Contrôles automatiques
À quoi servent les contrôles
statycs n’est pas votre logiciel comptable — il en lit un export. Cela écarte toute une famille de contrôles que seul le système de référence peut faire, et cela laisse une chose que statycs a et que l’ERP n’a pas : l’historique, doublé d’une identité de contrepartie qui traverse les sociétés et les exercices.
Chaque contrôle a ici la même forme — quelque chose était stable, puis ne l’a plus été. Aucun ne modifie vos données. Un contrôle produit un signalement sur une écriture, avec la justification qui l’a déclenché, et tous ceux qui voient l’écriture voient le signalement.
En bref
Douze contrôles s’exécutent après chaque import. Huit ont besoin d’historique : une société jeune voit donc une liste courte, et le pied de tableau indique combien ont pu s’exécuter. Gérez-les dans Données → Écritures comptables → Contrôles automatiques (admin, un seul réglage pour toute l’organisation, appliqué lorsque vous cliquez sur Confirmer les modifications), et passez les résultats en revue dans Analyse → Écritures → Signalé.
Le catalogue
L’écran de paramétrage regroupe les contrôles selon la façon dont vous les arbitrez, plutôt qu’un interrupteur par motif. Huit interrupteurs, douze motifs.
| Groupe | Se déclenche quand | Nécessite | Par défaut |
|---|---|---|---|
| Décimale déplacée et chiffres inversés | Un montant vaut exactement 10ᵏ fois le montant récurrent de la contrepartie, ou en diffère d’un multiple de 9 avec le même nombre de chiffres | 6 mois | Activé |
| Doublons possibles | Le même montant chez la même contrepartie est comptabilisé plus d’une fois — sur un même numéro de pièce, un même jour, ou à quelques jours d’intervalle | — | Activé |
| Montant récurrent modifié ou manquant | Une contrepartie qui comptabilise un montant stable chaque mois en comptabilise un sensiblement différent, ou ne comptabilise rien du tout | 6 mois | Activé |
| Nouveau compte pour une contrepartie | Une contrepartie comptabilise là où elle ne l’a jamais fait | 12 mois | Désactivé |
| Hors historique du compte | Le total mensuel d’un compte sort de sa propre plage historique | 12 mois | Désactivé |
| Écriture inhabituellement élevée | Une écriture isolée atteint le seuil de record par rapport à la plus élevée que ce compte ou cette contrepartie ait produite jusque-là | 12 mois | Activé |
| Nombre d’écritures inhabituel | Un compte porte, sur un mois, bien plus d’écritures qu’il n’en a jamais eu | 4 mois | Activé |
| Noms de contrepartie similaires | Deux orthographes se normalisent vers la même identité (Adobe ×3) | — | Activé |
Le filtre de motif propose une treizième entrée, Marqué manuellement — un signalement levé par une personne. Ce n’est pas un contrôle, et aucun historique ne le rendra disponible. Voir Signalements et commentaires.
Trois remarques sur les contrôles pris un à un
Trois contrôles ne regardent que les comptes de charges. Décimale déplacée et chiffres inversés, Montant récurrent modifié ou absent et Nouveau compte pour une contrepartie ne s’exécutent que sur les comptes de charges. Ailleurs, un montant mensuel stable est simplement la façon dont l’activité tourne, et un nouveau compte la façon dont une société grandit — les signaler serait du bruit par construction.
Décimale déplacée et chiffres inversés sont une seule et même décision. C’est la même détection avec deux explications arithmétiques, d’où l’interrupteur commun — presque personne ne veut l’un sans l’autre. Ce sont aussi les deux contrôles quasiment sans faux positifs, parce qu’ils relèvent de l’arithmétique et non du jugement.
Noms de contrepartie similaires n’est pas une erreur. C’est un point d’hygiène des données : des orthographes non fusionnées divisent chacun des totaux que produit cette section. Traitez-le dans le panneau de fusion plutôt qu’en retouchant le grand livre.
Les doublons se comptent par écriture
Lorsque votre fichier porte un N° de journal, les lignes d’une même écriture sont reconnues comme une seule et ne peuvent jamais se dédoubler entre elles. Des frais récurrents identiques apparaissent bien ici : c’est attendu, ce n’est pas un défaut.
Pourquoi certains contrôles ne peuvent pas encore s’exécuter
Huit des douze comparent une écriture à un historique qui doit d’abord exister. Une société qui utilise statycs depuis trois mois obtient réellement une liste plus courte, et l’interface le dit plutôt que de laisser une liste vide passer pour un bug :
- Le menu déroulant marque un contrôle indisponible nécessite N mois.
- Le pied de tableau des Écritures indique « X contrôles sur Y peuvent s’exécuter — les autres exigent N mois d’historique ».
- Sur une vue Signalé vide, Rien à signaler est suivi de « X contrôles sur Y se sont exécutés sur cette plage et n’ont rien trouvé » — mais seulement si certains n’ont pas pu s’exécuter. Avec tous les contrôles au vert, la phrase serait du bruit.
Importer des exercices antérieurs, voilà ce qui raccourcit cette liste.
Justification
Chaque signalement porte les chiffres qui l’ont déclenché, dans une colonne Justification placée à côté du motif. C’est délibéré : « 3,1× la moyenne » prête à discussion, « onze mois à 1 246,00, ce mois-ci 12 460,00 » beaucoup moins. Une justification type ressemble à ceci :
- 11 mois à 1 246,00
- 12 460,00 ce mois-ci contre 11 mois à 1 246,00
- Mensuel pendant 14 mois, rien cette période — attendu 1 246,00
- Trois plus grandes du compte avant : 84 000 · 79 500 · 76 200
- 4 écritures, même montant, même date, même contrepartie
- 3 écritures partagent la pièce 2026-4471
- Auparavant uniquement sur 6300, 6310
- Également écrit « Adobe Systems Software »
Gérer les contrôles
Données → Écritures comptables → Contrôles automatiques. Réservé aux admins, et le réglage s’applique à toutes les sociétés de l’organisation — un contrôle qui est du bruit dans une société l’est généralement dans toutes.
Rien n’est enregistré tant que vous ne confirmez pas
Actionner un interrupteur modifie un brouillon, pas la politique. Une barre apparaît — Vous avez des modifications non confirmées. — avec Confirmer les modifications et Annuler les modifications, et toute la page (cette carte et Positions confidentielles) partage cette unique barre.
La raison : ces interrupteurs ne sont pas un filtre d’affichage. Confirmer un groupe nouvellement activé exécute ses contrôles sur le grand livre de chaque société, et confirmer un groupe désactivé supprime ses signalements. C’est un vrai passage sur vos données dans les deux sens : il a donc lieu une fois, quand vous le dites, et non à chaque clic pendant que vous hésitez encore.
Désactiver un contrôle jette ses signalements
Réactiver un groupe le relance et les signalements reviennent, mais ce qu’un collègue avait ignoré sur ces lignes ne survit pas à l’aller-retour. Préférez relever le seuil de record plutôt que de désactiver un contrôle bruyant.
Interrupteur principal
Signaler automatiquement les écritures coupe l’ensemble : la vue Signalé et son badge disparaissent. Celui-ci est bien instantané dans les deux sens — l’interrupteur principal masque au lieu de recalculer, rien n’est donc relancé quand vous le réactivez. Il ne touche jamais à un signalement levé à la main par une personne.
Seuil de record
Les deux contrôles de record — Écriture inhabituellement élevée et Nombre d’écritures inhabituel — partagent un seul réglage : de combien une écriture ou un mois doit dépasser son propre record avant d’être signalé. Choisissez 2× · 3× · 5× · 10× ; la valeur par défaut est 3×.
C’est un réglage de sensibilité, pas un interrupteur d’arrêt. Si un grand livre en dents de scie rend ces contrôles trop bruyants, relevez le seuil avant de les désactiver. La commande est grisée lorsque aucun des deux contrôles de record ne s’exécute.
Pourquoi la référence est la troisième plus grande valeur, et non la plus grande
Les deux contrôles de record se mesurent à la troisième plus grande valeur antérieure, jamais au maximum. Se mesurer au maximum revient à se saborder : une erreur de saisie à 240 000 porte la barre à 2,4 M pour toujours et désactive silencieusement le contrôle au moyen du signalement même qu’il venait de produire à juste titre.
Un filtre n’est pas un réglage
Désélectionner un motif dans l’en-tête de colonne de la grille signifie « masquer ces lignes de ma vue, maintenant » : c’est propre à l’utilisateur, transitoire, et accessible à tous. Désactiver un contrôle sur cette page signifie « arrêter de signaler cela pour tout le monde » : par organisation, persistant, réservé aux admins. Les deux ne passent jamais par la même commande, et le menu déroulant qui affiche un contrôle comme désactivé ou nécessite N mois ne le fait qu’à titre de contexte. Il ne change jamais ni l’un ni l’autre.
Ce que statycs ne contrôle délibérément pas
Plusieurs contrôles plausibles ont été envisagés puis écartés : chacun suppose que statycs est le système de référence.
| Non contrôlé | Pourquoi |
|---|---|
| Toute première apparition d’une contrepartie | Du bruit — une société en croissance ajoute des fournisseurs chaque mois |
| Écriture manuelle | Le champ source enregistre comment une ligne est arrivée dans statycs, pas comment elle a été comptabilisée |
| Comptabilisé après la clôture de la période | statycs ne sait jamais quand votre période a été clôturée |
| La période de comptabilisation ne contient pas la date d’écriture | La période suit par conception la période de comptabilisation de la balance des comptes ; ce contrôle se déclencherait donc sur des données correctes |
| Montants ronds | Du bruit |
| Le journal ne s’équilibre pas à zéro | La balance des comptes est dérivée des journaux ; ce contrôle reviendrait à faire vérifier l’arithmétique de statycs par elle-même |
Liens utiles
- Écritures comptables — la fonctionnalité, ses données et l’onglet Écritures
- Signalements et commentaires — que faire d’un signalement
- Contreparties — fusionner les orthographes que le contrôle de noms fait remonter
- Notifications — où apparaissent les alertes de lacunes de données