Verificări automate
La ce folosesc verificările
statycs nu este sistemul tău contabil — citește un export al acestuia. Asta exclude o întreagă familie de verificări pe care le poate face doar sistemul de evidență și lasă un singur lucru pe care statycs îl are, iar ERP-ul nu: istoricul, plus o identitate de contraparte care traversează companii și ani.
Toate verificările de aici au aceeași formă — ceva a fost stabil, iar apoi nu a mai fost. Niciuna nu îți modifică datele. O verificare pune un marcaj pe o înregistrare, împreună cu dovada care l-a declanșat, iar oricine vede înregistrarea vede și marcajul.
Pe scurt
Douăsprezece verificări rulează după fiecare încărcare. Opt au nevoie de istoric, așa că o companie tânără vede o listă scurtă, iar subsolul spune câte au putut rula. Gestionează-le din Date → Înregistrări contabile → Verificări automate (administrator, o singură setare pentru întreaga organizație, aplicată când apeși Confirmă modificările) și analizează constatările în Analiză → Înregistrări contabile → Marcate.
Catalogul
Ecranul de setări grupează verificările așa cum ai lua decizia asupra lor, nu câte un comutator pentru fiecare motiv. Opt comutatoare, douăsprezece motive.
| Grup | Se declanșează când | Necesită | Implicit |
|---|---|---|---|
| Virgulă deplasată și cifre inversate | O sumă este exact ×10ᵏ din suma recurentă a contrapărții sau diferă de ea cu un multiplu de 9, având același număr de cifre | 6 luni | Activat |
| Posibile duplicate | Aceeași sumă la aceeași contraparte este înregistrată de mai multe ori — pe un singur număr de document, în aceeași zi, sau la câteva zile distanță | — | Activat |
| Sumă recurentă modificată sau lipsă | O contraparte care înregistrează o sumă stabilă în fiecare lună trece la una semnificativ diferită sau nu mai înregistrează deloc | 6 luni | Activat |
| Cont nou pentru o contraparte | O contraparte înregistrează într-un cont în care nu a mai apărut niciodată | 12 luni | Dezactivat |
| În afara istoricului contului | Totalul lunar al unui cont iese din propriul interval istoric | 12 luni | Dezactivat |
| Înregistrare neobișnuit de mare | O singură înregistrare atinge pragul de record față de cea mai mare de până atunci a acestui cont sau a acestei contrapărți | 12 luni | Activat |
| Număr neobișnuit de înregistrări | Un cont are într-o lună mult mai multe înregistrări decât a avut vreodată | 4 luni | Activat |
| Nume de contraparte similare | Două grafii se normalizează la aceeași identitate (Adobe ×3) | — | Activat |
Filtrul de motiv are și o a treisprezecea intrare, Marcat manual — un marcaj pus de o persoană. Nu este o verificare și nu devine disponibilă cu istoric. Vezi Marcaje și comentarii.
Trei observații despre verificări
Trei verificări se uită doar la conturile de cheltuieli. Virgulă deplasată și cifre inversate, Suma recurentă s-a schimbat sau lipsește și Cont nou pentru o contraparte rulează exclusiv pe conturi de cheltuieli. În alte părți, o sumă lunară stabilă este pur și simplu felul în care merge afacerea, iar un cont nou felul în care crește o companie — a le marca ar fi zgomot prin însăși construcția lor.
Virgula deplasată și cifrele inversate sunt o singură decizie. Sunt aceeași detectare cu două explicații aritmetice, de aceea împart un comutator — aproape nimeni nu o vrea pe una fără cealaltă. Sunt și singurele două verificări practic fără fals pozitive, pentru că țin de aritmetică, nu de judecată.
„Nume de contraparte similare” nu semnalează o eroare. Este o constatare de întreținere a datelor: grafiile neunificate împart fiecare total raportat de această secțiune. Ocupă-te de ea din panoul de îmbinare, nu prin editarea registrului.
Duplicatele se numără per notă contabilă
Când fișierul tău conține un ID jurnal, liniile unei singure note sunt recunoscute ca un întreg și nu se pot duplica între ele. Taxele recurente identice chiar apar aici — asta este de așteptat, nu este un defect.
De ce unele verificări nu pot rula încă
Opt din cele douăsprezece compară o înregistrare cu un istoric care trebuie să existe mai întâi. O companie aflată la trei luni de la intrarea în statycs primește într-adevăr o listă mai scurtă, iar interfața o spune, în loc să lase o listă goală să pară o eroare:
- Lista derulantă marchează o verificare indisponibilă cu necesită N luni.
- Subsolul filei Înregistrări contabile afișează „X din Y verificări pot rula — restul necesită N luni de istoric”.
- Într-o vedere Marcate goală, după Totul în regulă urmează propoziția „X din Y verificări au rulat pe acest interval și nu au găsit nimic” — dar numai când unele nu au putut rula. Dacă toate verificările sunt verzi, propoziția ar fi zgomot.
Lista se scurtează pe măsură ce încarci exercițiile financiare anterioare.
Dovada
Fiecare marcaj vine cu cifrele care l-au declanșat, într-o coloană Dovadă, lângă motiv. Este o alegere deliberată: „de 3,1× media” invită la dispută, în timp ce „unsprezece luni la 1.246,00, luna aceasta 12.460,00” nu. Dovezile tipice arată astfel:
- 11 luni la 1.246,00
- 12.460,00 luna aceasta față de 11 luni la 1.246,00
- Lunar timp de 14 luni, nimic în această perioadă — așteptat 1.246,00
- Cele mai mari trei ale contului înainte: 84.000 · 79.500 · 76.200
- 4 înregistrări, aceeași sumă, aceeași dată, aceeași contraparte
- 3 înregistrări au același document 2026-4471
- Anterior doar pe 6300, 6310
- Scris și „Adobe Systems Software”
Gestionarea verificărilor
Date → Înregistrări contabile → Verificări automate. Doar pentru administratori, iar setarea se aplică fiecărei companii din organizație — o verificare care este zgomot la o companie este de obicei zgomot la toate.
Nimic nu se salvează până nu confirmi
Mutarea unui comutator schimbă o ciornă, nu politica. Apare o bară — Ai modificări neconfirmate. — cu Confirmă modificările și Renunță la modificări, iar întreaga pagină (acest card și Pozițiile confidențiale) împarte aceeași bară.
Motivul este că aceste comutatoare nu sunt un filtru de afișare. Confirmarea unui grup tocmai activat îi rulează verificările peste registrul fiecărei companii, iar confirmarea unui grup ca dezactivat îi șterge constatările. Este, în ambele sensuri, o trecere reală peste datele tale, așa că se întâmplă o singură dată, când spui tu, și nu la fiecare clic cât încă te gândești.
Dezactivarea unei verificări îi aruncă constatările
Dacă reactivezi grupul, el rulează din nou și constatările revin, dar ce a respins un coleg pe acele rânduri nu supraviețuiește drumului. Mai bine ridică pragul de record decât să dezactivezi o verificare gălăgioasă.
Comutatorul principal
Marcare automată a înregistrărilor dezactivează totul: vederea Marcate și insigna ei dispar. Tocmai acest comutator este instantaneu în ambele sensuri — comutatorul principal ascunde, nu recalculează, așa că la reactivare nu rulează nimic din nou. Nu atinge niciodată un marcaj pus de o persoană, manual.
Pragul de record
Cele două verificări de record — Înregistrare neobișnuit de mare și Număr neobișnuit de înregistrări — sunt guvernate de același reglaj: cu cât trebuie să depășească o înregistrare sau o lună propriul maxim anterior ca să fie raportată. Alege 2× · 3× · 5× · 10×; implicit este 3×.
Este o supapă de zgomot, nu un întrerupător. Dacă un registru neuniform le face gălăgioase, ridică pragul înainte să le dezactivezi. Controlul se estompează când niciuna dintre cele două verificări de record nu rulează.
De ce ștacheta este a treia cea mai mare valoare, nu cea mai mare
Ambele verificări de record măsoară față de a treia cea mai mare valoare anterioară, niciodată față de maxim. Măsurarea față de maxim se autosabotează: o singură sumă de 240.000 introdusă greșit ridică ștacheta la 2,4 mil. pentru totdeauna și dezactivează în tăcere verificarea chiar prin constatarea pe care a făcut-o corect.
Un filtru nu este o setare
Deselectarea unui motiv din antetul de coloană al grilei înseamnă „ascunde aceste rânduri din vederea mea, acum” — este per utilizator, tranzitorie și disponibilă tuturor. Dezactivarea unei verificări din această pagină înseamnă „nu mai marca asta pentru nimeni” — per organizație, persistentă, doar pentru administratori. Cele două nu folosesc niciodată același control, iar lista derulantă arată o verificare drept dezactivată sau necesită N luni doar ca informație de context. Nu modifică nici una, nici alta.
Ce nu verifică statycs în mod deliberat
Câteva verificări plauzibile au fost luate în calcul și respinse, pentru că fiecare presupune că statycs este sistemul de evidență:
| Neverificat | De ce |
|---|---|
| Prima apariție a unei contrapărți | Zgomot — o companie în creștere adaugă furnizori în fiecare lună |
| Înregistrare manuală | Câmpul sursă consemnează cum a ajuns un rând în statycs, nu cum a fost înregistrat |
| Înregistrat după închiderea perioadei | statycs nu află niciodată când s-a închis perioada ta |
| Perioada contabilă nu conține data înregistrării | Prin design, perioada urmează perioada contabilă a balanței de verificare, deci s-ar declanșa pe date corecte |
| Sume rotunde | Zgomot |
| Registrul nu se soldează la zero | Balanța de verificare este derivată din registre, deci asta verifică aritmetica statycs cu ea însăși |
Legături
- Înregistrări contabile — funcționalitatea, datele ei și fila Înregistrări contabile
- Marcaje și comentarii — ce faci cu o constatare
- Contrapărți — îmbinarea grafiilor pe care le scoate la iveală verificarea numelor
- Notificări — unde apar alertele privind lacunele de date