Könyvelési tételek

Mire való a Könyvelési tételek

A statycsban minden szám könyvelési tételek összege. A Könyvelési tételek megnyitja ezt az összeget: egy kimutatásban szereplő számtól eljuthat az azt előállító egyedi sorokig, egyszerre kereshet az összes főkönyvi számlán, csoportosíthat partner szerint, és a statycsra bízhatja, hogy megkeresse a főkönyvben a hibának tűnő tételeket.

A statycs része, nem külön modul, és a könyvelési tételek feltöltése oldja fel. Kössön be egy adatforrást vagy töltsön fel egy fájlt az adott vállalathoz, és a lefúrás, a Naplótételek fül és a beállítási oldal együtt jelenik meg.

Milyen adatokra van szükség

Egy időszak vagy a főkönyvi kivonatból, vagy a könyvelési tételekből táplálkozik — sohasem mindkettőből. Ahol könyvelési tételeket tölt fel, ott ezek lépnek az adott időszakokra a főkönyvi kivonat helyébe, és a kimutatásaiban szereplő számok már eleve a saját tételeik összegeként állnak elő.

Éppen ettől megbízható a lefúrás: egy számhoz nem tartozik két forrás, így nincs mit egyeztetni, és a panel nem mondhat mást, mint a megnyitott cella.

Egy vállalatot át lehet állítani az egyik forrásról a másikra, és a statycs ezt előre megkérdezi: ha olyan hónapokra tölt fel főkönyvi kivonatot, amelyekhez már tartoznak könyvelési tételek, a beimportált tételek és a belőlük levezetett tényadatok törlődnek. A megerősítés ezt még azelőtt kiírja, hogy bármi rögzülne.

A sablon

Használja az Adatok → Adatok feltöltése menüben felkínált könyvelési tétel sablont. Ez egy tizennégy oszlopos munkalap az Ön saját nyelvén, és két dolgon múlik, hogy a számok egyeznek-e:

• Fájlonként egy üzleti év, az adott év első napjától kezdve. A folyamatban lévő év megfelelő — töltse fel újra, ahogy bővül.
• Adja meg a nyitó egyenlegeket — az év első napjára keltezett nyitó tételeket (DATEV: Saldenvorträge). Nélkülük minden mérlegsor az év mozgását mutatja az egyenleg helyett.

Hat oszlop kötelező — a munkalapon a türkiz színűek:

Könyvelés dátuma · Számlaszám · Számlanév · Megnevezés · Összeg (nettó) · Partner

Soronként egy tételsor, + a tartozik és − a követel jelölésére, áfa nélkül — ugyanaz az előjel-konvenció, mint a főkönyvi kivonat sablonjában.

A többi nyolc oszlop opcionális, és mindegyik hoz valamit:

Saját export feltöltése a sablon helyett

Nem kötelező a sablont használni. Töltse fel a saját főkönyvi exportját, és amikor a statycs először találkozik egy általa nem ismert elrendezéssel, megkéri, hogy rendelje hozzá az oszlopait — egyszer. Minden kötelező mező kap egy oszlopot az Ön fájljából, minden választás mellett mintaértékek látszanak, és amit nem rendel hozzá, az a tételen megmarad és megjelenik a panelen, ahelyett hogy elveszne.

A hozzárendelést a statycs ezután automatikusan újra felhasználja az adott elrendezés minden további feltöltésénél. A hozzárendelés a teljes szervezetre érvényes, tehát egyetlen hozzárendelés kiszolgál minden vállalatot, amely ugyanúgy exportál — ami egyben azt is jelenti, hogy a módosítása mindannyiuk importját megváltoztatja. A mentett hozzárendelések az Adatok alatt, a vállalati áttekintés alatt találhatók, Könyvelési tételek oszlop-hozzárendelései néven, ahol egy adminisztrátor megnyithatja és módosíthatja őket. A módosítás a következő feltöltéstől él; a már beimportált tételek megtartják azokat az oszlopokat, amelyekkel beolvasták őket.

Hol jelennek meg a könyvelési tételek

A Könyvelési tételek három felületet ad hozzá.

1 · Lefúrás a Pénzügyek egyik cellájából

A Pénzügyekben kattintson duplán egy 2. szint, Számlacsoport vagy Számla típusú sorra — vagy kattintson rá jobb gombbal, és válassza a Tételek megjelenítése lehetőséget —, és megnyílik egy panel az adott cella mögötti tételekkel.

Három nézetben lehet lefúrni:

• Havi — bármelyik havi tényadatoszlopban.
• Összehasonlítás (Δ) — a két tényadat-értékoszlopban. Az eltérés- és százalékoszlopok nem nyílnak meg: egy eltérés két szám különbsége, nem tételek halmaza. Az összehasonlító oszlop sem nyílik meg — terv alapon egyáltalán nincsenek tételek, előző év alapon pedig a panel az idei tételeket sorolná fel a tavalyi szám alatt.
• Részlegek — egy részlegoszlop, vagyis az adott számla tételei az adott részlegre a nézet időszakában. A rögzített Összesen oszlop nem nyílik meg: az a vállalat száma, amely a havi nézetből érhető el.

Az Éves nézet nem fúr le. Egy éves mérlegcella a decemberi záró egyenleg, nem pedig tizenkét hónap összege, így egy éves lefúrás csak a folyamatjellegű adatokra korlátozódhatna.

A 2. szint fölötti sorok nem nyílnak meg. Ebben a magasságban a cella jóval többet fog össze, mint amennyit a panel meg tud mutatni — a Közvetlen költségek év eleje óta felhalmozott értéke mögött egy valódi könyvelésben több mint 1500 tétel áll egy 500 soros oldallal szemben —, ezért a lehetőség meg sem jelenik, ahelyett hogy a statycs felkínálná, majd megtagadná. A cash flow sem nyílik meg soha: nincs számladimenziója, és a mérlegmozgásokból és az E/K-ból vezetődik le, így soha nem könyvelnek rá semmit. A konszolidált csoportszintű kimutatás szintén nem nyílik meg, mert az ott szereplő szám egyetlen vállalat főkönyvéhez sem tartozik.

Ahol egy cella nem nyitható meg, ott a lehetőség meg sem jelenik, ahelyett hogy felkínálná, majd megtagadná magát. Az egyetlen kivétel egy bizalmas tétel: a próbálkozás megmondja, hogy bizalmas — különben az, aki a múlt héten még meg tudta nyitni azt a cellát, hibának venné a hiányzó lehetőséget.

A panelen a következők találhatók:

• Egy szám a fejlécben. Az E/K-ban ez a megnyitott cella értéke, és szűréskor vagy lapozáskor nem változik. A mérlegben az időszak mozgása — az a szám, amelyet a tételek listája valóban megmagyaráz, hiszen egy záró egyenleg nem az adott hónap tételeinek összege. Az árfolyam-különbözet saját sort kap Árfolyam-átértékelés néven, ahelyett hogy megmagyarázatlan eltérésként maradna ott.
• Egy Top sáv a cella három legnagyobb partnerével és egy +N chippel, amely partner szerinti csoportosításra vált.
• Egy keresőmező Kis- és nagybetű megkülönböztetése és Teljes szó lehetőséggel, egy rendezési menü (dátum, összeg, partner, részleg — növekvő vagy csökkenő) és csoportosítás partner, hét vagy részleg szerint. A részleg szerinti rendezés és csoportosítás csak a Részlegek bővítménnyel jelenik meg.
• Pontosan a képernyőn látható tartalom Excel-exportja, a megjelenített sorrendben.
• Egy Még nem zárt címke, ha a hónap még nyitva van, mert ilyenkor a tételek hiányosak és változni fognak.
• Hivatkozás másolása erre a cellára — olyan link, amely az alkalmazáson belül ugyanazt a panelt nyitja meg újra, ugyanott. Nem visz magával részleg-hatókört: a címzett a saját hozzáférésén keresztül látja a cellát, ami az egyetlen helyes válasz.

A panel egyszerre legfeljebb 500 tételt tölt be. Efölött ezt ki is írja, és javasolja, hogy szűkítse a keresést vagy inkább csoportosítson.

2 · Elemzés → Naplótételek

A Naplótételek fül a számlákon átívelő nézet. Míg a panel arra válaszol, hogy „mi van ebben a cellában”, a Naplótételek fül arra, hogy „hol fordul ez elő az egész főkönyvben”.

3 · Adatok → Könyvelési tételek

Egy adminisztrátori oldal két kártyával:

• Automatikus ellenőrzések — mely ellenőrzések futnak, és mennyire érzékenyek a rekordküszöbök.
• Bizalmas tételek — mely pozíciók és számlák rejtik el a részleteiket a nem adminisztrátorok elől.

Azon az oldalon semmi sem íródik ki kattintás közben. A két kártya egy piszkozaton osztozik, és megjelenik egy sáv — Megerősítetlen módosításai vannak. — a Módosítások megerősítése és a Módosítások elvetése gombbal. Hogy miért, azt az Automatikus ellenőrzések írja le.

A Naplótételek fül

Egyetlen táblázat három változatban, az Ön által választott időszakra:

• Összes — az időszak minden tétele, felső korláttal, a legfrissebbel elöl.
• Partner — ugyanezek a tételek partnerenként összesítve. Lásd: Partnerek.
• Megjelölt — ugyanez a táblázat, előre beállított ok-szűrővel. Az eszköztár címkéje az időszakban nyitott észlelések számát mutatja. Lásd: Automatikus ellenőrzések és Jelölések és megjegyzések.

Időszak

Az időszakválasztó a szokásos előbeállításokat kínálja. Azokra a hónapokra van szorítva, amelyekhez ténylegesen van tétele — a naplók lefedettsége gyakran rövidebb, mint a főkönyvi kivonaté, ezért a statycs az első feltöltésén túlnyúló időszakot visszahúzza, ahelyett hogy üres táblázatot adna.

Oszlopok

Dátum · Útvonal · Számla · Leírás · Partner · Bizonylat · Oszt. · Összeg, a megjelölt nézetben pedig Ok és Bizonyíték is.

• Az Útvonal azt mutatja, hol helyezkedik el a sor a pénzügyi kimutatás kialakításában, egészen a 2. szintig. Halmazként szűrhető: az EBITDA → Egyéb működési ráfordítások kiválasztásával az alatta lévő összes számla bekerül a szűrésbe. A statycs a sor beolvasásakor számítja ki, és soha nem rögzíti a tételre, ezért azonnal követi a kimutatás kialakításán végzett minden változtatást.
• A Bizonylat akkor hivatkozás, ha az adatforrás dokumentum-URL-t is átad, egyébként egyszerű szöveg — ami a DATEV-exportok esetében mindig így van, mivel a főkönyv csak a bizonylatszámot tárolja, maga a dokumentum pedig a DMS-ben van.
• Az Oszt. csak akkor jelenik meg, ha a Részlegek bővítmény aktív.
• Az Összeg a nyers főkönyvi előjellel jelenik meg — a tartozik pozitív, a követel negatív —, ami a naplóexportok konvenciója. A statycs nem fordítja át a kimutatásban megszokott előjelre.

Az exportjának minden olyan oszlopa, amelyet a statycs nem rendelt hozzá, megmarad a tételen, és itt is megjeleníthető. A nem szükséges oszlopokat elrejtheti a táblázat jobb gombos menüjében található Oszlopok menüből; a rendszer megjegyzi a választását.

Keresés, szűrők és az összeg

A szűrők az oszlopfejlécekből érhetők el, és mind beleszámítanak a keresőmező melletti egyetlen Szűrők törlése (N) jelvénybe, így egy helyen látszik, mennyire szűkített a nézet, és egy kattintással visszavonható. Egy oszlopszűrő az Alkalmaz gombbal lép életbe, nem minden egyes bejelöléssel: ezek a szűrők a kiszolgálón futnak, és a teljes főkönyvre vonatkoznak, nem csak a betöltött oldalra. Sorok kijelölésekor a statycs folyamatosan mutatja a kijelölés összegét.

A lábléc őszintén megmondja, mit lát: a tételek számát, azt, hogy a lista felső korlátba ütközik-e („A legfrissebb N megjelenítése összesen M közül, dátum szerint”), és hogy az automatikus ellenőrzések közül hány futtatható erre az időszakra.

Export

A táblázat helyi menüjében az Exportálás Excelbe egy journal-entries.xlsx fájlt ír ki a képernyőn éppen látható oszlopokkal, sorrenddel és szűréssel. A dátumok valódi Excel dátumcellákként kerülnek ki, hogy a címzettek rendezni és pivotálni tudják őket, az összegek pedig mindig teljes értéken exportálódnak, függetlenül attól, hogy ezres vagy milliós nézetben dolgozik.

Bizalmasság és hozzáférés

Két különböző mechanizmus korlátozza, hogy ki mit lát, és érdemes szétválasztani őket:

• A részleg-hatókör (a Részlegek bővítményből). Az a felhasználó, akihez csak bizonyos részlegeket rendeltek, egyáltalán nem tudja megnyitni a Naplótételek fület — az oldal ezt ki is írja, és adminisztrátorhoz irányítja. Az ok: egy partnerenkénti összeg vagy egy olyan részlegeken átívelő számlaösszesítés, amelyeket nem láthat, akkor is elárul valamit, ha egyetlen sor sem jelenik meg — ezért a szakasz megtagadja a választ, ahelyett hogy félig válaszolna. A Pénzügyekből induló lefúrás a saját hatókörén belül továbbra is működik.
• A Bizalmas tételek a kijelölt pozíciók és számlák mögötti részleteket rejti el a nem adminisztrátorok elől, miközben a kimutatásokban szereplő összegeket érintetlenül hagyja.

Kapcsolódó

• Automatikus ellenőrzések — az ellenőrzések katalógusa és a hangolásuk
• Jelölések és megjegyzések — észlelések felvetése, lezárása és elvetése
• Partnerek — a partnerkártya és az írásmódok összevonása
• Bizalmas tételek — részletek elrejtése a nem adminisztrátorok elől
• Pénzügyek — ahol a cellából induló lefúrás kezdődik
• Adatkezelés — feltöltések, sablonok és lefedettség