Onboarding

Hver ny organisasjon følger den samme onboarding-flyten for å sikre rene data, konsistente finansoppstillinger og pålitelig analyse. Dette oppsettet er obligatorisk og tar bare noen få minutter.

1. Last opp data

Hva du gjør

• Last opp tallene dine enten som saldobalanse eller som bilagsposter
• Definer selskapsnavn, regnskapsårets slutt, bransje og valuta

Hvorfor det er viktig

• Standardiserte importer forhindrer format- og strukturproblemer
• Tydelig veiledning sikrer korrekte eksporter og maler

Saldobalanse eller bilagsposter

Begge veiene ender på samme sted: tilordnede kontoer og oppstillinger som virker. Forskjellen er hvor mye detaljer som ligger under.

• Saldobalanse — én saldo per konto per periode. Raskeste vei til ferdige oppstillinger.
• Bilagsposter — de enkelte posteringene. Faktiske tall utledes av dem, og funksjonene på posteringsnivå følger med: fanen Posteringer, hopp fra et hvilket som helst tall til posteringene som skapte det, motparter og automatiske kontroller.

Du kan bytte senere, men ikke blande de to. Laster du opp én kilde for et selskap, erstatter den den andre, og de faktiske tallene som er utledet av den, slettes.

Malen for bilagsposter

Last ned statycs-malen for bilagsposter i opplastingstrinnet, eller tilordne kolonnene i ditt eget hovedbokuttrekk.

• Ett regnskapsår per fil, med start på årets første dag. Et pågående år er greit — last det opp på nytt etter hvert som det vokser.
• Ta med inngående balanse — overføringsposteringene datert årets første dag (DATEV: Saldenvorträge). Uten dem viser hver balansepost årets bevegelse i stedet for saldoen.
• Fyll ut Bokføringsdato · Kontonummer · Kontonavn · Beskrivelse · Beløp (netto) · Motpartens navn — én rad per posteringslinje.
• Bruk + (pluss) for debet og − (minus) for kredit, eksklusive mva. Samme konvensjon som malen for saldobalansen.
• Valgfrie kolonner låser opp mer: Motpartsnummer og Bilagsnr. skjerper dublettkontrollene, Posteringstype = OPENING holder overføringslinjer utenfor funnene dine, Avdeling kobles til kostnadssteder.

Bruke ditt eget uttrekk

Du trenger ikke å bygge om ERP-uttrekket ditt. Første gang statycs ser et oppsett den ikke kjenner igjen, blir du bedt om å tilordne kolonnene dine én gang — velg kolonnen for hvert felt, og den tilordningen gjenbrukes ved hver senere opplasting av samme uttrekk. Kolonner du ikke tilordner, beholdes på posteringen og vises i detaljruten; ingenting forkastes.

Tilordninger deles på tvers av alle selskaper i organisasjonen, så et oppsett som er tilordnet én gang, betjener dem alle. De er listet under Dataadministrasjon.

Validering

• Ikke-støttede formater utløser en feil med tydelige instruksjoner
• Et bilagsuttrekk kontrolleres før noe skrives, og du får se hva det erstatter
• Du kan bare fortsette når en gyldig opplasting er registrert

2. Utform finansoppstillinger

Hva du gjør

• Definer strukturen for RR, balanse og kontantstrøm
• Legg til og ordne summer, delsummer, nivå 1- og nivå 2-posisjoner via dra og slipp
• Start fra maler eller utvid den forhåndsdefinerte strukturen

Hvorfor det er viktig

• Rapporteringen gjenspeiler forretningslogikken din - ikke kontoplanen din
• En konsistent struktur muliggjør ren analyse og planlegging på tvers av alle selskaper

Du kan finjustere nivå 2-posisjoner og kontogrupper senere. Målet på dette stadiet er å etablere en solid, konsistent struktur.

Hierarki av finansdata

statycs strukturerer finansdata i et tydelig, flernivå-hierarki. Dette sikrer konsistens, transparens og pålitelig analyse på tvers av alle rapporter og planleggingsmodeller.

• Summer
  • Delsummer (kun BS og CF)
    • Nivå 1-posisjoner
      • Nivå 2-posisjoner
        • (Valgfritt) Kontogrupper
          • Kontoer (saldobalanse)

Fra topp til bunn fungerer hierarkiet slik:

Summer Eksempler: EBITDA, Sum eiendeler Aggregeringer på høyt nivå som oppsummerer flere delsummer og posisjoner.

Delsummer (kun balanse og kontantstrøm) Eksempler: Avsetninger, Omløpsmidler og periodiseringer Mellomaggregeringer brukt i balanse- og kontantstrømoppstillinger for å gruppere relaterte posisjoner.

Nivå 1-posisjoner Eksempler: Inntekter, Anleggsmidler Forhåndsdefinerte rapporteringskategorier som utgjør ryggraden i finansoppstillingene dine.

Nivå 2-posisjoner Eksempler: Personalkostnad, PPE Tilpassbare posisjoner der du strukturerer den virksomhetsspesifikke rapporteringen din.

(Valgfritt) Kontogrupper Valgfritt grupperingslag mellom nivå 2-posisjoner og enkeltkontoer. Brukt for bedre strukturering, analyse og planleggingsdrivere.

Kontoer Importert direkte fra saldobalansen din. Dette er datapunktene på laveste nivå i hierarkiet.

Tilordningsregel

Kontoer tilordnes alltid til nivå 2-posisjoner. Tilordning til summer, delsummer eller nivå 1-posisjoner er ikke mulig.

Dette sikrer en konsistent struktur og muliggjør pålitelig analyse og planlegging.

Forhåndsdefinerte nivå 1-posisjoner

Nivå 1-posisjoner er forhåndsdefinerte for å sikre standardisert finanslogikk og pålitelig analyse. Disse posisjonene kan ikke fjernes.

Resultatregnskap

• Inntekter
• Annen driftsproduksjon
• Direkte kostnader
• Driftskostnader
• Andre driftsinntekter
• Avskrivninger
• Netto finansresultat
• Andre inntekter / tap
• Ikke-gjentakende poster
• Skattekostnad

Balanse

• Anleggsmidler
• Varelager
• Kundefordringer
• Andre eiendeler
• Kontanter og kontantekvivalenter
• Egenkapital
• Avsetninger
• Finansiell gjeld
• Leverandørgjeld
• Mottatte forskuddsbetalinger
• Annen gjeld

Nivå 2-posisjoner og kontogrupper er fullt tilpassbare innenfor denne strukturen.

Automatisk logikk og faste posisjoner

Enkelte posisjoner inkluderer innebygd logikk for å sikre konsistente finansberegninger.

• Nivå 2-posisjoner under Anleggsmidler genererer automatisk oppføringer for Capex, avskrivning og kontantstrøm
• Posisjoner under EBITDA fyller ut «Andre kontantstrøm»-oppføringer

Faste (ikke-redigerbare) posisjoner

• EBITDA
• Årsresultat
• Sum eiendeler
• Sum egenkapital og gjeld
• Kontanter og kontantekvivalenter
• Opptjent egenkapital / Overført resultat
• Ikke-kategorisert (plassholder for ikke-tilordnede kontoer)

3. Tilordne kontoer

Hva du gjør

• Tilordne saldobalansekontoer til nivå 2-posisjoner
• Opprett kontogrupper som et mellomstrukturlag mellom nivå 2-posisjoner og enkeltkontoer
• Gå gjennom og juster automatisk tilordning (støttede kontoplaner gjenkjennes)
• Merk netto gjeld og konserninterne kontoer
• Splitt debet- og kreditsaldoer om nødvendig (f.eks. negative fordringer behandlet som gjeld)

Hvorfor det er viktig

• Automatisk tilordning reduserer oppsettsarbeidet betydelig
• Advarselsindikatorer fremhever ikke-tilordnede kontoer umiddelbart
• Riktig struktur og merking klargjør dataene dine for analyse og planlegging

Kontogrupper

Kontogrupper er et strukturlag mellom nivå 2-posisjoner og enkeltkontoer. De forbedrer gruppering, muliggjør renere analyse og fungerer som drivere i planlegging.

Kontogrupper gjenbrukes konsistent på tvers av Finans, Analyse og Planlegging.

Automatisk tilordning og nye opplastinger

• For støttede regnskapsskjemaer tilordnes kontoer automatisk — matcheren kjører på serversiden som en del av opplastingen
• For tidligere tilordnede selskaper plasserer nye opplastinger som inneholder nye eller ukjente kontoer de kontoene automatisk i Ikke-kategorisert
• Dette lar deg umiddelbart identifisere og tilordne nye kontoer korrekt uten å påvirke eksisterende tilordninger
• Dekningen for automatisk tilordning vil utvides fortløpende etter hvert som flere regnskapsskjemaer støttes

Avdelingsoverstyringer (Avdelinger-tillegget)

Med Avdelinger-tillegget på kan RR-kontoer bære avdelingsoverstyringer: den samme kontoen rutes til et annet nivå 2 avhengig av hvilken avdeling som bokførte hovedbokslinjen. Åpne Avdelinger-popoveren ved siden av en hvilken som helst RR-konto for å legge til eller redigere overstyringer — for eksempel en delt felleskostnadskonto som havner i Direkte kostnader for Produksjon, men Driftskostnader overalt ellers.