Gestion des données

La section Données sert à gérer les structures financières et les données société après l’onboarding.

Elle sépare la structure financière partagée des données spécifiques à chaque société pour assurer la cohérence entre entités.

Elle se divise en :

• Données organisationnelles — conception d’états financiers partagée, matrice Départements, taux de change, paramètres des écritures comptables
• Données société — imports, mappings et valeurs financières par entité

Données organisationnelles

Les modifications faites ici impactent toutes les sociétés de l’organisation.

Conception des états financiers (FSD)

Ce que vous faites

• Maintenir la conception d’états financiers partagée
• Garantir la cohérence des Totaux, Sous-totaux et positions Niveau 1 et Niveau 2 entre entités

Brouillons, impact et publication

• Toutes les modifications sont sauvegardées en brouillons
• Vous pouvez vérifier l’impact des changements de structure sur les états financiers avant publication
• Cliquez sur Confirmer pour appliquer les modifications à toute l’organisation

Traductions

• Les positions sont stockées dans la langue définie dans les paramètres utilisateur
• Les positions par défaut sont traduites automatiquement
• Les positions personnalisées non encore traduites sont marquées d’un 🌍︎
• Pour traduire des positions personnalisées, changez de langue puis ajustez la conception d’états financiers

Départements

Avec l’extension Départements activée, la carte Départements sur Données organisationnelles expose la matrice des départements org : les lignes sont les départements org, les colonnes les sociétés, les cellules contiennent les pastilles de centres de coûts bruts qui se routent vers chaque département org. Utilisez cette carte pour maintenir la disposition cross-société des départements qui pilote chaque vue scope département dans Finances et la Planification.

Taux de change (FX)

Quand votre organisation utilise plus d’une devise, une page Taux de change liste les taux de référence mensuels BCE pour chaque devise utilisée. La vue est en lecture seule :

• Les taux sont poussés automatiquement par le backend à chaque fin de mois — pas de rafraîchissement manuel.
• La liste de devises est dérivée automatiquement des devises réellement utilisées ; pas d’ajout / retrait.
• Deux types de taux sont suivis en parallèle : un taux moyen (pour la conversion du compte de résultat) et un taux de clôture (pour la conversion du bilan).
• Le dernier mois est mis en évidence ; un badge de date de synchronisation indique quand la table a été rafraîchie pour la dernière fois.

Écritures comptables

Lorsque vos sociétés importent des écritures comptables plutôt qu’une balance des comptes, une carte Écritures comptables dans les Données organisationnelles regroupe les paramètres qui les régissent. Cette carte n’est visible que par les administrateurs.

Contrôles automatiques

Les contrôles s’exécutent après chaque import et signalent les écritures qui ressemblent à des erreurs de saisie. Les signalements ne modifient jamais les données, et quiconque peut voir une écriture voit ses signalements. Un interrupteur principal désactive le signalement pour toutes les sociétés de l’organisation ; la réactivation est immédiate, car les contrôles ne sont pas relancés.

Les contrôles couvrent les doublons possibles, les écritures d’un montant inhabituel, un nombre d’écritures inhabituel, une contrepartie imputant un compte qu’elle n’a jamais utilisé, un montant récurrent modifié ou absent, des totaux de compte hors de leur propre historique, les décalages de virgule et les chiffres intervertis, ainsi que les noms de contrepartie qui se normalisent vers une même identité. Un seuil de record détermine de combien une écriture doit dépasser son propre maximum antérieur avant que les contrôles fondés sur les records ne la signalent — relevez-le s’ils deviennent trop bavards.

Le détail de chaque contrôle figure sous Contrôles automatiques.

Positions confidentielles

Masquez les écritures des positions et des comptes de votre choix. Les totaux des états restent visibles de tous ; seules les écritures sous-jacentes sont masquées, et les administrateurs voient toujours tout.

• Les positions s’appliquent à toutes les sociétés de l’organisation
• Les comptes se choisissent par société, les numéros de compte différant d’une société à l’autre
• Marquer un compte empêche aussi d’ouvrir les écritures de toute sa position ; les autres comptes de cette position restent accessibles

Ce que cela donne pour une personne sans accès est décrit sous Positions confidentielles.

Correspondances de colonnes des écritures

Une correspondance par structure d’export, partagée entre toutes les sociétés de l’organisation. Lorsqu’un import arrive dans une structure que statycs ne connaît pas encore, vous associez ses colonnes une fois et la correspondance est réutilisée ensuite.

• Modifier une correspondance modifie ce qu’importe chaque société de l’organisation
• Une modification ne vaut que pour les imports ultérieurs — les écritures déjà importées conservent les colonnes avec lesquelles elles ont été lues
• Les correspondances livrées avec statycs sont en lecture seule ; importez votre propre export pour en créer une modifiable

Données société

Données société n’affecte que la société sélectionnée.

Cette section offre une vue centralisée de toutes les sociétés et de l’état de leurs données.

Vue d’ensemble des sociétés

Pour chaque société, vous voyez :

• Dernière synchro — quand les données financières ont été mises à jour pour la dernière fois
• Plage temporelle importée — quelles périodes sont disponibles
• Statut de mapping — s’il existe des comptes non mappés

⚠️ Un indicateur signale les sociétés avec des comptes non mappés.

Depuis cette vue, vous pouvez exécuter trois actions principales.

Importer des données

• Importez ou synchronisez des balances des comptes ou des écritures comptables à tout moment
• Les nouveaux imports écrasent les valeurs financières existantes
• Le processus d’import est identique à celui de l’onboarding
• D’autres formats d’entrée et intégrations seront ajoutés au fil du temps

La vue d’ensemble des sociétés indique la source de chaque entité : vous voyez d’un coup d’œil lesquelles fonctionnent sur un import manuel d’écritures et lesquelles sur une balance des comptes.

Changer une société de source

Une société fonctionne sur une seule source à la fois. Importer l’autre la remplace, et les chiffres dérivés suivent :

• Remplacer une balance des comptes par des écritures supprime la balance importée et ses réalisations
• Remplacer des écritures par une balance des comptes supprime les écritures importées ainsi que les réalisations qui en sont dérivées

Avant toute écriture en base, il vous est indiqué laquelle des deux sources vous êtes sur le point de remplacer et ce qui sera supprimé.

Spécificités des imports d’écritures

• Un export de grand livre est d’abord vérifié, et ce qu’il remplacera vous est présenté avant toute écriture en base
• Un import porte sur des exercices entiers : réimporter un exercice remplace tout ce qui a déjà été importé pour celui-ci
• Un fichier ne correspondant à aucune structure connue ne peut être routé tant que vous n’avez pas associé ses colonnes ; un fichier correspondant à plusieurs correspondances ne peut être routé tant que vous n’avez pas affiné le choix à une seule

Vérification avant validation

• Vous voyez l’impact des données écrasées avant de valider

Mapping

• Ouvrez Mapping pour éditer les mappings de comptes en mode brouillon
• Mêmes fonctionnalités que pendant l’onboarding
• Les comptes des nouveaux imports sont toujours placés sous Non catégorisé
• Les utilisateurs doivent passer en revue et mapper explicitement les nouveaux comptes
• Utilisez les filtres ⚠️ pour localiser rapidement les comptes non mappés
• Validez ou annulez les modifications pour les publier

Avec l’extension Départements activée, le même écran de mapping expose le popover Départements à côté de chaque compte du compte de résultat pour attacher des overrides par département quand le placement par défaut ne convient pas.

Supprimer des données

• Utilisez Supprimer les données pour retirer les valeurs financières à partir du dernier mois importé inclus
• Conçu pour les corrections et les ré-imports

Vérification avant validation

• Vous voyez l’impact des données supprimées avant de valider

Pourquoi ça compte

• Visibilité claire sur la santé des données entre toutes les sociétés
• Transparence totale avant de valider des actions irréversibles
• Contrôle total sur les imports, mappings et valeurs financières par entité

Liens utiles

• Onboarding — le parcours initial qui se termine sur la Gestion des données
• Départements — la matrice et les overrides par compte
• Notifications — les alertes de comptes non mappés ressortent ici
• Écritures comptables — les écritures derrière les chiffres, pour les sociétés sur un import d’écritures