Upravljanje podatkov

Razdelek Podatki se uporablja za upravljanje finančnih struktur in podatkov podjetja po uvajanju.

Ločuje skupno finančno strukturo od podatkov, specifičnih za podjetje, da zagotovi skladnost čez entitete.

Deli se na:

• Podatki organizacije — skupna zasnova računovodskih izkazov, matrika Oddelki, tečaji FX, nastavitve knjižb
• Podatki podjetja — nalaganja, preslikave in finančne vrednosti po entiteti

Podatki organizacije

Spremembe, narejene tukaj, vplivajo na vsa podjetja v organizaciji.

Zasnova računovodskih izkazov (FSD)

Kaj naredite

• Vzdržujete skupno zasnovo računovodskih izkazov
• Zagotovite skladne Seštevke, Delne seštevke ter pozicije ravni 1 in ravni 2 čez entitete

Osnutki, vpliv in objava

• Vse spremembe se shranijo kot osnutki
• Pred objavo lahko pregledate vpliv sprememb zasnove na finance
• Kliknite Potrdi, da uporabite spremembe po vsej organizaciji

Prevodi

• Pozicije se shranijo v jeziku, določenem v uporabniških nastavitvah
• Privzete pozicije se prevedejo samodejno
• Pozicije po meri, ki še niso prevedene, so označene z 🌍︎
• Za prevod pozicij po meri zamenjajte jezik in prilagodite zasnovo računovodskih izkazov

Oddelki

Z vklopljeno razširitvijo Oddelki kartica Oddelki na Podatkih organizacije izpostavi matriko oddelkov organizacije: vrstice so oddelki organizacije, stolpci so podjetja, celice vsebujejo čipe surovih stroškovnih mest, ki se usmerijo v vsak oddelek organizacije. To kartico uporabite za vzdrževanje razporeditve oddelkov čez podjetja, ki poganja vsak po oddelku obseg pogled v Financah in Načrtovanju.

Tečaji FX

Kadar vaša organizacija uporablja več kot eno valuto, stran Tečaji FX našteva mesečne referenčne tečaje ECB za vsako uporabljeno valuto. Pogled je samo za branje:

• Tečaje potisne zaledje ob vsakem koncu meseca — ročne osvežitve ni.
• Seznam valut je samodejno izpeljan iz dejansko uporabljenih valut; dodajanja / odstranjevanja ni.
• Sledita se dve vzporedni vrsti tečajev: povprečni tečaj (za prevedbo IPI) in končni tečaj (za prevedbo Bilance stanja).
• Zadnji mesec je poudarjen; oznaka sinhronizirano na pove, kdaj je bila tabela nazadnje osvežena.

Knjigovodske knjižbe

Kadar vaša podjetja nalagajo knjigovodske knjižbe namesto bruto bilance, kartica Knjigovodske knjižbe med Podatki organizacije združuje nastavitve, ki jih urejajo. Kartico vidijo samo skrbniki.

Samodejna preverjanja

Preverjanja se izvedejo po vsakem nalaganju in označijo knjižbe, ki so videti kot napake pri knjiženju. Oznake nikoli ne spremenijo podatkov, in kdor vidi knjižbo, vidi tudi njene oznake. Glavno stikalo izklopi označevanje za vse družbe v organizaciji; ponovni vklop učinkuje takoj, ker se preverjanja ne izvedejo znova.

Preverjanja zajemajo možne dvojnike, nenavadno velike knjižbe, nenavadno veliko knjižb, partnerja, ki knjiži na konto, ki ga ni nikoli uporabil, ponavljajoči se znesek, ki se je spremenil ali izostal, seštevke konta zunaj njihove lastne zgodovine, premike decimalne vejice in zamenjane števke ter nazive partnerjev, ki se normalizirajo v isto identiteto. Prag rekorda določa, koliko mora knjižba preseči svoj prejšnji vrh, preden jo preverjanja, ki temeljijo na rekordih, prijavijo — zvišajte ga, če postanejo preveč hrupna.

Kaj išče posamezno preverjanje, je opisano v Samodejnih preverjanjih.

Zaupne postavke

Skrijte knjižbe za postavke in konte, ki jih izberete. Seštevki v izkazih ostanejo vidni vsem; skrite so samo knjižbe pod njimi, skrbniki pa vedno vidijo vse.

• Postavke veljajo za vsa podjetja v organizaciji
• Konti se izberejo za vsako podjetje posebej, ker se številke kontov med podjetji razlikujejo
• Označitev konta prepreči tudi odpiranje knjižb celotne njegove postavke; drugi konti te postavke ostanejo dostopni

Kako to izgleda nekomu brez dostopa, je opisano v Zaupnih postavkah.

Preslikave stolpcev knjižb

Ena preslikava na obliko izvoza, skupna vsem podjetjem v organizaciji. Ko prispe nalaganje v obliki, ki je statycs še ne pozna, enkrat povežete njene stolpce in preslikava se odtlej uporablja znova.

• S spremembo preslikave spremenite, kaj uvozi vsako podjetje v organizaciji
• Sprememba velja samo za poznejša nalaganja — že uvožene knjižbe obdržijo stolpce, s katerimi so bile prebrane
• Preslikave, priložene statycs, so samo za branje; naložite svoj izvoz, da ustvarite preslikavo, ki jo lahko spreminjate

Podatki podjetja

Podatki podjetja vplivajo samo na izbrano podjetje.

Zagotavljajo centraliziran pregled vseh podjetij in stanja njihovih podatkov.

Pregled podjetij

Za vsako podjetje lahko vidite:

• Zadnja sinhronizacija — kdaj so bili finančni podatki nazadnje posodobljeni
• Naloženo časovno obdobje — katera obdobja so na voljo
• Stanje preslikave — ali obstajajo nepreslikani konti

⚠️ Opozorilni označevalnik izpostavi podjetja z nepreslikanimi konti.

Iz tega pregleda lahko izvedete tri osnovna dejanja.

Nalaganje podatkov

• Kadar koli naložite ali sinhronizirajte bruto bilance ali knjižbe
• Nova nalaganja prepišejo obstoječe finančne vrednosti
• Postopek nalaganja je enak kot pri uvajanju
• Dodatne vnosne oblike in integracije bodo dodane sproti

Pregled podjetij navaja vir za vsako podjetje, zato na prvi pogled vidite, katere delujejo z ročnim uvozom knjižb in katere z bruto bilanco.

Zamenjava vira pri podjetju

Podjetje deluje z enim virom naenkrat. Nalaganje drugega ga nadomesti, izpeljane številke pa gredo z njim:

• Zamenjava bruto bilance s knjižbami izbriše naloženo bilanco in njeno realizacijo
• Zamenjava knjižb z bruto bilanco izbriše uvožene knjižbe in realizacijo, izpeljano iz njih

Preden se karkoli zapiše, vam je prikazano, katerega od obeh virov nameravate nadomestiti in kaj bo odstranjeno.

Posebej za uvoze knjižb

• Izvoz iz glavne knjige se najprej preveri, in preden se karkoli zapiše, vam je prikazano, kaj bo nadomestil
• Uvoz zajema cela poslovna leta: ponovni uvoz leta nadomesti vse, kar je bilo zanj že uvoženo
• Datoteke, ki ne ustreza nobeni znani obliki, ni mogoče obdelati, dokler ne povežete njenih stolpcev; če datoteka ustreza več preslikavam, je ni mogoče obdelati, dokler izbire ne zožite na eno

Pregled pred potrditvijo

• Pred potrditvijo boste videli vpliv prepisanih podatkov

Preslikava

• Odprite Preslikava, da uredite preslikave kontov v načinu osnutka
• Enaka funkcionalnost kot med uvajanjem
• Konti iz novih nalaganj se vedno umestijo pod Nekategorizirano
• Uporabniki morajo nove konte izrecno pregledati in preslikati
• Uporabite ⚠️ filtre, da hitro najdete nepreslikane konte
• Potrdite ali razveljavite spremembe, da jih objavite v živo

Z vklopljeno razširitvijo Oddelki isti zaslon za preslikavo izpostavi pojavno okno Oddelki ob vsakem kontu IPI, tako da lahko dodate prilagoditve po oddelkih, kjer privzeta umestitev ni pravilna.

Brisanje podatkov

• Uporabite Brisanje podatkov, da odstranite finančne vrednosti od zadnjega naloženega meseca naprej
• Zasnovano za popravke in ponovna nalaganja

Pregled pred potrditvijo

• Pred potrditvijo boste videli vpliv izbrisanih podatkov

Zakaj je pomembno

• Jasna vidnost zdravja podatkov čez vsa podjetja
• Popolna preglednost pred izvedbo nepovratnih dejanj
• Popoln nadzor nad nalaganji, preslikavami in finančnimi vrednostmi po entiteti

Sorodno

• Uvajanje — tok ob prvem zagonu, ki se konča v Upravljanju podatkov
• Oddelki — matrika in prilagoditve po kontih
• Obvestila — opozorila o nepreslikanih kontih se pojavijo tukaj
• Knjigovodske knjižbe — knjižbe za številkami, za podjetja z uvozom knjižb