Upravljanje podacima

Odjeljak Podaci služi za upravljanje financijskim strukturama i podacima tvrtke nakon uvođenja.

Razdvaja zajedničku financijsku strukturu od podataka specifičnih za tvrtku kako bi se osigurala dosljednost među entitetima.

Podijeljen je na:

• Organizacijski podaci — zajednički dizajn financijskih izvještaja, matrica Odjeli, FX tečajevi, postavke knjiženja
• Podaci tvrtke — prijenosi, mapiranja i financijske vrijednosti po entitetu

Organizacijski podaci

Ovdje napravljene promjene utječu na sve tvrtke u organizaciji.

Dizajn financijskih izvještaja (FSD)

Što radite

• Održavate zajednički dizajn financijskih izvještaja
• Osiguravate dosljedne pozicije Ukupno, Podzbroj, razine 1 i razine 2 među entitetima

Nacrti, utjecaj i objavljivanje

• Sve promjene spremaju se kao nacrti
• Prije objavljivanja možete pregledati utjecaj promjena dizajna na financije
• Kliknite Potvrdi da biste primijenili promjene u cijeloj organizaciji

Prijevodi

• Pozicije se pohranjuju na jeziku definiranom u korisničkim postavkama
• Zadane pozicije prevode se automatski
• Prilagođene pozicije koje još nisu prevedene označene su s 🌍︎
• Da biste preveli prilagođene pozicije, promijenite jezik i prilagodite dizajn financijskih izvještaja

Odjeli

Uz uključen dodatak Odjeli, kartica Odjeli na Organizacijskim podacima izlaže matricu odjela organizacije: retci su odjeli organizacije, stupci su tvrtke, ćelije drže oznake izvornih mjesta troška koja se usmjeravaju u svaki odjel organizacije. Upotrijebite ovu karticu za održavanje rasporeda odjela među tvrtkama koji pokreće svaki prikaz u opsegu odjela u Financijama i Planiranju.

FX tečajevi

Kada vaša organizacija koristi više od jedne valute, stranica FX tečajevi navodi mjesečne referentne tečajeve ECB-a za svaku valutu u upotrebi. Prikaz je samo za čitanje:

• Tečajeve dostavlja pozadina na kraju svakog mjeseca — nema ručnog osvježavanja.
• Popis valuta automatski se izvodi iz valuta koje su stvarno u upotrebi; nema dodavanja / uklanjanja.
• Prate se dvije usporedne vrste tečaja: prosječni tečaj (za preračun RDG-a) i zaključni tečaj (za preračun Bilance).
• Najnoviji mjesec je istaknut; oznaka o sinkronizaciji govori vam kada je tablica zadnji put osvježena.

Knjiženja

Kada vaše tvrtke prenose knjiženja umjesto bruto bilance, kartica Knjiženja u Organizacijskim podacima objedinjuje postavke koje ih uređuju. Karticu vide samo administratori.

Automatske provjere

Provjere se izvode nakon svakog prijenosa i označavaju knjiženja koja izgledaju kao pogreške u knjiženju. Oznake nikada ne mijenjaju podatke, a tko vidi knjiženje, vidi i njegove oznake. Glavni prekidač isključuje označavanje za sva društva u organizaciji; ponovno uključivanje djeluje odmah jer se provjere ne izvode iznova.

Provjere obuhvaćaju moguće duplikate, neuobičajeno velika knjiženja, neuobičajeno mnogo knjiženja, partnera koji knjiži na konto koji nikada nije koristio, ponavljajući iznos koji se promijenio ili izostao, ukupne iznose konta izvan vlastite povijesti, pomake decimalnog zareza i zamijenjene znamenke te nazive partnera koji se normaliziraju na isti identitet. Prag rekorda određuje koliko knjiženje mora premašiti vlastiti prethodni maksimum prije nego što ga provjere temeljene na rekordima prijave — povisite ga ako postanu prebučne.

Što svaka provjera traži, opisano je u Automatskim provjerama.

Povjerljive stavke

Sakrijte knjiženja za stavke i konta koja odaberete. Ukupni iznosi u izvještajima ostaju vidljivi svima; skrivena su samo knjiženja ispod njih, a administratori uvijek vide sve.

• Stavke vrijede za sve tvrtke u organizaciji
• Konta se biraju po tvrtki jer se brojevi konta razlikuju među tvrtkama
• Označavanjem konta onemogućuje se i otvaranje knjiženja cijele njegove stavke; ostala konta te stavke i dalje su dostupna

Kako to izgleda nekome bez pristupa, opisano je u Povjerljivim stavkama.

Mapiranja stupaca knjiženja

Jedno mapiranje po formatu izvoza, zajedničko za sve tvrtke u organizaciji. Kada stigne prijenos u formatu koji statycs još ne poznaje, jednom povežete njegove stupce i mapiranje se potom ponovno koristi.

• Promjenom mapiranja mijenjate ono što uvozi svaka tvrtka u organizaciji
• Promjena vrijedi samo za kasnije prijenose — već uvezena knjiženja zadržavaju stupce s kojima su pročitana
• Mapiranja koja dolaze uz statycs samo su za čitanje; prenesite vlastiti izvoz da biste stvorili mapiranje koje možete mijenjati

Podaci tvrtke

Podaci tvrtke utječu samo na odabranu tvrtku.

Pružaju centraliziran pregled svih tvrtki i statusa njihovih podataka.

Pregled tvrtki

Za svaku tvrtku možete vidjeti:

• Zadnja sinkronizacija — kada su financijski podaci zadnji put ažurirani
• Preneseni vremenski raspon — koja su razdoblja dostupna
• Status mapiranja — postoje li nemapirana konta

⚠️ Pokazatelj upozorenja ističe tvrtke s nemapiranim kontima.

Iz ovog pregleda možete izvesti tri temeljne radnje.

Prijenos podataka

• Prenesite ili sinkronizirajte bruto bilance ili knjiženja u bilo kojem trenutku
• Novi prijenosi prepisuju postojeće financijske vrijednosti
• Postupak prijenosa istovjetan je uvođenju
• Dodatni ulazni formati i integracije dodavat će se kontinuirano

Pregled tvrtki navodi izvor svake tvrtke, pa na prvi pogled vidite koja rade na ručnom uvozu knjiženja, a koja na bruto bilanci.

Promjena izvora za tvrtku

Tvrtka u svakom trenutku koristi samo jedan izvor. Prijenos drugog ga zamjenjuje, a izvedeni iznosi idu s njim:

• Zamjena bruto bilance knjiženjima briše prenesenu bilancu i njezine ostvarene iznose
• Zamjena knjiženja bruto bilancom briše uvezena knjiženja i ostvarene iznose izvedene iz njih

Prije nego što se išta zapiše, prikazuje vam se koji od dva izvora zamjenjujete i što će biti uklonjeno.

Posebno za uvoz knjiženja

• Izvoz glavne knjige najprije se provjerava, a prije nego što se išta zapiše prikazuje vam se što će zamijeniti
• Uvoz obuhvaća cijele poslovne godine: ponovni uvoz godine zamjenjuje sve što je za nju već uvezeno
• Datoteka koja ne odgovara nijednom poznatom formatu ne može se usmjeriti dok ne povežete njezine stupce; ako datoteka odgovara većem broju mapiranja, ne može se usmjeriti dok ne suzite izbor na jedno

Pregled prije potvrde

• Prije potvrde vidjet ćete utjecaj prepisanih podataka

Mapiranje

• Otvorite Mapiranje za uređivanje mapiranja konta u načinu nacrta
• Ista funkcionalnost kao tijekom uvođenja
• Konta iz novih prijenosa uvijek se smještaju pod Nekategorizirano
• Korisnici moraju izričito pregledati i mapirati nova konta
• Upotrijebite ⚠️ filtre za brzo pronalaženje nemapiranih konta
• Potvrdite ili poništite promjene da biste ih objavili uživo

Uz uključen dodatak Odjeli, isti zaslon za mapiranje izlaže skočni prozor Odjeli pored svakog RDG konta kako biste priložili nadjačavanja po odjelu ondje gdje zadani razmještaj nije ispravan.

Brisanje podataka

• Upotrijebite Brisanje podataka za uklanjanje financijskih vrijednosti od posljednjeg prenesenog mjeseca nadalje
• Osmišljeno za ispravke i ponovne prijenose

Pregled prije potvrde

• Prije potvrde vidjet ćete utjecaj izbrisanih podataka

Zašto je važno

• Jasna vidljivost zdravlja podataka u svim tvrtkama
• Potpuna transparentnost prije primjene nepovratnih radnji
• Potpuna kontrola nad prijenosima, mapiranjima i financijskim vrijednostima po entitetu

Povezano

• Uvođenje — tijek pri prvom pokretanju koji završava u Upravljanju podacima
• Odjeli — matrica i nadjačavanja po kontu
• Obavijesti — upozorenja o nemapiranim kontima pojavljuju se ovdje
• Knjiženja — stavke iza brojki, za tvrtke s uvozom knjiženja