Projecten

Waar Projecten voor dient

Projecten leest je grootboek langs de projectdimensie — de kostendrager — zoals Afdelingen het langs de organisatorische leest. Het beantwoordt “naar welk project moet ik kijken”, en laat je dat project dan openen om het overzicht erachter te zien.

Elke afzonderlijke projectcode in het grootboek wordt bij import een project, dus de sectie vult zich zodra journaalposten binnenkomen. Ze heeft die regelgegevens nodig: een vennootschap die geaggregeerde cijfers uploadt, heeft niets om op te groeperen, en het tabblad blijft verborgen.

Hoe Projecten werkt

Elk cijfer loopt vanaf de start van het project. Een project loopt over boekjaren heen, dus een venster zou “resterend” betekenisloos maken, en het tabblad neemt daarom bewust geen periode aan.

De som van je projecten is niet de vennootschap. Overhead, administratie en financiering zijn op geen enkel project geboekt — daarom draagt het overzicht geen vennootschapstotaal, en heet het subtotaal van het overzicht Projectbijdrage, nooit EBITDA. De EBITDA van een afdeling telt op tot die van de vennootschap; die van een project nooit.

Onderdelen van Projecten

Overzicht

Eén regel per project: Project, Looptijd, Omzet, Bedrijfslasten, Capex, Projectbijdrage, Uitgavenbudget, Gebruikt en Uitgaven vs tijd.

• Filter — Open, Alle of Risico.
• Sortering — Op risico, Op omvang of Op naam.
• Zoeken op naam of code.

Uitgaven vs tijd vergelijkt verbruikt budget met verstreken looptijd: Uitgaven op schema, Let op, Boven budget, of Geen budget / Geen datums als er niets te vergelijken valt. De richting bepaalt de kleur, niet het teken — een kostenbudget overschrijden en een omzetdoel missen zijn allebei ongunstig en wijzen tegengesteld.

Projectdetail

Een geopend project geeft het overzicht: de W&V tot aan de Projectbijdrage, daarna Capex. De kolommen zijn Positie, Werkelijk t/m nu, Uitgavenbudget, Resterend en Gebruikt. Resterend is realisatie tegen budget.

• Niveaus tonen — Niveau 1, Niveau 2, Rekeninggroepen, Rekeningen, Capex. Twee onafhankelijke maskers, zodat je de kostenkant kunt uitdiepen zonder de omzet open te vouwen.
• Lege rijen verbergen — leeg betekent geen budget en geen realisatie. Een gebudgetteerde post zonder uitgaven blijft staan, op 0 % verbruikt.

Budgetten

Budgetten worden op niveau 2 ingevoerd, hetzelfde niveau waarop het planningsraster schrijft, zodat een getal op beide plekken hetzelfde betekent. Sommen rollen omhoog; omlaag kan niet, en daarom valt er geen niveau te kiezen — en de capex-regels zijn het niveau 2 van dat blok, geen uitzondering. Elke cel legt zichzelf vast zodra je hem verlaat. Budgetten bewerken vereist bewerkrechten op de vennootschap.

Verbergt Niveaus tonen het niveau waarop een project budgetteert, dan rollen de cijfers nog steeds omhoog maar zijn ze pas weer te bewerken als je dat niveau opnieuw toont.

Stamgegevens

Een project draagt een naam, een status — Actief, Gepauzeerd, Voltooid — en een start- en einddatum. De data zijn waartegen het looptijdsignaal wordt gemeten; zonder die data toont een project Geen datums. Een project waarvan de einddatum verstreken is, wordt als afgerond voorgesteld.

Datadekking

Het tabblad meldt het venster dat je journaalposten dekken. Een project dat begon voordat dat venster opengaat, toont onvolledige realisatie en een te hoog resterend budget, en zegt dat op de regel.

Leeg is nooit nul: een ontbrekend of onleesbaar bedrag wordt genegeerd, nooit als niets geteld.

Export

Zowel het overzicht als het projectoverzicht exporteren naar Excel.

Gerelateerd

• Analyse — tabbladenbalk en gedeelde bediening
• Journaalposten — de boekingen die deze laag groepeert
• Afdelingen — hetzelfde idee langs de organisatorische dimensie
• Planning — het niveau 2 waarop budgetten worden ingevoerd