Bogføringsposter

Hvad Bogføringsposter er til

Hvert tal i statycs er en sum af posteringer. Bogføringsposter åbner den sum: du går fra et tal i en opgørelse ned til de enkelte linjer bag det, søger på tværs af alle konti på én gang, grupperer efter modpart og lader statycs gennemgå hovedbogen for posteringer, der ligner fejl.

Det er en del af statycs og ikke et separat modul, og det er selve uploaden af bogføringsposter, der låser det op. Forbind en datakilde eller upload en fil for et selskab, og drill-down, fanen Posteringer og indstillingssiden kommer til samlet.

Hvad Bogføringsposter kræver

En periode hentes enten fra en saldobalance eller fra bogføringsposter — aldrig fra begge dele. Dér, hvor du uploader posteringer, træder de i stedet for saldobalancen for netop de perioder, og tallene i dine opgørelser bliver pr. konstruktion summen af deres egne posteringer.

Det er dét, der gør drill-down troværdigt: der er ikke to kilder til ét tal, så der er intet at afstemme, og skuffen kan aldrig være uenig med den celle, du åbnede.

Du kan godt flytte et selskab fra den ene kilde til den anden, og statycs spørger først: uploader du en saldobalance oven på måneder, der allerede har bogføringsposter, bliver de importerede posteringer og de faktiske tal, der er udledt af dem, slettet. Bekræftelsen siger det, før der skrives noget som helst.

Skabelonen

Brug skabelonen til bogføringsposter under Data → Upload. Det er et ark med fjorten kolonner på dit eget sprog, og to ting afgør, om tallene stemmer:

• Ét regnskabsår pr. fil, der starter på årets første dag. Et igangværende år er fint — upload det igen, efterhånden som det vokser.
• Medtag dine primosaldi — de fremførte posteringer dateret årets første dag (DATEV: Saldenvorträge). Uden dem viser hver balancepost årets bevægelse i stedet for saldoen.

Seks kolonner er påkrævede — de turkise på arket:

Bogføringsdato · Kontonummer · Kontonavn · Tekst · Beløb (netto) · Modpart

Én række pr. posteringslinje, med + for debet og − for kredit, ekskl. moms — samme fortegnskonvention som i saldobalanceskabelonen.

De øvrige otte kolonner er valgfrie, og hver enkelt giver noget:

Upload din egen eksport i stedet for skabelonen

Du behøver ikke bruge skabelonen. Upload din egen hovedbogseksport, og første gang statycs møder et layout, den ikke kender, beder den dig tilknytte dine kolonner — én gang. Hvert påkrævet felt får en kolonne fra din fil, der vises eksempelværdier ved hvert valg, og det, du ikke tilknytter, bliver gemt på posteringen og vist i skuffen frem for kasseret.

Tilknytningen genbruges derefter automatisk ved hver senere upload af det layout. Den gælder for hele organisationen, så én tilknytning betjener alle selskaber, der eksporterer på samme måde — hvilket omvendt betyder, at en ændring ændrer, hvad de alle importerer. Gemte tilknytninger står under Data, under selskabsoversigten, som Kolonnetilknytninger for posteringer, hvor en administrator kan åbne én og ændre en tilknytning. En ændring gælder fra næste upload; allerede importerede posteringer beholder de kolonner, de blev læst med.

Hvor bogføringsposter dukker op

Bogføringsposter giver dig tre nye flader.

1 · Drill-down fra en celle i Finans

I Finans dobbeltklikker du på en række på niveau 2, en kontogruppe eller en konto — eller højreklikker og vælger Vis posteringer — og åbner en skuffe med posteringerne bag den celle.

Der kan bores ned i tre visninger:

• Månedlig — enhver kolonne med månedlige faktiske tal.
• Sammenligning (Δ) — de to kolonner med faktiske værdier. Afvigelses- og procentkolonnerne åbner ikke: en afvigelse er forskellen mellem to tal, ikke et sæt posteringer. Sammenligningskolonnen åbner heller ikke — på et budgetgrundlag findes der slet ingen posteringer, og på et sidsteårsgrundlag ville skuffen liste dette års posteringer under sidste års tal.
• Afdelinger — en afdelingskolonne, altså den pågældende kontos posteringer for den afdeling hen over visningens periode. Den fastgjorte kolonne I alt åbner ikke: det er selskabets tal, som du når fra den månedlige visning.

Årlig borer ikke ned. En årlig balancecelle er ultimosaldoen i december og ikke en sum over tolv måneder, så en årlig drill-down måtte begrænse sig til strømstørrelser.

Rækker over niveau 2 åbner ikke. Så højt oppe samler cellen langt mere, end skuffen kan vise — Direkte omkostninger år til dato løber i et virkeligt regnskab op i over 1.500 posteringer mod en side på 500 rækker — så muligheden er der slet ikke frem for at blive tilbudt og så afvist. Pengestrømmen åbner heller aldrig: den har ingen kontodimension og er udledt af balancebevægelser og resultatopgørelsen, så der bogføres aldrig noget på den. En konsolideret koncernopgørelse åbner ikke, fordi tallet ikke tilhører nogen enkelt virksomheds hovedbog.

Hvor en celle ikke kan åbnes, er muligheden der slet ikke frem for at blive tilbudt og så afvist. Den ene undtagelse er en fortrolig post: forsøget fortæller dig, at den er fortrolig — ellers ville en, der kunne åbne cellen i sidste uge, tage den manglende mulighed for en fejl.

I skuffen finder du:

• Et tal i sidehovedet. I resultatopgørelsen er det værdien i den celle, du åbnede, og den ændrer sig ikke ved filtrering eller sideskift. I balancen er det periodens bevægelse — det tal, listen af posteringer faktisk forklarer, for en ultimosaldo er ikke summen af månedens posteringer. En valutarest får sin egen linje, Valutaomvurdering, frem for at blive stående som en uforklaret difference.
• En Top-stribe med cellens tre største modparter og et +N-mærke, der skifter til gruppering efter modpart.
• Et søgefelt med Forskel på store og små bogstaver og Kun hele ord, en sorteringsmenu (dato, beløb, modpart, afdeling — stigende eller faldende) og gruppering efter modpart, uge eller afdeling. Sortering og gruppering efter afdeling vises kun med tilkøbet Afdelinger.
• En Excel-eksport af præcis det, der står på skærmen, i den viste rækkefølge.
• Et Endnu ikke lukket-mærke, når måneden stadig er åben, fordi posteringerne er ufuldstændige og vil ændre sig.
• Kopiér link til denne celle — et link, der åbner den samme skuffe det samme sted inde i appen. Det bærer ikke noget afdelingsomfang med sig: modtageren ser cellen gennem sin egen adgang, hvilket er det eneste rigtige svar.

Skuffen henter op til 500 posteringer ad gangen. Over det siger den til og foreslår, at du indsnævrer søgningen eller grupperer i stedet.

2 · Analyse → Posteringer

Fanen Posteringer er visningen på tværs af konti. Hvor skuffen svarer på “hvad ligger der i denne celle”, svarer fanen Posteringer på “hvor i hele hovedbogen findes det her”.

3 · Data → Bogføringsposter

En administratorside med to kort:

• Automatiske kontroller — hvilke kontroller der kører, og hvor følsomme rekordtærsklerne er.
• Fortrolige poster — hvilke poster og konti der skjuler deres detaljer for ikke-administratorer.

Intet på den side skrives, mens du klikker. De to kort deler ét udkast, og der dukker en bjælke op — Du har ubekræftede ændringer. — med Bekræft ændringer og Kassér ændringer. Hvorfor, står under Automatiske kontroller.

Fanen Posteringer

Én tabel i tre udgaver over et datointerval, du selv vælger:

• Alle — alle posteringer i perioden op til et loft, nyeste først.
• Modpart — den samme population aggregeret pr. modpart. Se Modparter.
• Markeret — den samme tabel med årsagsfilteret sat på forhånd. Mærket i værktøjslinjen viser antallet af åbne fund i perioden. Se Automatiske kontroller og Markeringer og kommentarer.

Interval

Intervalmærket har de sædvanlige forvalg. Det er afgrænset til de måneder, du faktisk har posteringer for — dækningen af bogføringsposter er ofte kortere end dækningen af saldobalancer, så et interval, der rækker ud over din første upload, bliver skåret til frem for at give en tom tabel.

Kolonner

Dato · Sti · Konto · Beskrivelse · Modpart · Bilag · Afd. · Beløb, plus Årsag og Grundlag i den markerede visning.

• Sti er brødkrummen gennem din regnskabsopstilling, ned til niveau 2. Du filtrerer på hele grenen, så et valg af EBITDA → Øvrige driftsomkostninger tager alle konti nedenunder med. Stien udledes, når rækken læses, og skrives aldrig fast på posteringen, så den følger enhver ændring, du laver i opstillingen.
• Bilag er et link, når kilden leverer en dokument-URL, og almindelig tekst, når den ikke gør — hvilket for DATEV-eksporter altid er tilfældet, for hovedbogen rummer kun et bilagsnummer, mens selve bilaget ligger i et DMS.
• Afd. vises kun, når tilkøbet Afdelinger er aktivt.
• Beløb vises med hovedbogens eget fortegn — debet positiv, kredit negativ — det er den konvention, en posteringseksport følger. Det vendes ikke om til opgørelsespræsentation.

Enhver kolonne i din eksport, som statycs ikke har tilknyttet, gemmes på posteringen og kan også vises her. Skjul de kolonner, du ikke har brug for, i menuen Kolonner i tabellens højrekliksmenu; valget huskes.

Søgning, filtre og totalen

Filtrene ligger i kolonneoverskrifterne og tælles sammen i ét Ryd filtre (N)-badge ved siden af søgefeltet, så der er ét sted at se, hvor snævert visningen er skåret, og ét klik til at rulle det tilbage. Et kolonnefilter træder i kraft med knappen Anvend og ikke ved hvert flueben: filtrene kører på serveren og rammer hele hovedbogen, ikke kun den hentede side. Markerer du rækker, vises en løbende sum af det markerede.

Sidefoden lægger ikke skjul på, hvad du ser: antallet af posteringer, om listen har et loft (“Viser de N nyeste af M, efter dato”), og hvor mange af de automatiske kontroller der kunne køre over intervallet.

Eksport

Eksportér til Excel i tabellens kontekstmenu skriver journal-entries.xlsx med de kolonner, den rækkefølge og den filtrering, du har på skærmen. Datoer skrives som rigtige Excel-datoceller, så modtagerne kan sortere og pivotere på dem, og beløb eksporteres i fuld skala, uanset om du ser tal i tusinder eller millioner.

Fortrolighed og adgang

To forskellige mekanismer begrænser, hvad en person ser, og det er værd at holde dem adskilt:

• Afdelingsomfang (fra tilkøbet Afdelinger). En bruger, der kun har fået tildelt nogle af afdelingerne, kan slet ikke åbne fanen Posteringer — siden siger det og henviser til en administrator. Årsagen: en modpartstotal eller et kontoaggregat beregnet hen over afdelinger, brugeren ikke må se, røber noget uden nogensinde at vise en eneste række, så afsnittet afvises frem for at blive halvt besvaret. Drill-down fra Finans virker fortsat inden for brugerens eget omfang.
• Fortrolige poster skjuler detaljerne bag bestemte poster og konti for ikke-administratorer, mens totalerne i opgørelserne står urørt.

Relateret

• Automatiske kontroller — kataloget over kontroller, og hvordan du justerer dem
• Markeringer og kommentarer — sådan rejser, løser og afviser du fund
• Modparter — modpartskortet og sammenlægning af stavemåder
• Fortrolige poster — sådan skjuler du detaljer for ikke-administratorer
• Finans — hvor drill-down fra cellen starter
• Datastyring — uploads, skabeloner og dækning