Andmehaldus

Andmete sektsiooni kasutatakse finantsstruktuuride ja ettevõtte andmete haldamiseks pärast onboardingut.

See eraldab jagatud finantsstruktuuri ettevõttepõhistest andmetest, et tagada järjepidevus üle üksuste.

See jaguneb:

• Organisatsiooni andmed — jagatud finantsaruande struktuur, Osakondade maatriks, FX kursid, raamatupidamiskannete seaded
• Ettevõtte andmed — üleslaadimised, vastendused ja finantsväärtused üksuse kohta

Organisatsiooni andmed

Siin tehtud muudatused mõjutavad organisatsiooni kõiki ettevõtteid.

Finantsaruande struktuur (FSD)

Mida sa teed

• Halda jagatud finantsaruande struktuuri
• Taga järjepidevad Kogusummad, Vahesummad, 1. taseme ja 2. taseme positsioonid üle üksuste

Mustandid, mõju ja avaldamine

• Kõik muudatused salvestatakse mustanditena
• Enne avaldamist saad üle vaadata struktuurimuudatuste mõju finantsidele
• Klõpsa Kinnita, et rakendada muudatused üle organisatsiooni

Tõlked

• Positsioonid salvestatakse kasutaja seadetes määratud keeles
• Vaikimisi positsioonid tõlgitakse automaatselt
• Kohandatud positsioonid, mis pole veel tõlgitud, on märgistatud 🌍︎
• Kohandatud positsioonide tõlkimiseks vaheta keelt ja kohanda finantsaruande struktuuri

Osakonnad

Kui Osakondade lisamoodul on sees, avab Osakondade kaart Organisatsiooni andmetes organisatsiooni osakondade maatriksi: read on organisatsiooni osakonnad, veerud on ettevõtted, lahtrid hoiavad tooreid kulukeskuste kiipe, mis suunduvad igasse organisatsiooni osakonda. Kasuta seda kaarti, et hoida ettevõtteülest osakonnapaigutust, mis juhib iga osakonna ulatusega vaadet Finantsides ja Planeerimises.

FX kursid

Kui su organisatsioon kasutab rohkem kui üht valuutat, loetleb FX kursside leht ECB kuised viitekursid iga kasutusel oleva valuuta jaoks. Vaade on ainult lugemiseks:

• Kursid lükkab taustasüsteem iga kuu lõpus — käsitsi värskendust pole.
• Valuutaloend tuletatakse automaatselt tegelikult kasutusel olevatest valuutadest; lisamist / eemaldamist pole.
• Jälgitakse kaht paralleelset kursitüüpi: keskmine kurss (KA teisenduseks) ja sulgemiskurss (bilansi teisenduseks).
• Viimane kuu on esile tõstetud; sünkroonimise märk ütleb, millal tabelit viimati värskendati.

Raamatupidamiskanded

Kui sinu ettevõtted laadivad üles raamatupidamiskandeid saldoandmiku asemel, koondab kaart Raamatupidamiskanded organisatsiooni andmetes neid puudutavad seaded. Kaarti näevad ainult administraatorid.

Automaatsed kontrollid

Kontrollid käivituvad pärast iga üleslaadimist ja märgistavad kanded, mis näevad välja nagu kirjendusvead. Märgistused ei muuda kunagi andmeid ja igaüks, kes näeb kannet, näeb ka selle märgistusi. Pealüliti lülitab märgistamise välja kõigi organisatsiooni ettevõtete jaoks; tagasi sisselülitamine mõjub kohe, sest kontrolle uuesti ei käivitata.

Kontrollid hõlmavad võimalikke duplikaate, ebatavaliselt suuri kandeid, ebatavaliselt paljusid kandeid, vastaspoolt, kes kirjendab kontole, mida ta pole kunagi kasutanud, korduvat summat, mis on muutunud või puudub, konto summasid väljaspool nende enda ajalugu, komanihkeid ja ümberpööratud numbreid ning vastaspoolte nimesid, mis normaliseeruvad samaks identiteediks. Rekordilävi määrab, kui palju peab kanne ületama oma varasemat maksimumi, enne kui rekordipõhised kontrollid selle välja toovad — tõsta seda, kui need muutuvad liiga lärmakaks.

Mida iga kontroll otsib, on kirjas Automaatsete kontrollide all.

Konfidentsiaalsed kirjed

Peida valitud kirjete ja kontode kanded. Aruannete kogusummad jäävad kõigile nähtavaks; peidetakse üksnes nende taga olevad kanded ja administraatorid näevad alati kõike.

• Kirjed kehtivad kõigi organisatsiooni ettevõtete kohta
• Kontod valitakse ettevõtte kaupa, sest kontonumbrid on ettevõtetes erinevad
• Konto märgistamine takistab ka kogu selle kirje kannete avamist; ülejäänud selle kirje kontod jäävad avatavaks

Kuidas see paistab kellelegi ilma juurdepääsuta, on kirjas Konfidentsiaalsete kirjete all.

Kannete veergude vastendused

Üks vastendus iga ekspordivormingu kohta, jagatud kõigi organisatsiooni ettevõtete vahel. Kui saabub üleslaadimine vormingus, mida statycs veel ei tunne, vastendad selle veerud üks kord ja edaspidi kasutatakse vastendust uuesti.

• Vastenduse muutmine muudab seda, mida impordib iga organisatsiooni ettevõte
• Muudatus kehtib ainult hilisemate üleslaadimiste kohta — juba imporditud kanded säilitavad veerud, millega need loeti
• Statycsiga kaasa tulevad vastendused on kirjutuskaitstud; laadi üles oma eksport, et luua vastendus, mida saad muuta

Ettevõtte andmed

Ettevõtte andmed mõjutavad ainult valitud ettevõtet.

Need pakuvad tsentraliseeritud ülevaadet kõigist ettevõtetest ja nende andmete olekust.

Ettevõtte ülevaade

Iga ettevõtte kohta näed:

• Viimane sünkroonimine — millal finantsandmeid viimati uuendati
• Üleslaaditud ajavahemik — millised perioodid on saadaval
• Vastenduse olek — kas vastendamata kontosid on

⚠️ Hoiatusindikaator toob esile ettevõtted vastendamata kontodega.

Sellest ülevaatest saad teha kolm põhitoimingut.

Laadi andmed üles

• Laadi üles või sünkrooni saldoandmikke või raamatupidamiskandeid igal ajal
• Uued üleslaadimised kirjutavad üle olemasolevad finantsväärtused
• Üleslaadimise protsess on identne onboardinguga
• Täiendavaid sisendvorminguid ja integratsioone lisatakse pidevalt

Ettevõtete ülevaade näitab iga üksuse allikat, nii et näed kohe, millised töötavad käsitsi kannete üleslaadimisel ja millised saldoandmikul.

Ettevõtte allika vahetamine

Ettevõte töötab korraga ühel allikal. Teise üleslaadimine asendab selle ja tuletatud arvud lähevad kaasa:

• Saldoandmiku asendamine kannetega kustutab üleslaaditud saldoandmiku ja selle tegelikud arvud
• Kannete asendamine saldoandmikuga kustutab imporditud kanded ja neist tuletatud tegelikud arvud

Enne kui midagi kirjutatakse, öeldakse sulle, kumba allikat sa asendama hakkad ja mis eemaldatakse.

Eraldi kannete üleslaadimise kohta

• Pearaamatu eksport kontrollitakse esmalt ja sulle näidatakse, mida see asendab, enne kui midagi kirjutatakse
• Import hõlmab terveid majandusaastaid: aasta uuesti importimine asendab kõik, mis selle kohta on juba imporditud
• Faili, mis ei vasta ühelegi tuntud vormingule, ei saa suunata enne, kui vastendad selle veerud; kui fail vastab enam kui ühele vastendusele, ei saa seda suunata enne, kui kitsendad valiku üheni

Vaata üle enne kinnitamist

• Enne kinnitamist näed ülekirjutatud andmete mõju

Vastendus

• Ava Vastendus, et muuta kontode vastendusi mustandi režiimis
• Sama funktsionaalsus nagu onboardingu ajal
• Uute üleslaadimiste kontod paigutatakse alati Kategoriseerimata alla
• Kasutajad peavad uued kontod otsesõnu üle vaatama ja vastendama
• Kasuta ⚠️ filtreid, et vastendamata kontod kiiresti leida
• Kinnita või pööra muudatused tagasi, et avaldada need elavaks

Kui Osakondade lisamoodul on sees, avab sama vastenduse ekraan Osakondade hüpikakna iga KA-konto kõrval, nii et saad lisada osakonnapõhiseid alistusi seal, kus vaikimisi paigutus ei sobi.

Kustuta andmed

• Kasuta Kustuta andmed, et eemaldada finantsväärtused viimasest üleslaaditud kuust alates
• Mõeldud paranduste ja uuesti üleslaadimiste jaoks

Vaata üle enne kinnitamist

• Enne kinnitamist näed kustutatud andmete mõju

Miks see loeb

• Selge nähtavus andmete tervisesse üle kõigi ettevõtete
• Täielik läbipaistvus enne tagasipööramatute toimingute sooritamist
• Täielik kontroll üleslaadimiste, vastenduste ja finantsväärtuste üle üksuse kohta

Seotud

• Onboarding — esmakäivituse voog, mis lõpeb Andmehalduses
• Osakonnad — maatriks ja kontopõhised alistused
• Teavitused — vastendamata konto teated tulevad siin esile
• Raamatupidamiskanded — arvude taga olevad kanded, ettevõtetele, kes laadivad üles kandeid