Λογιστικές εγγραφές

Σε τι χρησιμεύουν οι Λογιστικές εγγραφές

Κάθε αριθμός στο statycs είναι άθροισμα εγγραφών. Οι Λογιστικές εγγραφές ανοίγουν αυτό το άθροισμα: από έναν αριθμό μιας κατάστασης κατεβαίνετε στις μεμονωμένες γραμμές που τον σχημάτισαν, αναζητάτε ταυτόχρονα σε όλους τους λογαριασμούς, ομαδοποιείτε ανά αντισυμβαλλόμενο και αφήνετε το statycs να σαρώσει το καθολικό για εγγραφές που μοιάζουν λανθασμένες.

Δεν είναι ξεχωριστή ενότητα αλλά μέρος του statycs, και η ίδια η μεταφόρτωση λογιστικών εγγραφών είναι που τις ξεκλειδώνει. Συνδέστε μια ροή δεδομένων ή μεταφορτώστε ένα αρχείο για μια εταιρεία, και η ανάλυση σε βάθος, η καρτέλα Λογιστικές εγγραφές και η σελίδα ρυθμίσεων εμφανίζονται μαζί.

Τι χρειάζονται οι Λογιστικές εγγραφές

Κάθε περίοδος αντλείται είτε από ισοζύγιο είτε από λογιστικές εγγραφές — ποτέ και από τα δύο. Όπου μεταφορτώνετε εγγραφές, αυτές παίρνουν τη θέση του ισοζυγίου για τις περιόδους εκείνες, και τα μεγέθη των καταστάσεών σας γίνονται εκ κατασκευής το άθροισμα των δικών τους εγγραφών.

Αυτό ακριβώς κάνει την ανάλυση σε βάθος αξιόπιστη: δεν υπάρχουν δύο πηγές για τον ίδιο αριθμό, άρα δεν υπάρχει τίποτα να συμφωνηθεί και το πλαϊνό παράθυρο δεν μπορεί ποτέ να διαφωνήσει με το κελί που ανοίξατε.

Η μετάβαση μιας εταιρείας από τη μία πηγή στην άλλη είναι εφικτή, και το statycs ρωτά πρώτα: αν μεταφορτώσετε ισοζύγιο πάνω σε μήνες που έχουν ήδη λογιστικές εγγραφές, οι εισαγμένες εγγραφές και τα πραγματικά που προκύπτουν από αυτές διαγράφονται. Η επιβεβαίωση το λέει πριν γραφτεί οτιδήποτε.

Το πρότυπο

Χρησιμοποιήστε το πρότυπο λογιστικών εγγραφών που προσφέρεται στο Δεδομένα → Μεταφόρτωση δεδομένων. Είναι ένα φύλλο δεκατεσσάρων στηλών στη δική σας γλώσσα, και δύο σημεία κρίνουν αν θα συμφωνήσουν οι αριθμοί:

• Μία χρήση ανά αρχείο, με έναρξη την πρώτη ημέρα της χρήσης. Μια τρέχουσα χρήση είναι εντάξει — μεταφορτώστε την ξανά καθώς προχωρά.
• Συμπεριλάβετε τα υπόλοιπα έναρξης — τις εγγραφές μεταφοράς με ημερομηνία την πρώτη ημέρα της χρήσης (DATEV: Saldenvorträge). Χωρίς αυτές, κάθε κονδύλι του ισολογισμού δείχνει την κίνηση της χρήσης αντί για το υπόλοιπο.

Έξι στήλες είναι υποχρεωτικές — οι τιρκουάζ του φύλλου:

Ημερομηνία εγγραφής · Αριθμός λογαριασμού · Ονομασία λογαριασμού · Περιγραφή · Ποσό (καθαρό) · Αντισυμβαλλόμενος

Μία γραμμή ανά γραμμή εγγραφής, με + για χρέωση και − για πίστωση, χωρίς ΦΠΑ — η ίδια σύμβαση προσήμων με το πρότυπο του ισοζυγίου.

Οι υπόλοιπες οκτώ στήλες είναι προαιρετικές, και καθεμιά προσφέρει κάτι:

Μεταφόρτωση της δικής σας εξαγωγής αντί του προτύπου

Δεν είστε υποχρεωμένοι να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο. Μεταφορτώστε την εξαγωγή του δικού σας καθολικού και, την πρώτη φορά που το statycs συναντά διάταξη που δεν αναγνωρίζει, σας ζητά να αντιστοιχίσετε τις στήλες σας — μία φορά. Κάθε υποχρεωτικό πεδίο παίρνει μια στήλη από το αρχείο σας, δίπλα σε κάθε επιλογή εμφανίζονται δείγματα τιμών, και ό,τι δεν αντιστοιχίσετε διατηρείται πάνω στην εγγραφή και εμφανίζεται στο πλαϊνό παράθυρο αντί να απορρίπτεται.

Η αντιστοίχιση επαναχρησιμοποιείται στη συνέχεια αυτόματα σε κάθε επόμενη μεταφόρτωση της ίδιας διάταξης. Ισχύει για ολόκληρο τον οργανισμό, οπότε μία αντιστοίχιση εξυπηρετεί κάθε εταιρεία που εξάγει με τον ίδιο τρόπο — πράγμα που σημαίνει επίσης ότι μια αλλαγή της αλλάζει τι εισάγουν όλες. Οι αποθηκευμένες αντιστοιχίσεις βρίσκονται στα Δεδομένα, κάτω από την επισκόπηση εταιρειών, ως Αντιστοιχίσεις στηλών εγγραφών, όπου ένας διαχειριστής μπορεί να ανοίξει μία και να αλλάξει μια αντιστοίχιση. Μια αλλαγή ισχύει από την επόμενη μεταφόρτωση· οι ήδη εισαγμένες εγγραφές κρατούν τις στήλες με τις οποίες διαβάστηκαν.

Πού εμφανίζονται οι λογιστικές εγγραφές

Η λειτουργία προσθέτει τρία σημεία στο statycs.

1 · Ανάλυση σε βάθος από κελί των Οικονομικών

Στα Οικονομικά, κάντε διπλό κλικ σε μια γραμμή επιπέδου 2, ομάδας λογαριασμών ή λογαριασμού — ή δεξί κλικ και Εμφάνιση εγγραφών — και ανοίγει ένα πλαϊνό παράθυρο με τις εγγραφές πίσω από το συγκεκριμένο κελί.

Η ανάλυση σε βάθος λειτουργεί σε τρεις προβολές:

• Μηνιαία — σε οποιαδήποτε στήλη μηνιαίων πραγματικών.
• Σύγκριση (Δ) — στις δύο στήλες τιμών πραγματικών. Οι στήλες απόκλισης και ποσοστού δεν ανοίγουν: η απόκλιση είναι η διαφορά δύο αριθμών, όχι σύνολο εγγραφών. Ούτε η στήλη σύγκρισης ανοίγει — πάνω σε βάση προϋπολογισμού δεν υπάρχουν καθόλου εγγραφές, και πάνω σε βάση προηγούμενου έτους το παράθυρο θα παρέθετε τις φετινές εγγραφές κάτω από τον περσινό αριθμό.
• Τμήματα — μια στήλη τμήματος, δηλαδή οι εγγραφές του λογαριασμού για το τμήμα αυτό στο διάστημα της προβολής. Η καρφιτσωμένη στήλη Σύνολο δεν ανοίγει: είναι ο αριθμός της εταιρείας, προσβάσιμος από τη μηνιαία προβολή.

Η Ετήσια προβολή δεν αναλύεται σε βάθος. Ένα ετήσιο κελί ισολογισμού είναι το υπόλοιπο κλεισίματος Δεκεμβρίου και όχι άθροισμα δώδεκα μηνών, οπότε μια ετήσια ανάλυση θα έπρεπε να περιοριστεί σε μεγέθη ροής.

Οι γραμμές πάνω από το επίπεδο 2 δεν ανοίγουν. Σε εκείνο το ύψος το κελί συγκεντρώνει πολύ περισσότερα από όσα χωρά να δείξει το πλαϊνό παράθυρο — τα Άμεσα κόστη από την αρχή του έτους, σε πραγματικά βιβλία, ξεπερνούν τις 1.500 εγγραφές απέναντι σε μια σελίδα 500 γραμμών — οπότε η δυνατότητα απλώς δεν προσφέρεται, αντί να προσφέρεται και να αρνείται. Ούτε οι Ταμειακές ροές ανοίγουν ποτέ: δεν έχουν διάσταση λογαριασμού και προκύπτουν από τις κινήσεις του ισολογισμού και την ΚΑΧ, οπότε τίποτα δεν καταχωρείται ποτέ σε αυτές. Μια ενοποιημένη κατάσταση ομίλου δεν ανοίγει, επειδή ο αριθμός δεν ανήκει στο καθολικό καμίας μεμονωμένης εταιρείας.

Όπου ένα κελί δεν μπορεί να ανοίξει, η δυνατότητα απλώς δεν υπάρχει, αντί να προσφέρεται και μετά να αρνείται. Η μόνη εξαίρεση είναι ένα εμπιστευτικό κονδύλι: η προσπάθεια σάς λέει ότι είναι εμπιστευτικό, αλλιώς όποιος μπορούσε να ανοίξει το κελί την προηγούμενη εβδομάδα θα εκλάμβανε την απουσία της δυνατότητας ως σφάλμα.

Το πλαϊνό παράθυρο περιλαμβάνει:

• Έναν αριθμό στην κεφαλίδα. Στην ΚΑΧ είναι η τιμή του κελιού που ανοίξατε και δεν αλλάζει με φιλτράρισμα ή σελιδοποίηση. Στον ισολογισμό είναι η κίνηση της περιόδου — ο αριθμός που πράγματι εξηγεί η λίστα των εγγραφών, αφού ένα υπόλοιπο κλεισίματος δεν είναι άθροισμα των εγγραφών του μήνα. Το συναλλαγματικό υπόλοιπο εμφανίζεται σε δική του γραμμή ως Συναλλαγματική αναπροσαρμογή, αντί να μένει ανεξήγητη διαφορά.
• Μια λωρίδα Top με τους τρεις μεγαλύτερους αντισυμβαλλομένους του κελιού και μια ένδειξη +N που αλλάζει σε ομαδοποίηση ανά αντισυμβαλλόμενο.
• Πεδίο αναζήτησης με Διάκριση πεζών-κεφαλαίων και Ολόκληρη λέξη, μενού ταξινόμησης (ημερομηνία, ποσό, αντισυμβαλλόμενος, τμήμα — αύξουσα ή φθίνουσα) και ομαδοποίηση ανά αντισυμβαλλόμενο, εβδομάδα ή τμήμα. Η ταξινόμηση και η ομαδοποίηση ανά τμήμα εμφανίζονται μόνο με το πρόσθετο Τμήματα.
• Εξαγωγή σε Excel ακριβώς όσων εμφανίζονται στην οθόνη, με τη σειρά που εμφανίζονται.
• Μια ετικέτα Δεν έχει κλείσει ακόμη όταν ο μήνας είναι ακόμη ανοιχτός, επειδή οι εγγραφές είναι ελλιπείς και θα αλλάξουν.
• Αντιγραφή συνδέσμου σε αυτό το κελί — σύνδεσμος που ανοίγει ξανά το ίδιο πλαϊνό παράθυρο στη θέση του, μέσα στην εφαρμογή. Δεν μεταφέρει εμβέλεια τμήματος: ο παραλήπτης βλέπει το κελί μέσα από τη δική του πρόσβαση, που είναι και η μόνη σωστή απάντηση.

Το πλαϊνό παράθυρο φορτώνει έως 500 εγγραφές τη φορά. Πάνω από αυτό το δηλώνει και προτείνει να στενέψετε την αναζήτηση ή να ομαδοποιήσετε.

2 · Ανάλυση → Λογιστικές εγγραφές

Η καρτέλα Λογιστικές εγγραφές είναι η προβολή που εκτείνεται σε όλους τους λογαριασμούς. Εκεί που το πλαϊνό παράθυρο απαντά «τι υπάρχει σε αυτό το κελί», η καρτέλα απαντά «πού βρίσκεται αυτό σε ολόκληρο το καθολικό».

3 · Δεδομένα → Λογιστικές εγγραφές

Σελίδα διαχειριστή με δύο κάρτες:

• Αυτόματοι έλεγχοι — ποιοι έλεγχοι εκτελούνται και πόσο αυστηρό είναι το όριο ρεκόρ.
• Εμπιστευτικά κονδύλια — ποια κονδύλια και ποιοι λογαριασμοί κρύβουν τη λεπτομέρειά τους από τους μη διαχειριστές.

Τίποτα σε εκείνη τη σελίδα δεν γράφεται καθώς κάνετε κλικ. Και οι δύο κάρτες μοιράζονται ένα προσχέδιο, και εμφανίζεται μια μπάρα — Έχετε μη επιβεβαιωμένες αλλαγές. — με Επιβεβαίωση αλλαγών και Απόρριψη αλλαγών. Το γιατί εξηγείται στους Αυτόματους ελέγχους.

Η καρτέλα Λογιστικές εγγραφές

Ένα πλέγμα σε τρεις διαμορφώσεις, πάνω στο εύρος ημερομηνιών που επιλέγετε:

• Όλα — κάθε εγγραφή του διαστήματος, με ανώτατο όριο πλήθους, με τις πιο πρόσφατες πρώτα.
• Αντισυμβαλλόμενος — το ίδιο σύνολο εγγραφών, συγκεντρωμένο ανά αντισυμβαλλόμενο. Δείτε Αντισυμβαλλόμενοι.
• Επισημασμένα — το ίδιο πλέγμα με το φίλτρο αιτίας ήδη εφαρμοσμένο. Η ένδειξη στη γραμμή εργαλείων δείχνει πόσα ευρήματα είναι ανοιχτά στο διάστημα. Δείτε Αυτόματοι έλεγχοι και Επισημάνσεις & σχόλια.

Εύρος

Η ετικέτα εύρους έχει τα συνηθισμένα προκαθορισμένα διαστήματα. Είναι περιορισμένη στους μήνες για τους οποίους έχετε πράγματι εγγραφές — η κάλυψη των λογιστικών εγγραφών είναι συχνά μικρότερη από την κάλυψη του ισοζυγίου, οπότε ένα εύρος που φτάνει πιο πίσω από την πρώτη σας μεταφόρτωση συμπτύσσεται αντί να επιστρέψει κενό πλέγμα.

Στήλες

Ημ/νία · Διαδρομή · Λογαριασμός · Περιγραφή · Αντισυμβαλλόμενος · Παραστατικό · Τμήμα · Ποσό· στην επισημασμένη προβολή προστίθενται η Αιτία και το Τεκμήριο.

• Η Διαδρομή δείχνει τη θέση του λογαριασμού μέσα στον σχεδιασμό των οικονομικών σας καταστάσεων, έως το επίπεδο 2. Φιλτράρετέ την ως σύνολο: επιλέγοντας EBITDA → Λοιπά λειτουργικά έξοδα παίρνετε κάθε λογαριασμό που βρίσκεται από κάτω. Υπολογίζεται τη στιγμή που διαβάζεται η γραμμή και δεν αποτυπώνεται ποτέ πάνω στην εγγραφή, οπότε ακολουθεί κάθε αλλαγή στον σχεδιασμό των καταστάσεων.
• Το Παραστατικό γίνεται σύνδεσμος όταν το αρχείο προέλευσης φέρει URL παραστατικού, αλλιώς μένει απλό κείμενο — πράγμα που στις εξαγωγές DATEV ισχύει πάντα, αφού το καθολικό κρατά τον αριθμό του παραστατικού, ενώ το ίδιο το παραστατικό βρίσκεται σε DMS.
• Το Τμήμα εμφανίζεται μόνο όταν το πρόσθετο Τμήματα είναι ενεργό.
• Το Ποσό εμφανίζεται με το πρόσημο του καθολικού, όπως ακριβώς έρχεται — χρέωση θετική, πίστωση αρνητική — που είναι η σύμβαση κάθε εξαγωγής ημερολογίου. Δεν αντιστρέφεται στη λογική παρουσίασης των καταστάσεων.

Κάθε στήλη της εξαγωγής σας που δεν αντιστοίχισε το statycs διατηρείται πάνω στην εγγραφή και μπορεί να εμφανιστεί και εδώ. Κρύψτε τις στήλες που δεν χρειάζεστε από το μενού Στήλες, μέσα στο μενού δεξιού κλικ του πλέγματος· η επιλογή σας διατηρείται.

Αναζήτηση, φίλτρα και σύνολο

Τα φίλτρα βρίσκονται στις κεφαλίδες των στηλών και αθροίζονται σε ένα ενιαίο σήμα Καθαρισμός φίλτρων (N) δίπλα στο πεδίο αναζήτησης: ένα σημείο δείχνει πόσο έχει στενέψει η προβολή, ένα κλικ την ανοίγει ξανά. Ένα φίλτρο στήλης εφαρμόζεται με το κουμπί Εφαρμογή και όχι σε κάθε επιλογή: τα φίλτρα αυτά εκτελούνται στον διακομιστή και καλύπτουν ολόκληρο το καθολικό, όχι μόνο τη φορτωμένη σελίδα. Επιλέγοντας γραμμές βλέπετε το τρέχον άθροισμά τους.

Το υποσέλιδο λέει καθαρά τι βλέπετε: το πλήθος των εγγραφών, το αν η λίστα έχει κοπεί σε ανώτατο όριο («Εμφανίζονται οι N πιο πρόσφατες από M, κατά ημερομηνία») και πόσοι από τους αυτόματους ελέγχους μπόρεσαν να εκτελεστούν σε αυτό το εύρος.

Εξαγωγή

Η Εξαγωγή σε Excel από το μενού περιβάλλοντος του πλέγματος γράφει το journal-entries.xlsx με τις στήλες, τη σειρά και το φιλτράρισμα που ισχύουν εκείνη τη στιγμή στην οθόνη. Οι ημερομηνίες γράφονται ως πραγματικά κελιά ημερομηνίας του Excel, ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να τις ταξινομήσει και να φτιάξει συγκεντρωτικούς πίνακες, και τα ποσά εξάγονται σε πλήρη κλίμακα, ανεξάρτητα από το αν βλέπετε σε χιλιάδες ή εκατομμύρια.

Εμπιστευτικότητα και πρόσβαση

Δύο διαφορετικοί μηχανισμοί περιορίζουν τι βλέπει κάποιος, και αξίζει να τους κρατάτε χωριστά:

• Η εμβέλεια τμήματος (από το πρόσθετο Τμήματα). Ένας χρήστης στον οποίο έχουν αποδοθεί μόνο ορισμένα τμήματα δεν μπορεί να ανοίξει καθόλου την καρτέλα Λογιστικές εγγραφές — η σελίδα το λέει και τον παραπέμπει σε διαχειριστή. Ο λόγος: ένα σύνολο αντισυμβαλλομένου ή ένα άθροισμα λογαριασμού υπολογισμένο πάνω σε τμήματα που δεν επιτρέπεται να δει αποκαλύπτει κάτι χωρίς να εμφανίσει ούτε μία γραμμή, οπότε η ενότητα αρνείται αντί να απαντηθεί μισά. Η ανάλυση σε βάθος από τα Οικονομικά εξακολουθεί να λειτουργεί μέσα στη δική του εμβέλεια.
• Τα Εμπιστευτικά κονδύλια κρύβουν τη λεπτομέρεια πίσω από συγκεκριμένα κονδύλια και λογαριασμούς από τους μη διαχειριστές, αφήνοντας ανέπαφα τα σύνολα στις καταστάσεις.

Σχετικά

• Αυτόματοι έλεγχοι — ο κατάλογος των ελέγχων και πώς τους ρυθμίζετε
• Επισημάνσεις & σχόλια — πώς προσθέτετε, επιλύετε και απορρίπτετε ευρήματα
• Αντισυμβαλλόμενοι — η κάρτα αντισυμβαλλομένου και η συγχώνευση γραφών
• Εμπιστευτικά κονδύλια — απόκρυψη λεπτομέρειας από τους μη διαχειριστές
• Οικονομικά — από εκεί ξεκινά η ανάλυση σε βάθος του κελιού
• Διαχείριση δεδομένων — μεταφορτώσεις, πρότυπα και κάλυψη