Bilagsposter

Hva Bilagsposter er til for

Hvert tall i statycs er en sum av posteringer. Bilagsposter åpner den summen: du kommer deg fra et tall i en oppstilling ned til de enkelte linjene bak det, søker på tvers av alle kontoer samtidig, grupperer etter motpart og lar statycs gå gjennom hovedboken for å finne posteringer som ser ut som feil.

Bilagsposter er en del av statycs og ikke en egen modul, og det er opplastingen av bilagsposter som låser funksjonen opp. Koble til en datakilde eller last opp en fil for et selskap, så kommer detaljutforskingen, Posteringer-fanen og innstillingssiden samlet.

Hva Bilagsposter trenger

En periode hentes enten fra en saldobalanse eller fra bilagsposter — aldri fra begge. Der du laster opp bilagsposter, tar de plassen til saldobalansen for de periodene, og tallene i oppstillingene dine blir per konstruksjon summen av sine egne posteringer.

Det er nettopp dette som gjør detaljutforskingen til å stole på: det finnes ikke to kilder til ett og samme tall, så det er ingenting å avstemme, og panelet kan aldri motsi cellen du åpnet.

Du kan flytte et selskap fra den ene kilden til den andre, og statycs spør først: laster du opp en saldobalanse over måneder som allerede har bilagsposter, slettes de importerte posteringene og de faktiske tallene som er utledet av dem. Bekreftelsen sier det før noe som helst skrives.

Malen

Bruk malen for bilagsposter i Data → Last opp data. Det er et ark med fjorten kolonner på ditt eget språk, og to ting avgjør om tallene går opp:

• Ett regnskapsår per fil, som starter på den første dagen i det året. Et pågående år går fint — last det opp på nytt etter hvert som det vokser.
• Ta med inngående balanser — de fremførte postene datert den første dagen i året (DATEV: Saldenvorträge). Uten dem viser hver balansepost årets bevegelse i stedet for saldoen.

Seks kolonner er påkrevd — de turkise på arket:

Bilagsdato · Kontonummer · Kontonavn · Tekst · Beløp (netto) · Motpart

Én rad per posteringslinje, + for debet og − for kredit, og beløp uten mva. — samme fortegnskonvensjon som i saldobalansemalen.

De åtte øvrige kolonnene er valgfrie, og hver av dem gir noe:

Last opp din egen eksport i stedet for malen

Du trenger ikke bruke malen. Last opp eksporten fra din egen hovedbok, og første gang statycs møter et oppsett den ikke kjenner igjen, ber den deg tilordne kolonnene dine — én gang. Hvert påkrevd felt får en kolonne fra filen din, det vises eksempelverdier ved hvert valg, og det du ikke tilordner, beholdes på posteringen og vises i panelet i stedet for å bli forkastet.

Tilordningen gjenbrukes deretter automatisk ved hver senere opplasting av det oppsettet. Den gjelder for hele organisasjonen, så én tilordning betjener alle selskaper som eksporterer på samme måte — noe som også betyr at en endring endrer hva de alle importerer. Lagrede tilordninger finner du under Data, under selskapsoversikten, som Kolonnetilordninger for bilagslinjer, der en administrator kan åpne en av dem og endre en tilordning. En endring gjelder fra neste opplasting; allerede importerte posteringer beholder kolonnene de ble lest med.

Hvor bilagspostene vises

Bilagsposter legger til tre nye flater.

1 · Detaljutforsking fra en celle i Finans

I Finans dobbeltklikker du en rad av typen nivå 2, kontogruppe eller konto — eller høyreklikker den og velger Vis posteringer — for å åpne et panel med posteringene bak den cellen.

Tre visninger lar seg utforske:

• Månedlig — hvilken som helst kolonne med månedlige faktiske tall.
• Sammenligning (Δ) — de to kolonnene med faktiske verdier. Avviks- og prosentkolonnene åpner ikke: et avvik er differansen mellom to tall, ikke et sett posteringer. Sammenligningskolonnen åpner heller ikke — mot et budsjettgrunnlag finnes det ingen posteringer i det hele tatt, og mot fjoråret ville panelet listet årets posteringer under fjorårets tall.
• Avdelinger — en avdelingskolonne, altså kontoens posteringer for den avdelingen over visningens periode. Den festede kolonnen Totalt åpner ikke: det er selskapets tall, som du når fra den månedlige visningen.

Årlig lar seg ikke utforske. En årlig balansecelle er utgående saldo i desember og ikke en sum over tolv måneder, så en årlig detaljutforsking måtte begrense seg til strømstørrelser.

Rader over nivå 2 lar seg ikke åpne. Så høyt oppe samler cellen langt mer enn panelet kan vise — Direkte kostnader hittil i år kommer i et virkelig regnskap opp i over 1 500 posteringer mot en side på 500 rader — så handlingen finnes rett og slett ikke, i stedet for å bli tilbudt og så avvist. Kontantstrøm åpner heller aldri: den har ingen kontodimensjon og utledes fra balansebevegelser og RR, så det bokføres aldri noe på den. En konsolidert konsernoppstilling åpner heller ikke, fordi tallet ikke hører hjemme i hovedboken til noe enkelt selskap.

Der en celle ikke lar seg åpne, finnes handlingen rett og slett ikke, i stedet for å bli tilbudt og så avvist. Det ene unntaket er en konfidensiell post: forsøket sier fra at den er konfidensiell — ellers ville den som kunne åpne cellen i forrige uke, tolke den manglende handlingen som en feil.

I panelet finner du:

• Et tall øverst. I RR er det verdien i cellen du åpnet, og den endres ikke når du filtrerer eller blar. I balansen er det periodens bevegelse — tallet listen over posteringer faktisk forklarer, siden en utgående saldo ikke er summen av månedens posteringer. En valutarest får sin egen linje, Valutaomvurdering, i stedet for å bli stående som en uforklart differanse.
• En Top-stripe med cellens tre største motparter og en +N-chip som bytter til gruppering etter motpart.
• Et søkefelt med Skill store og små bokstaver og Hele ord, en sorteringsmeny (dato, beløp, motpart, avdeling — stigende eller synkende) og gruppering etter motpart, uke eller avdeling. Sortering og gruppering etter avdeling vises bare med Avdelinger-tillegget.
• En Excel-eksport av nøyaktig det som står på skjermen, i den rekkefølgen det står.
• En Ikke avsluttet ennå-chip når måneden fortsatt er åpen, fordi posteringene er ufullstendige og vil endre seg.
• Kopier lenke til denne cellen — en dyplenke som åpner det samme panelet på plass, inne i appen. Den bærer ikke med seg noe avdelingsomfang: mottakeren ser cellen gjennom sin egen tilgang, som er det eneste riktige svaret.

Panelet henter opptil 500 posteringer om gangen. Over det sier det fra og foreslår at du snevrer inn søket eller grupperer i stedet.

2 · Analyse → Posteringer

Posteringer-fanen er visningen på tvers av kontoer. Der panelet svarer på «hva ligger i denne cellen», svarer Posteringer-fanen på «hvor i hele hovedboken finnes dette».

3 · Data → Bilagsposter

En administratorside med to kort:

• Automatiske kontroller — hvilke kontroller som kjører, og hvor følsomme rekordtersklene er.
• Konfidensielle poster — hvilke poster og kontoer som skjuler detaljene sine for ikke-administratorer.

Ingenting på den siden skrives mens du klikker. De to kortene deler ett utkast, og det dukker opp en linje øverst — Du har ubekreftede endringer. — med Bekreft endringer og Forkast endringer. Hvorfor, står under Automatiske kontroller.

Posteringer-fanen

Ett rutenett i tre varianter, over et datointervall du velger selv:

• Alle — alle posteringer i perioden, med et øvre tak, nyeste først.
• Motpart — den samme populasjonen aggregert per motpart. Se Motparter.
• Merket — det samme rutenettet med årsaksfilteret ferdig satt. Chipen i verktøylinjen viser antall åpne funn i perioden. Se Automatiske kontroller og Merkinger og kommentarer.

Intervall

Intervallvelgeren har de vanlige forhåndsvalgene. Den er begrenset til de månedene du faktisk har posteringer for — bilagspostene dekker ofte kortere tid enn saldobalansen, så et intervall som strekker seg lenger tilbake enn den første opplastingen din, blir trukket inn i stedet for å gi et tomt rutenett.

Kolonner

Dato · Bane · Konto · Beskrivelse · Motpart · Bilag · Avd. · Beløp. I den merkede visningen kommer Årsak og Grunnlag i tillegg.

• Bane er brødsmulestien gjennom utformingen av regnskapsoppstillingen din, ned til nivå 2. Filtreringen virker på hele grenen, slik at et valg av EBITDA → Andre driftskostnader tar med alle kontoer under. Banen utledes når raden leses og lagres aldri på posteringen, så den følger alle endringer du gjør i oppstillingsutformingen.
• Bilag er en lenke når kilden inneholder en dokument-URL, og ren tekst når den ikke gjør det — noe som alltid er tilfellet for DATEV-eksporter, siden hovedboken bare inneholder et bilagsnummer, mens selve dokumentet ligger i et DMS.
• Avd. vises bare når Avdelinger-tillegget er aktivt.
• Beløp vises med rått hovedboksfortegn — debet positivt, kredit negativt — slik en bilagseksport gjør det. Fortegnet snus ikke til presentasjonen i oppstillingene.

Enhver kolonne i eksporten din som statycs ikke har tilordnet, beholdes på posteringen og kan vises her også. Skjul kolonnene du ikke trenger, i Kolonner-menyen i rutenettets høyreklikkmeny; valget huskes.

Søk, filtre og totalen

Filtrene ligger i kolonneoverskriftene og telles inn i ett felles Fjern filtre (N)-merke ved siden av søkefeltet, slik at du har ett sted å se hvor mye visningen er snevret inn, og ett klikk for å nullstille. Et kolonnefilter trer i kraft med knappen Bruk og ikke ved hver avkrysning: filtrene kjøres på serveren og dekker hele hovedboken, ikke bare siden som er hentet. Velger du rader, vises en løpende sum av utvalget.

Bunnteksten er ærlig om hva du ser på: antall posteringer, om listen har et tak («Viser de N nyeste av M, etter dato»), og hvor mange av de automatiske kontrollene som kunne kjøres over dette intervallet.

Eksport

Eksporter til Excel i rutenettets kontekstmeny lager journal-entries.xlsx med kolonnene, rekkefølgen og filtreringen slik de står på skjermen. Datoer skrives som ekte Excel-datoceller, slik at mottakeren kan sortere og pivotere på dem, og beløpene eksporteres i full skala uansett om du ser tall i tusen eller millioner.

Konfidensialitet og tilgang

To ulike mekanismer begrenser hva en person får se, og det er verdt å holde dem fra hverandre:

• Avdelingsomfang (fra Avdelinger-tillegget). En bruker som bare har fått tildelt noen av avdelingene, får ikke åpnet Posteringer-fanen i det hele tatt — siden sier fra og viser til en administrator. Grunnen: en motpartstotal eller et kontoaggregat beregnet over avdelinger brukeren ikke får se, røper noe uten noensinne å vise en eneste rad, så delen avvises i stedet for å bli halvveis besvart. Detaljutforskingen fra Finans virker fortsatt innenfor brukerens eget omfang.
• Konfidensielle poster skjuler detaljene bak bestemte poster og kontoer for ikke-administratorer, mens totalene i oppstillingene står urørt.

Se også

• Automatiske kontroller — katalogen over kontroller og hvordan du justerer dem
• Merkinger og kommentarer — å merke poster, løse spørsmål og avvise funn
• Motparter — motpartskortet og sammenslåing av skrivemåter
• Konfidensielle poster — å skjule detaljer for ikke-administratorer
• Finans — der detaljutforskingen fra cellen starter
• Dataadministrasjon — opplastinger, maler og dekning