Knjiženja

Čemu služe Knjiženja

Svaka je brojka u statycsu zbroj knjiženja. Knjiženja otvaraju taj zbroj: s brojke u izvještaju prelazite na pojedinačne stavke od kojih se sastoji, pretražujete sva konta odjednom, grupirate po partneru i prepuštate statycsu da pregleda glavnu knjigu i pronađe knjiženja koja izgledaju kao pogreške.

Dio su statycsa, a ne zaseban modul, i dobivate ih učitavanjem knjiženja. Povežite izvor podataka ili učitajte datoteku za neku tvrtku i detaljni prikaz, kartica Knjiženja i stranica postavki pojavit će se zajedno.

Što Knjiženja trebaju

Razdoblje se puni ili iz bruto bilance ili iz knjiženja — nikad iz oboje. Za razdoblja u kojima učitate knjiženja ona zamjenjuju bruto bilancu, pa brojka u izvještaju već po konstrukciji postaje zbroj vlastitih knjiženja.

Upravo je zato detaljni prikaz pouzdan: za jednu brojku ne postoje dva izvora, pa nema ništa za usklađivanje i ladica se nikad ne može razići s ćelijom koju ste otvorili.

Tvrtku je moguće prebaciti s jednog izvora na drugi, a statycs to prije pita: ako učitate bruto bilancu preko mjeseci koji već imaju knjiženja, uvezena knjiženja i ostvarenja izvedena iz njih bit će obrisana. Potvrda to kaže prije nego što se išta zapiše.

Predložak

Upotrijebite predložak za knjiženja ponuđen u Podaci → Učitaj podatke. To je list od četrnaest stupaca na vašem jeziku, a o dvije stvari ovisi hoće li brojke ispasti točne:

• Jedna poslovna godina po datoteci, počevši od prvog dana te godine. Godina u tijeku je u redu — ponovno je učitajte kako raste.
• Uključite početna stanja — prijenosna knjiženja s datumom prvog dana godine (DATEV: Saldenvorträge). Bez njih svaka bilančna stavka prikazuje promjenu tijekom godine umjesto stanja.

Šest stupaca je obavezno — tirkizni na listu:

Datum knjiženja · Broj konta · Naziv konta · Opis · Iznos (neto) · Poslovni partner

Jedan redak po stavci knjiženja, uz + za dugovnu i − za potražnu stranu, bez PDV-a — ista konvencija predznaka kao u predlošku bruto bilance.

Preostalih osam stupaca nije obavezno, a svaki nešto donosi:

Učitavanje vlastitog izvoza umjesto predloška

Predložak ne morate koristiti. Učitajte izvoz iz vlastite glavne knjige i, kada statycs prvi put naiđe na raspored koji ne prepoznaje, zatražit će da mapirate svoje stupce — jednom. Svako obavezno polje dobiva stupac iz vaše datoteke, uz svaki izbor prikazuju se primjeri vrijednosti, a ono što ne mapirate ostaje zabilježeno uz knjiženje i prikazuje se u ladici, umjesto da bude odbačeno.

Mapiranje se nakon toga automatski ponovno koristi pri svakom sljedećem učitavanju tog rasporeda. Vrijedi za cijelu organizaciju, pa jedno mapiranje pokriva svaku tvrtku koja izvozi na isti način — što ujedno znači da njegova izmjena mijenja ono što sve one uvoze. Spremljena mapiranja nalaze se u Podacima, ispod pregleda tvrtki, pod nazivom Mapiranja stupaca knjiženja, gdje ih administrator može otvoriti i promijeniti pojedino mapiranje. Promjena vrijedi od sljedećeg učitavanja; već uvezena knjiženja zadržavaju stupce s kojima su pročitana.

Gdje se knjiženja pojavljuju

Knjiženja se pojavljuju na tri mjesta.

1 · Detaljni prikaz iz ćelije u Financijama

U Financijama dvaput kliknite redak razine 2, grupe konta ili konta — ili ga kliknite desnom tipkom i odaberite Prikaži knjiženja — da biste otvorili ladicu s knjiženjima iza te ćelije.

Detaljno se ulazi u tri prikaza:

• Mjesečni — bilo koji stupac s mjesečnim ostvarenjima.
• Usporedba (Δ) — dva stupca s vrijednostima ostvarenja. Stupci odstupanja i postotka ne otvaraju se: odstupanje je razlika dviju brojki, a ne skup knjiženja. Ni stupac usporedbe se ne otvara — na osnovici plana knjiženja uopće nema, a na osnovici prethodne godine ladica bi ovogodišnja knjiženja navela pod prošlogodišnjom brojkom.
• Odjeli — stupac odjela, odnosno knjiženja tog konta za taj odjel kroz razdoblje prikaza. Pričvršćeni stupac Ukupno ne otvara se: to je brojka tvrtke, dostupna iz mjesečnog prikaza.

Godišnji prikaz ne ulazi u detalje. Godišnja bilančna ćelija je zaključno stanje u prosincu, a ne zbroj dvanaest mjeseci, pa bi godišnji detaljni prikaz morao biti ograničen na tokove.

Retci iznad razine 2 ne otvaraju se. Na toj visini ćelija agregira daleko više nego što ladica može prikazati — Izravni troškovi od početka godine u stvarnim knjigama prelaze 1.500 knjiženja, a stranica ih prima 500 — pa mogućnost jednostavno nije ponuđena, umjesto da se ponudi pa odbije. Ni Novčani tok se nikad ne otvara: nema dimenziju konta i izveden je iz promjena u bilanci i iz RDG-a, pa se na njega ništa ni ne knjiži. Konsolidirani izvještaj grupe ne otvara se jer brojka ne pripada glavnoj knjizi nijedne pojedine tvrtke.

Ondje gdje se ćelija ne može otvoriti, mogućnost jednostavno nije ponuđena, umjesto da se ponudi pa odbije. Jedina je iznimka povjerljiva stavka: pokušaj vam kaže da je povjerljiva — inače bi netko tko je prošli tjedan tu ćeliju mogao otvoriti izostanak mogućnosti shvatio kao kvar.

U ladici su:

• Brojka u zaglavlju. Na RDG-u to je vrijednost ćelije koju ste otvorili i ne mijenja se filtriranjem ni straničenjem. U bilanci to je promjena u razdoblju — brojka koju popis knjiženja doista objašnjava, jer zaključno stanje nije zbroj knjiženja tog mjeseca. Tečajni ostatak dobiva vlastiti redak Tečajna revalorizacija, umjesto da ostane neobjašnjena razlika.
• Traka Top s tri najveća partnera u ćeliji i chip +N koji prebacuje na grupiranje po partneru.
• Okvir za pretraživanje s opcijama Razlikuj velika i mala slova i Cijela riječ, izbornik sortiranja (datum, iznos, partner, odjel — uzlazno ili silazno) te grupiranje po partneru, tjednu ili odjelu. Sortiranje i grupiranje po odjelu pojavljuju se samo uz dodatak Odjeli.
• Izvoz u Excel točno onoga što je na zaslonu, redoslijedom kojim je prikazano.
• Chip Još nije zatvoren kada je mjesec još otvoren, jer su knjiženja nepotpuna i mijenjat će se.
• Kopiraj poveznicu na ovu ćeliju — poveznica koja unutar aplikacije ponovno otvara istu ladicu na istom mjestu. Ne nosi sa sobom opseg odjela: primatelj vidi ćeliju kroz vlastiti pristup, što je i jedini ispravan odgovor.

Ladica odjednom učitava do 500 knjiženja. Iznad toga to i kaže te predlaže da suzite pretragu ili radije grupirate.

2 · Analiza → Knjiženja

Kartica Knjiženja prikaz je koji obuhvaća sva konta. Dok ladica odgovara na pitanje „što je u ovoj ćeliji”, kartica Knjiženja odgovara na pitanje „gdje se sve to nalazi u glavnoj knjizi”.

3 · Podaci → Knjiženja

Administratorska stranica s dvije kartice:

• Automatske provjere — koje se provjere pokreću i koliko su osjetljivi pragovi rekorda.
• Povjerljive stavke — koje stavke i konta skrivaju svoje detalje od korisnika koji nisu administratori.

Na toj se stranici ništa ne zapisuje dok klikate. Obje kartice dijele jednu skicu, a gore se pojavljuje traka — Imate nepotvrđene promjene. — s Potvrdi promjene i Odbaci promjene. Zašto, objašnjavaju Automatske provjere.

Kartica Knjiženja

Jedna tablica u tri konfiguracije, nad rasponom datuma koji odaberete:

• Sve — svako knjiženje u razdoblju, s ograničenim brojem redaka, najnovija prvo.
• Druga strana — isti skup knjiženja, agregiran po partneru. Pogledajte Partneri.
• Označeno — ista tablica s unaprijed primijenjenim filtrom razloga. Chip na alatnoj traci nosi broj otvorenih nalaza u razdoblju. Pogledajte Automatske provjere i Oznake i komentari.

Raspon

Chip raspona nudi uobičajene unaprijed postavljene raspone. Ograničen je na mjesece za koje stvarno imate knjiženja — pokrivenost knjiženjima često je kraća od pokrivenosti bruto bilancom, pa se raspon koji seže dalje od vašeg prvog učitavanja skraćuje umjesto da vrati praznu tablicu.

Stupci

Datum · Putanja · Račun · Opis · Partner · Dokument · Odj. · Iznos, uz Razlog i Dokaz dodane u označenom prikazu.

• Putanja pokazuje gdje se knjiženje nalazi u vašem dizajnu financijskog izvještaja, do razine 2. Filtrira se kao skup, pa odabir EBITDA → Ostali operativni rashodi obuhvaća svako konto ispod te stavke. Izračunava se u trenutku čitanja retka i nikad se ne zapisuje u samo knjiženje, pa prati svaku promjenu koju napravite u dizajnu izvještaja.
• Dokument je poveznica kada izvor nosi URL dokumenta, a običan tekst kada ga nema — što je kod izvoza iz DATEV-a uvijek slučaj, jer glavna knjiga drži broj dokumenta, a sam dokument stoji u DMS-u.
• Odj. se pojavljuje samo kada je dodatak Odjeli aktivan.
• Iznos prikazuje se s izvornim predznakom glavne knjige — dugovno pozitivno, potražno negativno — onako kako ga daje izvoz knjiženja. Ne preokreće se u prikaz izvještaja.

Svaki stupac vašeg izvoza koji statycs nije mapirao ostaje zabilježen uz knjiženje i može se prikazati i ovdje. Stupce koji vam ne trebaju sakrijte iz izbornika Stupci u izborniku desne tipke miša; odabir se pamti.

Pretraživanje, filtri i ukupni iznos

Filtri se nalaze u zaglavljima stupaca i zbrajaju se u jedan brojač Očisti filtre (N) pored okvira za pretraživanje — jedno mjesto na kojem se vidi koliko je prikaz sužen i jedan klik da se to poništi. Filtar stupca primjenjuje se gumbom Primijeni, a ne pri svakoj kvačici: ti filtri rade na poslužitelju i obuhvaćaju cijelu glavnu knjigu, ne samo učitanu stranicu. Kada označite retke, prikazuje se tekući zbroj odabranog.

U podnožju pošteno piše s čime radite: koliko je knjiženja, je li popis ograničen („Prikazuje se N najnovijih od M, prema datumu”) i koliko se automatskih provjera moglo izvršiti nad ovim rasponom.

Izvoz

Izvezi u Excel iz kontekstnog izbornika tablice zapisuje journal-entries.xlsx sa stupcima, redoslijedom i filtrima koji su trenutačno na zaslonu. Datumi se zapisuju kao prave Excel ćelije datuma pa ih primatelji mogu sortirati i koristiti u zaokretnim tablicama, a iznosi se izvoze neskalirani, bez obzira na to prikazujete li podatke u tisućama ili milijunima.

Povjerljivost i pristup

Dva različita mehanizma ograničavaju što tko vidi i vrijedi ih razlikovati:

• Opseg odjela (iz dodatka Odjeli). Korisnik kojem je dodijeljen samo dio odjela uopće ne može otvoriti karticu Knjiženja — stranica to kaže i upućuje ga administratoru. Razlog: zbroj po partneru ili agregat konta izračunat preko odjela koje ne smije vidjeti nešto otkriva a da nikad ne prikaže nijedan redak, pa se odjeljak odbija umjesto da bude napola odgovoren. Detaljni prikaz iz Financija i dalje radi unutar njegova opsega.
• Povjerljive stavke skrivaju detalje iza određenih stavki i konta od korisnika koji nisu administratori, dok zbrojevi u izvještajima ostaju netaknuti.

Povezano

• Automatske provjere — katalog provjera i kako ih podesiti
• Oznake i komentari — postavljanje, rješavanje i odbacivanje nalaza
• Partneri — kartica partnera i objedinjavanje zapisa naziva
• Povjerljive stavke — skrivanje detalja od korisnika koji nisu administratori
• Financije — mjesto na kojem počinje detaljni prikaz iz ćelije
• Upravljanje podacima — učitavanja, predlošci i pokrivenost