Fortrolige poster

Hvad fortrolige poster er til

Åbner du posteringerne, åbner du alt i dem. Personaleomkostninger er det oplagte tilfælde: totalen hører hjemme i resultatopgørelsen for alle, mens de enkelte lønlinjer bag den ikke hører hjemme på en skærm, som nogen deler på et møde.

Fortrolige poster trækker den grænse. Du markerer de poster og konti, hvis detaljer skal forblive lukkede, og for alle, der ikke er administrator, gælder så:

  • drill-down fra en celle i Finans bliver afvist,
  • posteringerne er ikke med i fanen Posteringer,
  • en række, der ville bære en af dem, vises som Begrænset og kan hverken markeres eller kommenteres,
  • og en eksport, der ville røre dem, bliver afvist.

Totalerne ændrer sig ikke. Hvert tal i resultatopgørelse, balance og pengestrøm står præcis, som det stod, for alle. Kun posteringerne nedenunder skjules, og administratorer ser altid alt.

Reglen håndhæves af serveren: for en, der ikke er administrator, er posteringerne fraværende i enhver læsning af journalen frem for at blive hentet og så skjult på skærmen. Afvisningerne i appen er grænsefladen, der er enig med serveren, ikke hele beskyttelsen.

Det er stadig ikke adgangsstyring

Det holder lønninger væk fra en delt skærm. Det er ikke en rettighedsmodel og kan ikke træde i stedet for en: den, der slet ikke skal have dataene, har brug for en rolle, der ikke giver dem, ikke en post markeret som fortrolig. Brug det af diskretion, ikke som compliance-kontrol.

Data → Bogføringsposter → Fortrolige poster — funktionen slået til, mærkerne for de valgte poster og kontovælgeren pr. selskab nedenunder

Hvor du sætter det op

Data → Bogføringsposter → Fortrolige poster, det andet kort på siden. Kun for administratorer — både at læse og at skrive.

Funktionen leveres slået fra. Intet er skjult, før du slår den til.

Intet skrives, mens du klikker. Sidens Bekræft ændringer-bjælke anvender dette kort og Automatiske kontroller samtidig, så et halvfærdigt valg aldrig bliver til politik.

To niveauer, og hvorfor de ser forskellige ud

NiveauOmfangHvorfor
PosterHele organisationenPoster kommer fra din regnskabsopstilling, som gælder hele organisationen, så du vælger dem én gang
KontiPr. selskabEt kontonummer er et nummer i en kontoplan — 6010 er lønninger i ét selskab og porto i det næste — så denne halvdel har en selskabsvælger

Poster

Vælg niveau 2-poster i din regnskabsopstilling. Markerer du en post, lukker du posteringerne bag hver konto under den.

Første gang du slår funktionen til, sætter statycs på forhånd flueben ved de poster, hvis navne ligner personaleomkostninger. Det er en bekvemmelighed, ikke en garanti — der findes ingen universel identifikator for en lønpost, så det er et gæt ud fra betegnelserne i din egen opstilling. Den udledte liste vises ved siden af kontakten, netop så du kan tjekke den, før nogen forlader sig på den.

Konti

Vælg ét selskab ad gangen, og vælg så kontonumre fra selskabets kontoplan. To ting er værd at vide:

  • Når du markerer en konto, kan hele dens post heller ikke længere åbnes. Øvrige konti i posten kan stadig åbnes enkeltvis.
  • Konti vælges pr. selskab, så en koncern med samme kontoplan overalt skal stadig træffe valget én gang pr. selskab.

Når regnskabsopstillingen ændrer sig

Poster gemmes med deres identitet i regnskabsopstillingen. Bliver en markeret post senere fjernet eller flyttet om, siger kortet det — “N valgte poster findes ikke længere i din regnskabsopstilling. Deres posteringer er synlige igen.”

Den besked skal du handle på. Den betyder, at detaljer, du havde lukket, er åbne igen, og at du skal vælge posterne igen i den nye opstilling.

Relateret