Gegevensbeheer

Het Data-gedeelte wordt gebruikt om financiële structuren en bedrijfsgegevens te beheren na de onboarding.

Het scheidt de gedeelde financiële structuur van bedrijfsspecifieke gegevens om consistentie tussen entiteiten te waarborgen.

Het is opgesplitst in:

  • Org-gegevens — het gedeelde ontwerp van de jaarrekening, de Afdelingen-matrix, wisselkoersen
  • Bedrijfsgegevens — uploads, koppelingen en financiële waarden per entiteit

Org-gegevens

Wijzigingen die je hier maakt, hebben invloed op alle bedrijven in de organisatie.

Ontwerp van de jaarrekening (FSD)

Wat je doet

  • Het gedeelde ontwerp van de jaarrekening onderhouden
  • Consistente Totalen, Subtotalen, Niveau 1- en Niveau 2-posities tussen entiteiten waarborgen

Concepten, impact en publiceren

  • Alle wijzigingen worden opgeslagen als concepten
  • Je kunt de impact van ontwerpwijzigingen op de cijfers bekijken voordat je publiceert
  • Klik op Bevestigen om de wijzigingen door te voeren in de hele organisatie

Caution

Het bevestigen van een ontwerp van de jaarrekening kan niet ongedaan worden gemaakt.

Vertalingen

  • Posities worden opgeslagen in de taal die in de gebruikersinstellingen is ingesteld
  • Standaardposities worden automatisch vertaald
  • Aangepaste posities die nog niet zijn vertaald, worden gemarkeerd met 🌍︎
  • Om aangepaste posities te vertalen, wissel je van taal en pas je het ontwerp van de jaarrekening aan

Afdelingen

Met de add-on Afdelingen aan toont de kaart Afdelingen op Org-gegevens de matrix met org-afdelingen: rijen zijn org-afdelingen, kolommen zijn bedrijven, cellen bevatten de chips van ruwe kostenplaatsen die in elke org-afdeling rollen. Gebruik deze kaart om de afdelingsindeling over bedrijven heen te onderhouden die elke afdelingsgerichte weergave in Cijfers en Planning aanstuurt.

Wisselkoersen

Wanneer je organisatie meer dan één valuta gebruikt, toont een pagina Wisselkoersen de maandelijkse ECB-referentiekoersen voor elke valuta in gebruik. De weergave is alleen-lezen:

  • Koersen worden door de backend aan het einde van elke maand aangeleverd — er is geen handmatige verversing.
  • De valutalijst wordt automatisch afgeleid uit de valuta’s die daadwerkelijk in gebruik zijn; er is geen toevoegen/verwijderen.
  • Er worden twee parallelle koerstypen bijgehouden: een gemiddelde koers (voor W&V-omrekening) en een slotkoers (voor Balans-omrekening).
  • De meest recente maand is gemarkeerd; een ‘gesynchroniseerd op’-badge geeft aan wanneer de tabel voor het laatst is ververst.

Bedrijfsgegevens

Bedrijfsgegevens gelden alleen voor het geselecteerde bedrijf.

Ze bieden een centraal overzicht van alle bedrijven en hun gegevensstatus.

Bedrijfsoverzicht

Bedrijfsoverzicht met synchronisatiestatus, geüpload tijdsbereik en koppelingsstatus per entiteit

Voor elk bedrijf zie je:

  • Laatste synchronisatie — wanneer de financiële gegevens voor het laatst zijn bijgewerkt
  • Geüpload tijdsbereik — welke perioden beschikbaar zijn
  • Koppelingsstatus — of er niet-gekoppelde rekeningen zijn

⚠️ Een waarschuwingsindicator markeert bedrijven met niet-gekoppelde rekeningen.

Vanuit dit overzicht kun je drie kernacties uitvoeren.

Gegevens uploaden

  • Upload of synchroniseer proefbalansen op elk moment
  • Nieuwe uploads overschrijven bestaande financiële waarden
  • Het uploadproces is identiek aan de onboarding
  • Er worden doorlopend extra invoerformaten en integraties toegevoegd

Controleren vóór bevestigen

  • Je ziet de impact van overschreven gegevens voordat je bevestigt

Caution

Het bevestigen van een upload-overschrijving kan niet ongedaan worden gemaakt.

Koppeling

  • Open Koppeling om rekeningkoppelingen in conceptmodus te bewerken
  • Dezelfde functionaliteit als tijdens de onboarding
  • Rekeningen uit nieuwe uploads worden altijd onder Niet-gecategoriseerd geplaatst
  • Gebruikers moeten nieuwe rekeningen expliciet controleren en koppelen
  • Gebruik de ⚠️-filters om niet-gekoppelde rekeningen snel te vinden
  • Bevestig of draai wijzigingen terug om ze live te publiceren

Met de add-on Afdelingen aan toont hetzelfde koppelingsscherm de popover Afdelingen naast elke W&V-rekening, zodat je overschrijvingen per afdeling kunt koppelen waar de standaardplaatsing niet klopt.

Gegevens verwijderen

  • Gebruik Gegevens verwijderen om financiële waarden te verwijderen vanaf de laatst geüploade maand
  • Bedoeld voor correcties en her-uploads

Controleren vóór bevestigen

  • Je ziet de impact van verwijderde gegevens voordat je bevestigt

Caution

Het verwijderen van gegevens kan niet ongedaan worden gemaakt.

  • Ontwerpen van de jaarrekening worden nooit beïnvloed
  • Rekeningkoppelingen worden alleen verwijderd als alle bedrijfsgegevens worden verwijderd

Waarom het belangrijk is

  • Helder inzicht in de gezondheid van de gegevens over alle bedrijven
  • Volledige transparantie voordat je onomkeerbare acties uitvoert
  • Volledige controle over uploads, koppelingen en financiële waarden per entiteit

Verwant

  • Onboarding — de eerste-keer-flow die eindigt in Gegevensbeheer
  • Afdelingen — de matrix en overschrijvingen per rekening
  • Meldingen — waarschuwingen over niet-gekoppelde rekeningen komen hier naar boven