Configurare inițială

Fiecare organizație nouă urmează același flux de configurare inițială pentru a asigura date curate, situații financiare consecvente și analize fiabile. Această configurare este obligatorie și durează doar câteva minute.

1. Încarcă datele

Ce faci

• Îți încarci cifrele fie ca balanță de verificare, fie ca înregistrări contabile
• Definești numele companiei, sfârșitul exercițiului fiscal, industria și valuta

De ce contează

• Importurile standardizate previn problemele de format și de structură
• Îndrumarea clară asigură exporturi și șabloane corecte

Balanță de verificare sau înregistrări contabile

Ambele căi ajung în același punct: conturi mapate și situații financiare funcționale. Diferă prin cât detaliu rămâne dedesubt.

• Balanță de verificare — un sold pe cont și pe perioadă. Cea mai rapidă cale către situații gata făcute.
• Înregistrări contabile — notele contabile individuale. Realizatul se derivă din ele, iar odată cu ele vin funcțiile la nivel de înregistrare: fila Înregistrări contabile, saltul de la orice cifră la înregistrările care au produs-o, contrapărțile și verificările automate.

Te poți răzgândi mai târziu, dar nu le poți combina. Încărcarea unei surse pentru o societate o înlocuiește pe cealaltă, iar realizatul derivat din ea se șterge.

Șablonul pentru înregistrări contabile

Descarcă șablonul statycs pentru înregistrări contabile în pasul de încărcare sau mapează coloanele propriului export din cartea mare.

• Un exercițiu financiar per fișier, începând cu prima zi a acelui exercițiu. Un exercițiu în curs este în regulă — încarcă-l din nou pe măsură ce crește.
• Include soldurile de deschidere — notele de report datate în prima zi a exercițiului (DATEV: Saldenvorträge). Fără ele, fiecare poziție din bilanț arată mișcarea exercițiului în loc de sold.
• Completează Data înregistrării · Număr de cont · Denumirea contului · Descriere · Sumă (netă) · Denumirea contrapărții — câte un rând pentru fiecare rând de înregistrare.
• Folosește + (plus) pentru debit și − (minus) pentru credit, fără TVA. Aceeași convenție ca în șablonul balanței de verificare.
• Coloanele opționale deblochează mai mult: Număr partener și Nr. document ascut verificările de duplicate, Tip de înregistrare = OPENING ține rândurile de report în afara rezultatelor tale, Departament se leagă de centrele de cost.

Folosirea propriului export

Nu trebuie să îți remodelezi exportul din ERP. Prima dată când statycs vede un format pe care nu îl recunoaște, îți cere să asociezi coloanele o singură dată — alege coloana pentru fiecare câmp, iar acea corespondență va fi refolosită la fiecare încărcare ulterioară a aceluiași export. Coloanele pe care nu le asociezi rămân pe înregistrare și sunt afișate în panoul de detalii; nimic nu se pierde.

Corespondențele sunt comune tuturor societăților din organizație, așa că un format asociat o dată le servește pe toate. Sunt listate în Gestionarea datelor.

Validare

• Formatele neacceptate declanșează o eroare cu instrucțiuni clare
• Un export de înregistrări este verificat înainte de a se scrie ceva, iar ți se arată ce va înlocui
• Poți continua doar după ce este detectată o încărcare validă

2. Proiectează situațiile financiare

Ce faci

• Definești structura CPP, a Bilanțului și a Fluxului de numerar
• Adaugi și aranjezi poziții de tip Totaluri, Subtotaluri, Nivel 1 și Nivel 2 prin trage-și-plasează
• Pornești de la șabloane sau extinzi structura predefinită

De ce contează

• Raportarea reflectă logica afacerii tale - nu planul tău de conturi
• O structură consecventă permite analize și planificare curate în toate companiile

Poți rafina pozițiile de Nivel 2 și grupurile de conturi mai târziu. Scopul în această etapă este să stabilești o structură solidă și consecventă.

Ierarhia datelor financiare

statycs structurează datele financiare într-o ierarhie clară, pe mai multe niveluri. Aceasta asigură consecvență, transparență și analize fiabile în toate rapoartele și modelele de planificare.

• Totaluri
  • Subtotaluri (doar Bilanț și CF)
    • Poziții de Nivel 1
      • Poziții de Nivel 2
        • (Opțional) Grupuri de conturi
          • Conturi (balanța de verificare)

De sus în jos, ierarhia funcționează astfel:

Totaluri Exemple: EBITDA, Total active Agregări la nivel înalt care sintetizează mai multe subtotaluri și poziții.

Subtotaluri (doar Bilanț și Flux de numerar) Exemple: Provizioane, Active circulante și cheltuieli în avans Agregări intermediare folosite în Bilanț și Fluxul de numerar pentru a grupa poziții înrudite.

Poziții de Nivel 1 Exemple: Venituri, Active imobilizate Categorii de raportare predefinite care formează coloana vertebrală a situațiilor tale financiare.

Poziții de Nivel 2 Exemple: Cheltuieli de personal, PPE Poziții personalizabile în care îți structurezi raportarea specifică afacerii.

(Opțional) Grupuri de conturi Strat de grupare opțional, între pozițiile de Nivel 2 și conturile individuale. Folosit pentru o structurare mai bună, analiză și factori de planificare.

Conturi Importate direct din balanța ta de verificare. Acestea sunt punctele de date de cel mai jos nivel din ierarhie.

Regula de mapare

Conturile sunt întotdeauna mapate la poziții de Nivel 2. Maparea la Totaluri, Subtotaluri sau poziții de Nivel 1 nu este posibilă.

Aceasta asigură o structură consecventă și permite analize și planificare fiabile.

Poziții de Nivel 1 predefinite

Pozițiile de Nivel 1 sunt predefinite pentru a asigura o logică financiară standardizată și analize fiabile. Aceste poziții nu pot fi eliminate.

Contul de profit și pierdere

• Venituri
• Alte producții din exploatare
• Costuri directe
• Cheltuieli de exploatare
• Alte venituri din exploatare
• Amortizare și depreciere
• Dobândă netă
• Alte venituri / pierderi
• Elemente nerecurente
• Cheltuiala cu impozitul

Bilanț

• Active imobilizate
• Stocuri
• Creanțe comerciale
• Alte active
• Numerar și echivalente
• Capitaluri proprii
• Provizioane
• Datorii financiare
• Datorii comerciale
• Avansuri încasate
• Alte datorii

Pozițiile de Nivel 2 și grupurile de conturi sunt complet personalizabile în cadrul acestei structuri.

Logică automată și poziții fixe

Anumite poziții includ o logică încorporată pentru a asigura calcule financiare consecvente.

• Pozițiile de Nivel 2 aflate sub Active imobilizate generează automat înregistrări de Capex, amortizare și flux de numerar
• Pozițiile aflate sub EBITDA completează înregistrările „Alte fluxuri de numerar”

Poziții fixe (needitabile)

• EBITDA
• Rezultatul net
• Total active
• Total datorii și capitaluri proprii
• Numerar și echivalente
• Rezultat reportat / Report de profit/pierdere
• Necategorizat (substituent pentru conturile nemapate)

3. Mapează conturile

Ce faci

• Mapezi conturile din balanța de verificare la poziții de Nivel 2
• Creezi grupuri de conturi ca strat structural intermediar între pozițiile de Nivel 2 și conturile individuale
• Verifici și ajustezi maparea automată (planurile de conturi acceptate sunt recunoscute)
• Etichetezi conturile de datorie netă și cele intragrup
• Împarți soldurile de debit și de credit dacă este necesar (de exemplu, creanțe negative tratate ca datorii)

De ce contează

• Maparea automată reduce semnificativ efortul de configurare
• Indicatorii de avertizare evidențiază imediat conturile nemapate
• Structura și etichetarea corecte îți pregătesc datele pentru analiză și planificare

Grupuri de conturi

Grupurile de conturi sunt un strat structural între pozițiile de Nivel 2 și conturile individuale. Ele îmbunătățesc gruparea, permit o analiză mai curată și servesc drept factori în planificare.

Grupurile de conturi sunt reutilizate consecvent în Finanțe, Analiză și Planificare.

Mapare automată și încărcări noi

• Pentru schemele contabile acceptate, conturile sunt mapate automat — potrivitorul rulează pe server ca parte a încărcării
• Pentru companiile deja mapate, încărcările noi care conțin conturi noi sau necunoscute plasează automat acele conturi în Necategorizat
• Aceasta îți permite să identifici și să mapezi imediat corect conturile noi, fără a afecta mapările existente
• Acoperirea mapării automate va fi extinsă continuu, pe măsură ce sunt acceptate mai multe scheme contabile

Suprascrieri per departament (add-on-ul Departamente)

Cu add-on-ul Departamente activat, conturile de CPP pot purta suprascrieri per departament: același cont se direcționează către un alt Nivel 2 în funcție de departamentul care a înregistrat linia din registru. Deschide fereastra pop-up Departamente de lângă orice cont de CPP pentru a adăuga sau edita suprascrieri — de exemplu, un cont de regie comună care ajunge în Costuri directe pentru Producție, dar în Cheltuieli de exploatare peste tot în rest.