Automatiske kontroller
Hvad kontrollerne er til
statycs er ikke dit bogføringssystem — det læser en eksport fra det. Det udelukker en hel familie af kontroller, som kun kildesystemet kan foretage, og det efterlader den ene ting, statycs har, som ERP-systemet ikke har: historik plus en modpartsidentitet, der går på tværs af selskaber og år.
Hver kontrol her har den samme form — noget var stabilt, og så var det ikke længere. Ingen af dem rører dine data. En kontrol sætter en markering på en postering sammen med det grundlag, der udløste den, og alle, der kan se posteringen, kan se markeringen.
Kort fortalt
Tolv kontroller kører efter hver upload. Otte kræver historik, så et nyt selskab ser en kort liste, og sidefoden fortæller, hvor mange der kunne køre. Administrér dem i Data → Bogføringsposter → Automatiske kontroller (administrator, én indstilling for hele organisationen, som træder i kraft, når du trykker Bekræft ændringer), og gennemgå fundene i Analyse → Posteringer → Markeret.
Kataloget
Indstillingssiden grupperer kontrollerne, som du selv ville træffe beslutning om dem — ikke én kontakt pr. årsag. Otte kontakter, tolv årsager.
| Gruppe | Udløses når | Kræver | Standard |
|---|---|---|---|
| Forskudt komma og ombyttede cifre | Et beløb er præcis ×10ᵏ af modpartens tilbagevendende beløb eller afviger fra det med et multiplum af 9 og har samme antal cifre | 6 måneder | Til |
| Mulige dubletter | Det samme beløb på den samme modpart bogføres mere end én gang — på ét bilagsnummer, på én dag eller med få dages mellemrum | — | Til |
| Fast beløb ændret eller mangler | En modpart, der bogfører et stabilt beløb hver måned, bogfører et væsentligt anderledes beløb — eller bogfører slet ikke | 6 måneder | Til |
| Ny konto for en modpart | En modpart bogfører et sted, den aldrig har været | 12 måneder | Fra |
| Uden for kontoens historik | En kontos månedssum falder uden for kontoens eget historiske interval | 12 måneder | Fra |
| Usædvanlig stor postering | En enkelt postering når rekordtærsklen i forhold til den største, denne konto eller modpart har bogført før | 12 måneder | Til |
| Usædvanlig mange posteringer | En konto har på én måned langt flere posteringer, end den nogensinde har haft | 4 måneder | Til |
| Lignende modpartsnavne | To stavemåder normaliseres til den samme identitet (Adobe ×3) | — | Til |
Årsagsfilteret rummer et trettende punkt, Markeret manuelt — en markering, som en person har sat. Det er ikke en kontrol, og den er der, uanset hvor meget historik du har. Se Markeringer og kommentarer.
Tre bemærkninger til de enkelte kontroller
Tre kontroller ser kun på omkostningskonti. Forskudt komma og ombyttede cifre, Tilbagevendende beløb ændret eller mangler og Ny konto for en modpart kører udelukkende på omkostningskonti. Andre steder er et fast månedligt beløb simpelthen den måde, forretningen kører på, og en ny konto den måde, et selskab vokser på — at markere dem ville være støj fra starten.
Forskudt komma og ombyttede cifre er én beslutning. Det er den samme opdagelse med to aritmetiske forklaringer, og derfor deler de én kontakt — næsten ingen ønsker den ene uden den anden. Det er også de to kontroller med stort set ingen falske positiver, fordi de er aritmetik og ikke skøn.
Lignende modpartsnavne er ikke en fejl. Det handler om oprydning: stavemåder, der ikke er lagt sammen, splitter alle de totaler, dette afsnit viser. Handl på det i sammenlægningspanelet frem for ved at rette i hovedbogen.
Dubletter tælles pr. postering
Når din fil har et Journal-ID, genkendes linjerne i én postering som én enhed og kan aldrig dublere hinanden. Tilbagevendende, identiske gebyrer dukker op her — det er ventet og ikke en fejl.
Hvorfor nogle kontroller endnu ikke kan køre
Otte af de tolv holder en postering op mod historik, der først skal være der. Et selskab, der har brugt statycs i tre måneder, får reelt en kortere liste, og det siger brugerfladen ligeud frem for at lade en tom liste ligne en fejl:
- Rullemenuen markerer en utilgængelig kontrol med kræver N måneder.
- Sidefoden i Posteringer skriver “X ud af Y kontroller kan køre — resten kræver N måneders historik”.
- I en tom Markeret-visning følger der efter Alt i orden en sætning: “X ud af Y kontroller kørte over denne periode og fandt intet” — men kun når nogle ikke kunne køre. Er alle kontroller grønne, ville sætningen være støj.
Listen bliver kortere, når du uploader tidligere regnskabsår.
Grundlag
Hver markering viser de tal, der udløste den, i en Grundlag-kolonne ved siden af årsagen. Det er bevidst: “3,1× gennemsnittet” inviterer til diskussion, mens “elleve måneder på 1.246,00, denne måned 12.460,00” ikke gør. Typisk grundlag lyder:
- 11 måneder på 1.246,00
- 12.460,00 denne måned mod 11 måneder på 1.246,00
- Månedligt i 14 måneder, intet i denne periode — forventet 1.246,00
- Kontoens tre største før: 84.000 · 79.500 · 76.200
- 4 posteringer, samme beløb, samme dato, samme modpart
- 3 posteringer deler bilag 2026-4471
- Tidligere kun på 6300, 6310
- Også skrevet “Adobe Systems Software”
Sådan administrerer du kontrollerne
Data → Bogføringsposter → Automatiske kontroller. Kun for administratorer, og indstillingen gælder alle selskaber i organisationen — en kontrol, der støjer i ét selskab, støjer som regel i dem alle.
Intet gemmes, før du bekræfter
At vippe en kontakt ændrer et udkast, ikke politikken. Der dukker en bjælke op — Du har ubekræftede ændringer. — med Bekræft ændringer og Kassér ændringer, og hele siden (dette kort og Fortrolige poster) deler den ene bjælke.
Grunden er, at kontakterne ikke er et visningsfilter. Bekræfter du en netop aktiveret gruppe, kører dens kontroller hen over hvert selskabs hovedbog, og bekræfter du en gruppe som slået fra, slettes dens fund. Det er i begge retninger en reel gennemgang af dine data, så den sker én gang, når du siger til, og ikke ved hvert klik, mens du stadig overvejer.
Slår du en kontrol fra, ryger dens fund
Slår du gruppen til igen, kører den forfra, og fundene kommer tilbage — men det, en kollega havde afvist på de rækker, overlever ikke turen. Hæv hellere rekordtærsklen end at slå en støjende kontrol fra.
Hovedkontakt
Markér posteringer automatisk slår det hele fra: den markerede visning og dens badge forsvinder. Netop denne virker faktisk øjeblikkeligt i begge retninger — hovedkontakten skjuler frem for at genberegne, så der køres ikke noget forfra, når du slår den til igen. Den rører aldrig ved en markering, et menneske har sat i hånden.
Rekordtærskel
De to rekordkontroller — Usædvanlig stor postering og Usædvanlig mange posteringer — deler én indstilling: hvor langt over sit eget hidtidige maksimum en postering eller en måned skal ligge, før den bliver markeret. Vælg 2× · 3× · 5× · 10×; standarden er 3×.
Det er en støjventil og ikke en afbryder. Hvis en ujævn hovedbog gør kontrollerne snakkesalige, så hæv tærsklen, før du slår dem fra. Knappen bliver grå, når ingen af de to rekordkontroller kører.
Hvorfor grænsen er den tredjestørste og ikke den største
Begge rekordkontroller måler mod den tredjestørste tidligere værdi, aldrig mod maksimum. At måle mod maksimum underminerer sig selv: én fejlindtastet postering på 240.000 hæver grænsen til 2,4 mio. for altid og slår lydløst kontrollen fra med præcis det fund, den med rette gjorde.
Et filter er ikke en indstilling
Fravælger du en årsag i tabellens kolonneoverskrift, betyder det “skjul disse rækker i min visning, nu” — det gælder pr. bruger, er midlertidigt og står åbent for alle. Slår du en kontrol fra på denne side, betyder det “stop med at markere det her for alle” — pr. organisation, vedvarende, kun for administratorer. De to ting sidder aldrig på den samme knap, og rullemenuen viser en kontrol som fra eller kræver N måneder udelukkende som kontekst. Den ændrer aldrig nogen af delene.
Hvad statycs bevidst ikke kontrollerer
Flere oplagte kontroller er overvejet og forkastet, fordi de alle forudsætter, at statycs er kildesystemet:
| Ikke kontrolleret | Hvorfor |
|---|---|
| En modparts allerførste optræden | Støj — et selskab i vækst får nye leverandører hver måned |
| Manuel postering | Kildefeltet fortæller, hvordan en række nåede ind i statycs, ikke hvordan den blev bogført |
| Bogført efter periodens lukning | statycs får aldrig at vide, hvornår du lukkede perioden |
| Bogføringsperioden indeholder ikke bogføringsdatoen | Perioden følger bevidst saldobalancens bogføringsperiode, så dette ville udløses på korrekte data |
| Runde beløb | Støj |
| Posteringerne går ikke i nul | Saldobalancen udledes af bogføringsposterne, så dette holder statycs’ egen udregning op mod sig selv |
Relateret
- Bogføringsposter — funktionen, dens data og fanen Posteringer
- Markeringer og kommentarer — hvad du gør med et fund
- Modparter — sammenlægning af de stavemåder, navnekontrollen finder
- Notifikationer — hvor advarsler om datahuller dukker op