Διαχείριση δεδομένων

Η ενότητα Δεδομένα χρησιμοποιείται για τη διαχείριση των οικονομικών δομών και των δεδομένων εταιρειών μετά την ενσωμάτωση.

Διαχωρίζει την κοινή οικονομική δομή από τα δεδομένα ανά εταιρεία για τη διασφάλιση της συνέπειας σε όλες τις οντότητες.

Χωρίζεται σε:

• Οργανωτικά δεδομένα — κοινός σχεδιασμός οικονομικών καταστάσεων, πίνακας Τμημάτων, ισοτιμίες FX, ρυθμίσεις λογιστικών εγγραφών
• Δεδομένα εταιρείας — μεταφορτώσεις, αντιστοιχίσεις και οικονομικές τιμές ανά οντότητα

Οργανωτικά δεδομένα

Οι αλλαγές που γίνονται εδώ επηρεάζουν όλες τις εταιρείες του οργανισμού.

Σχεδιασμός οικονομικών καταστάσεων (FSD)

Τι κάνετε

• Συντηρείτε τον κοινό σχεδιασμό οικονομικών καταστάσεων
• Διασφαλίζετε συνεπή Σύνολα, Μερικά σύνολα, θέσεις Επιπέδου 1 και Επιπέδου 2 σε όλες τις οντότητες

Πρόχειρα, επίπτωση & δημοσίευση

• Όλες οι αλλαγές αποθηκεύονται ως πρόχειρα
• Μπορείτε να ελέγξετε την επίπτωση των αλλαγών σχεδιασμού στα οικονομικά πριν από τη δημοσίευση
• Κάντε κλικ στο Επιβεβαίωση για να εφαρμόσετε τις αλλαγές σε όλον τον οργανισμό

Μεταφράσεις

• Οι θέσεις αποθηκεύονται στη γλώσσα που ορίζεται στις ρυθμίσεις χρήστη
• Οι προεπιλεγμένες θέσεις μεταφράζονται αυτόματα
• Οι προσαρμοσμένες θέσεις που δεν έχουν μεταφραστεί ακόμη επισημαίνονται με 🌍︎
• Για να μεταφράσετε προσαρμοσμένες θέσεις, αλλάξτε τη γλώσσα και προσαρμόστε τον σχεδιασμό οικονομικών καταστάσεων

Τμήματα

Με ενεργό το πρόσθετο Τμήματα, η κάρτα Τμήματα στα Οργανωτικά δεδομένα εκθέτει τον πίνακα τμημάτων του οργανισμού: οι γραμμές είναι τμήματα οργανισμού, οι στήλες είναι εταιρείες, τα κελιά περιέχουν τις ετικέτες ανεπεξέργαστων κέντρων κόστους που δρομολογούνται σε κάθε τμήμα του οργανισμού. Χρησιμοποιήστε αυτή την κάρτα για να συντηρήσετε τη διάταξη τμημάτων μεταξύ εταιρειών που οδηγεί κάθε προβολή με εμβέλεια τμήματος στα Οικονομικά και τον Σχεδιασμό.

Ισοτιμίες FX

Όταν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί περισσότερα από ένα νομίσματα, μια σελίδα Ισοτιμίες FX παραθέτει τις μηνιαίες ισοτιμίες αναφοράς της ΕΚΤ για κάθε νόμισμα που χρησιμοποιείται. Η προβολή είναι μόνο για ανάγνωση:

• Οι ισοτιμίες αποστέλλονται από το backend σε κάθε τέλος μήνα — δεν υπάρχει χειροκίνητη ανανέωση.
• Η λίστα νομισμάτων παράγεται αυτόματα από τα νομίσματα που όντως χρησιμοποιούνται· δεν υπάρχει προσθήκη / αφαίρεση.
• Παρακολουθούνται δύο παράλληλοι τύποι ισοτιμίας: μια μέση ισοτιμία (για μετατροπή της ΚΑΧ) και μια ισοτιμία κλεισίματος (για μετατροπή του Ισολογισμού).
• Ο πιο πρόσφατος μήνας επισημαίνεται· ένα σήμα συγχρονισμού σας λέει πότε ανανεώθηκε τελευταία φορά ο πίνακας.

Λογιστικές εγγραφές

Όταν οι εταιρείες σας μεταφορτώνουν λογιστικές εγγραφές αντί για ισοζύγιο, η κάρτα Λογιστικές εγγραφές στα Οργανωτικά δεδομένα συγκεντρώνει τις ρυθμίσεις που τις διέπουν. Η κάρτα είναι ορατή μόνο στους διαχειριστές.

Αυτόματοι έλεγχοι

Οι έλεγχοι εκτελούνται μετά από κάθε μεταφόρτωση και επισημαίνουν εγγραφές που μοιάζουν με λάθη καταχώρισης. Οι επισημάνσεις δεν αλλάζουν ποτέ τα δεδομένα, και όποιος βλέπει μια εγγραφή βλέπει και τις επισημάνσεις της. Ένας κεντρικός διακόπτης απενεργοποιεί την επισήμανση για όλες τις εταιρείες του οργανισμού· η επανενεργοποίηση είναι άμεση, καθώς οι έλεγχοι δεν εκτελούνται ξανά.

Οι έλεγχοι καλύπτουν πιθανές διπλοεγγραφές, ασυνήθιστα μεγάλες καταχωρίσεις, ασυνήθιστα πολλές καταχωρίσεις, έναν αντισυμβαλλόμενο που κινεί λογαριασμό τον οποίο δεν έχει χρησιμοποιήσει ποτέ, ένα επαναλαμβανόμενο ποσό που άλλαξε ή λείπει, σύνολα λογαριασμού εκτός του δικού τους ιστορικού, μετατοπίσεις υποδιαστολής και αντιμεταθέσεις ψηφίων, καθώς και ονόματα αντισυμβαλλομένων που κανονικοποιούνται στην ίδια ταυτότητα. Ένα κατώφλι ρεκόρ καθορίζει πόσο πάνω από το προηγούμενο μέγιστό της πρέπει να φτάσει μια καταχώριση πριν την αναφέρουν οι έλεγχοι που βασίζονται σε ρεκόρ — ανεβάστε το αν γίνουν θορυβώδεις.

Τι αναζητά ο καθένας περιγράφεται στους Αυτόματους ελέγχους.

Εμπιστευτικά κονδύλια

Αποκρύψτε τις εγγραφές για τα κονδύλια και τους λογαριασμούς που επιλέγετε. Τα σύνολα στις καταστάσεις παραμένουν ορατά σε όλους· αποκρύπτονται μόνο οι υποκείμενες εγγραφές, και οι διαχειριστές βλέπουν πάντα τα πάντα.

• Τα κονδύλια ισχύουν για όλες τις εταιρείες του οργανισμού
• Οι λογαριασμοί επιλέγονται ανά εταιρεία, επειδή οι αριθμοί λογαριασμών διαφέρουν μεταξύ εταιρειών
• Η επισήμανση ενός λογαριασμού εμποδίζει και το άνοιγμα των εγγραφών ολόκληρου του κονδυλίου του· οι υπόλοιποι λογαριασμοί του κονδυλίου παραμένουν προσβάσιμοι

Πώς φαίνεται σε κάποιον χωρίς πρόσβαση περιγράφεται στα Εμπιστευτικά κονδύλια.

Αντιστοιχίσεις στηλών εγγραφών

Μία αντιστοίχιση ανά διάταξη εξαγωγής, κοινή για όλες τις εταιρείες του οργανισμού. Όταν φτάνει μια μεταφόρτωση σε διάταξη που η statycs δεν γνωρίζει ακόμη, αντιστοιχίζετε τις στήλες της μία φορά και από εκεί και πέρα η αντιστοίχιση επαναχρησιμοποιείται.

• Αλλάζοντας μια αντιστοίχιση αλλάζετε τι εισάγει κάθε εταιρεία του οργανισμού
• Η αλλαγή ισχύει μόνο για μεταγενέστερες μεταφορτώσεις — οι ήδη εισαγμένες εγγραφές διατηρούν τις στήλες με τις οποίες διαβάστηκαν
• Οι αντιστοιχίσεις που συνοδεύουν τη statycs είναι μόνο για ανάγνωση· μεταφορτώστε τη δική σας εξαγωγή για να δημιουργήσετε μία που μπορείτε να αλλάξετε

Δεδομένα εταιρείας

Τα Δεδομένα εταιρείας επηρεάζουν μόνο την επιλεγμένη εταιρεία.

Παρέχουν μια κεντρική επισκόπηση όλων των εταιρειών και της κατάστασης των δεδομένων τους.

Επισκόπηση εταιρείας

Για κάθε εταιρεία, μπορείτε να δείτε:

• Τελευταίος συγχρονισμός — πότε ενημερώθηκαν τελευταία φορά τα οικονομικά δεδομένα
• Μεταφορτωμένο εύρος χρόνου — ποιες περίοδοι είναι διαθέσιμες
• Κατάσταση αντιστοίχισης — αν υπάρχουν μη αντιστοιχισμένοι λογαριασμοί

⚠️ Μια ένδειξη προειδοποίησης επισημαίνει τις εταιρείες με μη αντιστοιχισμένους λογαριασμούς.

Από αυτή την επισκόπηση, μπορείτε να εκτελέσετε τρεις βασικές ενέργειες.

Μεταφόρτωση δεδομένων

• Μεταφορτώστε ή συγχρονίστε ισοζύγια ή λογιστικές εγγραφές ανά πάσα στιγμή
• Οι νέες μεταφορτώσεις αντικαθιστούν τις υπάρχουσες οικονομικές τιμές
• Η διαδικασία μεταφόρτωσης είναι πανομοιότυπη με την ενσωμάτωση
• Επιπλέον μορφές εισόδου και ενσωματώσεις θα προστίθενται συνεχώς

Η επισκόπηση εταιρειών αναφέρει την πηγή κάθε οντότητας, ώστε να βλέπετε με μια ματιά ποιες λειτουργούν με μη αυτόματη εισαγωγή εγγραφών και ποιες με ισοζύγιο.

Αλλαγή πηγής σε μια εταιρεία

Κάθε εταιρεία λειτουργεί με μία πηγή τη φορά. Η μεταφόρτωση της άλλης την αντικαθιστά, και τα παραγόμενα μεγέθη ακολουθούν:

• Αντικαθιστώντας ένα ισοζύγιο με λογιστικές εγγραφές διαγράφεται το μεταφορτωμένο ισοζύγιο και τα απολογιστικά του μεγέθη
• Αντικαθιστώντας λογιστικές εγγραφές με ισοζύγιο διαγράφονται οι εισαγμένες εγγραφές και τα απολογιστικά μεγέθη που προκύπτουν από αυτές

Πριν γραφτεί οτιδήποτε, σας υποδεικνύεται ποια από τις δύο πηγές πρόκειται να αντικαταστήσετε και τι θα αφαιρεθεί.

Ειδικά για τις μεταφορτώσεις εγγραφών

• Μια εξαγωγή γενικού καθολικού ελέγχεται πρώτα, και σας εμφανίζεται τι θα αντικαταστήσει πριν γραφτεί οτιδήποτε
• Μια εισαγωγή καλύπτει ολόκληρες χρήσεις: η εκ νέου εισαγωγή μιας χρήσης αντικαθιστά ό,τι έχει ήδη εισαχθεί γι’ αυτήν
• Ένα αρχείο που δεν ταιριάζει σε καμία γνωστή διάταξη δεν μπορεί να δρομολογηθεί μέχρι να αντιστοιχίσετε τις στήλες του· αν ένα αρχείο ταιριάζει σε περισσότερες από μία αντιστοιχίσεις, δεν μπορεί να δρομολογηθεί μέχρι να περιορίσετε την επιλογή σε μία

Έλεγχος πριν την επιβεβαίωση

• Θα δείτε την επίπτωση των δεδομένων που αντικαθίστανται πριν την επιβεβαίωση

Αντιστοίχιση

• Ανοίξτε την Αντιστοίχιση για να επεξεργαστείτε τις αντιστοιχίσεις λογαριασμών σε λειτουργία πρόχειρου
• Ίδια λειτουργικότητα με την ενσωμάτωση
• Οι λογαριασμοί από νέες μεταφορτώσεις τοποθετούνται πάντα στα Μη κατηγοριοποιημένα
• Οι χρήστες πρέπει να ελέγχουν και να αντιστοιχίζουν ρητά τους νέους λογαριασμούς
• Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα ⚠️ για να εντοπίσετε γρήγορα τους μη αντιστοιχισμένους λογαριασμούς
• Επιβεβαιώστε ή αναιρέστε τις αλλαγές για να τις δημοσιεύσετε ζωντανά

Με ενεργό το πρόσθετο Τμήματα, η ίδια οθόνη αντιστοίχισης εκθέτει το αναδυόμενο παράθυρο Τμήματα δίπλα σε κάθε λογαριασμό ΚΑΧ, ώστε να μπορείτε να επισυνάψετε παρακάμψεις ανά τμήμα όπου η προεπιλεγμένη τοποθέτηση δεν είναι σωστή.

Διαγραφή δεδομένων

• Χρησιμοποιήστε τη Διαγραφή δεδομένων για να αφαιρέσετε οικονομικές τιμές από τον τελευταίο μεταφορτωμένο μήνα και μετά
• Σχεδιασμένη για διορθώσεις και επαναμεταφορτώσεις

Έλεγχος πριν την επιβεβαίωση

• Θα δείτε την επίπτωση των δεδομένων που διαγράφονται πριν την επιβεβαίωση

Γιατί έχει σημασία

• Σαφής ορατότητα της υγείας των δεδομένων σε όλες τις εταιρείες
• Πλήρης διαφάνεια πριν τη διάπραξη μη αναστρέψιμων ενεργειών
• Πλήρης έλεγχος των μεταφορτώσεων, των αντιστοιχίσεων και των οικονομικών τιμών ανά οντότητα

Σχετικά

• Ενσωμάτωση — η ροή πρώτης εκτέλεσης που καταλήγει στη Διαχείριση δεδομένων
• Τμήματα — ο πίνακας και οι παρακάμψεις ανά λογαριασμό
• Ειδοποιήσεις — εδώ εμφανίζονται οι ειδοποιήσεις μη αντιστοιχισμένων λογαριασμών
• Λογιστικές εγγραφές — οι εγγραφές πίσω από τα μεγέθη, για εταιρείες με εισαγωγή εγγραφών