Automatiske kontroller

Hva kontrollene er til for

statycs er ikke regnskapssystemet ditt — det leser en eksport av det. Det utelukker en hel gruppe kontroller som bare kildesystemet kan gjøre. Til gjengjeld har statycs én ting ERP-systemet ikke har: historikk, og en motpartsidentitet som går på tvers av selskaper og år.

Alle kontrollene her har samme form — noe var stabilt, og så var det ikke det lenger. Ingen av dem endrer dataene dine. En kontroll setter en merking på en postering, sammen med grunnlaget som utløste den, og alle som kan se posteringen, ser også merkingen.

Katalogen

Innstillingssiden grupperer kontrollene slik du faktisk tar stilling til dem, ikke med én bryter per årsak. Åtte brytere, tolv årsaker.

Årsaksfilteret har en trettende oppføring, Merket manuelt — en merking et menneske har satt. Det er ikke en kontroll, og historikk har ingenting med den å gjøre. Se Merkinger og kommentarer.

Tre merknader om enkeltkontrollene

Tre kontroller ser bare på kostnadskontoer. Forskjøvet komma og ombyttede sifre, Gjentakende beløp endret eller mangler og Ny konto for en motpart kjøres utelukkende mot kostnadskontoer. Andre steder er et stabilt månedsbeløp rett og slett måten driften går på, og en ny konto måten et selskap vokser på — å merke dem ville vært støy fra starten av.

Forskjøvet komma og ombyttede sifre er én beslutning. Det er den samme observasjonen med to aritmetiske forklaringer, og derfor deler de én bryter — nesten ingen vil ha den ene uten den andre. Det er også de to kontrollene med praktisk talt ingen falske positiver, fordi de bygger på aritmetikk og ikke på skjønn.

Lignende motpartsnavn er ikke en feil. Det er et opprydningsfunn: skrivemåter som ikke er slått sammen, splitter opp alle totalene denne delen rapporterer. Ta tak i det i sammenslåingspanelet i stedet for å rette i hovedboken.

Hvorfor noen kontroller ikke kan kjøres ennå

Åtte av de tolv sammenligner en postering med historikk som må finnes først. Et selskap som er tre måneder inne i statycs, får faktisk en kortere liste, og grensesnittet sier det i klartekst i stedet for å la en tom liste se ut som en feil:

• Nedtrekksmenyen merker en utilgjengelig kontroll med krever N måneder.
• Bunnteksten i Posteringer sier «X av Y kontroller kan kjøres — resten krever N måneders historikk».
• I en tom Merket-visning følger det etter Alt i orden en setning: «X av Y kontroller kjørte over denne perioden og fant ingenting» — men bare når noen ikke kunne kjøres. Er alle kontrollene grønne, ville setningen vært støy.

Det som forkorter listen, er å laste opp tidligere regnskapsår.

Grunnlag

Hver merking viser tallene som utløste den, i en Grunnlag-kolonne ved siden av årsaken. Det er bevisst: «3,1× gjennomsnittet» inviterer til diskusjon, mens «elleve måneder på 1 246,00, denne måneden 12 460,00» ikke gjør det. Typisk grunnlag ser slik ut:

• 11 måneder på 1 246,00
• 12 460,00 denne måneden mot 11 måneder på 1 246,00
• Månedlig i 14 måneder, ingenting denne perioden — forventet 1 246,00
• Kontoens tre største før: 84 000 · 79 500 · 76 200
• 4 posteringer, samme beløp, samme dato, samme motpart
• 3 posteringer deler bilag 2026-4471
• Tidligere kun på 6300, 6310
• Også skrevet «Adobe Systems Software»

Administrere kontrollene

Data → Bilagsposter → Automatiske kontroller. Kun administrator, og innstillingen gjelder alle selskaper i organisasjonen — en kontroll som støyer i ett selskap, støyer som regel i alle.

Ingenting lagres før du bekrefter

Å vippe en bryter endrer et utkast, ikke policyen. Det dukker opp en linje øverst — Du har ubekreftede endringer. — med Bekreft endringer og Forkast endringer, og hele siden (dette kortet og Konfidensielle poster) deler den ene linjen.

Grunnen er at bryterne ikke er et visningsfilter. Bekrefter du en nettopp påslått gruppe, kjøres kontrollene dens over hovedboken til hvert selskap, og bekrefter du en gruppe som avslått, slettes funnene dens. Det er i begge retninger en reell gjennomgang av dataene dine, så den skjer én gang, når du sier fra, og ikke ved hvert klikk mens du fremdeles tenker deg om.

Hovedbryter

Merk posteringer automatisk slår av hele funksjonen: Merket-visningen og telleren på den forsvinner. Akkurat denne er umiddelbar begge veier — hovedbryteren skjuler i stedet for å regne på nytt, så ingenting kjøres om når du slår den på igjen. Den rører aldri en merking et menneske har satt for hånd.

Rekordterskel

De to rekordkontrollene — Uvanlig stor postering og Uvanlig mange posteringer — deler én felles innstilling: hvor langt over sitt eget tidligere toppnivå en postering eller en måned må ligge før den rapporteres. Velg 2× · 3× · 5× · 10×; standarden er 3×.

Det er en støydemper, ikke en av-knapp. Hvis en ujevn hovedbok gjør at kontrollene støyer for mye, hev terskelen før du slår dem av. Kontrollen gråes ut når ingen av de to rekordkontrollene kjører.

Et filter er ikke en innstilling

Å velge bort en årsak i rutenettets kolonneoverskrift betyr «skjul disse radene i min visning, nå» — det er per bruker, forbigående og tilgjengelig for alle. Å slå av en kontroll på denne siden betyr «slutt å merke dette for alle» — per organisasjon, varig og kun for administratorer. De to styres aldri fra samme sted, og nedtrekksmenyen viser en kontroll som av eller krever N måneder utelukkende som informasjon. Den endrer ingen av delene.

Hva statycs bevisst ikke kontrollerer

Flere nærliggende kontroller ble vurdert og forkastet, fordi de alle forutsetter at statycs er kildesystemet:

Se også

• Bilagsposter — funksjonen, dataene og Posteringer-fanen
• Merkinger og kommentarer — hva du gjør med et funn
• Motparter — å slå sammen skrivemåtene navnekontrollen finner
• Varsler — der varsler om datahull dukker opp