Datastyring

Afsnittet Data bruges til at administrere finansielle strukturer og virksomhedsdata efter onboarding.

Det adskiller delt finansiel struktur fra virksomhedsspecifikke data for at sikre konsistens på tværs af enheder.

Det er delt op i:

• Organisationsdata — delt design af regnskabsopgørelser, Afdelinger-matrix, FX-kurser, indstillinger for bogføringsposter
• Virksomhedsdata — uploads, mapninger og finansielle værdier pr. enhed

Organisationsdata

Ændringer, der foretages her, påvirker alle virksomheder i organisationen.

Design af regnskabsopgørelser (FSD)

Hvad du gør

• Vedligehold det delte design af regnskabsopgørelser
• Sikr konsistente Totaler, Subtotaler, niveau 1- og niveau 2-positioner på tværs af enheder

Kladder, effekt & udgivelse

• Alle ændringer gemmes som kladder
• Du kan gennemgå effekten af designændringer på finanserne, før du udgiver
• Klik på Bekræft for at anvende ændringer på tværs af organisationen

Oversættelser

• Positioner gemmes i det sprog, der er defineret i brugerindstillinger
• Standardpositioner oversættes automatisk
• Brugerdefinerede positioner, der endnu ikke er oversat, markeres med 🌍︎
• For at oversætte brugerdefinerede positioner skift sprog, og justér designet af regnskabsopgørelser

Afdelinger

Med tilkøbet Afdelinger slået til viser kortet Afdelinger på Organisationsdata org-afdelingsmatrixen: rækker er org-afdelinger, kolonner er virksomheder, celler rummer de rå omkostningscenter-chips, der rutes ind i hver org-afdeling. Brug dette kort til at vedligeholde det tværgående afdelingslayout, der driver hver afdelingsafgrænset visning i Finans og Planlægning.

FX-kurser

Når din organisation bruger mere end én valuta, viser en FX-kurser-side ECB’s månedlige referencekurser for hver valuta i brug. Visningen er skrivebeskyttet:

• Kurser pushes af backenden ved hver månedsafslutning — der er ingen manuel opdatering.
• Valutalisten udledes automatisk fra de valutaer, der faktisk er i brug; der er ingen tilføj / fjern.
• To parallelle kurstyper spores: en gennemsnitskurs (til RES-omregning) og en ultimokurs (til balanceomregning).
• Den seneste måned fremhæves; et synkroniseret-badge fortæller dig, hvornår tabellen sidst blev opdateret.

Bogføringsposter

Når dine selskaber uploader bogføringsposter i stedet for en saldobalance, samler kortet Bogføringsposter under Organisationsdata de indstillinger, der styrer dem. Kortet ses kun af administratorer.

Automatiske kontroller

Kontrollerne kører efter hver upload og markerer posteringer, der ligner bogføringsfejl. Markeringer ændrer aldrig data, og alle, der kan se en postering, kan se dens markeringer. En hovedkontakt slår markering fra for alle selskaber i organisationen; at slå den til igen virker med det samme, fordi kontrollerne ikke køres forfra.

Kontrollerne dækker mulige dubletter, usædvanlig store posteringer, usædvanlig mange posteringer, en modpart der bogfører på en konto, den aldrig har brugt, et tilbagevendende beløb der er ændret eller udeblevet, kontosummer uden for deres egen historik, kommaforskydninger og ombyttede cifre samt modpartsnavne, der normaliseres til samme identitet. En rekordtærskel styrer, hvor langt over sit eget tidligere maksimum en postering skal ligge, før de rekordbaserede kontroller melder den — hæv den, hvis de larmer for meget.

Hvad hver kontrol leder efter, står under Automatiske kontroller.

Fortrolige poster

Skjul posteringer for de poster og konti, du vælger. Totalerne i opgørelserne er stadig synlige for alle; kun de underliggende posteringer skjules, og administratorer ser altid alt.

• Poster gælder for alle selskaber i organisationen
• Konti vælges pr. selskab, fordi kontonumre er forskellige fra selskab til selskab
• Markerer du en konto, kan hele dens post heller ikke længere åbnes til posteringer; de øvrige konti i posten er stadig tilgængelige

Hvordan det opleves af en uden adgang, står under Fortrolige poster.

Kolonnetilknytninger for posteringer

Én tilknytning pr. udtrækslayout, delt på tværs af alle selskaber i organisationen. Når en upload kommer i et layout, statycs ikke kender endnu, tilknytter du dens kolonner én gang, og tilknytningen genbruges derefter.

• Ændrer du en tilknytning, ændrer du, hvad hvert selskab i organisationen importerer
• Ændringen gælder kun senere uploads — allerede importerede posteringer beholder de kolonner, de blev læst med
• Tilknytninger, der følger med statycs, er skrivebeskyttede; upload dit eget udtræk for at oprette en, du kan ændre

Virksomhedsdata

Virksomhedsdata påvirker kun den valgte virksomhed.

Det giver et centraliseret overblik over alle virksomheder og deres datastatus.

Virksomhedsoverblik

For hver virksomhed kan du se:

• Seneste synkronisering — hvornår finansielle data sidst blev opdateret
• Uploadet tidsinterval — hvilke perioder der er tilgængelige
• Mapningsstatus — om der findes ikke-mappede konti

⚠️ En advarselsindikator fremhæver virksomheder med ikke-mappede konti.

Fra dette overblik kan du udføre tre kernehandlinger.

Upload data

• Upload eller synkronisér saldobalancer eller bogføringsposter når som helst
• Nye uploads overskriver eksisterende finansielle værdier
• Uploadprocessen er identisk med onboarding
• Yderligere inputformater og integrationer tilføjes løbende

Selskabsoverblikket viser kilden for hvert selskab, så du med det samme kan se, hvilke der kører på en manuel posteringsupload, og hvilke der kører på en saldobalance.

Skift af kilde for et selskab

Et selskab kører på én kilde ad gangen. Uploader du den anden, erstatter den den første, og de udledte tal følger med:

• Erstatter du en saldobalance med bogføringsposter, slettes den uploadede saldobalance og dens faktiske tal
• Erstatter du bogføringsposter med en saldobalance, slettes de importerede posteringer og de faktiske tal, der er udledt af dem

Før der skrives noget, får du at vide, hvilken af de to kilder du er ved at erstatte, og hvad der fjernes.

Særligt for posteringsuploads

• Et finanskontoudtræk kontrolleres først, og du får vist, hvad det erstatter, før der skrives noget
• En import dækker hele regnskabsår: importerer du et år igen, erstatter det alt, der allerede er importeret for det år
• En fil, der ikke matcher noget kendt layout, kan ikke behandles, før du tilknytter dens kolonner; matcher en fil mere end én tilknytning, kan den ikke dirigeres, før du indsnævrer valget til én

Gennemgang før bekræftelse

• Du vil se effekten af overskrevne data, før du bekræfter

Mapning

• Åbn Mapning for at redigere kontomapninger i kladde-tilstand
• Samme funktionalitet som under onboarding
• Konti fra nye uploads placeres altid under Ikke kategoriseret
• Brugere skal udtrykkeligt gennemgå og mappe nye konti
• Brug ⚠️-filtre til hurtigt at finde ikke-mappede konti
• Bekræft eller tilbagefør ændringer for at udgive dem live

Med tilkøbet Afdelinger slået til viser den samme mapningsskærm Afdelinger-popoveren ved siden af hver RES-konto, så du kan knytte tilsidesættelser pr. afdeling, hvor standardplaceringen ikke er rigtig.

Slet data

• Brug Slet data til at fjerne finansielle værdier fra den sidst uploadede måned og fremefter
• Designet til rettelser og gen-uploads

Gennemgang før bekræftelse

• Du vil se effekten af slettede data, før du bekræfter

Hvorfor det betyder noget

• Klart overblik over datasundhed på tværs af alle virksomheder
• Fuld gennemsigtighed før irreversible handlinger foretages
• Fuld kontrol over uploads, mapninger og finansielle værdier pr. enhed

Relateret

• Onboarding — førstegangsforløbet, der ender i Datastyring
• Afdelinger — matrixen og tilsidesættelser pr. konto
• Notifikationer — advarsler om ikke-mappede konti dukker op her
• Bogføringsposter — posteringerne bag tallene, for selskaber på en posteringsupload