeie a sua própria exportação do razão geral.

• Um exercício por ficheiro, com início no primeiro dia desse exercício. Um exercício em curso serve — volte a carregá-lo à medida que cresce.
• Inclua os saldos de abertura — os lançamentos de transporte com data do primeiro dia do exercício (DATEV: Saldenvorträge). Sem eles, cada rubrica do balanço mostra o movimento do exercício em vez do saldo.
• Preencha Data do lançamento · Número de conta · Nome da conta · Descrição · Valor (líquido) · Nome da contraparte — uma linha por linha de lançamento.
• Use + (mais) para débito e − (menos) para crédito, líquido de IVA. A mesma convenção do modelo de balancete.
• As colunas opcionais desbloqueiam mais: N.º de contraparte e N.º de documento afinam as verificações de duplicados, Tipo de lançamento = OPENING mantém as linhas de transporte fora dos seus resultados, Departamento liga aos centros de custo.

Usar a sua própria exportação

Não precisa de reformular a exportação do seu ERP. Na primeira vez que a statycs encontra um formato que não reconhece, pede-lhe para associar as suas colunas uma única vez — escolha a coluna de cada campo e esse mapeamento é reutilizado em cada carregamento posterior da mesma exportação. As colunas que não associar ficam guardadas no lançamento e são apresentadas no painel de detalhe; nada é descartado.

Os mapeamentos são partilhados por todas as empresas da organização, pelo que um formato associado uma vez serve todas. Estão listados em Gestão de dados.

Validação

• Os formatos não suportados acionam um erro com instruções claras
• Uma exportação de lançamentos é verificada antes de ser escrito o que quer que seja, e é-lhe mostrado o que vai substituir
• Só pode continuar quando for detetado um carregamento válido

2. Desenhar as demonstrações financeiras

O que faz

• Defina a estrutura da sua DR, do Balanço e do Fluxo de caixa
• Adicione e organize Totais, Subtotais e posições de Nível 1 e Nível 2 por arrastar e largar
• Comece a partir de modelos ou estenda a estrutura predefinida

Porque é importante

• O reporte reflete a lógica do seu negócio - e não o seu plano de contas
• Uma estrutura consistente permite uma análise e um planeamento limpos em todas as empresas

Pode refinar as posições de Nível 2 e os grupos de contas mais tarde. O objetivo nesta fase é estabelecer uma estrutura sólida e consistente.

Hierarquia dos dados financeiros

O statycs estrutura os dados financeiros numa hierarquia clara e multinível. Isto garante consistência, transparência e análises fiáveis em todos os relatórios e modelos de planeamento.

• Totais
  • Subtotais (apenas Balanço e CF)
    • Posições de Nível 1
      • Posições de Nível 2
        • (Opcional) Grupos de contas
          • Contas (Balancete)

De cima para baixo, a hierarquia funciona da seguinte forma:

Totais Exemplos: EBITDA, Total do ativo Agregações de alto nível que resumem vários subtotais e posições.

Subtotais (apenas Balanço e Fluxo de caixa) Exemplos: Provisões, Ativo corrente e acréscimos Agregações intermédias usadas nas demonstrações de Balanço e Fluxo de caixa para agrupar posições relacionadas.

Posições de Nível 1 Exemplos: Receitas, Ativos fixos Categorias de reporte predefinidas que formam a espinha dorsal das suas demonstrações financeiras.

Posições de Nível 2 Exemplos: Gastos com pessoal, PPE Posições personalizáveis onde estrutura o reporte específico do seu negócio.

(Opcional) Grupos de contas Camada de agrupamento opcional entre as posições de Nível 2 e as contas individuais. Usada para melhor estruturação, análise e fatores de planeamento.

Contas Importadas diretamente do seu balancete. São os pontos de dados de nível mais baixo na hierarquia.

Regra de mapeamento

As contas são sempre mapeadas para posições de Nível 2. Não é possível mapear para Totais, Subtotais ou posições de Nível 1.

Isto garante uma estrutura consistente e permite uma análise e um planeamento fiáveis.

Posições de Nível 1 predefinidas

As posições de Nível 1 são predefinidas para garantir uma lógica financeira padronizada e análises fiáveis. Estas posições não podem ser removidas.

Demonstração de resultados

• Receitas
• Outra produção operacional
• Custos diretos
• Gastos operacionais
• Outros rendimentos operacionais
• Depreciação e amortização
• Juros líquidos
• Outros rendimentos / perdas
• Itens não recorrentes
• Gasto de imposto

Balanço

• Ativos fixos
• Inventário
• Contas a receber
• Outros ativos
• Caixa e equivalentes
• Capital próprio
• Provisões
• Passivos financeiros
• Contas a pagar
• Adiantamentos recebidos
• Outros passivos

As posições de Nível 2 e os grupos de contas são totalmente personalizáveis dentro desta estrutura.

Lógica automática e posições fixas

Certas posições incluem lógica incorporada para garantir cálculos financeiros consistentes.

• As posições de Nível 2 sob os Ativos fixos geram automaticamente entradas de CapEx, depreciação e fluxo de caixa
• As posições sob o EBITDA preenchem entradas de “Outro fluxo de caixa”

Posições fixas (não editáveis)

• EBITDA
• Resultado líquido
• Total do ativo
• Total do passivo e capital próprio
• Caixa e equivalentes
• Resultados transitados / transporte da DR
• Não categorizado (marcador de posição para contas por mapear)

3. Mapear contas

O que faz

• Mapeie as contas do balancete para posições de Nível 2
• Crie grupos de contas como camada estrutural intermédia entre as posições de Nível 2 e as contas individuais
• Reveja e ajuste o mapeamento automático (os planos de contas suportados são reconhecidos)
• Marque as contas de dívida líquida e intragrupo
• Divida os saldos devedores e credores se necessário (por exemplo, contas a receber negativas tratadas como passivos)

Porque é importante

• O mapeamento automático reduz significativamente o esforço de configuração
• Os indicadores de aviso destacam imediatamente as contas por mapear
• A estrutura e a marcação corretas preparam os seus dados para análise e planeamento

Grupos de contas

Os grupos de contas são uma camada estrutural entre as posições de Nível 2 e as contas individuais. Melhoram o agrupamento, permitem uma análise mais limpa e servem de fatores no planeamento.

Os grupos de contas são reutilizados de forma consistente nas Finanças, na Análise e no Planeamento.

Mapeamento automático e novos carregamentos

• Para esquemas contabilísticos suportados, as contas são mapeadas automaticamente — o comparador corre no servidor como parte do carregamento
• Para empresas previamente mapeadas, os novos carregamentos que contenham contas novas ou desconhecidas colocam essas contas automaticamente em Não categorizado
• Isto permite-lhe identificar e mapear imediatamente as contas novas de forma correta sem afetar os mapeamentos existentes
• A cobertura do mapeamento automático será expandida continuamente à medida que mais esquemas contabilísticos forem suportados

Substituições por departamento (módulo Departamentos)

Com o módulo Departamentos ativo, as contas de DR podem ter substituições por departamento: a mesma conta é encaminhada para um Nível 2 diferente consoante o departamento que lançou a linha do razão. Abra o popover Departamentos junto a qualquer conta de DR para adicionar ou editar substituições — por exemplo, uma conta de estrutura partilhada que entra em Custos diretos para a Produção mas em Gastos operacionais para todos os outros.