Vertrouwelijke posten

Waar vertrouwelijke posten voor dienen

Wie het journaal opent, opent alles wat erin zit. Personeelskosten zijn het voor de hand liggende geval: het totaal hoort voor iedereen op de W&V, en de individuele salarisregels erachter horen niet op een scherm dat iemand in een vergadering deelt.

Vertrouwelijke posten trekt die grens. Je markeert de posten en rekeningen waarvan het detail gesloten moet blijven, en voor iedereen die geen beheerder is:

  • wordt het inzoomen vanuit een cel in Cijfers geweigerd,
  • ontbreken die boekingen op het tabblad Boekingen,
  • verschijnt een rij die er een zou dragen als Afgeschermd en kan die niet worden gemarkeerd of becommentarieerd,
  • en wordt een export die ze zou raken geweigerd.

De totalen veranderen niet. Elk cijfer in de W&V, de balans en de kasstroom blijft precies zoals het was, voor iedereen. Alleen de onderliggende boekingen worden verborgen, en beheerders zien altijd alles.

Het beleid wordt door de server afgedwongen: voor wie geen beheerder is, ontbreken die boekingen in elke uitlezing van het journaal, in plaats van te worden opgehaald en op het scherm verborgen. De weigeringen in de app zijn de interface die de server volgt, niet de hele bescherming.

Het blijft iets anders dan toegangsbeheer

Het houdt salarissen van een gedeeld scherm. Het is geen rechtenmodel en ook geen vervanging daarvoor: wie de gegevens helemaal niet hoort te hebben, heeft een rol nodig die ze niet verleent, geen post die als vertrouwelijk is gemarkeerd. Gebruik het voor discretie, niet voor compliance.

Data → Journaalposten → Vertrouwelijke posten — de functie aangezet, chips met de gekozen posten, en daaronder de rekeningkeuze per bedrijf

Waar je het instelt

Data → Journaalposten → Vertrouwelijke posten, de tweede kaart op die pagina. Alleen voor beheerders — zowel om te lezen als om te schrijven.

De functie staat standaard uit. Er wordt niets verborgen totdat je haar aanzet.

Er wordt niets weggeschreven terwijl je klikt. De balk Wijzigingen bevestigen van de pagina past deze kaart en de Automatische controles samen toe, zodat een half gemaakte selectie nooit beleid wordt.

Twee lagen, en waarom ze er anders uitzien

LaagBereikWaarom
PostenDe hele organisatiePosten komen uit je ontwerp van de jaarrekening, dat voor de hele organisatie geldt, dus je kiest ze één keer
RekeningenPer bedrijfEen rekeningnummer is een nummer uit het rekeningschema — 6010 is salarissen bij het ene bedrijf en porto bij het volgende — dus deze helft heeft een bedrijfskeuze

Posten

Kies posten op Niveau 2 uit je ontwerp van de jaarrekening. Een post markeren sluit de boekingen achter elke rekening eronder.

Wanneer je de functie voor het eerst aanzet, vinkt statycs vooraf de posten aan waarvan de namen op personeelskosten lijken. Dat is een gemak, geen garantie — er is geen universele identificatie voor een loonpost, dus het is een gok op basis van de aanduidingen in je eigen ontwerp van de jaarrekening. De uitgewerkte lijst staat naast de schakelaar, juist zodat je die kunt controleren voordat iemand erop vertrouwt.

Rekeningen

Kies één bedrijf tegelijk en kies daarna rekeningnummers uit het rekeningschema van dat bedrijf. Twee dingen om te weten:

  • Als je een rekening markeert, kan ook de hele bijbehorende post geen boekingen meer openen. Andere rekeningen in die post blijven afzonderlijk te openen.
  • Rekeningen worden per bedrijf gekozen, dus ook een groep met overal hetzelfde rekeningschema moet de selectie per bedrijf maken.

Wanneer het ontwerp van de jaarrekening verandert

Posten worden vastgelegd op hun identiteit in je ontwerp van de jaarrekening. Als een gemarkeerde post later wordt verwijderd of geherstructureerd, zegt de kaart dat — “N geselecteerde posten bestaan niet meer in uw rapportagestructuur. Hun boekingen zijn weer zichtbaar.”

Op die melding moet je actie ondernemen. Het betekent dat detail dat je had gesloten weer open staat, en dat je de selectie opnieuw moet maken in het nieuwe ontwerp.

Gerelateerd