Gestão de dados

A secção Dados é usada para gerir as estruturas financeiras e os dados da empresa após a integração.

Separa a estrutura financeira partilhada dos dados específicos da empresa para garantir consistência entre entidades.

Divide-se em:

• Dados organizacionais — desenho partilhado das demonstrações financeiras, matriz de Departamentos, taxas de câmbio, definições dos lançamentos contabilísticos
• Dados da empresa — carregamentos, mapeamentos e valores financeiros por entidade

Dados organizacionais

As alterações feitas aqui afetam todas as empresas da organização.

Desenho das demonstrações financeiras (FSD)

O que faz

• Mantenha o desenho partilhado das demonstrações financeiras
• Garanta Totais, Subtotais e posições de Nível 1 e Nível 2 consistentes entre entidades

Rascunhos, impacto e publicação

• Todas as alterações são guardadas como rascunhos
• Pode rever o impacto das alterações de desenho nas demonstrações financeiras antes de publicar
• Clique em Confirmar para aplicar as alterações a toda a organização

Traduções

• As posições são armazenadas no idioma definido nas definições do utilizador
• As posições predefinidas são traduzidas automaticamente
• As posições personalizadas ainda não traduzidas são assinaladas com 🌍︎
• Para traduzir as posições personalizadas, mude o idioma e ajuste o desenho das demonstrações financeiras

Departamentos

Com o módulo Departamentos ativo, o cartão Departamentos nos Dados organizacionais expõe a matriz de departamentos da organização: as linhas são os departamentos da organização, as colunas são as empresas, as células contêm os chips de centro de custo bruto que se encaminham para cada departamento da organização. Use este cartão para manter a disposição de departamentos entre empresas que comanda todas as vistas por departamento nas Finanças e no Planeamento.

Taxas de câmbio

Quando a sua organização usa mais do que uma moeda, uma página de taxas de câmbio lista as taxas de referência mensais do BCE para cada moeda em uso. A vista é apenas de leitura:

• As taxas são enviadas pelo backend a cada fecho de mês — não há atualização manual.
• A lista de moedas é derivada automaticamente das moedas realmente em uso; não há adicionar / remover.
• São acompanhados dois tipos de taxa em paralelo: uma taxa média (para conversão da DR) e uma taxa de fecho (para conversão do Balanço).
• O mês mais recente é destacado; um distintivo de sincronizado indica quando a tabela foi atualizada pela última vez.

Lançamentos contabilísticos

Quando as suas empresas carregam lançamentos contabilísticos em vez de um balancete, o cartão Lançamentos contabilísticos nos Dados organizacionais reúne as definições que os regem. O cartão é visível apenas para administradores.

Verificações automáticas

As verificações correm após cada carregamento e assinalam lançamentos que parecem erros de registo. As marcações nunca alteram os dados, e quem pode ver um lançamento vê também as suas marcações. Um interruptor principal desliga a marcação para todas as empresas da organização; voltar a ligá-lo é imediato, porque as verificações não são executadas de novo.

As verificações abrangem possíveis duplicados, lançamentos de valor invulgar, um número invulgar de lançamentos, uma contraparte a movimentar uma conta que nunca usou, um valor recorrente que mudou ou ficou em falta, totais de conta fora do seu próprio histórico, deslocações da vírgula e algarismos trocados, e nomes de contraparte que normalizam para a mesma identidade. Um limiar de recorde define quanto um lançamento tem de ultrapassar o seu próprio máximo anterior antes de as verificações baseadas em recordes o assinalarem — aumente-o se gerarem demasiado ruído.

O que cada verificação procura está em Verificações automáticas.

Rubricas confidenciais

Oculte os lançamentos das rubricas e contas que escolher. Os totais das demonstrações continuam visíveis para todos; apenas os movimentos subjacentes ficam ocultos, e os administradores veem sempre tudo.

• As rubricas aplicam-se a todas as empresas da organização
• As contas escolhem-se por empresa, porque os números de conta diferem entre empresas
• Marcar uma conta impede também abrir os lançamentos de toda a sua rubrica; as restantes contas dessa rubrica continuam acessíveis

Como isto é percebido por quem não tem acesso está descrito em Rubricas confidenciais.

Mapeamentos de colunas de lançamentos

Um mapeamento por formato de exportação, partilhado por todas as empresas da organização. Quando chega um carregamento num formato que a statycs ainda não conhece, associa as colunas uma vez e o mapeamento passa a ser reutilizado.

• Alterar um mapeamento altera o que cada empresa da organização importa
• A alteração só vale para carregamentos posteriores — os lançamentos já importados mantêm as colunas com que foram lidos
• Os mapeamentos incluídos na statycs são só de leitura; carregue a sua própria exportação para criar um que possa alterar

Dados da empresa

Os Dados da empresa afetam apenas a empresa selecionada.

Oferecem uma visão geral centralizada de todas as empresas e do estado dos seus dados.

Visão geral da empresa

Para cada empresa, pode ver:

• Última sincronização — quando os dados financeiros foram atualizados pela última vez
• Intervalo de tempo carregado — que períodos estão disponíveis
• Estado de mapeamento — se existem contas por mapear

⚠️ Um indicador de aviso destaca as empresas com contas por mapear.

A partir desta visão geral, pode realizar três ações essenciais.

Carregar dados

• Carregue ou sincronize balancetes ou lançamentos contabilísticos a qualquer momento
• Os novos carregamentos substituem os valores financeiros existentes
• O processo de carregamento é idêntico ao da integração
• Serão adicionados continuamente mais formatos de entrada e integrações

A visão geral das empresas indica a fonte de cada entidade, pelo que vê de imediato quais funcionam com um carregamento manual de lançamentos e quais com um balancete.

Mudar a fonte de uma empresa

Cada empresa funciona com uma só fonte de cada vez. Carregar a outra substitui-a, e os valores derivados vão com ela:

• Substituir um balancete por lançamentos elimina o balancete carregado e os seus valores reais
• Substituir lançamentos por um balancete elimina os lançamentos importados e os valores reais deles derivados

Antes de ser escrito o que quer que seja, é-lhe indicado qual das duas fontes vai substituir e o que será removido.

Específico dos carregamentos de lançamentos

• Uma exportação do razão geral é verificada primeiro, e é-lhe mostrado o que vai substituir antes de ser escrito o que quer que seja
• Uma importação abrange exercícios completos: reimportar um exercício substitui tudo o que já foi importado para esse exercício
• Um ficheiro que não corresponda a nenhum formato conhecido só pode ser encaminhado depois de associar as suas colunas; se um ficheiro corresponder a mais do que um mapeamento, só pode ser encaminhado depois de restringir a escolha a um

Reveja antes de confirmar

• Verá o impacto dos dados substituídos antes de confirmar

Mapeamento

• Abra o Mapeamento para editar os mapeamentos de contas no modo rascunho
• A mesma funcionalidade que durante a integração
• As contas de novos carregamentos são sempre colocadas em Não categorizado
• Os utilizadores têm de rever e mapear explicitamente as contas novas
• Use os filtros ⚠️ para localizar rapidamente as contas por mapear
• Confirme ou reverta as alterações para as publicar em produção

Com o módulo Departamentos ativo, o mesmo ecrã de mapeamento expõe o popover Departamentos junto a cada conta de DR para que possa associar substituições por departamento onde a colocação predefinida não é a adequada.

Eliminar dados

• Use Eliminar dados para remover valores financeiros a partir do último mês carregado
• Concebido para correções e recarregamentos

Reveja antes de confirmar

• Verá o impacto dos dados eliminados antes de confirmar

Porque é importante

• Visibilidade clara sobre a saúde dos dados em todas as empresas
• Total transparência antes de confirmar ações irreversíveis
• Controlo total sobre carregamentos, mapeamentos e valores financeiros por entidade

Relacionado

• Integração — o fluxo de primeira execução que termina na Gestão de dados
• Departamentos — a matriz e as substituições por conta
• Notificações — os alertas de contas por mapear aparecem aqui
• Lançamentos contabilísticos — os movimentos por trás dos valores, para empresas com carregamento de lançamentos