Automatische controles

Waar de controles voor dienen

statycs is niet je boekhoudsysteem — het leest een export ervan. Dat sluit een hele reeks controles uit die alleen het bronsysteem kan uitvoeren, en het laat één ding over dat statycs wél heeft en het ERP niet: historie, plus een tegenpartij-identiteit die bedrijven en jaren overspant.

Elke controle hier heeft dezelfde vorm — iets was stabiel, en toen niet meer. Geen enkele controle wijzigt je gegevens. Een controle plaatst een markering op een boeking, samen met de onderbouwing die tot die markering leidde, en iedereen die de boeking mag zien, ziet ook de markering.

Samengevat

Na elke upload draaien twaalf controles. Acht ervan hebben historie nodig, dus een jong bedrijf ziet een korte lijst en de voettekst vermeldt hoeveel er konden draaien. Beheer ze in Data → Journaalposten → Automatische controles (beheerder, één instelling voor de hele organisatie, die van kracht wordt zodra je op Wijzigingen bevestigen klikt) en bekijk de bevindingen in Analyse → Boekingen → Gemarkeerd.

Data → Journaalposten → Automatische controles — de hoofdschakelaar aan, de acht controlegroepen op een rij met bij één een historie-eis, en de keuze voor de recorddrempel

De catalogus

Het instellingenscherm groepeert de controles zoals je erover zou beslissen, niet met één schakelaar per reden. Acht schakelaars, twaalf redenen.

Groep	Slaat aan wanneer	Vereist	Standaard
Komma verschoven en omgewisselde cijfers	Een bedrag precies ×10ᵏ is van het terugkerende bedrag van de tegenpartij, of daarvan afwijkt met een veelvoud van 9 bij hetzelfde aantal cijfers	6 maanden	Aan
Mogelijke dubbele boekingen	Hetzelfde bedrag bij dezelfde tegenpartij meer dan eens wordt geboekt — op één documentnummer, op één dag, of enkele dagen na elkaar	—	Aan
Terugkerend bedrag gewijzigd of ontbreekt	Een tegenpartij die elke maand een stabiel bedrag boekt, opeens een wezenlijk ander bedrag boekt of helemaal niet boekt	6 maanden	Aan
Nieuwe rekening voor een tegenpartij	Een tegenpartij boekt op een rekening waar zij nooit eerder heeft geboekt	12 maanden	Uit
Buiten de rekeninghistorie	Het maandtotaal van een rekening buiten de eigen historische bandbreedte valt	12 maanden	Uit
Ongewoon grote boeking	Eén boeking de recorddrempel haalt ten opzichte van de grootste die deze rekening of tegenpartij eerder heeft opgeleverd	12 maanden	Aan
Ongewoon veel boekingen	Een rekening in een maand veel meer boekingen telt dan ooit eerder	4 maanden	Aan
Vergelijkbare tegenpartijnamen	Twee schrijfwijzen naar dezelfde identiteit normaliseren (Adobe ×3)	—	Aan

Het redenfilter biedt een dertiende ingang, Handmatig gemarkeerd — een markering die iemand zelf heeft geplaatst. Dat is geen controle en wordt het ook niet, hoeveel historie je ook opbouwt. Zie Markeringen en opmerkingen.

Drie opmerkingen over de afzonderlijke controles

Drie controles kijken alleen naar kostenrekeningen. Verschoven komma en omgewisselde cijfers, Terugkerend bedrag gewijzigd of ontbreekt en Nieuwe rekening voor een tegenpartij draaien uitsluitend op kostenrekeningen. Elders is een stabiel maandbedrag simpelweg hoe de onderneming draait, en een nieuwe rekening hoe een bedrijf groeit — die markeren zou per definitie ruis zijn.

Komma verschoven en omgewisselde cijfers is één beslissing. Het is dezelfde detectie met twee rekenkundige verklaringen, en daarom delen ze één schakelaar — vrijwel niemand wil de een zonder de ander. Het zijn ook de twee controles met vrijwel geen valse meldingen, omdat ze op rekenkunde berusten en niet op een oordeel.

Vergelijkbare tegenpartijnamen is geen fout. Het is een signaal om op te ruimen: niet samengevoegde schrijfwijzen splitsen elk totaal dat dit onderdeel rapporteert. Pak het op in het samenvoegpaneel, niet door het grootboek aan te passen.

Dubbele boekingen worden per boeking geteld

Levert je bestand een Journaal-ID mee, dan worden de regels van één boeking als één geheel herkend en kunnen ze elkaar nooit dubbelen. Identieke terugkerende kosten verschijnen hier wel: dat is de bedoeling, geen fout.

Waarom sommige controles nog niet kunnen draaien

Acht van de twaalf vergelijken een boeking met historie die er eerst moet zijn. Een bedrijf dat drie maanden in statycs zit, krijgt werkelijk een kortere lijst, en statycs zegt dat er ook bij, in plaats van een lege lijst als een storing te laten overkomen:

Het keuzemenu markeert een niet-beschikbare controle met vereist N maanden.
De voettekst van Boekingen meldt “X van Y controles kunnen draaien — de rest heeft N maanden historie nodig”.
Bij een lege weergave Gemarkeerd volgt op Alles in orde de zin “X van Y controles hebben over dit venster gedraaid en niets gevonden” — maar alleen wanneer er controles niet konden draaien. Staan alle controles op groen, dan zou die zin ruis zijn.

Eerdere boekjaren uploaden is wat die lijst korter maakt.

Onderbouwing

Elke markering toont de cijfers waarop zij berust, in de kolom Onderbouwing naast de reden. Dat is bewust: “3,1× het gemiddelde” nodigt uit tot discussie, “elf maanden op 1.246,00, deze maand 12.460,00” niet. Typische onderbouwing luidt:

11 maanden op 1.246,00
12.460,00 deze maand tegenover 11 maanden op 1.246,00
14 maanden lang maandelijks, deze periode niets — verwacht 1.246,00
Drie hoogste van de rekening eerder: 84.000 · 79.500 · 76.200
4 boekingen, zelfde bedrag, zelfde datum, zelfde tegenpartij
3 boekingen delen document 2026-4471
Eerder alleen op 6300, 6310
Ook geschreven als “Adobe Systems Software”

De controles beheren

Data → Journaalposten → Automatische controles. Alleen voor beheerders, en de instelling geldt voor elk bedrijf in de organisatie — een controle die bij het ene bedrijf ruis is, is dat meestal bij allemaal.

Er wordt niets opgeslagen tot je bevestigt

Een schakelaar omzetten wijzigt een concept, niet het beleid. Er verschijnt een balk — U hebt onbevestigde wijzigingen. — met Wijzigingen bevestigen en Wijzigingen verwerpen, en de hele pagina (deze kaart en Vertrouwelijke posten) deelt die ene balk.

De reden is dat deze schakelaars geen weergavefilter zijn. Een net ingeschakelde groep bevestigen laat de controles van die groep over het grootboek van elk bedrijf lopen, en een groep als uit bevestigen verwijdert de bevindingen ervan. Dat is in beide richtingen een echte doorloop over je gegevens, dus gebeurt het één keer, wanneer jij het zegt, en niet bij elke klik terwijl je nog nadenkt.

Een controle uitzetten gooit de bevindingen ervan weg

Zet je een groep weer aan, dan draait ze opnieuw en komen de bevindingen terug, maar wat een collega op die regels had genegeerd, overleeft de rondgang niet. Verhoog liever de recorddrempel dan een drukke controle uit te zetten.

Hoofdschakelaar

Boekingen automatisch markeren zet het geheel uit: de gemarkeerde weergave en de badge verdwijnen. Deze schakelaar werkt wel in beide richtingen direct — de hoofdschakelaar verbergt in plaats van opnieuw te rekenen, dus bij het weer aanzetten draait er niets opnieuw. Hij raakt nooit een markering aan die iemand met de hand heeft gezet.

Recorddrempel

De twee recordcontroles — Ongewoon grote boeking en Ongewoon veel boekingen — delen één bedieningselement: hoever een boeking of een maand boven het eigen vorige record moet uitkomen voordat het wordt gemeld. Kies 2× · 3× · 5× · 10×; standaard staat die op 3×.

Het is een knop om de ruis te temperen, geen uitschakelaar. Maakt een grillig grootboek die controles te druk, verhoog dan eerst de drempel voordat je ze uitzet. Het bedieningselement wordt grijs wanneer geen van beide recordcontroles draait.

Waarom de lat de op twee na grootste is, niet de grootste

Beide recordcontroles meten tegen de op twee na grootste eerdere waarde, nooit tegen het maximum. Meten tegen het maximum vergiftigt zichzelf: één verkeerd ingetikte 240.000 legt de lat voorgoed op 2,4 miljoen en zet de controle stilzwijgend uit met precies de bevinding die zij terecht deed.

Een filter is geen instelling

Een reden uitvinken in de kolomkop van het raster betekent “verberg deze rijen nu in mijn weergave” — het geldt per gebruiker, is tijdelijk en staat voor iedereen open. Een controle uitzetten op deze pagina betekent “stop met dit voor iedereen te markeren” — per organisatie, blijvend, alleen voor beheerders. De twee delen nooit hetzelfde bedieningselement, en het keuzemenu toont een controle als uit of vereist N maanden puur als context. Het verandert er nooit iets aan.

Wat statycs bewust niet controleert

Verschillende plausibele controles zijn overwogen en afgewezen, omdat elk ervan veronderstelt dat statycs het bronsysteem is:

Niet gecontroleerd	Waarom
Allereerste verschijning van een tegenpartij	Ruis — een groeiend bedrijf voegt elke maand leveranciers toe
Handmatige boeking	Het bronveld legt vast hoe een regel in statycs terechtkwam, niet hoe die is geboekt
Geboekt na afsluiting van de periode	statycs krijgt nooit te horen wanneer je periode is afgesloten
Boekingsperiode bevat de boekingsdatum niet	De periode volgt bewust de boekingsperiode van de proefbalans, dus dit zou aanslaan op correcte gegevens
Ronde bedragen	Ruis
Journaal sluit niet op nul	De proefbalans wordt afgeleid uit de journaalposten, dus dit controleert het rekenwerk van statycs tegen zichzelf

Gerelateerd

Journaalposten — de functie, de gegevens en het tabblad Boekingen
Markeringen en opmerkingen — wat je met een bevinding doet
Tegenpartijen — de schrijfwijzen samenvoegen die de naamcontrole naar boven brengt
Meldingen — waar waarschuwingen over ontbrekende gegevens verschijnen