Onboarding

Toute nouvelle organisation suit le même parcours d’onboarding pour garantir des données propres, des états financiers cohérents et des analyses fiables. Cette mise en place est obligatoire et ne prend que quelques minutes.

1. Import des données

Ce que vous faites

• Importez vos chiffres sous forme de balance des comptes ou d’écritures comptables
• Renseigner le nom de la société, la clôture d’exercice, le secteur et la devise

Pourquoi ça compte

• Des imports standardisés évitent les soucis de format et de structure
• Des consignes claires garantissent des exports et modèles corrects

Balance des comptes ou écritures comptables

Les deux voies aboutissent au même résultat : des comptes mappés et des états financiers exploitables. Elles diffèrent par le niveau de détail sous-jacent.

• Balance des comptes — un solde par compte et par période. La voie la plus rapide vers des états financiers.
• Écritures comptables — les écritures individuelles. Vos réalisations en sont dérivées, et les fonctions au niveau de l’écriture viennent avec : l’onglet Écritures, l’accès direct de n’importe quel chiffre aux écritures qui l’ont produit, les contreparties et les contrôles automatiques.

Vous pouvez changer d’avis par la suite, mais pas combiner les deux. Importer une source pour une société remplace l’autre, et les réels qui en étaient dérivés sont supprimés.

Le modèle d’écritures comptables

Téléchargez le modèle d’écritures comptables statycs à l’étape d’import, ou mappez votre propre export de grand livre.

• Un exercice par fichier, commençant au premier jour de cet exercice. Un exercice en cours convient — réimportez-le au fur et à mesure.
• Incluez vos à-nouveaux — les écritures de report datées du premier jour de l’exercice (DATEV : Saldenvorträge). Sans elles, chaque poste de bilan affiche la variation de l’exercice au lieu du solde.
• Renseignez Date d’écriture · Numéro de compte · Nom du compte · Libellé · Montant (net) · Nom de la contrepartie — une ligne par ligne d’écriture.
• Utilisez + (plus) pour le débit et − (moins) pour le crédit, hors TVA. Même convention que le modèle de balance des comptes.
• Les colonnes facultatives débloquent davantage : N° de contrepartie et N° de pièce affinent les contrôles de doublons, Type d’écriture = OPENING écarte les à-nouveaux de vos signalements, Département se rattache aux centres de coûts.

Utiliser votre propre export

Vous n’avez pas à remanier votre export ERP. La première fois que statycs rencontre une structure qu’il ne reconnaît pas, il vous demande d’associer vos colonnes une seule fois — choisissez la colonne correspondant à chaque champ, et cette correspondance sera réutilisée à chaque import ultérieur du même export. Les colonnes non associées sont conservées sur l’écriture et affichées dans le volet de détail ; rien n’est écarté.

Les correspondances sont partagées entre toutes les sociétés de l’organisation : une structure associée une fois les sert toutes. Elles sont répertoriées dans Gestion des données.

Validation

• Les formats non pris en charge déclenchent une erreur avec des consignes claires
• Un export d’écritures est vérifié avant toute écriture en base, et ce qu’il remplacera vous est présenté
• Vous ne pouvez continuer qu’une fois un import valide détecté

2. Concevoir les états financiers

Ce que vous faites

• Définir la structure de votre compte de résultat, de votre bilan et de votre flux de trésorerie
• Ajouter et organiser les Totaux, Sous-totaux et positions Niveau 1 et Niveau 2 par glisser-déposer
• Partir d’un modèle ou étendre la structure prédéfinie

Pourquoi ça compte

• Le reporting reflète la logique métier — pas le plan comptable
• Une structure cohérente permet une analyse et une planification propres sur toutes les sociétés

Les positions Niveau 2 et les groupes de comptes peuvent être affinés plus tard. L’objectif à ce stade est d’établir une structure solide et cohérente.

Hiérarchie des données financières

statycs structure les données financières dans une hiérarchie multi-niveaux claire. Cela garantit cohérence, transparence et fiabilité analytique sur tous les rapports et modèles de planification.

• Totaux
  • Sous-totaux (Bilan et CF uniquement)
    • Positions Niveau 1
      • Positions Niveau 2
        • (Optionnel) Groupes de comptes
          • Comptes (balance des comptes)

De haut en bas, la hiérarchie fonctionne ainsi :

Totaux Exemples : EBITDA, Total actif Agrégations de haut niveau qui synthétisent plusieurs sous-totaux et positions.

Sous-totaux (Bilan et Flux de trésorerie uniquement) Exemples : Provisions, Actifs courants Agrégations intermédiaires utilisées dans le bilan et le flux de trésorerie pour regrouper des positions liées.

Positions Niveau 1 Exemples : Chiffre d’affaires, Immobilisations Catégories de reporting prédéfinies qui forment la colonne vertébrale de vos états financiers.

Positions Niveau 2 Exemples : Charges de personnel, Immobilisations corporelles Positions personnalisables où vous structurez votre reporting spécifique au métier.

(Optionnel) Groupes de comptes Couche de regroupement optionnelle entre les positions Niveau 2 et les comptes individuels. Utilisée pour mieux structurer, analyser et piloter via les inducteurs de planification.

Comptes Importés directement depuis votre balance des comptes. Ce sont les points de données au plus bas niveau de la hiérarchie.

Règle de mapping

Les comptes se mappent toujours sur des positions Niveau 2. Le mapping vers les Totaux, Sous-totaux ou Niveau 1 n’est pas possible.

Cela garantit une structure cohérente et permet une analyse, une planification et une consolidation fiables.

Positions Niveau 1 prédéfinies

Les positions Niveau 1 sont prédéfinies pour assurer une logique financière standardisée et des analyses fiables. Elles ne peuvent pas être supprimées.

Compte de résultat

• Chiffre d’affaires
• Autres produits d’exploitation
• Coûts directs
• Charges d’exploitation
• Autres produits d’exploitation
• Amortissements
• Résultat financier net
• Autres produits / charges
• Éléments non récurrents
• Charge d’impôt

Bilan

• Immobilisations
• Stocks
• Créances clients
• Autres actifs
• Trésorerie & équivalents
• Capitaux propres
• Provisions
• Dettes financières
• Dettes fournisseurs
• Avances reçues
• Autres dettes

Les positions Niveau 2 et les groupes de comptes sont entièrement personnalisables au sein de cette structure.

Logique automatique et positions fixes

Certaines positions intègrent une logique pour garantir des calculs cohérents.

• Les positions Niveau 2 sous Immobilisations génèrent automatiquement les écritures CapEx, amortissements et flux de trésorerie
• Les positions sous EBITDA alimentent les entrées « Autres flux de trésorerie »

Positions fixes (non éditables)

• EBITDA
• Résultat net
• Total actif
• Total passif
• Trésorerie & équivalents
• Report à nouveau / Report du résultat (CR) de l’année en cours
• Non catégorisé (réceptacle pour les comptes non mappés)

3. Mapper les comptes

Ce que vous faites

• Mapper les comptes de la balance des comptes vers des positions Niveau 2
• Créer des groupes de comptes comme couche structurelle intermédiaire entre les positions Niveau 2 et les comptes individuels
• Vérifier et ajuster le mapping automatique (les plans comptables pris en charge sont reconnus)
• Tagger la dette nette et les comptes intercompanies
• Découper les soldes débiteurs et créditeurs si nécessaire (par exemple créances négatives traitées en passifs)

Pourquoi ça compte

• Le mapping automatique réduit fortement l’effort de mise en place
• Les indicateurs d’alerte signalent immédiatement les comptes non mappés
• Une structure et un tagging corrects préparent vos données à l’analyse, à la planification et à la consolidation

Groupes de comptes

Les groupes de comptes sont une couche structurelle entre les positions Niveau 2 et les comptes individuels. Ils améliorent le regroupement, permettent une analyse plus propre et servent d’inducteurs en planification.

Les groupes de comptes sont réutilisés de façon cohérente dans Finances, Analyse et Planification.

Mapping automatique et nouveaux imports

• Pour les schémas comptables pris en charge, les comptes sont mappés automatiquement — l’appariement tourne côté serveur dans le cadre de l’import
• Pour les sociétés déjà mappées, les nouveaux imports qui contiennent des comptes nouveaux ou inconnus placent automatiquement ces comptes dans Non catégorisé
• Cela permet d’identifier et de mapper correctement les nouveaux comptes immédiatement, sans toucher aux mappings existants
• La couverture du mapping automatique sera étendue au fil du temps à mesure que de nouveaux schémas comptables seront supportés

Overrides par département (extension Départements)

Avec l’extension Départements activée, les comptes du compte de résultat peuvent porter des overrides par département : le même compte route vers un Niveau 2 différent selon le département qui a passé l’écriture comptable. Ouvrez le popover Départements à côté de n’importe quel compte du compte de résultat pour ajouter ou modifier des overrides — par exemple, un compte de frais généraux partagé qui atterrit dans Coûts directs pour Production mais dans Charges d’exploitation ailleurs.