Yevmiye kayıtları

Yevmiye kayıtları ne işe yarar

statycs’teki her rakam, tek tek kayıtların toplamıdır. Yevmiye kayıtları bu toplamı açar: bir mali tablodaki tutardan onu oluşturan satırlara inersiniz, tüm hesaplarda tek seferde arama yaparsınız, karşı taraf bazında gruplarsınız ve büyük defteri tarayıp hata izlenimi veren kayıtları bulma işini statycs’e bırakırsınız.

Ayrı bir modül değil, statycs’in bir parçasıdır ve onu açan şey yevmiye kayıtlarını yüklemenizdir. Bir şirket için veri kaynağı bağlayın ya da dosya yükleyin; detaya inme, Yevmiye kayıtları sekmesi ve ayarlar sayfası birlikte görünür.

Yevmiye kayıtları için gerekenler

Bir dönemin kaynağı ya mizandır ya da yevmiye kayıtlarıdır — asla ikisi birden değil. Yevmiye kayıtlarını yüklediğiniz yerde bunlar, o dönemler için mizanın yerini alır ve tablolarınızdaki rakamlar yapıları gereği kendi kayıtlarının toplamı hâline gelir.

Detaya inmeyi güvenilir kılan da budur: tek bir rakamın iki kaynağı yoktur, dolayısıyla mutabık kılınacak bir şey kalmaz ve çekmece, açtığınız hücreyle asla çelişemez.

Bir şirketi kaynaklardan birine geçirmek mümkündür ve statycs bunu önceden sorar: zaten yevmiye kaydı bulunan aylara mizan yüklerseniz, içe aktarılmış kayıtlar ve onlardan türetilen gerçekleşen değerler silinir. Onay, hiçbir şey yazılmadan önce bunu söyler.

Şablon

Veri → Yükle altında sunulan yevmiye kaydı şablonunu kullanın. Kendi dilinizde on dört sütunlu bir sayfadır ve rakamların doğru çıkıp çıkmayacağını iki nokta belirler:

• Dosya başına bir mali yıl, o yılın ilk gününden başlayarak. Devam eden bir yıl uygundur — büyüdükçe yeniden yükleyin.
• Açılış bakiyelerinizi ekleyin — yılın ilk günü tarihli devir kayıtları (DATEV: Saldenvorträge). Bunlar olmadan her bilanço kalemi bakiye yerine yılın hareketini gösterir.

Altı sütun zorunludur — sayfadaki turkuaz olanlar:

Kayıt tarihi · Hesap numarası · Hesap adı · Açıklama · Tutar (net) · Karşı taraf

Her kayıt satırı için bir satır girin; borç için +, alacak için − kullanın ve tutarları KDV hariç yazın — mizan şablonuyla aynı işaret kuralı.

Kalan sekiz sütun isteğe bağlıdır ve her biri bir şey kazandırır:

Şablon yerine kendi dışa aktarımınızı yükleme

Şablonu kullanmak zorunda değilsiniz. Kendi büyük defterinizin dışa aktarımını yükleyin; statycs tanımadığı bir düzenle ilk kez karşılaştığında sizden sütunlarınızı eşlemenizi ister — bir kez. Her zorunlu alan dosyanızdan bir sütun alır, her seçimin yanında örnek değerler gösterilir ve eşlemediğiniz her şey atılmak yerine kaydın üzerinde tutulur ve çekmecede gösterilir.

Eşleme bundan sonra o düzenin her yüklemesinde otomatik olarak yeniden kullanılır. Tüm organizasyon için geçerlidir, yani tek bir eşleme aynı biçimde dışa aktaran her şirkete hizmet eder — bu da şu demektir: eşlemeyi değiştirmek hepsinin neyi içe aktardığını değiştirir. Kayıtlı eşlemeleri Veri altında, şirket genel bakışının altında, Yevmiye kaydı sütun eşlemeleri adıyla bulursunuz; bir yönetici oradan birini açıp eşlemeyi değiştirebilir. Değişiklik bir sonraki yüklemede geçerli olur; hâlihazırda içe aktarılmış kayıtlar hangi sütunlarla okunmuşlarsa onları korur.

Yevmiye kayıtları nerede görünür

Yevmiye kayıtları uygulamada üç yerde karşınıza çıkar.

1 · Bir Finansallar hücresinden detaya inme

Finansallar’da bir seviye 2, hesap grubu veya hesap satırına çift tıklayın — ya da sağ tıklayıp Kayıtları göster’yi seçin — o hücrenin ardındaki kayıtları tutan bir çekmece açılır.

Üç görünümde detaya inilebilir:

• Aylık — herhangi bir aylık gerçekleşen sütununda.
• Karşılaştırma (Δ) — iki gerçekleşen değer sütununda. Sapma ve yüzde sütunları açılmaz: sapma iki rakamın farkıdır, bir kayıt kümesi değil. Karşılaştırma sütunu da açılmaz — plan tabanında hiç kayıt yoktur, önceki yıl tabanında ise çekmece bu yılın kayıtlarını geçen yılın rakamı altında listelerdi.
• Departmanlar — bir departman sütunu, yani o hesabın o departmana ait kayıtları, görünümün dönemi boyunca. Sabitlenmiş Toplam sütunu açılmaz: o, aylık görünümden erişilebilen şirket rakamıdır.

Yıllık görünüm detaya inmez. Yıllık bir bilanço hücresi aralık ayı kapanış bakiyesidir, on iki ayın toplamı değil; dolayısıyla yıllık bir detaya inme yalnızca akım büyüklükleriyle sınırlı kalmak zorunda olurdu.

Seviye 2’nin üstündeki satırlar açılmaz. O yükseklikte hücre, çekmecenin gösterebileceğinden çok daha fazlasını toplar — gerçek bir defterde Doğrudan maliyetler’in yıl başından bu yana toplamı, 500 satırlık bir sayfaya karşılık 1.500’ü aşkın kayda dayanır — bu yüzden imkân sunulup geri çevrilmek yerine hiç sunulmaz. Nakit akışı da hiçbir zaman açılmaz: hesap boyutu yoktur ve bilanço hareketleriyle gelir tablosundan türetilir, dolayısıyla ona hiçbir kayıt atılmaz. Konsolide bir grup tablosu da açılmaz, çünkü oradaki rakam tek bir şirketin büyük defterine ait değildir.

Bir hücrenin açılamadığı yerde imkân, sunulup sonra geri çevrilmek yerine hiç bulunmaz. Tek istisna bir gizli kalemdir: deneme size bunun gizli olduğunu söyler — yoksa o hücreyi geçen hafta açabilen biri, eksik imkânı bir arıza sanardı.

Çekmecede şunlar bulunur:

• Başlıkta bir rakam. K/Z’de bu, açtığınız hücrenin değeridir ve filtreleme veya sayfalama ile değişmez. Bilançoda ise dönemin hareketidir — kayıt listesinin gerçekten açıkladığı rakam; çünkü bir kapanış bakiyesi o ayın kayıtlarının toplamı değildir. Kur farkı, açıklanmamış bir fark olarak kalmak yerine Kur değerlemesi adıyla kendi satırını alır.
• Hücredeki en büyük üç karşı tarafı gösteren bir Top şeridi ve karşı taraf bazında gruplamaya geçiren bir +N çipi.
• Büyük/küçük harf duyarlı ve Tam sözcük seçenekleri olan bir arama kutusu, bir sıralama menüsü (tarih, tutar, karşı taraf, departman — artan veya azalan) ve karşı taraf, hafta ya da departman bazında gruplama. Departmana göre sıralama ve gruplama yalnızca Departmanlar eklentisiyle görünür.
• Ekranda ne varsa tam olarak onu, gösterilen sırayla veren bir Excel’e aktar seçeneği.
• Ay hâlâ açıkken bir Henüz kapatılmadı çipi; çünkü kayıtlar eksiktir ve değişecektir.
• Bu hücrenin bağlantısını kopyala — uygulama içinde aynı çekmeceyi olduğu yerde yeniden açan bir derin bağlantı. Yanında bir departman kapsamı taşımaz: alıcı hücreyi kendi erişimi üzerinden görür ki tek doğru cevap da budur.

Çekmece bir seferde en fazla 500 kayıt yükler. Bunun üzerinde durumu bildirir ve aramayı daraltmayı ya da gruplamayı önerir.

2 · Analiz → Yevmiye kayıtları

Yevmiye kayıtları sekmesi hesaplar arası görünümdür. Çekmece “bu hücrede ne var” sorusunu yanıtlar; Yevmiye kayıtları sekmesi ise “bu, büyük defterin neresinde” sorusunu.

3 · Veri → Yevmiye kayıtları

İki kart içeren bir yönetici sayfası:

• Otomatik denetimler — hangi denetimlerin çalıştığı ve rekor eşiğinin ne kadar hassas olduğu.
• Gizli kalemler — hangi kalem ve hesapların detayının yönetici olmayanlardan gizleneceği.

Siz tıklarken o sayfada hiçbir şey yazılmaz. İki kart tek bir taslağı paylaşır ve üstte bir şerit belirir — Onaylanmamış değişiklikleriniz var. — Değişiklikleri onayla ve Değişiklikleri at düğmeleriyle. Nedenini Otomatik denetimler anlatır.

Yevmiye kayıtları sekmesi

Seçtiğiniz bir tarih aralığında çalışan, üç yapılandırmalı tek bir ızgara:

• Tümü — aralıktaki her kayıt, üst sınıra tabi, en yeniden başlayarak.
• Karşı taraf — aynı kayıt kümesi, taraf bazında toplanmış. Bkz. Karşı taraflar.
• İşaretli — neden filtresi önceden uygulanmış aynı ızgara. Araç çubuğundaki çip, dönemde açık olan bulgu sayısını taşır. Bkz. Otomatik denetimler ve İşaretler ve yorumlar.

Aralık

Aralık çipinde olağan ön ayarlar bulunur. Aralık, gerçekten kayıt bulunan aylarla sınırlanır — yevmiye kapsamı çoğu zaman mizan kapsamından kısadır; bu nedenle ilk yüklemenizden öncesine uzanan bir aralık, boş bir ızgara döndürmek yerine geri çekilir.

Sütunlar

Tarih · Yol · Hesap · Açıklama · Karşı taraf · Belge · Bölüm · Tutar; işaretli görünümde Neden ve Kanıt eklenir.

• Yol, finansal tablo tasarımınızda seviye 2’ye kadar inen hiyerarşi yoludur. Bir küme olarak filtrelenir: EBITDA → Diğer faaliyet giderleri seçmek, altındaki bütün hesapları kapsar. Satır okunduğunda türetilir, kaydın üzerine hiçbir zaman işlenmez; bu yüzden tablo tasarımında yaptığınız her değişikliği izler.
• Belge, veri kaynağı bir belge URL’si içeriyorsa bağlantı, içermiyorsa düz metindir — DATEV dışa aktarımlarında her zaman düz metindir, çünkü büyük defter yalnızca bir belge numarası tutar, belgenin kendisi bir DMS’te durur.
• Bölüm yalnızca Departmanlar eklentisi etkinken görünür.
• Tutar, ham büyük defter işaretiyle gösterilir — borç pozitif, alacak negatif — yevmiye dışa aktarımlarının kullandığı kural budur. Mali tablo sunumuna göre ters çevrilmez.

Dışa aktarımınızdaki statycs’in eşlemediği her sütun kaydın üzerinde tutulur ve burada da gösterilebilir. İhtiyacınız olmayan sütunları, ızgaranın sağ tık menüsündeki Sütunlar menüsünden gizleyin; seçiminiz hatırlanır.

Arama, filtreler ve toplam

Filtreler sütun başlıklarında durur ve arama kutusunun yanındaki tek bir Filtreleri temizle (N) rozetinde sayılır; böylece görünümün ne kadar daraldığı tek bir yerden görülür, tek tıklamayla da eski hâline döner. Bir sütun filtresi her işaretlemede değil, Uygula düğmesiyle devreye girer: bu filtreler sunucuda çalışır ve yalnızca yüklenen sayfayı değil, büyük defterin tamamını kapsar. Satır seçtiğinizde seçimin toplamı anlık olarak gösterilir.

Alt bilgi, listenin kapsamını olduğu gibi bildirir: kayıt sayısı, listenin üst sınıra takılıp takılmadığı (“M kaydın en yeni N tanesi gösteriliyor, tarihe göre”) ve otomatik denetimlerden kaçının bu aralıkta çalışabildiği.

Dışa aktarma

Izgaranın bağlam menüsündeki Excel’e aktar, ekranda o an bulunan sütunlar, sıra ve filtrelerle journal-entries.xlsx dosyasını oluşturur. Tarihler gerçek Excel tarih hücresi olarak yazılır; böylece alıcılar bunlara göre sıralama ve pivot yapabilir. Tutarlar ise kullandığınız bin/milyon görünümünden bağımsız olarak tam ölçekte aktarılır.

Gizlilik ve erişim

Bir kişinin ne göreceğini iki ayrı mekanizma sınırlar; ikisini birbirine karıştırmamakta fayda var:

• Departman kapsamı (Departmanlar eklentisiyle gelir). Yalnızca bazı departmanlar atanmış bir kullanıcı Yevmiye kayıtları sekmesini hiç açamaz — sayfa bunu söyler ve onu bir yöneticiye yönlendirir. Nedeni şu: göremeyeceği departmanlar üzerinden hesaplanmış bir karşı taraf toplamı ya da hesap toplamı, tek bir satır bile göstermeden bir şey açık eder; bu yüzden bölüm yarım yanıtlanmak yerine reddedilir. Finansallardan detaya inme, kendi kapsamı içinde çalışmaya devam eder.
• Gizli kalemler belirli kalem ve hesapların arkasındaki detayı yönetici olmayanlardan gizler; tablolardaki toplamlara ise dokunmaz.

İlgili

• Otomatik denetimler — denetimlerin kataloğu ve nasıl ayarlanacakları
• İşaretler ve yorumlar — bulgu oluşturma, çözme ve yoksayma
• Karşı taraflar — karşı taraf kartı ve yazımları birleştirme
• Gizli kalemler — detayı yönetici olmayanlardan gizleme
• Finansallar — hücre detayına inmenin başladığı yer
• Veri yönetimi — yüklemeler, şablonlar ve kapsam