Rubricas confidenciais
Para que servem as rubricas confidenciais
Abrir o razão abre tudo o que está nele. Os gastos com o pessoal são o caso óbvio: o total pertence à DR, à vista de todos, e as linhas de salário individuais por trás dele não pertencem a um ecrã que alguém está a partilhar numa reunião.
As Rubricas confidenciais traçam essa linha: marca as rubricas e as contas cujo detalhe deve ficar fechado e, para quem não é administrador:
- o drill-down a partir de uma célula das Finanças é recusado,
- esses lançamentos não aparecem no separador Lançamentos,
- uma linha que trouxesse um deles aparece como Restrito e não pode ser sinalizada nem comentada,
- e qualquer exportação que os incluísse é recusada.
Os totais não mudam. Todos os valores da DR, do Balanço e do Fluxo de caixa ficam exatamente como estavam, para toda a gente. Só os lançamentos subjacentes ficam ocultos, e os administradores veem sempre tudo.
A política é imposta pelo servidor: para quem não é administrador, esses lançamentos estão ausentes de todas as leituras do diário, em vez de serem obtidos e depois ocultados no ecrã. As recusas na aplicação são a interface a concordar com o servidor, não a totalidade da proteção.
Continua a não ser controlo de acessos
Mantém os salários fora de um ecrã partilhado. Não é um modelo de permissões nem o substitui: quem não deve ter esses dados de todo precisa de um perfil que não os conceda, e não de uma rubrica marcada como confidencial. Use-o por discrição, não para conformidade.
Onde se define
Dados → Lançamentos contabilísticos → Rubricas confidenciais, o segundo cartão dessa página. Apenas administradores — tanto para ler como para escrever.
A funcionalidade vem desligada. Nada fica oculto até a ligar.
Nada é escrito à medida que vai clicando. A barra Confirmar alterações da página aplica este cartão e as Verificações automáticas em conjunto, para que uma seleção feita a meio nunca se torne política.
Dois níveis, e porque são diferentes
| Nível | Âmbito | Porquê |
|---|---|---|
| Rubricas | Toda a organização | As rubricas vêm da estrutura das suas demonstrações financeiras, que é comum a toda a organização, pelo que só as escolhe uma vez |
| Contas | Por empresa | Um número de conta é um número do plano de contas — 6010 é salários numa empresa e portes na seguinte — pelo que esta metade traz um seletor de empresa |
Rubricas
Escolha rubricas de nível 2 da estrutura das suas demonstrações financeiras. Marcar uma rubrica fecha os lançamentos por trás de todas as contas que estão por baixo dela.
Quando liga a funcionalidade pela primeira vez, o statycs pré-seleciona as rubricas cujos nomes parecem gastos com o pessoal. Isso é uma conveniência, não uma garantia — não existe um identificador universal para uma rubrica de salários, pelo que é um palpite feito a partir dos identificadores da sua própria estrutura. A lista resultante é mostrada ao lado do interruptor, precisamente para que a possa verificar antes de alguém depender dela.
Contas
Escolha uma empresa de cada vez e selecione os números de conta do respetivo plano. Vale a pena conhecer dois comportamentos:
- Marcar uma conta impede também que se abram os lançamentos de toda a rubrica a que pertence. As restantes contas dessa rubrica continuam a poder ser abertas individualmente.
- As contas escolhem-se empresa a empresa, pelo que, mesmo num grupo em que todas usam o mesmo plano, a seleção tem de ser feita uma vez por empresa.
Quando a estrutura das demonstrações muda
As rubricas são guardadas pelo identificador que têm na estrutura das suas demonstrações financeiras. Se uma rubrica marcada for mais tarde removida ou reestruturada, o cartão di-lo — “N rubricas selecionadas já não existem na sua estrutura de demonstrações financeiras. Os seus lançamentos estão novamente visíveis.”
É uma mensagem para agir: detalhe que tinha fechado voltou a estar aberto e a seleção tem de ser refeita sobre a nova estrutura.
Relacionado
- Lançamentos contabilísticos — a funcionalidade e onde começa o drill-down
- Verificações automáticas — o outro cartão da mesma página
- Funções e permissões — o que Admin significa aqui
- Departamentos — âmbito de utilizador por departamento, uma forma diferente de restringir o que um utilizador vê