Onboarding

Elke nieuwe organisatie doorloopt dezelfde onboarding-flow om schone gegevens, consistente overzichten en betrouwbare analyses te garanderen. Deze inrichting is verplicht en duurt slechts enkele minuten.

1. Gegevens uploaden

Wat je doet

• Upload je cijfers als proefbalans of als journaalposten
• Definieer de bedrijfsnaam, het einde van het boekjaar, de branche en de valuta

Waarom het belangrijk is

• Gestandaardiseerde imports voorkomen problemen met formaat en structuur
• Duidelijke begeleiding zorgt voor correcte exports en sjablonen

Proefbalans of journaalposten

Beide routes komen op hetzelfde uit: gekoppelde rekeningen en werkende overzichten. Ze verschillen in hoeveel detail eronder ligt.

• Proefbalans — één saldo per rekening per periode. De snelste weg naar overzichten.
• Journaalposten — de losse boekingen. Je realisatiecijfers worden eruit afgeleid, en de functies op boekingsniveau komen mee: het tabblad Journaalposten, doorklikken van elk cijfer naar de boekingen erachter, tegenpartijen en automatische controles.

Je kunt later wisselen, maar niet mengen. Upload je voor een bedrijf de ene bron, dan vervangt die de andere, en de daaruit afgeleide realisatiecijfers worden verwijderd.

Het sjabloon voor journaalposten

Download in de uploadstap het statycs-sjabloon voor journaalposten, of koppel de kolommen van je eigen grootboekexport.

• Eén boekjaar per bestand, beginnend op de eerste dag van dat jaar. Een lopend jaar is prima — upload het opnieuw naarmate het groeit.
• Neem je openingssaldi op — de beginbalansregels met als datum de eerste dag van het boekjaar (DATEV: Saldenvorträge). Zonder die regels toont elk balanscijfer de mutatie van het jaar in plaats van de stand.
• Vul Boekingsdatum · Rekeningnummer · Rekeningnaam · Omschrijving · Bedrag (netto) · Naam tegenpartij in — één regel per boekingsregel.
• Gebruik + (plus) voor debet en − (min) voor credit, exclusief btw. Dezelfde conventie als het proefbalanssjabloon.
• Optionele kolommen ontsluiten meer: Tegenpartijnummer en Documentnr. scherpen de duplicaatcontroles aan, Boekingssoort = OPENING houdt overlopende regels uit je bevindingen, Afdeling koppelt aan kostenplaatsen.

Je eigen export gebruiken

Je hoeft je ERP-export niet om te bouwen. Ziet statycs een indeling voor het eerst, dan word je eenmalig gevraagd je kolommen te koppelen — kies per veld de juiste kolom, en die koppeling wordt hergebruikt bij elke volgende upload van dezelfde export. Kolommen die je niet koppelt blijven op de boeking staan en zijn zichtbaar in het detailpaneel; er gaat niets verloren.

Koppelingen worden gedeeld door alle bedrijven in de organisatie, dus een eenmaal gekoppelde indeling bedient ze allemaal. Ze staan vermeld onder Gegevensbeheer.

Validatie

• Niet-ondersteunde formaten geven een foutmelding met duidelijke instructies
• Een journaalpostenexport wordt gecontroleerd voordat er iets wordt weggeschreven, en je ziet wat hij vervangt
• Je kunt pas verder wanneer een geldige upload is gedetecteerd

2. De jaarrekening ontwerpen

Wat je doet

• Definieer de structuur van je W&V, Balans en Kasstroom
• Voeg Totalen, Subtotalen, Niveau 1- en Niveau 2-posities toe en rangschik ze via slepen en neerzetten
• Begin met sjablonen of breid de vooraf gedefinieerde structuur uit

Waarom het belangrijk is

• Rapportage weerspiegelt je bedrijfslogica — niet je grootboekschema
• Een consistente structuur maakt schone analyse en planning over alle bedrijven mogelijk

Je kunt Niveau 2-posities en rekeninggroepen later verfijnen. Het doel in dit stadium is een solide, consistente structuur neer te zetten.

Hiërarchie van de financiële gegevens

statycs structureert financiële gegevens in een heldere hiërarchie met meerdere niveaus. Dit zorgt voor consistentie, transparantie en betrouwbare analyses in alle rapporten en planningsmodellen.

• Totalen
  • Subtotalen (alleen Balans en Kasstroom)
    • Niveau 1-posities
      • Niveau 2-posities
        • (Optioneel) Rekeninggroepen
          • Rekeningen (proefbalans)

Van boven naar beneden werkt de hiërarchie als volgt:

Totalen Voorbeelden: EBITDA, Totaal activa Aggregaties op hoog niveau die meerdere subtotalen en posities samenvatten.

Subtotalen (alleen Balans en Kasstroom) Voorbeelden: Voorzieningen, Vlottende activa & overlopende posten Tussenliggende aggregaties die in de Balans en Kasstroom worden gebruikt om gerelateerde posities te groeperen.

Niveau 1-posities Voorbeelden: Omzet, Vaste activa Vooraf gedefinieerde rapportagecategorieën die de ruggengraat van je jaarrekening vormen.

Niveau 2-posities Voorbeelden: Personeelskosten, PPE Aanpasbare posities waar je je bedrijfsspecifieke rapportage structureert.

(Optioneel) Rekeninggroepen Optionele groeperingslaag tussen Niveau 2-posities en losse rekeningen. Gebruikt voor betere structurering, analyse en drivers in de planning.

Rekeningen Rechtstreeks geïmporteerd uit je proefbalans. Dit zijn de datapunten op het laagste niveau in de hiërarchie.

Koppelingsregel

Rekeningen worden altijd gekoppeld aan Niveau 2-posities. Koppelen aan Totalen, Subtotalen of Niveau 1-posities is niet mogelijk.

Dit zorgt voor een consistente structuur en maakt betrouwbare analyse en planning mogelijk.

Vooraf gedefinieerde Niveau 1-posities

Niveau 1-posities zijn vooraf gedefinieerd om gestandaardiseerde financiële logica en betrouwbare analyses te waarborgen. Deze posities kunnen niet worden verwijderd.

W&V

• Omzet
• Bedrijfsopbrengsten
• Directe kosten
• Bedrijfslasten
• Overige bedrijfsopbrengsten
• Afschrijvingen
• Netto rente
• Overige baten / lasten
• Eenmalige posten
• Belastinglasten

Balans

• Vaste activa
• Voorraden
• Handelsvorderingen
• Overige activa
• Liquide middelen
• Eigen vermogen
• Voorzieningen
• Financiële verplichtingen
• Handelsschulden
• Vooruitbetalingen
• Overige verplichtingen

Niveau 2-posities en rekeninggroepen zijn volledig aanpasbaar binnen deze structuur.

Automatische logica en vaste posities

Bepaalde posities bevatten ingebouwde logica om consistente financiële berekeningen te waarborgen.

• Niveau 2-posities onder Vaste activa genereren automatisch posten voor Capex, afschrijving en kasstroom
• Posities onder EBITDA vullen posten voor ‘Overige kasstroom’

Vaste (niet-bewerkbare) posities

• EBITDA
• Netto resultaat
• Totaal activa
• Totaal passiva
• Liquide middelen
• Ingehouden winst / Overgedragen resultaat
• Niet-gecategoriseerd (plaatshouder voor niet-gekoppelde rekeningen)

3. Rekeningen koppelen

Wat je doet

• Koppel proefbalansrekeningen aan Niveau 2-posities
• Maak rekeninggroepen als een tussenliggende structurele laag tussen Niveau 2-posities en losse rekeningen
• Controleer en pas de automatische koppeling aan (ondersteunde grootboekschema’s worden herkend)
• Markeer netto schuld- en intercompany-rekeningen
• Splits debet- en creditsaldi indien nodig (bijv. negatieve vorderingen die als verplichtingen worden behandeld)

Waarom het belangrijk is

• Automatische koppeling vermindert de inrichtingsinspanning aanzienlijk
• Waarschuwingsindicatoren markeren direct niet-gekoppelde rekeningen
• Een correcte structuur en markering bereiden je gegevens voor op analyse en planning

Rekeninggroepen

Rekeninggroepen zijn een structurele laag tussen Niveau 2-posities en losse rekeningen. Ze verbeteren de groepering, maken schonere analyse mogelijk en dienen als drivers in de planning.

Rekeninggroepen worden consistent hergebruikt in Cijfers, Analyse en Planning.

Automatische koppeling en nieuwe uploads

• Voor ondersteunde boekhoudschema’s worden rekeningen automatisch gekoppeld — de matcher draait server-side als onderdeel van de upload
• Voor eerder gekoppelde bedrijven plaatsen nieuwe uploads die nieuwe of onbekende rekeningen bevatten die rekeningen automatisch in Niet-gecategoriseerd
• Zo kun je nieuwe rekeningen direct herkennen en correct koppelen zonder bestaande koppelingen te beïnvloeden
• De dekking van de automatische koppeling wordt doorlopend uitgebreid naarmate meer boekhoudschema’s worden ondersteund

Overschrijvingen per afdeling (add-on Afdelingen)

Met de add-on Afdelingen aan kunnen W&V-rekeningen overschrijvingen per afdeling dragen: dezelfde rekening wordt naar een andere Niveau 2-positie gestuurd, afhankelijk van welke afdeling de grootboekregel heeft geboekt. Open de popover Afdelingen naast een W&V-rekening om overschrijvingen toe te voegen of te bewerken — bijvoorbeeld een gedeelde overheadrekening die voor Productie in Directe kosten landt, maar overal elders in Bedrijfslasten.