Datakoppeling en overschrijvingen

Waarvoor de koppeling dient

Afdelingen werken met twee koppelingslagen. De afdelingsmatrix bepaalt welke ruwe kostenplaatsen in welke org-afdeling rollen; overschrijvingen per rekening dekken de gevallen waarin dezelfde rekening naar verschillende Niveau 2-posities moet worden gestuurd, afhankelijk van de afdeling.

Samengevat

Open de matrix via Data → Org-gegevens → Afdelingen om chips van ruwe kostenplaatsen toe te wijzen aan org-afdelingen. Voor fijnere sturing open je de popover Afdelingen naast een W&V-rekening op het koppelingsscherm en voeg je overschrijvingen per afdeling toe.

De matrix met org-afdelingen

De matrix op Data → Org-gegevens → Afdelingen heeft één rij per org-afdeling en één kolom per bedrijf. Elke cel bevat de chips van ruwe kostenplaatsen uit het grootboek van dat bedrijf die aan die org-afdeling worden gekoppeld.

De org-afdelingen hier worden opgebouwd uit je geüploade data, niet uit een vaste vooraf ingestelde lijst — de kostenplaatsstructuur in de grootboekuploads van je bedrijven bepaalt de rijen. De enige ingebouwde rij is een vastgezette Overige die alles opvangt wat niet is gekoppeld. Hernoem, herorden of verwijder een afdeling via het rijmenu; Overige is beschermd en kan niet worden verwijderd. Herorden rijen met de pijlen ▴ ▾ of via het rijmenu.

Handmatige koppeling

Klik op de ⋯ op een ruwe chip en kies Verplaatsen naar… om die aan een andere org-afdeling toe te wijzen. Verplaats elke chip naar de juiste rij totdat de matrix de gewenste indeling van org-afdelingen weergeeft waarop je wilt rapporteren.

Overschrijvingen per rekening per afdeling

Standaard koppelt elke W&V-rekening aan precies één Niveau 2-positie — zijn standaardplaatsing. Met Afdelingen aan kun je overschrijvingen per afdeling koppelen aan losse rekeningen, zodat dezelfde rekening naar een andere Niveau 2-positie wordt gestuurd, afhankelijk van welke afdeling de grootboekregel heeft geboekt.

Open de popover Afdelingen naast een W&V-rekening in het koppelingsscherm en voeg een overschrijvingsregel toe: kies links een afdeling en rechts de Niveau 2-positie waarin de rekening moet landen. Herhaal dit voor elke afdeling die een andere plaatsing nodig heeft; afdelingen zonder overschrijvingsregel vallen terug op de standaardplaatsing.

De meest voorkomende gebruiksscenario’s:

  • Een gedeelde overheadrekening die voor Productie in Directe kosten moet landen, maar in Bedrijfslasten voor alle anderen.
  • Een reis- of opleidingsrekening die alleen voor het projectwerk van één afdeling in aanmerking komt voor Capex.

Overschrijvingen gelden alleen voor de W&V; balansrekeningen hebben per definitie één enkele plaatsing.

Verwant