Αυτόματοι έλεγχοι

Σε τι χρησιμεύουν οι έλεγχοι

Το statycs δεν είναι το λογιστικό σας σύστημα — διαβάζει μια εξαγωγή του. Αυτό αποκλείει μια ολόκληρη κατηγορία ελέγχων που μπορεί να κάνει μόνο το σύστημα τήρησης των βιβλίων, και αφήνει ένα πλεονέκτημα που έχει το statycs και δεν έχει το ERP: ιστορικό, μαζί με μια ταυτότητα αντισυμβαλλομένου που εκτείνεται σε εταιρείες και χρήσεις.

Όλοι οι έλεγχοι εδώ έχουν την ίδια λογική — κάτι ήταν σταθερό, και μετά έπαψε να είναι. Κανένας τους δεν αλλάζει τα δεδομένα σας. Ένας έλεγχος παράγει μια επισήμανση πάνω σε μια εγγραφή, μαζί με το τεκμήριο που την παρήγαγε, και όποιος βλέπει την εγγραφή βλέπει και την επισήμανση.

Με λίγα λόγια

Δώδεκα έλεγχοι εκτελούνται μετά από κάθε μεταφόρτωση. Οκτώ χρειάζονται ιστορικό, οπότε μια νέα εταιρεία βλέπει σύντομη λίστα και το υποσέλιδο δηλώνει πόσοι μπόρεσαν να εκτελεστούν. Διαχειριστείτε τους από το Δεδομένα → Λογιστικές εγγραφές → Αυτόματοι έλεγχοι (μόνο διαχειριστές, μία ρύθμιση για ολόκληρο τον οργανισμό, που εφαρμόζεται όταν πατήσετε Επιβεβαίωση αλλαγών) και εξετάστε τα ευρήματα στο Ανάλυση → Λογιστικές εγγραφές → Επισημασμένα.

Δεδομένα → Λογιστικές εγγραφές → Αυτόματοι έλεγχοι — ο κύριος διακόπτης ενεργός, οι οκτώ ομάδες ελέγχων σε λίστα με μία να εμφανίζει απαίτηση ιστορικού, και ο επιλογέας ορίου ρεκόρ

Ο κατάλογος

Η οθόνη ρυθμίσεων ομαδοποιεί τους ελέγχους με τον τρόπο που θα αποφασίζατε γι’ αυτούς, αντί για έναν διακόπτη ανά αιτία. Οκτώ διακόπτες, δώδεκα αιτίες.

Ομάδα	Ενεργοποιείται όταν	Χρειάζεται	Προεπιλογή
Μετατόπιση υποδιαστολής και αντιμετάθεση ψηφίων	Ένα ποσό είναι ακριβώς ×10ᵏ του επαναλαμβανόμενου ποσού του αντισυμβαλλομένου, ή διαφέρει από αυτό κατά πολλαπλάσιο του 9 με τον ίδιο αριθμό ψηφίων	6 μήνες	Ενεργό
Πιθανά διπλότυπα	Το ίδιο ποσό στον ίδιο αντισυμβαλλόμενο καταχωρείται πάνω από μία φορά — σε έναν αριθμό παραστατικού, σε μία ημέρα, ή με διαφορά λίγων ημερών	—	Ενεργό
Επαναλαμβανόμενο ποσό άλλαξε ή λείπει	Ένας αντισυμβαλλόμενος που καταχωρεί σταθερό ποσό κάθε μήνα καταχωρεί ένα ουσιωδώς διαφορετικό ή δεν καταχωρεί καθόλου	6 μήνες	Ενεργό
Νέος λογαριασμός για αντισυμβαλλόμενο	Ένας αντισυμβαλλόμενος καταχωρεί εκεί που δεν έχει καταχωρήσει ποτέ	12 μήνες	Ανενεργό
Εκτός ιστορικού λογαριασμού	Το μηνιαίο σύνολο ενός λογαριασμού βγαίνει εκτός του δικού του ιστορικού εύρους	12 μήνες	Ανενεργό
Ασυνήθιστα μεγάλη εγγραφή	Μία εγγραφή φτάνει το όριο ρεκόρ σε σχέση με τη μεγαλύτερη που έχει καταχωρήσει στο παρελθόν αυτός ο λογαριασμός ή αυτός ο αντισυμβαλλόμενος	12 μήνες	Ενεργό
Ασυνήθιστα πολλές εγγραφές	Ένας λογαριασμός σε έναν μήνα έχει πολύ περισσότερες εγγραφές από ποτέ	4 μήνες	Ενεργό
Παρόμοια ονόματα αντισυμβαλλομένων	Δύο γραφές κανονικοποιούνται στην ίδια ταυτότητα (Adobe ×3)	—	Ενεργό

Το φίλτρο αιτίας προσφέρει και μια δέκατη τρίτη επιλογή, τη Χειροκίνητη επισήμανση — επισήμανση που πρόσθεσε άνθρωπος. Δεν είναι έλεγχος και κανένα ιστορικό δεν την καθιστά διαθέσιμη. Δείτε Επισημάνσεις & σχόλια.

Τρεις σημειώσεις για τους μεμονωμένους ελέγχους

Τρεις έλεγχοι κοιτούν μόνο λογαριασμούς εξόδων. Η Μετατοπισμένη υποδιαστολή και αντιμεταθεμένα ψηφία, το Επαναλαμβανόμενο ποσό άλλαξε ή λείπει και ο Νέος λογαριασμός για αντισυμβαλλόμενο εκτελούνται αποκλειστικά σε λογαριασμούς εξόδων. Αλλού, ένα σταθερό μηνιαίο ποσό είναι απλώς ο τρόπος που δουλεύει η επιχείρηση, και ένας νέος λογαριασμός ο τρόπος που μια εταιρεία μεγαλώνει — η επισήμανσή τους θα ήταν εξ ορισμού θόρυβος.

Η μετατόπιση υποδιαστολής και η αντιμετάθεση ψηφίων είναι μία απόφαση. Είναι ο ίδιος εντοπισμός με δύο αριθμητικές εξηγήσεις, γι’ αυτό μοιράζονται έναν διακόπτη — σχεδόν κανείς δεν θέλει τον έναν χωρίς τον άλλο. Είναι επίσης οι δύο έλεγχοι με πρακτικά μηδενικά ψευδώς θετικά, επειδή στηρίζονται σε αριθμητική και όχι σε κρίση.

Τα παρόμοια ονόματα αντισυμβαλλομένων δεν είναι σφάλμα. Είναι θέμα τάξης στα δεδομένα: οι μη συγχωνευμένες γραφές διασπούν κάθε σύνολο που αναφέρει αυτή η ενότητα. Αντιμετωπίστε το από το παράθυρο συγχώνευσης και όχι επεμβαίνοντας στο καθολικό.

Τα διπλότυπα μετριούνται ανά εγγραφή

Όταν το αρχείο σας φέρει Κωδικό ημερολογίου, οι γραμμές μίας εγγραφής αναγνωρίζονται ως μία ενότητα και δεν μπορούν ποτέ να διπλασιάσουν η μία την άλλη. Επαναλαμβανόμενες πανομοιότυπες χρεώσεις όντως εμφανίζονται εδώ — αυτό είναι αναμενόμενο και όχι σφάλμα.

Γιατί ορισμένοι έλεγχοι δεν μπορούν να εκτελεστούν ακόμη

Οκτώ από τους δώδεκα συγκρίνουν μια εγγραφή με ιστορικό που πρέπει πρώτα να υπάρχει. Μια εταιρεία που χρησιμοποιεί το statycs τρεις μήνες παίρνει όντως πιο σύντομη λίστα, και η εφαρμογή το δηλώνει, αντί να αφήνει μια κενή λίστα να μοιάζει με σφάλμα:

Το αναπτυσσόμενο μενού σημειώνει έναν μη διαθέσιμο έλεγχο ως απαιτεί N μήνες.
Το υποσέλιδο των εγγραφών δηλώνει «X από Y έλεγχοι μπορούν να εκτελεστούν — οι υπόλοιποι απαιτούν ιστορικό N μηνών».
Σε άδεια προβολή Επισημασμένα, μετά το Όλα καθαρά ακολουθεί η φράση «X από Y έλεγχοι εκτελέστηκαν σε αυτό το διάστημα και δεν βρήκαν τίποτα» — αλλά μόνο όταν κάποιοι δεν μπόρεσαν να εκτελεστούν. Με όλους τους ελέγχους στο πράσινο, η φράση θα ήταν θόρυβος.

Αυτό που μικραίνει τη λίστα είναι η μεταφόρτωση παλαιότερων χρήσεων.

Τεκμήριο

Κάθε επισήμανση κουβαλά τους αριθμούς που την παρήγαγαν, σε μια στήλη Τεκμήριο δίπλα στην αιτία. Αυτό είναι σκόπιμο: το «3,1× του μέσου όρου» ανοίγει συζήτηση, ενώ το «έντεκα μήνες στα 1.246,00, αυτόν τον μήνα 12.460,00» την κλείνει. Ένα τυπικό τεκμήριο έχει αυτή τη μορφή:

11 μήνες στα 1.246,00
12.460,00 αυτόν τον μήνα έναντι 11 μηνών στα 1.246,00
Μηνιαία επί 14 μήνες, τίποτα αυτή την περίοδο — αναμενόμενο 1.246,00
Τρεις μεγαλύτερες του λογαριασμού πριν: 84.000 · 79.500 · 76.200
4 εγγραφές, ίδιο ποσό, ίδια ημερομηνία, ίδιος αντισυμβαλλόμενος
3 εγγραφές μοιράζονται το παραστατικό 2026-4471
Προηγουμένως μόνο σε 6300, 6310
Επίσης γραμμένο ως «Adobe Systems Software»

Διαχείριση των ελέγχων

Δεδομένα → Λογιστικές εγγραφές → Αυτόματοι έλεγχοι. Μόνο για διαχειριστές, και η ρύθμιση ισχύει για κάθε εταιρεία του οργανισμού — ένας έλεγχος που είναι θόρυβος σε μία εταιρεία είναι συνήθως θόρυβος σε όλες.

Τίποτα δεν αποθηκεύεται μέχρι να επιβεβαιώσετε

Η μετακίνηση ενός διακόπτη αλλάζει ένα προσχέδιο, όχι την πολιτική. Εμφανίζεται μια μπάρα — Έχετε μη επιβεβαιωμένες αλλαγές. — με Επιβεβαίωση αλλαγών και Απόρριψη αλλαγών, και ολόκληρη η σελίδα (αυτή η κάρτα και τα Εμπιστευτικά κονδύλια) μοιράζεται τη μία αυτή μπάρα.

Ο λόγος είναι ότι οι διακόπτες αυτοί δεν είναι φίλτρο εμφάνισης. Η επιβεβαίωση μιας μόλις ενεργοποιημένης ομάδας εκτελεί τους ελέγχους της πάνω στο καθολικό κάθε εταιρείας, και η επιβεβαίωση μιας ομάδας ως ανενεργής διαγράφει τα ευρήματά της. Πρόκειται και προς τις δύο κατευθύνσεις για πραγματικό πέρασμα πάνω από τα δεδομένα σας, οπότε γίνεται μία φορά, όταν το πείτε εσείς, και όχι σε κάθε κλικ ενώ ακόμη το σκέφτεστε.

Η απενεργοποίηση ενός ελέγχου πετά τα ευρήματά του

Αν ξαναενεργοποιήσετε μια ομάδα, εκτελείται ξανά και τα ευρήματα επιστρέφουν, αλλά όσα είχε απορρίψει ένας συνάδελφος σε εκείνες τις γραμμές δεν επιβιώνουν από τη διαδρομή. Προτιμήστε να ανεβάσετε το όριο ρεκόρ αντί να απενεργοποιήσετε έναν θορυβώδη έλεγχο.

Κύριος διακόπτης

Η Αυτόματη επισήμανση εγγραφών απενεργοποιεί τα πάντα: η επισημασμένη προβολή και το σήμα της εξαφανίζονται. Αυτός ο διακόπτης είναι πράγματι άμεσος και προς τις δύο κατευθύνσεις — ο κύριος διακόπτης κρύβει αντί να επανυπολογίζει, οπότε τίποτα δεν εκτελείται ξανά όταν τον ενεργοποιήσετε. Δεν αγγίζει ποτέ επισήμανση που έβαλε άνθρωπος με το χέρι.

Όριο ρεκόρ

Οι δύο έλεγχοι ρεκόρ — η Ασυνήθιστα μεγάλη εγγραφή και οι Ασυνήθιστα πολλές εγγραφές — ρυθμίζονται μαζί: πόσο πάνω από το δικό της προηγούμενο μέγιστο πρέπει να φτάσει μια εγγραφή ή ένας μήνας για να αναφερθεί. Επιλέξτε 2× · 3× · 5× · 10×· η προεπιλογή είναι 3×.

Είναι ρυθμιστικό θορύβου, όχι διακόπτης. Αν ένα ανομοιόμορφο καθολικό κάνει αυτούς τους ελέγχους να παράγουν θόρυβο, ανεβάστε το όριο πριν τους απενεργοποιήσετε. Το χειριστήριο γκριζάρει όταν δεν εκτελείται κανένας από τους δύο ελέγχους ρεκόρ.

Γιατί το όριο μετριέται στην τρίτη μεγαλύτερη τιμή, όχι στη μεγαλύτερη

Και οι δύο έλεγχοι ρεκόρ μετρούν πάντα με βάση την τρίτη μεγαλύτερη προηγούμενη τιμή, ποτέ το μέγιστο. Το μέγιστο υπονομεύει τον ίδιο τον έλεγχο: μία λάθος πληκτρολογημένη εγγραφή 240.000 ανεβάζει το όριο στα 2,4 εκατ. για πάντα και τον απενεργοποιεί σιωπηλά — με το ίδιο ακριβώς εύρημα που σωστά εντόπισε.

Ένα φίλτρο δεν είναι ρύθμιση

Η αποεπιλογή μιας αιτίας στην κεφαλίδα στήλης του πλέγματος σημαίνει «κρύψε αυτές τις γραμμές από την προβολή μου, τώρα» — είναι ανά χρήστη, παροδική και διαθέσιμη σε όλους. Η απενεργοποίηση ενός ελέγχου σε αυτή τη σελίδα σημαίνει «σταμάτα να το επισημαίνεις αυτό για όλους» — ανά οργανισμό, μόνιμη, μόνο για διαχειριστές. Τα δύο δεν μοιράζονται ποτέ το ίδιο χειριστήριο, και το αναπτυσσόμενο μενού εμφανίζει έναν έλεγχο ως ανενεργό ή ως απαιτεί N μήνες απλώς για ενημέρωση. Δεν αλλάζει ποτέ ούτε το ένα ούτε το άλλο.

Τι δεν ελέγχει σκόπιμα το statycs

Αρκετοί εύλογοι έλεγχοι εξετάστηκαν και απορρίφθηκαν, επειδή καθένας τους προϋποθέτει ότι το statycs είναι το σύστημα τήρησης των βιβλίων:

Δεν ελέγχεται	Γιατί
Πρώτη εμφάνιση ενός αντισυμβαλλομένου	Θόρυβος — μια αναπτυσσόμενη εταιρεία προσθέτει προμηθευτές κάθε μήνα
Χειροκίνητη καταχώριση	Το πεδίο πηγής καταγράφει πώς έφτασε μια γραμμή στο statycs, όχι πώς καταχωρήθηκε
Καταχώριση μετά το κλείσιμο της περιόδου	Το statycs δεν μαθαίνει ποτέ πότε έκλεισε η περίοδός σας
Η λογιστική περίοδος δεν περιέχει την ημερομηνία εγγραφής	Η περίοδος ακολουθεί εξ ορισμού τη λογιστική περίοδο του ισοζυγίου, οπότε ο έλεγχος θα ενεργοποιούνταν πάνω σε σωστά δεδομένα
Στρογγυλά ποσά	Θόρυβος
Το ημερολόγιο δεν ισοσκελίζει στο μηδέν	Το ισοζύγιο παράγεται από τα ημερολόγια, οπότε ο έλεγχος θα σύγκρινε την αριθμητική του statycs με τον εαυτό της

Σχετικά

Λογιστικές εγγραφές — η λειτουργία, τα δεδομένα της και η καρτέλα εγγραφών
Επισημάνσεις & σχόλια — τι κάνετε με ένα εύρημα
Αντισυμβαλλόμενοι — συγχώνευση των γραφών που φέρνει στην επιφάνεια ο έλεγχος ονομάτων
Ειδοποιήσεις — πού εμφανίζονται οι ειδοποιήσεις για κενά δεδομένων