Datu pārvaldība

Sadaļa Dati tiek izmantota, lai pēc onboarding pārvaldītu finanšu struktūras un uzņēmuma datus.

Tā atdala koplietoto finanšu struktūru no uzņēmumam specifiskajiem datiem, lai nodrošinātu konsekvenci starp vienībām.

Tā ir sadalīta:

• Organizācijas dati — koplietots finanšu pārskatu dizains, Nodaļu matrica, FX kursi, grāmatojumu iestatījumi
• Uzņēmuma dati — augšupielādes, piesaistes un finanšu vērtības katrai vienībai

Organizācijas dati

Šeit veiktās izmaiņas ietekmē visus organizācijas uzņēmumus.

Finanšu pārskatu dizains (FSD)

Ko jūs darāt

• Uzturiet koplietoto finanšu pārskatu dizainu
• Nodrošiniet konsekventas Kopsummas, Starpsummas, 1. līmeņa un 2. līmeņa pozīcijas starp vienībām

Melnraksti, ietekme un publicēšana

• Visas izmaiņas tiek saglabātas kā melnraksti
• Pirms publicēšanas var pārskatīt dizaina izmaiņu ietekmi uz finansēm
• Noklikšķiniet uz Apstiprināt, lai piemērotu izmaiņas visā organizācijā

Tulkojumi

• Posteņi tiek glabāti valodā, kas definēta lietotāja iestatījumos
• Noklusējuma posteņi tiek tulkoti automātiski
• Pielāgotie posteņi, kas vēl nav iztulkoti, ir atzīmēti ar 🌍︎
• Lai iztulkotu pielāgotos posteņus, pārslēdziet valodu un pielāgojiet finanšu pārskatu dizainu

Nodaļas

Kad ieslēgts Nodaļu papildinājums, kartīte Nodaļas sadaļā Organizācijas dati atklāj organizācijas nodaļu matricu: rindas ir organizācijas nodaļas, kolonnas ir uzņēmumi, šūnās ir neapstrādāto izmaksu centru birkas, kas tiek virzītas katrā organizācijas nodaļā. Izmantojiet šo kartīti, lai uzturētu starpuzņēmumu nodaļu izkārtojumu, kas vada katru nodaļu tvēruma skatu Finansēs un Plānošanā.

FX kursi

Kad jūsu organizācija izmanto vairāk nekā vienu valūtu, lapa FX kursi uzskaita ECB mēneša atsauces kursus katrai izmantotajai valūtai. Skats ir tikai lasāms:

• Kursus katra mēneša beigās nosūta aizmugursistēma — manuālas atsvaidzināšanas nav.
• Valūtu saraksts tiek automātiski atvasināts no faktiski izmantotajām valūtām; pievienošanas / noņemšanas nav.
• Tiek izsekoti divi paralēli kursu tipi: vidējais kurss (PZA pārrēķinam) un noslēguma kurss (Bilances pārrēķinam).
• Jaunākais mēnesis ir izcelts; sinhronizācijas atzīme norāda, kad tabula pēdējoreiz tika atsvaidzināta.

Grāmatvedības ieraksti

Kad jūsu uzņēmumi augšupielādē grāmatvedības ierakstus, nevis apgrozījuma bilanci, organizācijas datu kartīte Grāmatvedības ieraksti apvieno iestatījumus, kas tos pārvalda. Kartīti redz tikai administratori.

Automātiskās pārbaudes

Pārbaudes darbojas pēc katras augšupielādes un atzīmē ierakstus, kas izskatās pēc grāmatošanas kļūdām. Atzīmes nekad nemaina datus, un tas, kurš redz ierakstu, redz arī tā atzīmes. Galvenais slēdzis izslēdz atzīmēšanu visiem organizācijas uzņēmumiem; ieslēgšana atpakaļ darbojas uzreiz, jo pārbaudes netiek palaistas no jauna.

Pārbaudes aptver iespējamos dublikātus, neparasti lielus ierakstus, neparasti daudz ierakstu, partneri, kas grāmato kontā, kuru nekad nav izmantojis, periodisku summu, kas mainījusies vai iztrūkst, konta kopsummas ārpus to vēstures, komata nobīdes un samainītus ciparus, kā arī partneru nosaukumus, kas normalizējas uz vienu identitāti. Rekorda slieksnis nosaka, cik daudz ierakstam jāpārsniedz savs iepriekšējais maksimums, pirms uz rekordiem balstītās pārbaudes par to ziņo — paaugstiniet to, ja tās kļūst pārāk trokšņainas.

Ko meklē katra pārbaude, aprakstīts sadaļā Automātiskās pārbaudes.

Konfidenciālie posteņi

Paslēpiet izvēlēto posteņu un kontu ierakstus. Pārskatu kopsummas paliek redzamas visiem; paslēpti tiek tikai zem tiem esošie ieraksti, un administratori vienmēr redz visu.

• Posteņi attiecas uz visiem organizācijas uzņēmumiem
• Konti tiek izvēlēti katram uzņēmumam atsevišķi, jo kontu numuri uzņēmumos atšķiras
• Atzīmējot kontu, tiek liegts atvērt arī visa tā posteņa ierakstus; pārējie šī posteņa konti paliek pieejami

Kā tas izskatās personai bez piekļuves, aprakstīts sadaļā Konfidenciālie posteņi.

Grāmatojumu kolonnu piesaistes

Viena piesaiste katram eksporta izkārtojumam, kopīga visiem organizācijas uzņēmumiem. Kad pienāk augšupielāde izkārtojumā, kuru statycs vēl nepazīst, jūs vienreiz sasaistāt tā kolonnas, un turpmāk piesaiste tiek izmantota atkārtoti.

• Mainot piesaisti, jūs maināt to, ko importē katrs organizācijas uzņēmums
• Izmaiņas attiecas tikai uz vēlākām augšupielādēm — jau importētie ieraksti saglabā kolonnas, ar kurām tie tika nolasīti
• Ar statycs piegādātās piesaistes ir tikai lasāmas; augšupielādējiet savu eksportu, lai izveidotu maināmu piesaisti

Uzņēmuma dati

Uzņēmuma dati ietekmē tikai atlasīto uzņēmumu.

Tā sniedz centralizētu pārskatu par visiem uzņēmumiem un to datu statusu.

Uzņēmumu pārskats

Katram uzņēmumam varat redzēt:

• Pēdējā sinhronizācija — kad finanšu dati pēdējoreiz tika atjaunināti
• Augšupielādētais laika diapazons — kuri periodi ir pieejami
• Piesaistes statuss — vai pastāv nesasaistīti konti

⚠️ Brīdinājuma indikators izceļ uzņēmumus ar nesasaistītiem kontiem.

No šī pārskata var veikt trīs pamatdarbības.

Datu augšupielāde

• Jebkurā laikā augšupielādējiet vai sinhronizējiet apgrozījuma bilances vai grāmatojumus
• Jauni augšupielādes faili pārraksta esošās finanšu vērtības
• Augšupielādes process ir identisks onboarding
• Papildu ievades formāti un integrācijas tiks pievienotas nepārtraukti

Uzņēmumu pārskatā norādīts katras vienības avots, tāpēc uzreiz redzat, kuri darbojas ar manuālu grāmatojumu augšupielādi un kuri ar apgrozījuma bilanci.

Uzņēmuma avota maiņa

Uzņēmums vienlaikus darbojas ar vienu avotu. Otra augšupielāde to aizstāj, un atvasinātie skaitļi seko līdzi:

• Aizstājot apgrozījuma bilanci ar grāmatojumiem, tiek dzēsta augšupielādētā bilance un tās faktiskie dati
• Aizstājot grāmatojumus ar apgrozījuma bilanci, tiek dzēsti importētie ieraksti un no tiem atvasinātie faktiskie dati

Pirms kaut kas tiek ierakstīts, jums tiek norādīts, kuru no abiem avotiem gatavojaties aizstāt un kas tiks noņemts.

Īpaši par grāmatojumu augšupielādēm

• Virsgrāmatas eksports vispirms tiek pārbaudīts, un pirms kaut kas tiek ierakstīts, jums tiek parādīts, ko tas aizstās
• Imports aptver veselus finanšu gadus: gada atkārtots imports aizstāj visu, kas tam jau ir importēts
• Failu, kas neatbilst nevienam zināmam izkārtojumam, nevar apstrādāt, kamēr nesasaistāt tā kolonnas; ja fails atbilst vairāk nekā vienai piesaistei, to nevar apstrādāt, kamēr nesašaurināt izvēli līdz vienai

Pārskatiet pirms apstiprināšanas

• Pirms apstiprināšanas jūs redzēsiet pārrakstīto datu ietekmi

Piesaiste

• Atveriet Piesaisti, lai rediģētu kontu piesaistes melnraksta režīmā
• Tāda pati funkcionalitāte kā onboarding laikā
• Konti no jauniem augšupielādes failiem vienmēr tiek novietoti sadaļā Nekategorizēts
• Lietotājiem jauni konti jāpārskata un jāpiesaista skaidri
• Izmantojiet ⚠️ filtrus, lai ātri atrastu nesasaistītos kontus
• Apstipriniet vai atsauciet izmaiņas, lai tās publicētu

Kad ieslēgts Nodaļu papildinājums, tas pats piesaistes ekrāns atklāj uznirstošo logu Nodaļas blakus katram PZA kontam, lai jūs varētu pievienot aizstājumus katrai nodaļai, kur noklusējuma izvietojums nav pareizs.

Datu dzēšana

• Izmantojiet Datu dzēšanu, lai noņemtu finanšu vērtības no pēdējā augšupielādētā mēneša un turpmāk
• Paredzēts labojumiem un atkārtotai augšupielādei

Pārskatiet pirms apstiprināšanas

• Pirms apstiprināšanas jūs redzēsiet dzēsto datu ietekmi

Kāpēc tas ir svarīgi

• Skaidra datu veselības redzamība visos uzņēmumos
• Pilna caurskatāmība pirms neatgriezenisku darbību veikšanas
• Pilna kontrole pār augšupielādēm, piesaistēm un finanšu vērtībām katrai vienībai

Saistītie

• Onboarding — pirmās palaišanas plūsma, kas beidzas ar Datu pārvaldību
• Nodaļas — matrica un aizstājumi katram kontam
• Paziņojumi — nesasaistīto kontu brīdinājumi parādās šeit
• Grāmatvedības ieraksti — ieraksti aiz skaitļiem, uzņēmumiem ar grāmatojumu augšupielādi