Kirjanpitoviennit

Mihin Kirjanpitoviennit on tarkoitettu

Jokainen luku statycsissa on kirjausten summa. Kirjanpitoviennit avaa tuon summan: laskelman luvusta pääsee sen tuottaneisiin yksittäisiin riveihin, haku ulottuu kaikkiin tileihin kerralla, rivit voi ryhmitellä vastapuolen mukaan, ja statycs etsii pääkirjasta kirjaukset, jotka näyttävät virheiltä.

Kyseessä ei ole erillinen moduuli vaan osa statycsia, ja käyttöön sen avaa kirjanpitovientien lataaminen. Yhdistä syöte tai lataa tiedosto yritykselle, niin poraus, Kirjaukset-välilehti ja asetussivu tulevat näkyviin yhdessä.

Mitä Kirjanpitoviennit tarvitsee

Kausi saa lukunsa joko saldoluettelosta tai kirjanpitovienneistä — ei koskaan molemmista. Siellä missä lataat kirjanpitoviennit, ne korvaavat saldoluettelon kyseisiltä kausilta, ja laskelmiesi luvut ovat jo rakenteensa puolesta omien kirjaustensa summa.

Juuri se tekee porauksesta luotettavan: yhdellä luvulla ei ole kahta lähdettä, joten mitään ei tarvitse täsmäyttää eikä sivupaneeli voi koskaan olla eri mieltä avaamasi solun kanssa.

Yrityksen voi vaihtaa lähteestä toiseen, ja statycs kysyy sitä ensin: jos lataat saldoluettelon kuukausille, joilla on jo kirjanpitovientejä, tuodut kirjaukset ja niistä johdettu toteuma poistetaan. Vahvistus kertoo sen ennen kuin mitään kirjoitetaan.

Mallipohja

Käytä Data → Lataa tiedot -kohdan kirjanpitovientien mallipohjaa. Se on neljäntoista sarakkeen taulukko omalla kielelläsi, ja kaksi asiaa ratkaisee, täsmäävätkö luvut:

• Yksi tilikausi tiedostoa kohti, alkaen kyseisen kauden ensimmäisestä päivästä. Kesken oleva vuosi käy — lataa se uudelleen sitä mukaa kuin se karttuu.
• Sisällytä alkusaldot — siirtoviennit tilikauden ensimmäisen päivän päiväyksellä (DATEV: Saldenvorträge). Ilman niitä jokainen tase-erä näyttää kauden muutoksen saldon sijaan.

Kuusi saraketta on pakollisia — taulukon turkoosit sarakkeet:

Vientipäivä · Tilinumero · Tilin nimi · Selite · Summa (netto) · Vastapuoli

Yksi rivi kutakin kirjausriviä kohti, + debetille ja − kreditille, ilman arvonlisäveroa — sama etumerkkikäytäntö kuin saldoluettelon mallissa.

Loput kahdeksan saraketta ovat valinnaisia, ja kukin niistä tuo jotain:

Oman aineiston lataaminen mallipohjan sijaan

Mallipohjaa ei ole pakko käyttää. Lataa oman pääkirjasi aineisto, ja kun statycs kohtaa ensi kertaa muotoilun, jota se ei tunnista, se pyytää sinua yhdistämään sarakkeesi — yhden kerran. Jokainen pakollinen kenttä saa sarakkeen tiedostostasi, kunkin valinnan vieressä näkyy esimerkkiarvoja, ja se mitä et yhdistä, säilytetään kirjauksella ja näytetään sivupaneelissa sen sijaan, että se hylättäisiin.

Määritystä käytetään sen jälkeen automaattisesti uudelleen jokaisessa saman muotoilun latauksessa. Se on koko organisaation yhteinen, joten yksi määritys palvelee kaikkia samalla tavalla aineistonsa vieviä yrityksiä — mikä tarkoittaa myös sitä, että sen muuttaminen muuttaa sitä, mitä ne kaikki tuovat sisään. Tallennetut määritykset löytyvät Datasta, yritysyhteenvedon alta, nimellä Vientirivien sarakemääritykset, jossa ylläpitäjä voi avata yhden niistä ja vaihtaa yhdistyksen. Muutos vaikuttaa seuraavaan lataukseen; jo tuodut kirjaukset säilyttävät ne sarakkeet, joilla ne luettiin.

Missä kirjanpitoviennit näkyvät

Kirjanpitoviennit näkyvät kolmessa paikassa.

1 · Poraus Talouden solusta

Avaa Taloudessa tason 2, tiliryhmän tai tilin rivi kaksoisklikkaamalla — tai klikkaa sitä hiiren oikealla ja valitse Näytä kirjaukset. Sivupaneeliin avautuvat ne kirjaukset, joista kyseisen solun luku muodostuu.

Poraus onnistuu kolmessa näkymässä:

• Kuukausi — mikä tahansa kuukausitoteuman sarake.
• Vertailu (Δ) — kaksi toteuman arvosaraketta. Poikkeama- ja prosenttisarakkeet eivät avaudu: poikkeama on kahden luvun erotus, ei joukko kirjauksia. Myöskään vertailusarake ei avaudu — suunnitelmaa vasten kirjauksia ei ole lainkaan, ja edellisvuotta vasten sivupaneeli listaisi tämän vuoden kirjaukset viime vuoden luvun alle.
• Osastot — osastosarake eli kyseisen tilin kirjaukset kyseiselle osastolle näkymän aikaväliltä. Kiinnitetty Yhteensä-sarake ei avaudu: se on yrityksen luku, johon pääsee kuukausinäkymästä.

Vuosinäkymä ei poraa. Vuositason tase-erä on joulukuun loppusaldo eikä kahdentoista kuukauden summa, joten vuositason porauksen olisi rajoituttava virtasuureisiin.

Tason 2 yläpuoliset rivit eivät avaudu. Sillä korkeudella solu kokoaa yhteen paljon enemmän kuin sivupaneeli pystyy näyttämään — Välittömät kustannukset kertyy oikeassa kirjanpidossa vuoden alusta yli 1 500 kirjaukseen, kun sivulle mahtuu 500 riviä — joten toimintoa ei tarjota lainkaan sen sijaan, että se tarjottaisiin ja evättäisiin. Myöskään Rahavirta ei avaudu koskaan: siinä ei ole tiliulottuvuutta, ja se johdetaan taseen muutoksista ja tuloslaskelmasta, joten sille ei kirjata mitään. Konsernin yhdistelty laskelma ei avaudu sekään, koska luku ei kuulu yhdenkään yksittäisen yrityksen pääkirjaan.

Siellä missä solua ei voi avata, toimintoa ei ole lainkaan sen sijaan, että se tarjottaisiin ja sitten evättäisiin. Ainoa poikkeus on luottamuksellinen erä: yritys kertoo, että se on luottamuksellinen — muuten se, joka viime viikolla pystyi avaamaan solun, pitäisi puuttuvaa toimintoa vikana.

Sivupaneeli sisältää:

• Luvun otsikossaan. Tuloslaskelmassa se on avaamasi solun arvo eikä muutu suodattaessa tai sivuttaessa. Taseessa se on kauden muutos — luku, jonka kirjausten lista todella selittää, koska loppusaldo ei ole kuukauden kirjausten summa. Valuuttaero näkyy omalla rivillään nimellä Valuutan uudelleenarvostus sen sijaan, että se jäisi selittämättömäksi eroksi.
• Top-palkin, jossa ovat solun kolme suurinta vastapuolta, sekä +N-chipin, joka vaihtaa ryhmittelyyn vastapuolen mukaan.
• Hakukentän, jossa ovat Sama kirjainkoko ja Koko sana, järjestysvalikon (päivämäärä, summa, vastapuoli, osasto — nouseva tai laskeva) sekä ryhmittelyn vastapuolen, viikon tai osaston mukaan. Osaston mukainen järjestäminen ja ryhmittely näkyvät vain Osastot-lisäosan kanssa.
• Excel-viennin, joka sisältää täsmälleen sen mitä ruudulla on, näytössä olevassa järjestyksessä.
• Ei vielä suljettu -pillerin, kun kuukausi on vielä auki, koska kirjaukset ovat silloin puutteellisia ja vielä muuttuvat.
• Kopioi linkki tähän soluun — syvälinkki, joka avaa saman sivupaneelin samaan paikkaan sovelluksen sisällä. Se ei kuljeta mukanaan osastorajausta: vastaanottaja näkee solun oman käyttöoikeutensa kautta, mikä on ainoa oikea vastaus.

Sivupaneeli hakee kerralla enintään 500 kirjausta. Sen ylittyessä se kertoo siitä ja ehdottaa haun rajaamista tai ryhmittelyä.

2 · Analyysi → Kirjaukset

Kirjaukset-välilehti on tilirajat ylittävä näkymä. Siinä missä sivupaneeli vastaa kysymykseen ”mitä tässä solussa on”, Kirjaukset-välilehti vastaa kysymykseen ”missä kohtaa koko pääkirjaa tämä on”.

3 · Data → Kirjanpitoviennit

Ylläpitäjän sivu, jolla on kaksi korttia:

• Automaattiset tarkistukset — mitkä tarkistukset ajetaan ja kuinka herkkä ennätysraja on.
• Luottamukselliset erät — minkä erien ja tilien yksityiskohdat piilotetaan muilta kuin ylläpitäjiltä.

Mitään sivulla ei kirjoiteta klikkausten myötä. Molemmat kortit jakavat yhden luonnoksen, ja ylös ilmestyy palkki — Sinulla on vahvistamattomia muutoksia. — jossa ovat Vahvista muutokset ja Hylkää muutokset. Syy selviää kohdasta Automaattiset tarkistukset.

Kirjaukset-välilehti

Yksi ruudukko, kolme kokoonpanoa, valitsemallasi aikavälillä:

• Kaikki — kaikki aikavälin kirjaukset, uusin ensin, enimmäismäärään rajattuna.
• Vastapuoli — sama joukko koottuna osapuolittain. Katso Vastapuolet.
• Merkitty — sama ruudukko syysuodatin valmiiksi asetettuna. Työkalurivin pilleri kertoo aikavälillä avoinna olevien havaintojen määrän. Katso Automaattiset tarkistukset ja Merkinnät ja kommentit.

Aikaväli

Aikavälipillerissä on tavanomaiset esiasetukset. Se on rajattu niihin kuukausiin, joilta sinulla oikeasti on kirjauksia — kirjanpitovientien kattavuus on usein lyhyempi kuin saldoluettelon, joten ensimmäistä latausta kauemmas ulottuva aikaväli kutistetaan kattavuuden mukaiseksi sen sijaan, että ruudukko jäisi tyhjäksi.

Sarakkeet

Päivä · Polku · Tili · Selite · Vastapuoli · Tosite · Os. · Summa, joihin merkityssä näkymässä lisätään Syy ja Peruste.

• Polku on murupolku laskelmarakenteesi läpi tasolle 2 asti. Suodatin toimii joukkovalintana: EBITDA → Muut toimintakulut poimii kaikki sen alla olevat tilit. Polku johdetaan vasta rivin lukuhetkellä eikä sitä koskaan tallenneta kirjaukselle, joten se seuraa jokaista laskelmarakenteeseen tekemääsi muutosta.
• Tosite on linkki silloin, kun lähdeaineisto sisältää tositteen URL-osoitteen, ja muuten pelkkää tekstiä — DATEV-aineistoissa aina, koska pääkirjassa on vain tositteen numero ja itse tosite on dokumenttienhallinnassa.
• Os. näkyy vain, kun Osastot-lisäosa on käytössä.
• Summa näytetään pääkirjan omalla etumerkillä — debet positiivisena, kredit negatiivisena — kuten kirjanpidosta ajetussa aineistossa. Etumerkkiä ei käännetä laskelman esitystapaan.

Jokainen aineistosi sarake, jota statycs ei yhdistänyt, säilyy kirjauksella ja voidaan näyttää myös täällä. Piilota tarpeettomat sarakkeet ruudukon hiiren oikean painikkeen valikon Sarakkeet-kohdasta; valinta muistetaan.

Haku, suodattimet ja summa

Suodattimet ovat sarakeotsikoissa ja kertyvät hakukentän viereen yhteen Tyhjennä suodattimet (N) -merkkiin: yhdestä paikasta näkee, kuinka rajattu näkymä on, ja yksi klikkaus purkaa rajaukset. Sarakesuodatin astuu voimaan Käytä-painikkeesta eikä jokaisesta rastista: nämä suodattimet ajetaan palvelimella ja ne yltävät koko pääkirjaan, eivät vain ladattuun sivuun. Rivien valinta näyttää valinnan juoksevan summan.

Alatunniste kertoo rehellisesti, mitä listalla on: kirjausten määrän, sen onko lista rajattu enimmäismäärään (”Näytetään N uusinta / M, päivämäärän mukaan”) ja sen, kuinka moni automaattisista tarkistuksista pystyttiin ajamaan tällä aikavälillä.

Vienti

Vie Exceliin ruudukon pikavalikosta kirjoittaa tiedoston journal-entries.xlsx, jossa ovat ruudulla juuri nyt olevat sarakkeet, järjestys ja suodatus. Päivämäärät kirjoitetaan aitoina Excel-päivämääräsoluina, jotta vastaanottaja voi järjestää ja pivotoida niiden mukaan, ja summat viedään täydessä mittakaavassa riippumatta siitä, käytätkö tuhansien vai miljoonien näkymää.

Luottamuksellisuus ja käyttöoikeudet

Kaksi eri mekanismia rajaa sitä, mitä käyttäjä näkee, ja ne kannattaa pitää erillään:

• Osastorajaus (Osastot-lisäosasta). Käyttäjä, jolle on annettu vain osa osastoista, ei voi avata Kirjaukset-välilehteä lainkaan — sivu kertoo sen ja ohjaa hänet ylläpitäjän puoleen. Syy: vastapuolisumma tai tilin kooste, joka on laskettu osastoista joita hän ei saa nähdä, paljastaa jotain näyttämättä yhtäkään riviä, joten osio evätään sen sijaan että siihen vastattaisiin puolittain. Poraus Taloudesta toimii edelleen hänen omassa rajauksessaan.
• Luottamukselliset erät piilottaa tiettyjen erien ja tilien takana olevat yksityiskohdat muilta kuin ylläpitäjiltä, mutta jättää laskelmien summat koskemattomiksi.

Aiheeseen liittyvää

• Automaattiset tarkistukset — tarkistusten luettelo ja niiden säätäminen
• Merkinnät ja kommentit — havaintojen nostaminen, ratkaiseminen ja hylkääminen
• Vastapuolet — vastapuolikortti ja kirjoitusasujen yhdistäminen
• Luottamukselliset erät — yksityiskohtien piilottaminen muilta kuin ylläpitäjiltä
• Talous — mistä solun poraus alkaa
• Tietojen hallinta — lataukset, mallit ja kattavuus