Dataadministrasjon

Data-seksjonen brukes til å administrere finansstrukturer og selskapsdata etter onboarding.

Den skiller delt finansstruktur fra selskapsspesifikke data for å sikre konsistens på tvers av enheter.

Den er delt inn i:

• Organisasjonsdata — delt finansoppstillingsdesign, Avdelinger-matrise, FX-kurser, innstillinger for bilagsposter
• Selskapsdata — opplastinger, tilordninger og finansverdier per enhet

Organisasjonsdata

Endringer som gjøres her, påvirker alle selskaper i organisasjonen.

Finansoppstillingsdesign (FSD)

Hva du gjør

• Vedlikehold det delte finansoppstillingsdesignet
• Sikre konsistente summer, delsummer, nivå 1- og nivå 2-posisjoner på tvers av enheter

Utkast, virkning og publisering

• Alle endringer lagres som utkast
• Du kan gå gjennom virkningen av designendringer på finansregnskapet før publisering
• Klikk Bekreft for å anvende endringene på tvers av organisasjonen

Oversettelser

• Posisjoner lagres i språket definert i brukerinnstillingene
• Standardposisjoner oversettes automatisk
• Egendefinerte posisjoner som ennå ikke er oversatt, merkes med 🌍︎
• For å oversette egendefinerte posisjoner, bytt språk og juster finansoppstillingsdesignet

Avdelinger

Med Avdelinger-tillegget på eksponerer Avdelinger-kortet på Organisasjonsdata org-avdelingsmatrisen: rader er org-avdelinger, kolonner er selskaper, celler holder de rå kostnadssted-chipsene som rutes inn i hver org-avdeling. Bruk dette kortet til å vedlikeholde det tverrselskapelige avdelingsoppsettet som driver hver avdelingsavgrenset visning i Finans og Planlegging.

FX-kurser

Når organisasjonen din bruker mer enn én valuta, lister en FX-kurser-side ECBs månedlige referansekurser for hver valuta i bruk. Visningen er skrivebeskyttet:

• Kurser skyves av backend ved hver månedsslutt — det er ingen manuell oppdatering.
• Valutalisten utledes automatisk fra valutaene som faktisk er i bruk; det er ingen legg til / fjern.
• To parallelle kurstyper spores: en gjennomsnittskurs (for RR-omregning) og en sluttkurs (for balanseomregning).
• Den nyeste måneden er fremhevet; et synkronisert-merke forteller deg når tabellen sist ble oppdatert.

Bilagsposter

Når selskapene dine laster opp bilagsposter i stedet for en saldobalanse, samler kortet Bilagsposter under Organisasjonsdata innstillingene som styrer dem. Kortet vises bare for administratorer.

Automatiske kontroller

Kontrollene kjører etter hver opplasting og flagger posteringer som ser ut som føringsfeil. Flagg endrer aldri dataene, og alle som kan se en postering, ser også flaggene. En hovedbryter slår av flagging for alle selskaper i organisasjonen; å slå den på igjen virker umiddelbart, fordi kontrollene ikke kjøres på nytt.

Kontrollene dekker mulige dubletter, uvanlig store posteringer, uvanlig mange posteringer, en motpart som fører på en konto den aldri har brukt, et gjentakende beløp som er endret eller uteblitt, kontosummer utenfor sin egen historikk, kommaforskyvninger og ombyttede sifre, samt motpartsnavn som normaliseres til samme identitet. En rekordterskel styrer hvor langt over sin egen tidligere topp en postering må ligge før de rekordbaserte kontrollene melder den — hev den hvis de blir for støyende.

Hva hver kontroll ser etter, står under Automatiske kontroller.

Konfidensielle poster

Skjul posteringer for postene og kontoene du velger. Summene i oppstillingene er fortsatt synlige for alle; bare de underliggende posteringene skjules, og administratorer ser alltid alt.

• Poster gjelder for alle selskaper i organisasjonen
• Kontoer velges per selskap, fordi kontonumre er forskjellige fra selskap til selskap
• Merker du en konto, kan heller ikke hele posten åpnes til posteringer; de øvrige kontoene i posten er fortsatt tilgjengelige

Hvordan dette oppleves for noen uten tilgang, står under Konfidensielle poster.

Kolonnetilordninger for bilagslinjer

Én tilordning per uttrekksoppsett, delt på tvers av alle selskaper i organisasjonen. Når en opplasting kommer i et oppsett statycs ennå ikke kjenner, tilordner du kolonnene én gang, og tilordningen gjenbrukes deretter.

• Endrer du en tilordning, endrer du hva hvert selskap i organisasjonen importerer
• Endringen gjelder bare senere opplastinger — allerede importerte posteringer beholder kolonnene de ble lest med
• Tilordninger som følger med statycs, er skrivebeskyttet; last opp ditt eget uttrekk for å lage en du kan endre

Selskapsdata

Selskapsdata påvirker bare det valgte selskapet.

Den gir en sentralisert oversikt over alle selskaper og deres datastatus.

Selskapsoversikt

For hvert selskap kan du se:

• Siste synkronisering — når finansdata sist ble oppdatert
• Opplastet tidsintervall — hvilke perioder som er tilgjengelige
• Tilordningsstatus — hvorvidt det finnes ikke-tilordnede kontoer

⚠️ En advarselsindikator fremhever selskaper med ikke-tilordnede kontoer.

Fra denne oversikten kan du utføre tre kjernehandlinger.

Last opp data

• Last opp eller synkroniser saldobalanser eller bilagsposter når som helst
• Nye opplastinger overskriver eksisterende finansverdier
• Opplastingsprosessen er identisk med onboarding
• Flere inndataformater og integrasjoner legges til fortløpende

Selskapsoversikten viser kilden for hvert selskap, så du ser med én gang hvilke som kjører på en manuell bilagsopplasting og hvilke som kjører på en saldobalanse.

Bytte kilde for et selskap

Et selskap kjører på én kilde om gangen. Laster du opp den andre, erstatter den den første, og de utledede tallene følger med:

• Erstatter du en saldobalanse med bilagsposter, slettes den opplastede saldobalansen og dens faktiske tall
• Erstatter du bilagsposter med en saldobalanse, slettes de importerte posteringene og de faktiske tallene som er utledet av dem

Før noe skrives, får du vite hvilken av de to kildene du er i ferd med å erstatte, og hva som fjernes.

Spesielt for bilagsopplastinger

• Et hovedbokuttrekk kontrolleres først, og du får se hva det erstatter før noe skrives
• En import dekker hele regnskapsår: importerer du et år på nytt, erstatter det alt som allerede er importert for det året
• En fil som ikke samsvarer med noe kjent oppsett, kan ikke behandles før du tilordner kolonnene; samsvarer en fil med mer enn én tilordning, kan den ikke rutes før du avgrenser valget til én

Gjennomgå før bekreftelse

• Du vil se virkningen av overskrevne data før du bekrefter

Tilordning

• Åpne Tilordning for å redigere kontotilordninger i utkast-modus
• Samme funksjonalitet som under onboarding
• Kontoer fra nye opplastinger plasseres alltid under Ikke-kategorisert
• Brukere må uttrykkelig gå gjennom og tilordne nye kontoer
• Bruk ⚠️-filtre for å finne ikke-tilordnede kontoer raskt
• Bekreft eller tilbakestill endringer for å publisere dem live

Med Avdelinger-tillegget på eksponerer den samme tilordningsskjermen Avdelinger-popoveren ved siden av hver RR-konto slik at du kan feste avdelingsoverstyringer der standardplasseringen ikke er riktig.

Slett data

• Bruk Slett data for å fjerne finansverdier fra den sist opplastede måneden og fremover
• Utformet for korrigeringer og reopplastinger

Gjennomgå før bekreftelse

• Du vil se virkningen av slettede data før du bekrefter

Hvorfor det er viktig

• Tydelig innsyn i datahelsen på tvers av alle selskaper
• Full transparens før du utfører irreversible handlinger
• Full kontroll over opplastinger, tilordninger og finansverdier per enhet

Relatert

• Onboarding — førstegangsflyten som ender i Dataadministrasjon
• Avdelinger — matrisen og overstyringer per konto
• Varsler — varsler om ikke-tilordnede kontoer vises her
• Bilagsposter — posteringene bak tallene, for selskaper på en bilagsopplasting