Gestionarea datelor

Secțiunea Date este folosită pentru a gestiona structurile financiare și datele companiei după configurarea inițială.

Ea separă structura financiară partajată de datele specifice companiei pentru a asigura consecvența între entități.

Este împărțită în:

• Date organizaționale — designul situațiilor financiare partajat, matricea Departamente, cursuri FX, setările înregistrărilor contabile
• Datele companiei — încărcări, mapări și valori financiare per entitate

Date organizaționale

Modificările făcute aici afectează toate companiile din organizație.

Designul situațiilor financiare (FSD)

Ce faci

• Întreții designul partajat al situațiilor financiare
• Asiguri poziții de Totaluri, Subtotaluri, Nivel 1 și Nivel 2 consecvente între entități

Ciorne, impact și publicare

• Toate modificările sunt salvate ca ciorne
• Poți revizui impactul modificărilor de design asupra situațiilor financiare înainte de publicare
• Dă clic pe Confirmă pentru a aplica modificările în întreaga organizație

Traduceri

• Pozițiile sunt stocate în limba definită în setările utilizatorului
• Pozițiile implicite sunt traduse automat
• Pozițiile personalizate încă netraduse sunt marcate cu 🌍︎
• Pentru a traduce pozițiile personalizate, schimbă limba și ajustează designul situațiilor financiare

Departamente

Cu add-on-ul Departamente activat, cardul Departamente din Datele organizaționale expune matricea departamentelor organizației: rândurile sunt departamentele organizației, coloanele sunt companiile, iar celulele conțin chipurile de centre de cost brute care se direcționează către fiecare departament al organizației. Folosește acest card pentru a întreține structura de departamente între companii care determină fiecare vedere restricționată la departamente din Finanțe și Planificare.

Cursuri FX

Când organizația ta folosește mai mult de o valută, o pagină Cursuri FX listează cursurile de referință lunare BCE pentru fiecare valută utilizată. Vederea este doar pentru citire:

• Cursurile sunt împinse de backend la fiecare sfârșit de lună — nu există reîmprospătare manuală.
• Lista de valute este derivată automat din valutele efectiv utilizate; nu există adăugare / eliminare.
• Sunt urmărite două tipuri de cursuri paralele: un curs mediu (pentru conversia CPP) și un curs de închidere (pentru conversia Bilanțului).
• Cea mai recentă lună este evidențiată; o insignă de sincronizare îți spune când a fost reîmprospătat ultima dată tabelul.

Înregistrări contabile

Când societățile tale încarcă înregistrări contabile în loc de o balanță de verificare, cardul Înregistrări contabile din Datele organizaționale adună setările care le guvernează. Cardul este vizibil doar pentru administratori.

Verificări automate

Verificările rulează după fiecare încărcare și semnalează înregistrările care par erori de contabilizare. Semnalările nu modifică niciodată datele, iar cine poate vedea o înregistrare îi vede și semnalările. Un comutator principal dezactivează semnalarea pentru toate societățile din organizație; reactivarea are efect imediat, pentru că verificările nu sunt rulate din nou.

Verificările acoperă posibile duplicate, înregistrări neobișnuit de mari, un număr neobișnuit de mare de înregistrări, o contraparte care contabilizează pe un cont pe care nu l-a folosit niciodată, o sumă recurentă care s-a schimbat sau lipsește, totaluri de cont în afara propriului istoric, deplasări de virgulă și cifre inversate, precum și denumiri de contrapărți care se normalizează la aceeași identitate. Un prag de record stabilește cu cât trebuie să depășească o înregistrare propriul maxim anterior înainte ca verificările bazate pe recorduri să o raporteze — ridică-l dacă devin prea zgomotoase.

Ce caută fiecare verificare este descris în Verificări automate.

Poziții confidențiale

Ascunde înregistrările pentru pozițiile și conturile alese de tine. Totalurile din situații rămân vizibile pentru toți; sunt ascunse doar înregistrările de dedesubt, iar administratorii văd întotdeauna tot.

• Pozițiile se aplică tuturor societăților din organizație
• Conturile se aleg pe societate, deoarece numerele de cont diferă de la o societate la alta
• Marcarea unui cont împiedică și deschiderea înregistrărilor întregii sale poziții; celelalte conturi ale poziției rămân accesibile

Cum arată pentru cineva fără acces este descris în Poziții confidențiale.

Corespondențe de coloane pentru înregistrări

O corespondență pentru fiecare format de export, comună tuturor societăților din organizație. Când sosește o încărcare într-un format pe care statycs nu îl cunoaște încă, îi asociezi coloanele o dată, iar de atunci corespondența este refolosită.

• Modificarea unei corespondențe schimbă ce importă fiecare societate din organizație
• Modificarea se aplică doar încărcărilor ulterioare — înregistrările deja importate păstrează coloanele cu care au fost citite
• Corespondențele livrate cu statycs sunt doar pentru citire; încarcă-ți propriul export pentru a crea una pe care o poți modifica

Datele companiei

Datele companiei afectează doar compania selectată.

Ele oferă o prezentare generală centralizată a tuturor companiilor și a stării datelor lor.

Prezentare generală a companiei

Pentru fiecare companie poți vedea:

• Ultima sincronizare — când au fost actualizate ultima dată datele financiare
• Intervalul de timp încărcat — ce perioade sunt disponibile
• Starea mapării — dacă există conturi nemapate

⚠️ Un indicator de avertizare evidențiază companiile cu conturi nemapate.

Din această prezentare generală poți efectua trei acțiuni de bază.

Încarcă datele

• Încarcă sau sincronizează balanțe de verificare sau înregistrări contabile oricând
• Încărcările noi suprascriu valorile financiare existente
• Procesul de încărcare este identic cu cel din configurarea inițială
• Se vor adăuga continuu formate de intrare și integrări suplimentare

Prezentarea generală a societăților indică sursa fiecărei entități, astfel încât vezi dintr-o privire care funcționează pe un import manual de înregistrări și care pe o balanță de verificare.

Schimbarea sursei unei societăți

O societate funcționează pe o singură sursă la un moment dat. Încărcarea celeilalte o înlocuiește, iar cifrele derivate pleacă odată cu ea:

• Înlocuirea unei balanțe de verificare cu înregistrări contabile șterge balanța încărcată și realizatul ei
• Înlocuirea înregistrărilor contabile cu o balanță de verificare șterge înregistrările importate și realizatul derivat din ele

Înainte de a se scrie ceva, ți se indică pe care dintre cele două surse urmează să o înlocuiești și ce va fi eliminat.

Specific importurilor de înregistrări

• Un export din cartea mare este verificat mai întâi, iar ți se arată ce va înlocui înainte de a se scrie ceva
• Un import acoperă exerciții financiare întregi: reimportarea unui exercițiu înlocuiește tot ce a fost deja importat pentru el
• Un fișier care nu corespunde niciunui format cunoscut nu poate fi procesat până nu îi asociezi coloanele; dacă un fișier se potrivește cu mai multe corespondențe, nu poate fi procesat până nu restrângi alegerea la una

Verifică înainte de a confirma

• Vei vedea impactul datelor suprascrise înainte de a confirma

Mapare

• Deschide Mapare pentru a edita mapările conturilor în modul ciornă
• Aceeași funcționalitate ca în timpul configurării inițiale
• Conturile din încărcările noi sunt întotdeauna plasate sub Necategorizat
• Utilizatorii trebuie să revizuiască și să mapeze explicit conturile noi
• Folosește filtrele ⚠️ pentru a localiza rapid conturile nemapate
• Confirmă sau anulează modificările pentru a le publica live

Cu add-on-ul Departamente activat, același ecran de mapare expune fereastra pop-up Departamente de lângă fiecare cont de CPP, ca să poți atașa suprascrieri per departament acolo unde plasarea implicită nu este corectă.

Șterge datele

• Folosește Șterge datele pentru a elimina valori financiare de la ultima lună încărcată încolo
• Concepută pentru corecții și reîncărcări

Verifică înainte de a confirma

• Vei vedea impactul datelor șterse înainte de a confirma

De ce contează

• Vizibilitate clară asupra stării datelor în toate companiile
• Transparență completă înainte de a efectua acțiuni ireversibile
• Control complet asupra încărcărilor, mapărilor și valorilor financiare per entitate

Legate

• Configurare inițială — fluxul de prima rulare care se încheie în Gestionarea datelor
• Departamente — matricea și suprascrierile per cont
• Notificări — aici apar alertele privind conturile nemapate
• Înregistrări contabile — notele contabile din spatele cifrelor, pentru societățile cu import de înregistrări