Knjigovodske knjižbe

Čemu so Knjigovodske knjižbe namenjene

Vsaka številka v statycs je vsota knjižb. Knjigovodske knjižbe to vsoto odprejo: od številke v izkazu se pomaknete do posameznih vrstic, ki so jo sestavile, iščete po vseh kontih hkrati, združujete po partnerju in prepustite statycs, da v glavni knjigi poišče knjižbe, ki so videti kot napaka.

Gre za del statycs in ne za ločen modul, odklenete pa ga z nalaganjem knjižb. Povežite vir podatkov ali naložite datoteko za podjetje in poglobitev, zavihek Knjižbe ter nastavitvena stran se pojavijo skupaj.

Kateri podatki so potrebni

Obdobje se napaja bodisi iz bruto bilance bodisi iz knjižb — nikoli iz obojega. Za obdobja, za katera naložite knjižbe, te nadomestijo bruto bilanco, številke v izkazih pa že po zasnovi postanejo vsota lastnih knjižb.

Prav zato je poglobitev zanesljiva: za eno številko ni dveh virov, torej ni ničesar za usklajevanje in predal se nikoli ne more razhajati s celico, ki ste jo odprli.

Podjetje je mogoče preusmeriti z enega vira na drugega in statycs to prej vpraša: če naložite bruto bilanco čez mesece, ki že imajo knjižbe, se uvožene knjižbe in iz njih izpeljane dejanske vrednosti izbrišejo. Potrditev to pove, preden se karkoli zapiše.

Predloga

Uporabite predlogo za knjižbe, ki jo najdete v Podatki → Naloži podatke. To je list s štirinajstimi stolpci v vašem jeziku, od dvojega pa je odvisno, ali bodo številke pravilne:

• Eno poslovno leto na datoteko, z začetkom na prvi dan tega leta. Leto v teku ni težava — znova ga naložite, ko se dopolni z novimi meseci.
• Vključite začetna stanja — otvoritvene knjižbe z datumom prvega dne leta (DATEV: Saldenvorträge). Brez njih vsaka bilančna postavka prikazuje spremembo v letu namesto stanja.

Obveznih je šest stolpcev — na listu turkizni:

Datum knjižbe · Številka konta · Naziv konta · Opis · Znesek (neto) · Poslovni partner

Ena vrstica na posamezno knjižbo, s + za v breme in − za v dobro, brez DDV — enaka konvencija predznakov kot v predlogi bruto bilance.

Preostalih osem stolpcev ni obveznih in vsak od njih nekaj prinese:

Nalaganje lastnega izvoza namesto predloge

Predloge vam ni treba uporabiti. Naložite izvoz iz svoje glavne knjige in ko statycs prvič naleti na razporeditev, ki je ne prepozna, vas prosi, da preslikate svoje stolpce — enkrat. Vsako obvezno polje dobi stolpec iz vaše datoteke, ob vsaki izbiri so prikazane vzorčne vrednosti, kar pa ne preslikate, ostane ob knjižbi in se prikaže v predalu, namesto da bi bilo zavrženo.

Preslikava se nato samodejno uporabi ob vsakem naslednjem nalaganju iste razporeditve. Velja za celotno organizacijo, zato ena preslikava postreže vsakemu podjetju, ki izvaža enako — kar hkrati pomeni, da njena sprememba spremeni, kaj uvažajo vsa. Shranjene preslikave najdete v Podatkih, pod pregledom podjetij, kot Preslikave stolpcev knjižb, kjer jih skrbnik lahko odpre in preslikavo spremeni. Sprememba velja od naslednjega nalaganja; že uvožene knjižbe obdržijo stolpce, s katerimi so bile prebrane.

Kje se knjižbe pojavijo

Knjigovodske knjižbe dodajo tri prikaze.

1 · Poglobitev iz celice v Financah

V Financah dvokliknite vrstico ravni 2, skupine kontov ali konta — ali jo kliknite z desno tipko in izberite Prikaži knjižbe — in odpre se predal s knjižbami za to celico.

Poglobiti se je mogoče v treh pogledih:

• Mesečni — v katerem koli stolpcu z mesečnimi dejanskimi vrednostmi.
• Primerjava (Δ) — v dveh stolpcih dejanskih vrednosti. Stolpca odmika in odstotka se ne odpreta: odmik je razlika dveh števil, ne množica knjižb. Tudi primerjalni stolpec se ne odpre — na osnovi plana knjižb sploh ni, na osnovi preteklega leta pa bi predal letošnje knjižbe navedel pod lansko številko.
• Oddelki — stolpec oddelka, torej knjižbe tega konta za ta oddelek v obdobju pogleda. Pripeti stolpec Skupaj se ne odpre: to je številka podjetja, dosegljiva iz mesečnega pogleda.

Letni pogled se ne poglablja. Letna bilančna celica je končno stanje decembra, ne seštevek dvanajstih mesecev, zato bi se letna poglobitev morala omejiti na tokovne velikosti.

Vrstice nad ravnijo 2 se ne odprejo. Na tej višini celica sešteva veliko več, kot lahko predal prikaže — Neposredni stroški od začetka leta v resničnih poslovnih knjigah presežejo 1.500 knjižb, stran pa jih sprejme 500 — zato možnost sploh ni ponujena, namesto da bi bila ponujena in nato zavrnjena. Tudi Denarni tok se nikoli ne odpre: nima dimenzije konta in je izpeljan iz gibanj bilance stanja ter IPI, zato se nanj nikoli nič ne knjiži. Konsolidirani izkaz skupine se ne odpre, ker številka ne pripada glavni knjigi nobenega posameznega podjetja.

Kjer celice ni mogoče odpreti, možnost sploh ni ponujena, namesto da bi bila ponujena in nato zavrnjena. Edina izjema je zaupna postavka: poskus vam pove, da je zaupna — sicer bi tisti, ki je to celico prejšnji teden še lahko odprl, manjkajočo možnost razumel kot napako.

V predalu so:

• Številka v glavi. V IPI je to vrednost celice, ki ste jo odprli, in se ob filtriranju ali straničenju ne spremeni. V bilanci stanja je to gibanje v obdobju — številka, ki jo seznam knjižb dejansko pojasni, saj končno stanje ni seštevek knjižb tega meseca. Tečajni ostanek dobi svojo vrstico Tečajna prevrednotenja, namesto da bi ostal nepojasnjena razlika.
• Trak Top s tremi največjimi partnerji v celici in čip +N, ki preklopi na združevanje po partnerju.
• Polje za iskanje z možnostma Upoštevaj velikost črk in Cela beseda, meni za razvrščanje (datum, znesek, partner, oddelek — naraščajoče ali padajoče) in združevanje po partnerju, tednu ali oddelku. Razvrščanje in združevanje po oddelku se pokažeta le z razširitvijo Oddelki.
• Izvoz v Excel natanko tistega, kar je na zaslonu, in v prikazanem vrstnem redu.
• Čip Še ni zaključen, ko je mesec še odprt, saj so knjižbe nepopolne in se bodo še spremenile.
• Kopiraj povezavo do te celice — povezava, ki znotraj aplikacije znova odpre isti predal na istem mestu. S seboj ne nosi obsega oddelkov: prejemnik vidi celico skozi svoj lastni dostop, kar je edini pravilen odgovor.

Predal naenkrat naloži do 500 knjižb. Nad tem to pove in predlaga, da zožite iskanje ali raje združite.

2 · Analiza → Knjižbe

Zavihek Knjižbe je pogled po vseh kontih. Predal odgovarja na vprašanje „kaj je v tej celici“, zavihek Knjižbe pa na „kje v celotni glavni knjigi je to“.

3 · Podatki → Knjigovodske knjižbe

Skrbniška stran z dvema karticama:

• Samodejna preverjanja — katera preverjanja se izvajajo in kako občutljivi so pragovi rekordov.
• Zaupne postavke — katere postavke in konti skrijejo podrobnosti pred uporabniki, ki niso skrbniki.

Na tej strani se med klikanjem nič ne zapiše. Obe kartici si delita en osnutek, zgoraj pa se pojavi vrstica — Imate nepotrjene spremembe. — z Potrdi spremembe in Zavrzi spremembe. Zakaj, pojasnijo Samodejna preverjanja.

Zavihek Knjižbe

Ena mreža v treh različicah, nad obdobjem, ki ga izberete:

• Vse — vse knjižbe v izbranem obdobju, omejeno po številu, najnovejše prve.
• Nasprotna stranka — iste knjižbe, združene po partnerju. Glejte Nasprotne stranke.
• Označeno — ista mreža z vnaprej nastavljenim filtrom razlogov. Čip v orodni vrstici nosi število odprtih ugotovitev v obdobju. Glejte Samodejna preverjanja in Oznake in komentarji.

Obdobje

Izbirnik obdobja ponuja običajne prednastavitve. Omejen je na mesece, za katere knjižbe dejansko imate — pokritost s knjižbami je pogosto krajša od pokritosti z bruto bilancami, zato se obdobje, ki sega pred vaše prvo nalaganje, samodejno skrajša, namesto da bi vrnilo prazno mrežo.

Stolpci

Datum · Pot · Konto · Opis · Partner · Dokument · Odd. · Znesek, v označenem pogledu pa še Razlog in Dokaz.

• Pot je drobtinica skozi vašo zasnovo računovodskih izkazov, do ravni 2. Filtrirate jo kot množico, zato izbira EBITDA → Drugi poslovni odhodki zajame vse konte pod njo. Izračuna se ob branju vrstice in ni nikoli trajno zapisana v knjižbo, zato sledi vsaki spremembi zasnove izkazov.
• Dokument je povezava, kadar vir prinese URL dokumenta, sicer navadno besedilo — pri izvozih DATEV vedno, saj glavna knjiga hrani le številko dokumenta, sam dokument pa je v dokumentnem sistemu.
• Odd. se pojavi le, kadar je razširitev Oddelki aktivna.
• Znesek je prikazan s predznakom iz glavne knjige — v breme pozitivno, v dobro negativno — kar je konvencija izvoza knjižb. Predznak ni obrnjen v tistega, ki ga uporablja prikaz izkaza.

Vsak stolpec vašega izvoza, ki ga statycs ni preslikal, ostane ob knjižbi in ga je mogoče prikazati tudi tu. Stolpce, ki jih ne potrebujete, skrijte v meniju Stolpci v kontekstnem meniju mreže; izbira se ohrani.

Iskanje, filtri in seštevek

Filtri so v glavah stolpcev in se štejejo v skupno značko Počisti filtre (N) poleg iskalnega polja — na enem mestu je torej vidno, kako zožen je pogled, in en klik to razveljavi. Filter stolpca začne veljati z gumbom Uporabi, ne ob vsaki kljukici: ti filtri tečejo na strežniku in zajamejo celotno glavno knjigo, ne le naložene strani. Ko označite vrstice, se pokaže tekoča vsota izbora.

Noga pošteno pove, kaj je v pogledu: koliko je knjižb, ali je seznam omejen („Prikazanih je N najnovejših od M, po datumu“) in koliko samodejnih preverjanj se je nad tem obdobjem sploh lahko izvedlo.

Izvoz

Izvozi v Excel iz kontekstnega menija mreže zapiše journal-entries.xlsx s stolpci, vrstnim redom in filtri, kot so trenutno na zaslonu. Datumi se zapišejo kot prave Excelove datumske celice, da jih prejemniki lahko razvrščajo in uporabijo v vrtilnih tabelah, zneski pa se izvozijo v polni vrednosti ne glede na to, ali gledate v tisočih ali milijonih.

Zaupnost in dostop

Kaj posameznik vidi, omejujeta dva različna mehanizma in vredno ju je ločevati:

• Obseg oddelkov (iz razširitve Oddelki). Uporabnik, ki mu je dodeljen le del oddelkov, zavihka Knjižbe sploh ne more odpreti — stran to pove in ga napoti k skrbniku. Razlog: seštevek po partnerju ali agregat konta, izračunan čez oddelke, ki jih ne sme videti, nekaj razkrije, ne da bi prikazal eno samo vrstico, zato je razdelek zavrnjen, namesto da bi odgovoril na pol. Poglobitev iz Financ mu v njegovem obsegu deluje naprej.
• Zaupne postavke skrijejo podrobnosti za izbranimi postavkami in konti pred uporabniki, ki niso skrbniki, seštevke v izkazih pa pustijo nedotaknjene.

Sorodno

• Samodejna preverjanja — katalog preverjanj in kako jih uglasiti
• Oznake in komentarji — označevanje, reševanje in zavračanje ugotovitev
• Nasprotne stranke — kartica partnerja in združevanje zapisov imena
• Zaupne postavke — skrivanje podrobnosti pred uporabniki, ki niso skrbniki
• Finance — kjer se poglobitev iz celice začne
• Upravljanje podatkov — nalaganja, predloge in pokritost