Gegevensbeheer

Het Data-gedeelte wordt gebruikt om financiële structuren en bedrijfsgegevens te beheren na de onboarding.

Het scheidt de gedeelde financiële structuur van bedrijfsspecifieke gegevens om consistentie tussen entiteiten te waarborgen.

Het is opgesplitst in:

• Org-gegevens — het gedeelde ontwerp van de jaarrekening, de Afdelingen-matrix, wisselkoersen, instellingen voor journaalposten
• Bedrijfsgegevens — uploads, koppelingen en financiële waarden per entiteit

Org-gegevens

Wijzigingen die je hier maakt, hebben invloed op alle bedrijven in de organisatie.

Ontwerp van de jaarrekening (FSD)

Wat je doet

• Het gedeelde ontwerp van de jaarrekening onderhouden
• Consistente Totalen, Subtotalen, Niveau 1- en Niveau 2-posities tussen entiteiten waarborgen

Concepten, impact en publiceren

• Alle wijzigingen worden opgeslagen als concepten
• Je kunt de impact van ontwerpwijzigingen op de cijfers bekijken voordat je publiceert
• Klik op Bevestigen om de wijzigingen door te voeren in de hele organisatie

Vertalingen

• Posities worden opgeslagen in de taal die in de gebruikersinstellingen is ingesteld
• Standaardposities worden automatisch vertaald
• Aangepaste posities die nog niet zijn vertaald, worden gemarkeerd met 🌍︎
• Om aangepaste posities te vertalen, wissel je van taal en pas je het ontwerp van de jaarrekening aan

Afdelingen

Met de add-on Afdelingen aan toont de kaart Afdelingen op Org-gegevens de matrix met org-afdelingen: rijen zijn org-afdelingen, kolommen zijn bedrijven, cellen bevatten de chips van ruwe kostenplaatsen die in elke org-afdeling rollen. Gebruik deze kaart om de afdelingsindeling over bedrijven heen te onderhouden die elke afdelingsgerichte weergave in Cijfers en Planning aanstuurt.

Wisselkoersen

Wanneer je organisatie meer dan één valuta gebruikt, toont een pagina Wisselkoersen de maandelijkse ECB-referentiekoersen voor elke valuta in gebruik. De weergave is alleen-lezen:

• Koersen worden door de backend aan het einde van elke maand aangeleverd — er is geen handmatige verversing.
• De valutalijst wordt automatisch afgeleid uit de valuta’s die daadwerkelijk in gebruik zijn; er is geen toevoegen/verwijderen.
• Er worden twee parallelle koerstypen bijgehouden: een gemiddelde koers (voor W&V-omrekening) en een slotkoers (voor Balans-omrekening).
• De meest recente maand is gemarkeerd; een ‘gesynchroniseerd op’-badge geeft aan wanneer de tabel voor het laatst is ververst.

Journaalposten

Uploaden je bedrijven journaalposten in plaats van een proefbalans, dan bundelt de kaart Journaalposten in Org-gegevens de bijbehorende instellingen. De kaart is alleen zichtbaar voor beheerders.

Automatische controles

De controles draaien na elke upload en markeren boekingen die op boekfouten lijken. Markeringen wijzigen de gegevens nooit, en wie een boeking mag zien, ziet ook de markeringen. Een hoofdschakelaar zet het markeren uit voor alle bedrijven in de organisatie; weer aanzetten werkt direct, omdat de controles niet opnieuw draaien.

De controles omvatten mogelijke duplicaten, ongebruikelijk grote boekingen, ongebruikelijk veel boekingen, een tegenpartij op een rekening die voor haar nog nooit eerder is gebruikt, een terugkerend bedrag dat veranderde of uitbleef, rekeningtotalen buiten hun eigen historie, kommaverschuivingen en omgedraaide cijfers, en tegenpartijnamen die na normalisatie dezelfde identiteit opleveren. Een recorddrempel bepaalt hoever een boeking boven haar eigen eerdere piek moet uitkomen voordat de recordgebaseerde controles haar melden — verhoog hem als ze te veel ruis geven.

Wat elke controle zoekt, staat onder Automatische controles.

Vertrouwelijke posten

Verberg de boekingen van door jou gekozen posten en rekeningen. De totalen in de overzichten blijven voor iedereen zichtbaar; alleen de onderliggende boekingen zijn verborgen, en beheerders zien altijd alles.

• Posten gelden voor alle bedrijven in de organisatie
• Rekeningen kies je per bedrijf, omdat rekeningnummers per bedrijf verschillen
• Markeer je een rekening, dan kunnen ook de boekingen van de hele bijbehorende post niet meer worden geopend; de overige rekeningen van die post blijven wel te openen

Hoe dit overkomt op iemand zonder toegang, staat onder Vertrouwelijke posten.

Kolomtoewijzingen voor boekingen

Eén toewijzing per exportindeling, gedeeld door alle bedrijven in de organisatie. Komt er een upload binnen in een indeling die statycs nog niet kent, dan koppel je de kolommen eenmalig en daarna wordt de toewijzing hergebruikt.

• Wijzig je een toewijzing, dan wijzig je wat elk bedrijf in de organisatie importeert
• Een wijziging geldt alleen voor latere uploads — al geïmporteerde boekingen houden de kolommen waarmee ze zijn gelezen
• Toewijzingen die met statycs meekomen zijn alleen-lezen; upload je eigen export om er een te maken die je wel kunt wijzigen

Bedrijfsgegevens

Bedrijfsgegevens gelden alleen voor het geselecteerde bedrijf.

Ze bieden een centraal overzicht van alle bedrijven en hun gegevensstatus.

Bedrijfsoverzicht

Voor elk bedrijf zie je:

• Laatste synchronisatie — wanneer de financiële gegevens voor het laatst zijn bijgewerkt
• Geüpload tijdsbereik — welke perioden beschikbaar zijn
• Koppelingsstatus — of er niet-gekoppelde rekeningen zijn

⚠️ Een waarschuwingsindicator markeert bedrijven met niet-gekoppelde rekeningen.

Vanuit dit overzicht kun je drie kernacties uitvoeren.

Gegevens uploaden

• Upload of synchroniseer op elk moment proefbalansen of journaalposten
• Nieuwe uploads overschrijven bestaande financiële waarden
• Het uploadproces is identiek aan de onboarding
• Er worden doorlopend extra invoerformaten en integraties toegevoegd

Het bedrijfsoverzicht vermeldt per bedrijf de bron, zodat je in één oogopslag ziet welke op een handmatige boekingsupload draaien en welke op een proefbalans.

Een bedrijf van bron wisselen

Een bedrijf draait op één bron tegelijk. Upload je de andere, dan vervangt die de eerste — en de afgeleide cijfers gaan mee:

• Vervang je een proefbalans door journaalposten, dan worden de geüploade proefbalans en de daaruit afgeleide realisatiecijfers verwijderd
• Vervang je journaalposten door een proefbalans, dan worden de geïmporteerde journaalposten en de daaruit afgeleide realisatiecijfers verwijderd

Voordat er iets wordt weggeschreven zie je welke van de twee bronnen je vervangt en wat er verdwijnt.

Specifiek voor boekingsuploads

• Een grootboekexport wordt eerst gecontroleerd, en je ziet wat hij vervangt voordat er iets wordt weggeschreven
• Een import beslaat hele boekjaren: importeer je een jaar opnieuw, dan vervangt dat alles wat voor dat jaar al is geïmporteerd
• Een bestand dat bij geen enkele bekende indeling past, kan pas worden verwerkt als je de kolommen koppelt; past een bestand bij meer dan één toewijzing, dan kan het pas worden verwerkt als je de keuze tot één beperkt

Controleren vóór bevestigen

• Je ziet de impact van overschreven gegevens voordat je bevestigt

Koppeling

• Open Koppeling om rekeningkoppelingen in conceptmodus te bewerken
• Dezelfde functionaliteit als tijdens de onboarding
• Rekeningen uit nieuwe uploads worden altijd onder Niet-gecategoriseerd geplaatst
• Gebruikers moeten nieuwe rekeningen expliciet controleren en koppelen
• Gebruik de ⚠️-filters om niet-gekoppelde rekeningen snel te vinden
• Bevestig of draai wijzigingen terug om ze live te publiceren

Met de add-on Afdelingen aan toont hetzelfde koppelingsscherm de popover Afdelingen naast elke W&V-rekening, zodat je overschrijvingen per afdeling kunt koppelen waar de standaardplaatsing niet klopt.

Gegevens verwijderen

• Gebruik Gegevens verwijderen om financiële waarden te verwijderen vanaf de laatst geüploade maand
• Bedoeld voor correcties en her-uploads

Controleren vóór bevestigen

• Je ziet de impact van verwijderde gegevens voordat je bevestigt

Waarom het belangrijk is

• Helder inzicht in de gezondheid van de gegevens over alle bedrijven
• Volledige transparantie voordat je onomkeerbare acties uitvoert
• Volledige controle over uploads, koppelingen en financiële waarden per entiteit

Verwant

• Onboarding — de eerste-keer-flow die eindigt in Gegevensbeheer
• Afdelingen — de matrix en overschrijvingen per rekening
• Meldingen — waarschuwingen over niet-gekoppelde rekeningen komen hier naar boven
• Journaalposten — de boekingen achter de cijfers, voor bedrijven met een boekingsupload