Apskaitos įrašai

Kam skirti Apskaitos įrašai

Kiekvienas statycs skaičius yra įrašų suma. Apskaitos įrašai tą sumą atveria: nuo skaičiaus ataskaitoje pereinate prie atskirų jį sudariusių eilučių, ieškote iš karto visose sąskaitose, grupuojate pagal sandorio šalį ir pavedate statycs peržiūrėti didžiąją knygą — ar joje nėra į klaidas panašių įrašų.

Tai statycs dalis, o ne atskiras modulis, ir ją suaktyvina pats apskaitos įrašų įkėlimas. Prijunkite įmonės duomenų šaltinį arba įkelkite failą — ir gilinimasis, Apskaitos įrašų skirtukas bei nustatymų puslapis atsiranda kartu.

Ko reikia Apskaitos įrašams

Laikotarpio duomenys imami arba iš bandomojo balanso, arba iš apskaitos įrašų — niekada iš abiejų. Ten, kur įkeliate apskaitos įrašus, jie pakeičia bandomąjį balansą, o ataskaitų skaičiai jau pagal pačią sandarą tampa savo pačių įrašų suma.

Būtent dėl to gilinimasis yra patikimas: vienam skaičiui nėra dviejų šaltinių, todėl nėra ko derinti ir skydelis niekada negali prasilenkti su atidarytu langeliu.

Įmonę galima perkelti iš vieno šaltinio į kitą, ir statycs to pirma paklausia: jei įkelsite bandomąjį balansą ant mėnesių, kurie jau turi apskaitos įrašų, importuoti įrašai ir iš jų išvesti faktiniai duomenys bus ištrinti. Patvirtinimas tai pasako dar prieš ką nors įrašant.

Šablonas

Naudokite apskaitos įrašų šabloną, siūlomą skiltyje Duomenys → Įkelti duomenis. Tai keturiolikos stulpelių lentelė jūsų pačių kalba, o nuo dviejų dalykų priklauso, ar duomenys susives:

• Vieni finansiniai metai viename faile, pradedant pirmąja tų metų diena. Einamieji metai tinka — įkelkite juos iš naujo, kai duomenų padaugėja.
• Įtraukite pradinius likučius — perkėlimo įrašus, datuotus pirmąja metų diena (DATEV: Saldenvorträge). Be jų kiekvienas balanso straipsnis rodys metų pokytį, o ne likutį.

Privalomi yra šeši stulpeliai — lentelėje turkio spalvos:

Įrašo data · Sąskaitos numeris · Sąskaitos pavadinimas · Aprašymas · Suma (neto) · Kontrahentas

Kiekviena įrašo eilutė rašoma atskiroje failo eilutėje, debetas žymimas +, kreditas −, sumos be PVM — ta pati ženklų konvencija kaip ir bandomojo balanso šablone.

Likę aštuoni stulpeliai yra neprivalomi, ir kiekvienas jų ką nors suteikia:

Savo eksporto įkėlimas vietoje šablono

Šablono naudoti neprivaloma. Įkelkite savo pačių didžiosios knygos eksportą ir, pirmą kartą sutikęs neatpažįstamą išdėstymą, statycs paprašys priskirti stulpelius — vieną kartą. Kiekvienas privalomas laukas gauna stulpelį iš jūsų failo, šalia kiekvieno pasirinkimo rodomos pavyzdinės reikšmės, o tai, ko nepriskirsite, lieka prie įrašo ir rodoma skydelyje, o ne išmetama.

Vėliau priskyrimas automatiškai pakartotinai naudojamas kiekvieną kartą įkeliant to paties išdėstymo failą. Jis galioja visai organizacijai, todėl vienas priskyrimas aptarnauja kiekvieną taip pat eksportuojančią įmonę — o tai kartu reiškia, kad jo pakeitimas pakeis tai, ką importuoja jos visos. Išsaugotus priskyrimus rasite skiltyje Duomenys, po įmonių apžvalga, pavadinimu Įrašų stulpelių priskyrimai; ten administratorius gali atverti vieną iš jų ir pakeisti priskyrimą. Pakeitimas galioja nuo kito įkėlimo; jau importuoti įrašai išlaiko tuos stulpelius, su kuriais buvo perskaityti.

Kur matomi apskaitos įrašai

Apskaitos įrašai atsiranda trijose vietose.

1 · Gilinimasis iš Finansų langelio

Skiltyje Finansai dukart spustelėkite 2 lygio, sąskaitų grupės arba sąskaitos eilutę — arba spustelėkite ją dešiniuoju pelės mygtuku ir pasirinkite Rodyti įrašus — ir atsivers šoninis skydelis su to langelio įrašais.

Gilintis galima trijuose rodiniuose:

• Mėnesio — bet kuriame mėnesio faktinių duomenų stulpelyje.
• Palyginimo (Δ) — dviejuose faktinių reikšmių stulpeliuose. Nuokrypio ir procentų stulpeliai neatsiveria: nuokrypis yra dviejų skaičių skirtumas, o ne įrašų aibė. Neatsiveria ir palyginimo stulpelis — plano pagrindu įrašų apskritai nėra, o praėjusių metų pagrindu skydelis šių metų įrašus išdėstytų po praėjusių metų skaičiumi.
• Padaliniai — padalinio stulpelis, t. y. tos sąskaitos įrašai tam padaliniui per rodinio laikotarpį. Prisegtas stulpelis Iš viso neatsiveria: tai įmonės skaičius, pasiekiamas iš mėnesio rodinio.

Metinis rodinys negilina. Metinis balanso langelis yra gruodžio pabaigos likutis, o ne dvylikos mėnesių suma, todėl metinis gilinimasis turėtų apsiriboti srauto dydžiais.

Aukščiau nei 2 lygis esančios eilutės neatsiveria. Tokiame aukštyje langelis sujungia kur kas daugiau, nei skydelis pajėgus parodyti — Tiesioginės sąnaudos nuo metų pradžios realioje apskaitoje siekia daugiau nei 1 500 įrašų, o į puslapį telpa 500 — todėl tokios galimybės paprasčiausiai nėra, užuot ją pasiūlius ir tada atsisakius. Niekada neatsiveria ir pinigų srautai: jie neturi sąskaitos matmens ir yra išvedami iš balanso pokyčių bei pelno (nuostolių) ataskaitos, todėl į juos apskritai niekas neregistruojama. Konsoliduota grupės ataskaita neatsiveria, nes tas skaičius nepriklauso nė vienos atskiros įmonės didžiajai knygai.

Ten, kur langelio atverti negalima, tokios galimybės paprasčiausiai nėra, užuot ją pasiūlius ir tada atsisakius. Vienintelė išimtis — konfidencialus straipsnis: bandymas jums pasako, kad jis konfidencialus, antraip tas, kuris praėjusią savaitę tą langelį galėjo atverti, dingusią galimybę palaikytų triktimi.

Skydelyje yra:

• Skaičius antraštėje. PN skiltyje tai yra atidaryto langelio reikšmė; filtruojant ar verčiant puslapius ji nesikeičia. Balanse tai yra laikotarpio pokytis — skaičius, kurį įrašų sąrašas iš tikrųjų paaiškina, nes pabaigos likutis nėra to mėnesio įrašų suma. Valiutos likutis gauna atskirą eilutę Valiutos perkainojimas, užuot likęs nepaaiškintu skirtumu.
• Top juosta su trimis didžiausiais langelio kontrahentais ir ženklelis +N, perjungiantis į grupavimą pagal kontrahentą.
• Paieškos laukas su Skirti raidžių dydį ir Visas žodis, rikiavimo meniu (data, suma, kontrahentas, padalinys — didėjančiai arba mažėjančiai) ir grupavimas pagal kontrahentą, savaitę arba padalinį. Rikiavimas ir grupavimas pagal padalinį rodomi tik su Padalinių papildiniu.
• Eksportas į Excel — tiksliai tai, kas matoma ekrane, ta pačia tvarka.
• Ženklelis Dar neuždarytas, kai mėnuo dar atviras: įrašai nepilni ir dar keisis.
• Kopijuoti nuorodą į šį laukelį — nuoroda, kuri programoje vėl atveria tą patį skydelį toje pačioje vietoje. Ji neneša su savimi padalinio apimties: gavėjas mato langelį per savo paties prieigą, ir tai yra vienintelis teisingas atsakymas.

Skydelis vienu metu įkelia iki 500 įrašų. Viršijus šį skaičių, jis tai pasako ir siūlo susiaurinti paiešką arba geriau sugrupuoti.

2 · Analizė → Apskaitos įrašai

Apskaitos įrašų skirtukas yra visas sąskaitas apimantis rodinys. Jei skydelis atsako į klausimą „kas yra šiame langelyje“, tai skirtukas atsako „kur visa tai yra didžiojoje knygoje“.

3 · Duomenys → Apskaitos įrašai

Administratoriaus puslapis su dviem kortelėmis:

• Automatiniai patikrinimai — kurios patikros vykdomos ir kiek jautrūs rekordo slenksčiai.
• Konfidencialūs straipsniai — kurių straipsnių ir sąskaitų įrašai lieka paslėpti nuo ne administratorių.

Tame puslapyje spaudant nieko neįrašoma. Abi kortelės dalijasi vienu juodraščiu, o viršuje atsiranda juosta — Turite nepatvirtintų pakeitimų. — su Patvirtinti pakeitimus ir Atmesti pakeitimus. Kodėl, paaiškina Automatiniai patikrinimai.

Apskaitos įrašų skirtukas

Tas pats tinklelis trimis pavidalais, jūsų pasirinktu datų intervalu:

• Visi — visi laikotarpio įrašai (kiekis ribojamas), naujausi viršuje.
• Sandorio šalis — ta pati visuma, susumuota pagal šalį. Žr. Sandorio šalys.
• Pažymėta — tas pats tinklelis su iš anksto pritaikytu priežasčių filtru. Įrankių juostos ženklelis rodo, kiek radinių laikotarpiu yra atvira. Žr. Automatiniai patikrinimai ir Žymos ir komentarai.

Intervalas

Intervalo ženklelis turi įprastus ruošinius. Jis apribojamas mėnesiais, kuriems tikrai turite įrašų — apskaitos įrašų aprėptis dažnai trumpesnė nei bandomojo balanso, todėl intervalas, siekiantis toliau nei pirmasis jūsų įkėlimas, sutrumpinamas, užuot grąžinus tuščią tinklelį.

Stulpeliai

Data · Kelias · Sąskaita · Aprašymas · Kontrahentas · Dokumentas · Sk. · Suma, o rodinyje Pažymėta pridedami Priežastis ir Pagrindas.

• Kelias — tai naršymo kelias per jūsų finansinių ataskaitų dizainą iki 2 lygio. Filtruokite jį kaip aibę: pasirinkus EBITDA → Kitos veiklos sąnaudos, paimamos visos po juo esančios sąskaitos. Kelias išvedamas skaitant eilutę ir niekada neįrašomas į patį įrašą, todėl jis seka kiekvieną ataskaitų dizaino pakeitimą.
• Dokumentas yra nuoroda, kai šaltinis pateikia dokumento URL, ir paprastas tekstas, kai nepateikia — o iš DATEV eksportuotuose duomenyse taip būna visada, nes didžiojoje knygoje saugomas tik dokumento numeris, o pats dokumentas guli dokumentų valdymo sistemoje.
• Sk. (padalinys) rodomas tik tada, kai aktyvus Padalinių papildinys.
• Suma rodoma pirminiu didžiosios knygos ženklu — debetas teigiamas, kreditas neigiamas; tokia konvencija naudojama apskaitos įrašų eksporte. Ženklas neverčiamas į ataskaitose naudojamą pateikimą.

Kiekvienas jūsų eksporto stulpelis, kurio statycs nepriskyrė, lieka prie įrašo ir gali būti rodomas ir čia. Nereikalingus stulpelius paslėpkite tinklelio dešiniojo pelės mygtuko meniu esančiame Stulpeliai; pasirinkimas įsimenamas.

Paieška, filtrai ir bendra suma

Filtrai yra stulpelių antraštėse ir suskaičiuojami į vieną ženklelį Išvalyti filtrus (N) šalia paieškos lauko — taip visada matyti, kiek rodinys susiaurintas, ir vienu spustelėjimu tai atšaukiama. Stulpelio filtras pritaikomas mygtuku Taikyti, o ne po kiekvienos varnelės: šie filtrai vykdomi serveryje ir apima visą didžiąją knygą, ne tik įkeltą puslapį. Pažymėjus eilutes rodoma einamoji pažymėtų eilučių suma.

Poraštė sąžiningai nurodo visumą: įrašų skaičių, ar sąrašas apribotas („Rodoma N naujausių iš M, pagal datą“) ir kiek automatinių patikrų galėjo būti atlikta šiam intervalui.

Eksportas

Eksportuoti į Excel iš tinklelio kontekstinio meniu sukuria journal-entries.xlsx su tais stulpeliais, ta tvarka ir tais filtrais, kurie tuo metu matomi ekrane. Datos įrašomos kaip tikros Excel datų reikšmės, todėl gavėjai gali pagal jas rikiuoti ir sukti suvestines, o sumos eksportuojamos visu masteliu, nepriklausomai nuo to, ar žiūrite tūkstančiais, ar milijonais.

Konfidencialumas ir prieiga

Ką žmogus mato, riboja du skirtingi mechanizmai, ir verta juos atskirti:

• Padalinio apimtis (iš Padalinių papildinio). Vartotojas, kuriam priskirta tik dalis padalinių, Apskaitos įrašų skirtuko apskritai atverti negali — puslapis tai pasako ir nukreipia jį pas administratorių. Priežastis: kontrahento suma arba sąskaitos suvestinė, apskaičiuota per padalinius, kurių jam matyti negalima, ką nors atskleidžia niekada neparodžiusi nė vienos eilutės, todėl skyriaus atsisakoma, užuot atsakius į pusę klausimo. Gilinimasis iš Finansų jo apimtyje veikia toliau.
• Konfidencialūs straipsniai nuo ne administratorių paslepia už tam tikrų straipsnių ir sąskaitų esančius įrašus, o ataskaitų bendrosios sumos lieka nepakitusios.

Susiję

• Automatiniai patikrinimai — patikrų katalogas ir kaip jas suderinti
• Žymos ir komentarai — radinių iškėlimas, sprendimas ir atmetimas
• Sandorio šalys — sandorio šalies kortelė ir rašybos formų sujungimas
• Konfidencialūs straipsniai — įrašų slėpimas nuo ne administratorių
• Finansai — kur prasideda gilinimasis iš langelio
• Duomenų valdymas — įkėlimai, šablonai ir aprėptis