Adatkezelés

Az Adatok szakasz a pénzügyi struktúrák és a vállalati adatok kezelésére szolgál az onboarding után.

Elkülöníti a megosztott pénzügyi struktúrát a vállalatspecifikus adatoktól, hogy biztosítsa a konzisztenciát az entitások között.

A következőkre oszlik:

• Szervezeti adatok — megosztott pénzügyi kimutatás kialakítása, Részlegek mátrix, FX-árfolyamok, könyvelési tételek beállításai
• Vállalati adatok — feltöltések, leképezések és pénzügyi értékek entitásonként

Szervezeti adatok

Az itt végzett módosítások minden vállalatra hatással vannak a szervezetben.

Pénzügyi kimutatás kialakítása (FSD)

Amit tesz

• Karbantartja a megosztott pénzügyi kimutatás kialakítását
• Biztosítja a konzisztens Összegeket, Részösszegeket, 1. szintű és 2. szintű pozíciókat az entitások között

Piszkozatok, hatás és közzététel

• Minden módosítás piszkozatként mentődik
• A közzététel előtt áttekintheti a kialakítási módosítások hatását a pénzügyekre
• Kattintson a Megerősítés gombra a módosítások szervezetszintű alkalmazásához

Fordítások

• A pozíciók a felhasználói beállításokban meghatározott nyelven tárolódnak
• Az alapértelmezett pozíciók automatikusan lefordítódnak
• A még le nem fordított egyéni pozíciók 🌍︎ jellel vannak megjelölve
• Az egyéni pozíciók lefordításához váltson nyelvet, és igazítsa a pénzügyi kimutatás kialakítását

Részlegek

A bekapcsolt Részlegek bővítménnyel a Szervezeti adatokon lévő Részlegek kártya megjeleníti a szervezeti részlegek mátrixát: a sorok a szervezeti részlegek, az oszlopok a vállalatok, a cellák pedig a nyers költséghely-chipeket tartalmazzák, amelyek az egyes szervezeti részlegekbe irányulnak. Használja ezt a kártyát a vállalatközi részlegelrendezés karbantartására, amely minden részleg-hatókörű nézetet vezérel a Pénzügyekben és a Tervezésben.

FX-árfolyamok

Ha a szervezete több pénznemet használ, egy FX-árfolyamok oldal felsorolja az ECB havi referenciaárfolyamait minden használatban lévő pénznemhez. A nézet csak olvasható:

• Az árfolyamokat a háttérrendszer minden hónap végén betölti — nincs kézi frissítés.
• A pénznemlista a ténylegesen használt pénznemekből automatikusan származtatódik; nincs hozzáadás / eltávolítás.
• Két párhuzamos árfolyamtípust követünk: egy átlag árfolyamot (az E/K átváltásához) és egy záró árfolyamot (a Mérleg átváltásához).
• A legutóbbi hónap kiemelve; egy szinkronizálás-jelvény mutatja, mikor frissült utoljára a táblázat.

Könyvelési tételek

Ha a vállalatai főkönyvi kivonat helyett könyvelési tételeket töltenek fel, a Szervezeti adatok Könyvelési tételek kártyája fogja össze az ezeket szabályozó beállításokat. A kártyát csak adminisztrátorok látják.

Automatikus ellenőrzések

Az ellenőrzések minden feltöltés után lefutnak, és megjelölik azokat a tételeket, amelyek könyvelési hibának tűnnek. A jelölések soha nem módosítják az adatokat, és aki láthat egy tételt, annak jelöléseit is látja. Egy főkapcsoló kikapcsolja a jelölést a szervezet valamennyi társaságánál; a visszakapcsolás azonnal hat, mert az ellenőrzések nem futnak le újra.

Az ellenőrzések kiterjednek a lehetséges duplikátumokra, a szokatlanul nagy tételekre, a szokatlanul sok tételre, az olyan partnerre, amely korábban soha nem használt számlára könyvel, a megváltozott vagy elmaradt ismétlődő összegre, a saját előzményein kívül eső számlaösszegekre, a tizedesvessző elcsúszására és a felcserélt számjegyekre, valamint az azonos azonosságra normalizálódó partnernevekre. A rekordküszöb határozza meg, mennyivel kell egy tételnek meghaladnia a saját korábbi csúcsát, mielőtt a rekordalapú ellenőrzések jeleznék — emelje meg, ha túl zajossá válnak.

Hogy melyik ellenőrzés mit keres, az Automatikus ellenőrzések alatt olvasható.

Bizalmas tételek

Rejtse el a kiválasztott tételsorok és számlák könyvelési tételeit. A kimutatások összesenjei mindenki számára láthatók maradnak; csak a mögöttes tételek rejtőznek el, és az adminisztrátorok mindig mindent látnak.

• A tételsorok a szervezet minden vállalatára vonatkoznak
• A számlák vállalatonként választhatók, mert a számlaszámok vállalatonként eltérnek
• Egy számla megjelölése azt is megakadályozza, hogy a teljes pozíciójából meg lehessen nyitni a tételeket; a pozíció többi számlája továbbra is megnyitható

Hogy ez milyennek látszik hozzáférés nélkül, azt a Bizalmas tételek írja le.

Könyvelési tételek oszlop-hozzárendelései

Exportformátumonként egy hozzárendelés, a szervezet minden vállalata között megosztva. Ha olyan formátumban érkezik feltöltés, amelyet a statycs még nem ismer, egyszer hozzárendeli az oszlopait, és a hozzárendelést onnantól újra felhasználja.

• Egy hozzárendelés módosítása azt változtatja meg, amit a szervezet minden vállalata importál
• A módosítás csak a későbbi feltöltésekre vonatkozik — a már importált tételek megtartják azokat az oszlopokat, amelyekkel beolvasásra kerültek
• A statycs-csal érkező hozzárendelések csak olvashatók; töltse fel a saját exportját, hogy módosítható hozzárendelést hozzon létre

Vállalati adatok

A Vállalati adatok csak a kiválasztott vállalatra hatnak.

Központosított áttekintést nyújt az összes vállalatról és azok adatállapotáról.

Vállalati áttekintés

Minden vállalatnál láthatja:

• Utolsó szinkronizálás — mikor frissültek utoljára a pénzügyi adatok
• Feltöltött időtartomány — mely időszakok érhetők el
• Leképezési állapot — vannak-e le nem képzett számlák

⚠️ Egy figyelmeztető jelző kiemeli a le nem képzett számlákkal rendelkező vállalatokat.

Ebből az áttekintésből három alapvető műveletet végezhet el.

Adatok feltöltése

• Töltsön fel vagy szinkronizáljon főkönyvi kivonatokat vagy könyvelési tételeket bármikor
• Az új feltöltések felülírják a meglévő pénzügyi értékeket
• A feltöltési folyamat megegyezik az onboardingéval
• Folyamatosan bővülnek a további beviteli formátumok és integrációk

A vállalati áttekintés megnevezi minden vállalat forrását, így egy pillantással látja, melyik működik manuális tételfeltöltéssel és melyik főkönyvi kivonattal.

Vállalat forrásának váltása

Egy vállalat egyszerre egy forráson működik. A másik feltöltése lecseréli, és a származtatott számok vele mennek:

• Ha a főkönyvi kivonatot könyvelési tételekre cseréli, a feltöltött kivonat és annak tényadatai törlődnek
• Ha a könyvelési tételeket főkönyvi kivonatra cseréli, az importált tételek és a belőlük származtatott tényadatok törlődnek

Mielőtt bármi kiírásra kerülne, a rendszer megmutatja, a két forrás közül melyiket készül lecserélni, és mi fog eltűnni.

Kifejezetten a tételfeltöltésekről

• A főkönyvi exportot a rendszer először ellenőrzi, és még a kiírás előtt megmutatja, mit fog lecserélni
• Egy import teljes üzleti évekre vonatkozik: egy év újraimportálása lecserél mindent, amit arra az évre már importáltak
• Az egyetlen ismert formátumhoz sem illeszkedő fájl addig nem dolgozható fel, amíg hozzá nem rendeli az oszlopait; ha egy fájl több hozzárendeléshez is illeszkedik, addig nem dolgozható fel, amíg a választást egyre nem szűkíti

Áttekintés a megerősítés előtt

• A megerősítés előtt látni fogja a felülírt adatok hatását

Leképezés

• Nyissa meg a Leképezést a számlaleképezések piszkozat módban való szerkesztéséhez
• Ugyanaz a funkció, mint az onboarding során
• Az új feltöltésekből származó számlák mindig a Nem besorolt alá kerülnek
• A felhasználóknak kifejezetten át kell nézniük és le kell képezniük az új számlákat
• Használja a ⚠️ szűrőket a le nem képzett számlák gyors megtalálásához
• Erősítse meg vagy vonja vissza a módosításokat az élesítésükhöz

A bekapcsolt Részlegek bővítménnyel ugyanez a leképezőképernyő megjeleníti a Részlegek felugró panelt minden E/K-számla mellett, így részlegenkénti felülbírálásokat csatolhat, ahol az alapértelmezett elhelyezés nem megfelelő.

Adatok törlése

• Használja az Adatok törlése lehetőséget a pénzügyi értékek eltávolítására az utolsó feltöltött hónaptól kezdve
• Javításokhoz és újrafeltöltésekhez tervezve

Áttekintés a megerősítés előtt

• A megerősítés előtt látni fogja a törölt adatok hatását

Miért fontos

• Tiszta rálátás az adategészségre minden vállalatnál
• Teljes átláthatóság a visszafordíthatatlan műveletek végrehajtása előtt
• Teljes kontroll a feltöltések, leképezések és pénzügyi értékek felett entitásonként

Kapcsolódó

• Onboarding — az első futtatási folyamat, amely az Adatkezelésben ér véget
• Részlegek — a mátrix és a számlánkénti felülbírálások
• Értesítések — a le nem képzett számlákra vonatkozó riasztások itt jelennek meg
• Könyvelési tételek — a számok mögötti tételek, tételfeltöltést használó vállalatoknak